基于5S管理的圖書館流通管理探索

吳麗君

【摘 要】本文簡單介紹了5S管理方法及其影響，在此基礎(chǔ)上，闡述了圖書館實施5S管理的意義，并對圖書館流通管理結(jié)合5S管理實施過程的探索。

【關(guān)鍵詞】流通管理；5S管理；素養(yǎng)

0 引言

5S管理已經(jīng)證實是一種優(yōu)越的企業(yè)現(xiàn)場管理方法，被一批世界一流的企業(yè)采用其管理模式，從而在各行業(yè)被借鑒和推崇。如今社會的飛快發(fā)展，管理面臨極大的挑戰(zhàn)，圖書館的管理同樣也面臨著現(xiàn)實中各種管理問題，怎樣做好流通管理就是其中一個重要的方面，如何將企業(yè)的5S管理理念有效地融入圖書館流通管理中，促進(jìn)管理優(yōu)化，也是近幾年圖書管理的熱門討論問題。

1 關(guān)于5S的含義

5S起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場對人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，這是日本企業(yè)獨特的一種管理辦法。1955年，日本的5S的宣傳口號為“安全始于整理，終于整理整頓”。當(dāng)時只推行了前兩個S，其目的僅為了確保作業(yè)空間和安全。后因生產(chǎn)和品質(zhì)控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清掃、清潔、修養(yǎng)，從而使應(yīng)用空間及適用范圍進(jìn)一步拓展。幾十年來，打造出索尼、松下、豐田等眾多國際一流品牌，從而使各國企業(yè)爭相學(xué)習(xí)，在我國及東南亞國家也比較流行，為許多成功企業(yè)所推崇的管理方法[1]。將5S管理運用于圖書館管理，也是近幾年所倡導(dǎo)的。所謂5S就是日文整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養(yǎng)（SHITSUKE）[2]，這五個單詞首字母都是S，簡稱5S。整理（1S），整理是推行SS管理的第一步，整理是指區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場不要的東西堅決清除，其目的是“騰出空間，防止誤用”，整理要制定要與不要的判別標(biāo)準(zhǔn)，制定各類物品的處理方法；整頓（2S），整頓是推行5S管理的第二步，整頓是指把必要的物品分門別類定位放置，擺放整齊，使用時能隨時找到，節(jié)省尋找時間，其目的是“現(xiàn)場一目了然，無論何物立即找到”，整頓是對整理后需要的東西的整理，對需要的東西定位擺放，做到過目知數(shù)，用完的物品歸還原位，做到用時能立即取到，用后能立即放回；清掃（3S），清掃是推行5S管理的第三步，清掃是指清除工作現(xiàn)場的灰塵、油污和垃圾。其目的是確?，F(xiàn)場生產(chǎn)的產(chǎn)品和服務(wù)的品質(zhì)，減少意外事故發(fā)生，使作業(yè)者在整潔干凈的作業(yè)現(xiàn)場心情愉快地工作；清潔（4S），清潔是推行SS管理的第四步，清潔是前3S堅持與深人，并制度化、規(guī)范化。其目的是維持前3S的成果，潔的基本要求和方法：明確清潔的目標(biāo)、確定清潔的狀態(tài)標(biāo)準(zhǔn)、充分利用色彩的變化、定期檢查并制度化；素養(yǎng)（5S），素養(yǎng)是推行5S管理的第五步，素養(yǎng)是指培養(yǎng)現(xiàn)場作業(yè)人員遵守5S管理的習(xí)慣和作風(fēng)[3]。素養(yǎng)是5S管理活動的核心，是決定SS管理能否產(chǎn)生效果的關(guān)鍵。

針對每位工作人員的工作行為以5S管理標(biāo)準(zhǔn)提出要求，提倡從小事做起，要求每位成員在工作中慢慢養(yǎng)成良好的習(xí)慣，從而達(dá)到提高整體工作質(zhì)量的目的。實踐證明，5S管理的實施能有效地提高工作效率，避免時間浪費，生產(chǎn)秩序化、標(biāo)準(zhǔn)化，使現(xiàn)場整潔有序，對節(jié)約生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量有積極的促進(jìn)作用。

2 結(jié)合5S的圖書管理的意義

5S管理能促人的主動能動性，能創(chuàng)造整潔、舒適的工作環(huán)境，讓人員始終保持良好的工作狀態(tài)，不斷提高生產(chǎn)質(zhì)量和效益[4]。針對圖書館引入5S管理，具有以下積極意義：

