論信息化在企業(yè)發(fā)展中的黃金介入點

張周濤

摘要：計算機的出現(xiàn)，及其的飛速發(fā)展，為人類的工作、生活、學(xué)習(xí)帶來的革命性的改變。隨之人類不斷的學(xué)術(shù)研究、技術(shù)完善，計算機信息技術(shù)在各領(lǐng)域、各行業(yè)廣泛應(yīng)用，毋庸置疑我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，網(wǎng)絡(luò)時代，由此對我們的企業(yè)同樣需要順應(yīng)潮流的發(fā)展，才能在復(fù)雜的市場環(huán)境中生存發(fā)展，因此企業(yè)的信息化建設(shè)刻不容緩。但在信息爆炸的時代，我們同樣需要理智的去應(yīng)對一切，任何盲目行動都會帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響，因此信息化在企業(yè)的發(fā)展中如何找到自己的切入點，如何針對企業(yè)自身情況量身定制，是我們在信息化建設(shè)中必須考慮的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展； 信息化； 信息技術(shù)； 管理軟件；

20世紀(jì)40年代第一臺計算機問世以后，信息技術(shù)給整個世界帶來了翻天覆地的變化，短短幾十年間就席卷全球。當(dāng)信息技術(shù)在政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技、軍事等領(lǐng)域得到越來越廣泛的應(yīng)用時，人類社會也逐漸從工業(yè)時代進(jìn)入信息化時代。在企業(yè)管理領(lǐng)域，時代的變遷使得曾在工業(yè)時代創(chuàng)造輝煌業(yè)績的管理方式如明日黃花，管理方式不斷創(chuàng)新的同時，也推動著管理軟件的發(fā)展，在信息技術(shù)廣泛普及的今天，管理軟件在企業(yè)發(fā)展中起著越來越關(guān)鍵的作用。

首先，讓我們看一個本土企業(yè)的案例。1984年，中科院11名研究人員投資20萬元成立了聯(lián)想公司。我們都知道財務(wù)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心，因此企業(yè)初期，財務(wù)人員進(jìn)行嚴(yán)格的手工財務(wù)核算工作，隨著企業(yè)的擴張，財務(wù)部每年都要增加50%的人手，面對國內(nèi)外的競爭壓力，聯(lián)想必需把自身從繁重的重復(fù)勞動中解放出來，將財務(wù)基礎(chǔ)工作全面轉(zhuǎn)向互聯(lián)網(wǎng)。

在這個環(huán)境下，2001年，經(jīng)過流程再造，聯(lián)想實現(xiàn)了網(wǎng)上報銷。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)利用信息系統(tǒng)將財務(wù)的票據(jù)流、信息流和資金流分開，將業(yè)務(wù)和財務(wù)人員從繁瑣的報銷流程中解脫出來。系統(tǒng)投入使用后，財務(wù)人員的工作量減少了30%，勞動生產(chǎn)率提高了2%，前臺的財務(wù)人員減少，使得大家可以多做分析工作，提高了工作積極性，大大提高了企業(yè)整體的工作效率。

聯(lián)想是一個科技公司，以信息技術(shù)來提高工作效率本就是科技公司的強項，而對傳統(tǒng)行業(yè)而言，是不是也能復(fù)制這樣的成功呢？20世紀(jì)的兩個零售業(yè)巨頭凱馬特和沃爾瑪?shù)墓适赂嬖V我們：在傳統(tǒng)行業(yè)，IT與管理創(chuàng)新的有機結(jié)合也能成為企業(yè)以弱勝強的利器。

