國外科研文件管理制度典型案例研究及借鑒

錢澄 安小米 郝春紅 董宇

摘要：文章選取國外科研機(jī)構(gòu)、科研基金會(huì)和協(xié)會(huì)、高校三種類型機(jī)構(gòu)的七個(gè)典型科研文件管理制度作為案例研究，從科研文件管理的責(zé)任鏈關(guān)系、管理驅(qū)動(dòng)因素、資源特點(diǎn)、文件管理環(huán)節(jié)要求、電子環(huán)境下的科研文件管理五個(gè)方面對(duì)案例內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)分析，借鑒國外經(jīng)驗(yàn)對(duì)我國科研文件管理制度的改進(jìn)提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：科研文件管理文件管理制度國外案例研究

Case studies of scientific records management systems abroad andtheimplications

Abstract： This article chooses seven typical re？ search records management policies from three types of foreign research organizations （research agencies， universities， research foundation and asso？ ciation） for case study. Five aspects of research re？ cords management are systematically analyzed in terms of the responsibility chain， the driving forces， the characteristics of the resources， the require？ ments of records management processes and the re？ search records management in electronic environ？ ment. Based on the studies， suggestions for improv？ ing the institution of research records management to China are given.

Keywords： Research records； Records manage？ ment； Case study abroad

一、前言

科研文件作為科學(xué)研究活動(dòng)的記錄，記載整個(gè)科學(xué)研究過程和成果，其管理得當(dāng)與否直接影響科研文件檔案的有效利用。在國外，科研文件的概念覆蓋文件的全生命周期，包含科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存的部分[1]，科研文件的使用要比科研檔案廣泛和普遍得多。因此本文選用“科研文件”的概念來進(jìn)行國外的相關(guān)研究。

科研文件管理制度體現(xiàn)政策規(guī)范層面對(duì)科研文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)提出的要求，通過對(duì)國外科研文件管理制度的研究可以從一個(gè)側(cè)面反映國外科研文件管理的現(xiàn)狀，總結(jié)國外科研文件管理體制、模式和特點(diǎn)，從而為我國科研文件檔案管理制度的制定提供借鑒和參考。

目前國內(nèi)對(duì)國外科研文件和檔案管理的較少研究中，安小米曾在2007年進(jìn)行過中外科研檔案管理的比較研究[2]，從宏觀的層面分析與比較國內(nèi)外科研文件管理現(xiàn)狀，并提出面向知識(shí)管理的國家科研項(xiàng)目文件管理體系[3]。但目前的研究尚缺乏對(duì)國外典型科研文件管理制度的深入解析，且相關(guān)的文獻(xiàn)發(fā)表時(shí)間較早。

本文從制度層面入手，采用案例研究法，選取國外科研機(jī)構(gòu)、科研基金會(huì)和協(xié)會(huì)、高校三種類型共七個(gè)典型案例，對(duì)其科研文件管理制度進(jìn)行深入系統(tǒng)的文本聚類分析，在此基礎(chǔ)上試圖得出可供國人參考的文件管理機(jī)制、模式、方法的借鑒。

二、國外科研文件管理制度經(jīng)驗(yàn)分析

基于代表類型清晰、時(shí)間較新、資料翔實(shí)、信息可獲取的案例選擇原則，科研機(jī)構(gòu)選取了BTI（博伊斯湯普森植物研究所）[4]、NIH（美國國立衛(wèi)生研究院）[5]、NASA（美國航空航天局）[6][7]共三個(gè)機(jī)構(gòu)；科研基金會(huì)和科研協(xié)會(huì)選擇了NSF（美國國家科學(xué)基金會(huì)）[8]和JISC（英國聯(lián)合信息系統(tǒng)委員會(huì)）[9]共兩個(gè)機(jī)構(gòu)；高校選擇了牛津大學(xué)[10]和西英格蘭大學(xué)[11]共兩個(gè)機(jī)構(gòu)。

從責(zé)任鏈關(guān)系、驅(qū)動(dòng)因素、資源特點(diǎn)、文件管理環(huán)節(jié)要求、電子環(huán)境下科研文件管理五個(gè)方面比較得出了國外科研文件管理制度的以下經(jīng)驗(yàn)。