2.1 提升和改善圖書館的服務(wù)形象

圖書館通過經(jīng)常性地整理、整頓、清掃、清潔一系列日常工作，使圖書、器材、設(shè)施設(shè)備無灰塵、無損壞，整個圖書館場所整潔有序。干凈、整潔的圖書館環(huán)境可激發(fā)讀者的閱讀質(zhì)量，使讀者更加喜歡在圖書館學(xué)習(xí)、閱讀。一個干凈有序的圖書館工作環(huán)境，也可以改善員工的服務(wù)精神面貌，使圖書館煥發(fā)出一種強(qiáng)大的活力。使圖書、人員、設(shè)備都始終處于良好工作狀態(tài)。圖書館實行5S管理，各個部門尤其是流通服務(wù)部門的環(huán)境衛(wèi)生得到改善，閱覽室書籍放置整齊，書架、閱覽桌椅干凈衛(wèi)生，從而為讀者提供滿意的服務(wù)。圖書館服務(wù)環(huán)境的優(yōu)化和服務(wù)質(zhì)量的提升，可使提升讀者在圖書館的學(xué)習(xí)效率，在一定程度上擴(kuò)大了高校圖書館的社會知名度，提高本圖書館的社會形象。

2.2 培養(yǎng)館員及讀者良好的習(xí)慣

葉圣陶先生認(rèn)為，要養(yǎng)成某種好習(xí)慣，要隨時隨地加以注意，才能“習(xí)慣成自然”，收到相當(dāng)?shù)男Ч鸞5]。優(yōu)化服務(wù)環(huán)境和塑造和諧的工作環(huán)境的前提條件是提升館員素養(yǎng)，應(yīng)讓文明服務(wù)成為每個員工職業(yè)基本素養(yǎng)。讓讀者有個好的心情去閱讀。這種主動能動性的影響是不可估量的，效果也會有質(zhì)的改變，從而保證服務(wù)質(zhì)量。圖書館實施5S管理，有引導(dǎo)式的改變管理人員工作中普遍存在的做事不負(fù)責(zé)、應(yīng)付任務(wù)式工作等不良行為，進(jìn)而也影響讀者養(yǎng)成遵章守法、認(rèn)真負(fù)責(zé)的個人素養(yǎng)。

2.3 提高圖書館工作效率

一個良好的學(xué)習(xí)工作環(huán)境和氛圍是提高工作效率的保障，引入5S管理，可以人盡其才，物盡其用，達(dá)到最佳優(yōu)化配置[6]。通過整理、整頓特別是整頓后，物品的擺放都會得到最優(yōu)化的調(diào)整及貼上醒目的標(biāo)示，將其放在最合適的位置，圖書資料合理布局，使讀者能在短時間找到所需要的資料，節(jié)約時間、提高效率，使人、物達(dá)到最佳優(yōu)化配置。特別在流通服務(wù)部，管理工作人員需要嚴(yán)格按5S管理的要求開展工作，整齊有序的書架及陳列的圖書，能讓讀者在極短的時間內(nèi)查閱所需文獻(xiàn)。試想在一個雜亂無序的工作環(huán)境中工作或?qū)W習(xí)，情緒肯定會受到影響，工作效率會下降。

3 基于5S的流通管理的探索

5S管理法是一種企業(yè)條理化生產(chǎn)的高效管理方法，在企業(yè)生產(chǎn)等方面發(fā)揮了巨大作用。圖書館雖非企業(yè)，但與服務(wù)型企業(yè)工作流程有相似之處。因此，通過整理、整頓、清掃、清潔等工作步驟來提高服務(wù)效率的企業(yè)管理思路完全適合圖書館管理。圖書館管理可利用5S理論及管理方法，加強(qiáng)工作現(xiàn)場管理，提高圖書館工作人員素養(yǎng)，為讀者提供最便捷的文獻(xiàn)信息資源服務(wù)，無形中也指導(dǎo)學(xué)生的行為舉止，實現(xiàn)另一個教書育人的目標(biāo)。特別是流通管理部是圖書館的窗口部門、形象部門，流通工作的質(zhì)量直接影響到圖書館的服務(wù)質(zhì)量。在流通管理工作中應(yīng)借鑒5S管理，以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為基本要求。下面將以5S管理流程討論流通管理的實施方法：

3.1 整理

流通管理整理包括兩方面的內(nèi)容：設(shè)備及文獻(xiàn)資源的整理。在工作臺上只放置必要物品，以便有序工作流程，提高工作效率。設(shè)備的整理，包括學(xué)生長期占位的暫存柜，長期占位的書籍，一些不用的設(shè)備如辦公臺、椅子凌亂擺放在工作現(xiàn)場，這樣造成了許多空間的浪費，導(dǎo)致場所狹窄，經(jīng)常耗費不必要的人力去管理非必需物品。文獻(xiàn)資源的整理，主要是書刊的整理，重點是圖書的整理。要根據(jù)圖書的新舊狀況、借閱量等進(jìn)行分類，對新書，設(shè)置新書借閱區(qū)，方便讀者借閱。借閱處是圖書館流通服務(wù)的“面子”，承擔(dān)著館藏文獻(xiàn)資源的外借、保管等服務(wù)項目。流通部的工作人員定期整理書架，對讀者歸還的圖書進(jìn)行整理。同時，根據(jù)圖書的借閱次數(shù)、新舊程度、保存價值等進(jìn)行分類，設(shè)置新書借閱區(qū)，方便讀者借閱。對借閱率高的圖書，集中到全開架的基本藏書區(qū)，塑造高效的借閱環(huán)境。對破損書刊及時進(jìn)行修復(fù)，對流通率低的的書刊進(jìn)行整理，以保證一線藏書“新鮮”度。

