淺談航道整治工程檔案管理

馬一+楊衛(wèi)

摘要：對(duì)航道整治工程檔案管理的依據(jù)、過程進(jìn)行了歸納，對(duì)檔案管理的措施進(jìn)行了總結(jié)，并結(jié)合具體工程闡述了檔案管理的成效，為今后航道整治工程的檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：航道整治 檔案管理

檔案工作是保存歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作，可以說檔案工作是既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的空間。當(dāng)前，國家和交通運(yùn)輸部對(duì)長(zhǎng)江航道建設(shè)發(fā)展的重視和支持力度越來越大。長(zhǎng)江南京以下12.5米深水航道建設(shè)工程、荊江河段航道整治工程等一批重點(diǎn)項(xiàng)目陸續(xù)上馬，長(zhǎng)江干線航道建設(shè)迎來了黃金發(fā)展時(shí)期。檔案管理作為工程建設(shè)管理的重要組成部分，隨著航道工程的大規(guī)模建設(shè)發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也會(huì)越來越高，這對(duì)檔案工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

檔案管理依據(jù)

為便于航道整治工程的檔案管理，交通運(yùn)輸部研究制定了有關(guān)檔案管理辦法，長(zhǎng)航局結(jié)合長(zhǎng)江干線水運(yùn)工程特點(diǎn)，針對(duì)該辦法做了進(jìn)一步的細(xì)化，出臺(tái)了相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。目前，航道整治工程檔案管理的依據(jù)主要有：交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2009]225號(hào)）；交通部《航道建設(shè)工程竣工驗(yàn)收管理辦法》（交通部令2008年第1號(hào)）；長(zhǎng)航局《長(zhǎng)航局系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理細(xì)則（試行）》的通知（長(zhǎng)航辦[2012]16號(hào)）；對(duì)于整治工程中配套建設(shè)有船舶的，還需遵照長(zhǎng)航局《長(zhǎng)航局系統(tǒng)船舶建造項(xiàng)目文件材料歸檔要求及管理規(guī)定（暫行）》的通知（長(zhǎng)航辦[2012]17號(hào)）。

檔案形成過程

航道整治工程檔案的形成，主要有以下幾個(gè)過程：

收集：在工程實(shí)施的不同階段，各參建單位分別對(duì)照檔案管理有關(guān)辦法，從日常工作中記錄整理形成原始資料，經(jīng)收集并分類后統(tǒng)一歸檔至專職檔案管理員處，并檢查資料是否閉合，完整。

編輯：在整理檔案資料過程中，本著“態(tài)度決定一切”、“細(xì)節(jié)決定成敗”的理念，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，從內(nèi)容到形式都要符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，不放過任何一絲細(xì)小的錯(cuò)誤。在整理工程檔案過程中，要加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，對(duì)不規(guī)范、不符合歸檔要求的地方及時(shí)進(jìn)行整改，直到滿足歸檔要求。

審核：資料歸檔后，交由檔案驗(yàn)收部門組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)進(jìn)行審核。從內(nèi)容、紙張、規(guī)范程度等查看是否符合整理要求。若發(fā)現(xiàn)不合格，則立即返回重新進(jìn)行整理。

立卷：在立卷前，對(duì)工程資料再次進(jìn)行了全面檢查，查看資料是否存在缺頁、不規(guī)范等情況，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。然后立卷，做好檔案盒封面及卷內(nèi)目錄，將對(duì)應(yīng)的資料裝入檔案盒。

檔案管理措施

1、工程建設(shè)與檔案工作同步管理，確保檔案的及時(shí)性

工程開工時(shí)，建設(shè)單位作為檔案管理的核心，把檔案管理工作擺在工程建設(shè)的重要位置，與工程各項(xiàng)管理工作同部署、同推進(jìn)、同考核，及時(shí)成立了檔案管理小組，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)工作，同時(shí)對(duì)施工、監(jiān)理及設(shè)計(jì)單位提出了明確的檔案收集、整理的具體要求。要求各單位配備專職檔案管理員，添置必要的檔案保存設(shè)備，將工程檔案進(jìn)行集中管理。在日常巡檢中，建設(shè)單位在檢查工程進(jìn)度的同時(shí)檢查文件資料的形成情況，確保檔案的形成與工程進(jìn)度同步。