（一）責(zé)任鏈關(guān)系

通過分析七個(gè)機(jī)構(gòu)的文件管理責(zé)任者及相應(yīng)的責(zé)任總結(jié)責(zé)任鏈關(guān)系。

NASA：信息主管（CIO）代表管理和機(jī)構(gòu)方履行文件管理功能責(zé)任的監(jiān)督和管理，負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)有效管理的活躍持續(xù)項(xiàng)目的建立與維護(hù)，并指定一個(gè)機(jī)構(gòu)文件官來監(jiān)督機(jī)構(gòu)文件管理項(xiàng)目；中心主任和中心業(yè)務(wù)主任確保文件管理項(xiàng)目有效執(zhí)行并任命中心文件管理者和中心重要文件管理者；NASA中心信息主管確保電子文件管理的實(shí)施符合相應(yīng)條款，同時(shí)確保文件管理和檔案功能嵌入到新的或有重大修改的信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、發(fā)展和實(shí)施當(dāng)中；總部辦事處負(fù)責(zé)官員、NASA中心理事會(huì)管理者、計(jì)劃和項(xiàng)目管理者負(fù)責(zé)在各自的機(jī)構(gòu)中確保NASA文件管理功能的執(zhí)行，任命和培訓(xùn)組織聯(lián)絡(luò)官，確保生成和保存文件符合政策要求。

BTI：產(chǎn)生BTI的研究或協(xié)議數(shù)據(jù)的任何人，包括終身聘用的職員、博士后研究員、學(xué)生、協(xié)議人員、合作者、實(shí)習(xí)生、退休人員和訪問學(xué)者。

NIH：研究組每一位成員對(duì)他自己的研究文件負(fù)責(zé)，主要研究者對(duì)實(shí)驗(yàn)室的文件承擔(dān)最終的責(zé)任。

NSF：研究者和組織機(jī)構(gòu)作為科學(xué)工程社區(qū)的成員對(duì)其他研究者提供結(jié)果、數(shù)據(jù)、匯集。

JISC：責(zé)任人包括研究過程涉及的人員、研究生及其導(dǎo)師、負(fù)責(zé)支持研究過程的人員。這三類人員負(fù)責(zé)以下三項(xiàng)責(zé)任——維持整個(gè)研究項(xiàng)目生命期的官方文件；與機(jī)構(gòu)文件保管政策一致，決定個(gè)人研究項(xiàng)目的文件保管期；維持研究文件的制度“檔案”，尤其是研究數(shù)據(jù)。首席研究員負(fù)責(zé)研究項(xiàng)目產(chǎn)生的所有文件的準(zhǔn)確、完整、安全。

牛津大學(xué)：研究者的責(zé)任包括研究相關(guān)的研究數(shù)據(jù)和文件的收集、存儲(chǔ)、使用、再利用、獲取、保留或銷毀要記錄清晰的過程；當(dāng)研究者完成研究或從學(xué)校離開、退休時(shí)，要對(duì)他們的數(shù)據(jù)計(jì)劃有持續(xù)的保管工作，并與院系領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成一致；確保與研究數(shù)據(jù)和文件管理相關(guān)的要求是滿足基金機(jī)構(gòu)或管理機(jī)構(gòu)或?qū)W校簽訂的研究合約條款的。學(xué)校的責(zé)任包括提供研究數(shù)據(jù)和文件的存儲(chǔ)、備份、寄存和保管服務(wù)和設(shè)施的獲?。惶峁┙o研究者關(guān)于研究數(shù)據(jù)和文件管理的培訓(xùn)、支持、建議；為負(fù)責(zé)提供這些服務(wù)、設(shè)施和培訓(xùn)的操作單位提供必要的資源。

西英格蘭大學(xué)：一般為主要負(fù)責(zé)人，當(dāng)研究團(tuán)隊(duì)工作完成或當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者更替時(shí)學(xué)校指定保管人負(fù)責(zé)。

上述案例的比較得出各機(jī)構(gòu)科研文件責(zé)任者總的來說有兩類——研究者和該組織機(jī)構(gòu)。兩類型責(zé)任者的責(zé)任鏈關(guān)系見圖1。二者共同保證科研文件的管理合乎相關(guān)規(guī)定、合同、條款等，保證研究成果共享。另外，研究者負(fù)責(zé)科研文件的收集、存儲(chǔ)、使用、再利用、獲取、保留或銷毀等文件全生命期的記錄和管理以及當(dāng)離職等情況發(fā)生時(shí)做好交接工作，確保數(shù)據(jù)計(jì)劃的持續(xù)性。組織機(jī)構(gòu)做好相應(yīng)的支持和服務(wù)工作。

（二）驅(qū)動(dòng)因素

從“為什么管”的驅(qū)動(dòng)因素分析七個(gè)典型制度。

BTI：支持項(xiàng)目的持續(xù)進(jìn)行；授權(quán)機(jī)構(gòu)與基金會(huì)要求；競(jìng)爭(zhēng)。

NIH：對(duì)數(shù)據(jù)分析、出版、合作、同行評(píng)議以及其他研究活動(dòng)是必需的；符合對(duì)科學(xué)行為指導(dǎo)的政策、標(biāo)準(zhǔn)要求；證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)；防止研究不端行為的錯(cuò)誤指控。