3.2 整頓

整頓就是要對整理后的書刊合理布局，定位放置。流通部應(yīng)在每一排書架上用統(tǒng)一、醒目的標(biāo)示表明藏書的起止分類號及相應(yīng)類目的名稱，讓讀者快速的找到書刊。館員日常定點巡架、整架，盡量減少“亂架”的現(xiàn)象的發(fā)生，提醒讀者將放錯架位的書刊及時歸放到原架上。在閱覽室的醒目位置，放置的館藏示意圖，讓讀者快速方便地了解館藏資源。

整頓自己所負(fù)責(zé)的區(qū)域，并讓管理者及讀者培養(yǎng)遵守規(guī)章制度的良好習(xí)慣，按照規(guī)定主動執(zhí)行，實現(xiàn)自我約束，互相監(jiān)督。并加強(qiáng)入館須知告知，使讀者在入館前已經(jīng)基本了解圖書館的各個功能所在區(qū)域。館內(nèi)不存放無用的物品，重要警示和逃生路線等警示牌應(yīng)合理布置，讓每個讀者處于干凈、舒心的讀書環(huán)境中。整頓是布置、標(biāo)注的一門學(xué)問，也是圖書館5S管理能力和管理水平的體現(xiàn)。

3.3 清掃

對圖書館進(jìn)行清掃，為讀者構(gòu)建一個整潔的閱讀空間，是圖書館實施5S管理的第3S。流通部區(qū)域要保持干凈衛(wèi)生，工作人員應(yīng)定期對書庫的每一個區(qū)域、書架的每個架面以等進(jìn)行巡視，每周定時清掃責(zé)任區(qū)內(nèi)的書架、門窗，做到無塵埃、無垃圾、無污物、無雜物，使借閱環(huán)境井然有序。流通部特別更應(yīng)注重書庫及閱覽區(qū)的清掃工作，為讀者營造舒適的環(huán)境，工作場所的“臟、亂、差”與讀者的滿意程度密切相關(guān)。

3.4 清潔

在圖書館流通管理中，前面3S需要定期與不定期結(jié)合，一旦開始實施就不能中途停止，否則全館的面貌又很快回到原來的情形。圖書館可定期進(jìn)行檢查和評比，督促員工更好地做好整理、整頓、清掃工作，以保持工作環(huán)境、設(shè)備的清潔。因此，清潔是發(fā)現(xiàn)問題要快速解決的一個重要環(huán)節(jié)。從而影響讀者讓其保持良好的個人形象，得讓讀者也成為公共環(huán)境的參與者。

3.5 修養(yǎng)

這是5S管理的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項活動就不能順利開展，開展了也堅持不了。流通部工作人員直接面向讀者，他們的精神面貌、服務(wù)態(tài)度直接決定了讀者對圖書館的整體印象。借鑒5S管理，要始終著眼于提高館員的素質(zhì)為目標(biāo)，通過堅持以上的4S活動，圖書館的工作環(huán)境和館員精神面貌會煥然一新，為鞏固已取得的成果，讓作用效果具有可持續(xù)性，應(yīng)將5S管理活動成績納入館員績效考核體系，使館員養(yǎng)成遵守工作紀(jì)律的良好個人素養(yǎng)，進(jìn)而提升個人職業(yè)修養(yǎng)。讓工作狀態(tài)始終保持良好，在工作時間內(nèi)不能隨意離崗、玩游戲、看小說、聊天、打瞌睡和吃零食等，尊重讀者，為讀者著想，樂于為讀者服務(wù)。

4 總結(jié)

圖書館流通工作融入5S管理，許多高校圖書館借鑒實施5S管理已取得了明顯的效果，但在借鑒實施5S管理過程中應(yīng)注意的事項：5S不是目標(biāo)，是一種管理方法；5S不是一陣風(fēng)行為，而要持之以恒；5S不是增加成本，而是為了節(jié)約開支。在開展5S管理的過程中，要與讀者建立良好的互動關(guān)系，讓讀者能主動配合圖書館實施5S管理，規(guī)范自己的言行，并對館員的服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，服務(wù)周到的良好形象需要得到讀者的首肯。營造一種人人積極參與，事事遵守標(biāo)準(zhǔn)的良好氛圍。館員素養(yǎng)的提高和讀者贊譽(yù)的增加，圖書館發(fā)展的基石將更為穩(wěn)固，圖書館發(fā)展的空間將更為寬廣。

【參考文獻(xiàn)】

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[責(zé)任編輯：湯靜]