2、嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，確保檔案的完整性

工程檔案是隨著工程的籌備和建設(shè)而形成的，是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映和歷史記錄。在日常的檔案管理中，建設(shè)單位組織各參建單位認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)文件，要求各參建單位熟練掌握在工程實(shí)施的不同階段內(nèi)，各自的檔案管理職責(zé)，檔案收集范圍、內(nèi)容、數(shù)量及相關(guān)的材料整理要求。

建設(shè)單位督促各參建單位各負(fù)其責(zé)，使各級(jí)人員達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，將工程檔案管理貫穿工程的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等各階段，實(shí)行檔案全過程管理。按照檔案管理的依據(jù)性文件所規(guī)定的內(nèi)容，做好自身有關(guān)文件資料的收集、整理工作，同時(shí)督促施工、監(jiān)理單位將工程項(xiàng)目建設(shè)過程的各類文件、圖紙按要求整理、歸檔，并及時(shí)向建設(shè)單位移交。每個(gè)單位工程或合同段施工完成后，要求必須經(jīng)過檔案檢查合格后才同意交工驗(yàn)收，從而確保了工程檔案的完整性。

3、認(rèn)真審核，加強(qiáng)檢查、及時(shí)督促各參建單位同步整理工程檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性

工程檔案是工程建設(shè)過程中的重要依據(jù)，在工程建設(shè)的整個(gè)階段，建設(shè)單位作為項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作的負(fù)責(zé)人，按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的基本原則，始終強(qiáng)調(diào)工程檔案真實(shí)性的重要。對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位上報(bào)各類工程資料，建設(shè)單位都按要求認(rèn)真審核，重點(diǎn)對(duì)工程計(jì)量支付、工程隱蔽工程檢測(cè)、原材料送檢、現(xiàn)場(chǎng)安全管理等資料嚴(yán)格把關(guān)。每季度均組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效考核，考核過程中，將工程項(xiàng)目檔案的整理作為一項(xiàng)重要考核內(nèi)容，對(duì)資料中存在的問題進(jìn)行通報(bào)，督促各參建單位限期進(jìn)行整改。同時(shí)，積極邀請(qǐng)檔案專家對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行整改，確保工程檔案的準(zhǔn)確性。

4、科學(xué)分類，合理組卷，確保工程檔案的系統(tǒng)性

檔案管理最終的目的就是在于服務(wù)。要發(fā)揮好檔案的服務(wù)作用，就必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。建設(shè)單位根據(jù)工程建設(shè)過程特點(diǎn)，按照工程前期、準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工四個(gè)階段進(jìn)行整理。

工程前期階段文件，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集與整理。主要包括工程立項(xiàng)、環(huán)境評(píng)估、防洪論證等資料。盒內(nèi)按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，報(bào)批過程中有關(guān)審查文件材料依次排列。

工程準(zhǔn)備階段文件，由勘察、設(shè)計(jì)單位對(duì)工程勘察、設(shè)計(jì)資料進(jìn)行整理，并于工程實(shí)施前向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集整理工程開工前的建設(shè)準(zhǔn)備資料，主要包括招標(biāo)投標(biāo)、合同管理、開工備案、質(zhì)監(jiān)登記等資料。

工程實(shí)施階段文件由各參建方在工程施工時(shí)，同步整理工程檔案，并于交工驗(yàn)收前向建設(shè)單位移交。本階段主要收集了工程實(shí)體形成的過程資料，主要包括工程管理、質(zhì)量保證、質(zhì)量評(píng)定、過程圖紙等資料。按照資料編制單位和單位工程（合同段）劃分情況進(jìn)行排列。endprint