NASA：生成和保存文件來保護(hù)政府和個(gè)人法律和財(cái)政權(quán)利；鑒定、挑選、保存和保護(hù)文件來確保緊急事件發(fā)生時(shí)機(jī)構(gòu)能夠持續(xù)運(yùn)行，保護(hù)機(jī)構(gòu)人事和資產(chǎn)；保護(hù)電子文件可信；無論形式和媒介，全生命期有效管理文件來便利機(jī)構(gòu)項(xiàng)目和管理任務(wù)；根據(jù)法律和制度規(guī)定來保存和處置文件。

NSF：保護(hù)個(gè)人和學(xué)科的權(quán)利；結(jié)果的有效性；收集的完整性；保護(hù)研究者的合法利益。

JISC：證明好的研究實(shí)踐，增強(qiáng)研究證據(jù)的可靠性；保護(hù)研究者和機(jī)構(gòu)免除研究行為不端的指控；向?qū)徲?jì)方和研究贊助者證明資源的有效管理；保護(hù)個(gè)人和機(jī)構(gòu)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)；表明遵從法律、規(guī)章和其他要求。

牛津大學(xué)：高質(zhì)量研究和學(xué)術(shù)完整性的基礎(chǔ)。

西英格蘭大學(xué)：示范好的研究實(shí)踐，增強(qiáng)研究根據(jù)的可靠性；避免研究者和機(jī)構(gòu)研究行為不端；給審計(jì)員和外部贊助商示范有效的實(shí)踐和過程；保護(hù)個(gè)人和機(jī)構(gòu)知識(shí)產(chǎn)權(quán)；示范遵從法律和規(guī)章；為再利用數(shù)據(jù)創(chuàng)造潛力，來最大化投資的回報(bào)；便利機(jī)構(gòu)或國家典藏的寄存。

分析三類機(jī)構(gòu)科研文件管理驅(qū)動(dòng)因素大致可以分為三個(gè)層次，各層次的構(gòu)成內(nèi)容及關(guān)系見圖2。最里圈針對(duì)信息資源本身，保證信息本身的完整、真實(shí)、可靠；中間層次針對(duì)信息活動(dòng)，科研文件管理是科研活動(dòng)持續(xù)進(jìn)行的保障，是記憶延續(xù)的必要條件；最外層針對(duì)科研文件管理活動(dòng)，可用PEST分析法歸納。政治方面，法律規(guī)章制度要求進(jìn)行科研文件管理；經(jīng)濟(jì)方面，科研文件管理有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)再利用，產(chǎn)生二次經(jīng)濟(jì)價(jià)值；社會(huì)方面，科研文件管理得當(dāng)也有助于提高學(xué)術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力，擴(kuò)大學(xué)術(shù)影響；技術(shù)方面，能保護(hù)作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和其他合法權(quán)益。

（三）資源特點(diǎn)

典型機(jī)構(gòu)政策中對(duì)科研文件資源的屬性認(rèn)識(shí)大致根據(jù)特點(diǎn)分為資產(chǎn)、憑證、數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)。資產(chǎn)觀的代表是西英格蘭大學(xué)，其科研文件管理的目的之一就是使數(shù)據(jù)再利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值；憑證觀最為普遍，體現(xiàn)了文件檔案信息本身的憑證價(jià)值；數(shù)據(jù)觀突出資源形式多樣和相對(duì)零散性，NASA和NSF都是數(shù)據(jù)觀的典型；知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀強(qiáng)調(diào)科研文件對(duì)于維護(hù)研究人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。

（四）文件管理環(huán)節(jié)要求

產(chǎn)生：主要是對(duì)產(chǎn)生科研文件的要求：應(yīng)清楚、完整、真實(shí)、可靠。這樣才能實(shí)現(xiàn)科研文件對(duì)科研活動(dòng)的積極影響。

保存：強(qiáng)調(diào)科研文件保存環(huán)境的安全性、不同媒介與存儲(chǔ)環(huán)境的相適性，保證文件內(nèi)容可持續(xù)存取。

利用：由于科研文件部分內(nèi)容的保密性和特殊價(jià)值性，因此利用環(huán)節(jié)的要求突出“控制訪問”。經(jīng)確認(rèn)有權(quán)限者才可訪問相關(guān)內(nèi)容。