工程竣工階段文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，各參建單位配合收集與整理，主要包括參建各方的竣工總結(jié)、工程效果分析報(bào)告、竣工審計(jì)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書及證書等。

資料整理后，建設(shè)單位按規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，并在案卷封面和卷脊編寫了案卷流水號(hào)，便于查閱，確保了檔案的系統(tǒng)性。

檔案管理應(yīng)用實(shí)例及效果

以長(zhǎng)江中游沙市河段航道治理臘林洲守護(hù)工程為例，開工伊始，在建設(shè)單位的統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)下，各參建單位高度重視工程檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案工作以“抓規(guī)范、求提升、爭(zhēng)一流”為目標(biāo)，認(rèn)真對(duì)照檔案規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，全面加強(qiáng)檔案建設(shè)，確保本工程檔案形成、收集及整理均符合要求。

施工單位成立了以項(xiàng)目經(jīng)理為組長(zhǎng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了檔案室，對(duì)工程施工中所形成的各種門類、各種載體的檔案實(shí)行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層次分明、健全完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，形成了一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。在整理過程中，將工程《檔案資料目錄表》中的項(xiàng)目、任務(wù)分解到人，責(zé)任落實(shí)到人，做到每一項(xiàng)均有小組成員負(fù)責(zé)和指揮，又有具體人員去整理。強(qiáng)化每一個(gè)人的責(zé)任同時(shí)強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神。扎扎實(shí)實(shí)的推進(jìn)檔案資料整理工作，取得顯著成效。

監(jiān)理單位注重加強(qiáng)資料信息管理，設(shè)立專職信息監(jiān)理員，采用計(jì)算機(jī)管理和無線、網(wǎng)絡(luò)通信相結(jié)合手段，建立以監(jiān)理部為中心的信息收集和傳遞體系。同時(shí)按照工程資料管理的要求，督促指導(dǎo)施工單位做到工程資料和工程實(shí)體同步。監(jiān)理工程師從施工準(zhǔn)備階段、施工階段、交工驗(yàn)收到汛后維護(hù)等各階段充分收集工程資料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出針對(duì)性的監(jiān)理意見或指令，另一方面，篩查原始資料信息，將工程真實(shí)信息及時(shí)反饋給業(yè)主、設(shè)計(jì)等相關(guān)部門，確保及時(shí)形成全面可靠的工程資料。

工程完工后，該項(xiàng)目共整理檔案94卷，其中工程前期文件5卷；工程準(zhǔn)備文件24卷；工程實(shí)施文件63卷；工程竣工驗(yàn)收文件2卷。

該工程全套文件資料按照《長(zhǎng)航局系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍》所規(guī)定的內(nèi)容，將工程建設(shè)全過程中應(yīng)該歸檔的文件、圖紙歸檔，各種文件原件齊全，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備；并遵循水運(yùn)工程基本建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律成套性原則，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系分類科學(xué)，組卷合理；能夠真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，滿足今后維護(hù)使用的需要。

結(jié)語

檔案管理是項(xiàng)目管理中不可或缺的一環(huán)，檔案管理過程中，要抓早抓細(xì)，從工程立項(xiàng)階段至工程竣工驗(yàn)收全過程掌控，建設(shè)單位要牽頭建立采取事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的項(xiàng)目檔案全過程管理機(jī)制。認(rèn)真根據(jù)檔案管理有關(guān)文件要求，督促各參建單位的檔案工作，經(jīng)常性組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在日常巡查中，加強(qiáng)對(duì)工程資料的檢查指導(dǎo)，同時(shí)利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與各參建單位資料員加強(qiáng)溝通交流，提供檔案管理效率。

在今后工作中，還需進(jìn)一步提高檔案管理工作的重視度，切實(shí)加強(qiáng)檔案資源利用，努力提高管理規(guī)范化水平，促進(jìn)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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（作者單位：長(zhǎng)江航道工程建設(shè)指揮部）endprint