共享：NSF（美國國家自然科學(xué)基金會(huì)）強(qiáng)調(diào)研究結(jié)果的傳播與共享，鼓勵(lì)研究者和基金被授予者在合理時(shí)間段內(nèi)不增加成本地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。一些特殊的機(jī)密的信息發(fā)布需要注意保護(hù)個(gè)人隱私。牛津大學(xué)強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)共享在符合倫理的、開放獲取的原則下進(jìn)行。

（五）電子環(huán)境下的科研文件管理

在電子環(huán)境下，出現(xiàn)了不少科研文件的新型載體類型，如BTI的數(shù)據(jù)庫形式，NIH的電子筆記本，NASA的在線指令信息系統(tǒng)。

BTI在將數(shù)據(jù)庫作為實(shí)驗(yàn)筆記的一種補(bǔ)充形式的同時(shí)，指出數(shù)據(jù)庫在長期可追溯性、日期簽名和縮寫、見證人、更改控制和安全性都有缺點(diǎn)。

NIH的電子筆記本是一個(gè)電子文件生成、存儲(chǔ)、檢索和共享的系統(tǒng)，就系統(tǒng)能力和復(fù)雜性來說，可以是文字處理、電子表格等的普通系統(tǒng)，也可以是用于驗(yàn)證的特殊的商業(yè)系統(tǒng)。

NASA的在線指令信息系統(tǒng)按照主題分類存儲(chǔ)了NASA歷史上所有文件，用戶可以方便地進(jìn)行查詢和利用。

JISC強(qiáng)調(diào)其電子文件的組織應(yīng)與機(jī)構(gòu)標(biāo)題、分類、索引的相關(guān)協(xié)議一致。機(jī)密的電子文件應(yīng)進(jìn)行特殊安全保護(hù)。對(duì)于非集中式管理的電子文件，相關(guān)人員要進(jìn)行備份處理。

三、國外科研文件管理制度經(jīng)驗(yàn)借鑒

通過對(duì)國外三類機(jī)構(gòu)科研文件管理制度的比較研究，可以得出國外科研文件管理制度設(shè)計(jì)的要素包括四個(gè)方面：管理機(jī)構(gòu)的目的及動(dòng)因、管理主體及其責(zé)任機(jī)制、管理客體及其資源特征定位、管理活動(dòng)及其過程要求。各要素的關(guān)系見圖3。總結(jié)出以下四點(diǎn)可供我國科研文件管理制度改進(jìn)的借鑒經(jīng)驗(yàn)：

（一）明確科研文件的資源特征及其定位

科研文件具有憑證性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)性、數(shù)據(jù)性、資產(chǎn)性等資源屬性特征，這些特征是同時(shí)存在并發(fā)揮作用的，不同性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)目標(biāo)不同，所關(guān)注的資源屬性有所不同。因此，機(jī)構(gòu)制定科研文件管理制度時(shí)需要結(jié)合其戰(zhàn)略目標(biāo)，明確科研文件形成的類型，以未來用途和服務(wù)對(duì)象為目標(biāo)，找準(zhǔn)資源定位，有針對(duì)性地提出資源保管與利用要求。

（二）明確管理動(dòng)因

將為什么要管理科研文件的動(dòng)因清楚闡釋，制定的制度才能更好地被理解和落實(shí)。如圖2所示，科研文件管理活動(dòng)的動(dòng)因分為三個(gè)層次。我國制定科研文件管理制度時(shí)可以參考這樣一個(gè)動(dòng)因框架找出本機(jī)構(gòu)科研文件管理的主要目的和想實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，形成目標(biāo)導(dǎo)向管理的活動(dòng)要求和資產(chǎn)類型要求。

（三）責(zé)任機(jī)制完善與保障

科研文件管理制度設(shè)計(jì)中應(yīng)該明晰科研文件管理責(zé)任者及其責(zé)任要求，并根據(jù)機(jī)構(gòu)文件管理人員的設(shè)置情況將責(zé)任進(jìn)行相應(yīng)地細(xì)化，如NASA的科研文件管理責(zé)任細(xì)化到十二種責(zé)任人及其相應(yīng)責(zé)任[7]。

（四）科研文件電子方式管理

科研文件信息的電子化查詢成為一種趨勢(shì)，機(jī)構(gòu)在建立自身的電子數(shù)據(jù)庫或電子系統(tǒng)時(shí)要保證數(shù)據(jù)的安全性，并設(shè)置訪問權(quán)限，對(duì)不同身份的用戶提供不同層級(jí)的查詢利用服務(wù)，并及時(shí)進(jìn)行災(zāi)難備份、異地備份等。

本文為中國人民大學(xué)研究品牌項(xiàng)目（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：10XNI019）的研究成果之一。

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