凱馬特和沃爾瑪是20世紀(jì)的兩個傳統(tǒng)零售巨頭，在信息技術(shù)革命帶來的挑戰(zhàn)面前，兩個企業(yè)采取了不同的措施，從而導(dǎo)致了不同的結(jié)局。80年代以前，凱馬特是零售巨頭，沃爾瑪是小零售商；而到了2002年，凱馬特申請破產(chǎn)，沃爾瑪如日中天，成為世界500強之首。為什么在短短的幾年間兩家企業(yè)會有如此不同的結(jié)局呢？當(dāng)然企業(yè)在競爭中決定成敗的因素是復(fù)雜多樣的，因此我們單從信息技術(shù)這個側(cè)面來分析一下。當(dāng)信息技術(shù)革命到來時，給企業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的機遇，沃爾瑪正是看到了信息技術(shù)的力量，不斷加強了信息化的投資。1969年，沃爾瑪在分銷中心和各分店間運用軟件管理，用實時存貨管理系統(tǒng)進(jìn)行庫存控制。1983年，整個連鎖店一改傳統(tǒng)的銷售模式，全部都用上了條形碼掃描系統(tǒng)。1985年，安裝了公司專用的衛(wèi)星通訊系統(tǒng)，用于總部和分店間的雙向數(shù)據(jù)傳輸。1090年，沃爾瑪?shù)碾娮訑?shù)據(jù)交換系統(tǒng)投入運行，該系統(tǒng)又稱無紙貿(mào)易系統(tǒng)，從集中采購發(fā)出采購指令到最終向分店的裝運清單，能準(zhǔn)確把握產(chǎn)品的具體情況。而對手凱馬特雖然也在投入，但不論從投入時間還是投入規(guī)模都大大滯后于沃爾瑪，沃爾瑪利用信息技術(shù)和管理的融合，在零售這個傳統(tǒng)行業(yè)領(lǐng)域，獲得了持續(xù)增長的基礎(chǔ)。

從以上例子可以看出，管理軟件運用得當(dāng)，可以顯著提升工作效率，使企業(yè)在激烈競爭中處于優(yōu)勢地位，企業(yè)變革的核心是管理的變革，而信息技術(shù)恰恰給管理的變革帶來了前所未有的機遇。然而，在機遇面前，有成功的經(jīng)驗，也有失敗的教訓(xùn)，管理軟件運用不當(dāng)，也會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

山東省某企業(yè)，為了順應(yīng)信息化的潮流，在資金緊張的情況下，把信息化當(dāng)作救命稻草，籌資購置服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，引進(jìn)了一套成熟的辦公軟件，以求實現(xiàn)無紙化辦公，提高企業(yè)工作效率。購置的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件很快安裝到位，其功能十分強大。但也許是功能太豐富，在工作人員實際使用過程中暴露了兩個主要問題：一、不能充分體現(xiàn)企業(yè)本身的辦公特點；二、軟件操作方式上的繁瑣。同時，由于當(dāng)時工作人員信息技能普遍匱乏，面對復(fù)雜的操作界面、拗口的技術(shù)術(shù)語，工作人員普遍表現(xiàn)出了抗拒情緒?！盁o紙辦公”推進(jìn)嚴(yán)重受阻。在經(jīng)過了一段時間痛苦的使用之后，高價購置的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件被無可奈何地“束之高閣”，停止了使用。人們又開始延用傳統(tǒng)的辦公方式，最多依靠它發(fā)發(fā)電子郵件，傳遞信息。經(jīng)過狂熱的信息化建設(shè)之后，員工開始質(zhì)疑信息化的作用，管理層的信息化熱情也受到一定挫傷，更使企業(yè)原本就緊張的資金問題雪上加霜。如何有效發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，依托電子技術(shù)，為員工提供便利，從而更好地服務(wù)于客戶。是企業(yè)在危機下面臨的巨大挑戰(zhàn)。

由此可以看出，管理軟件推廣不利，會對企業(yè)造成嚴(yán)重的影響，甚至是毀滅性的打擊。誠然，信息化對企業(yè)管理的提升是顯著的，但一旦把握不住，其所造成的負(fù)面影響更是企業(yè)無法承受的。那么如何才能真正發(fā)揮信息化的優(yōu)勢呢？我認(rèn)為：重在分析形勢，規(guī)劃出信息化開展的最佳時間——黃金介入點。

如何找到信息化的黃金介入點呢？首先，行業(yè)的必要性分析。行業(yè)的特點決定著信息化和管理的融合程度，比如那些大量耗用紙質(zhì)，在流程上頻繁傳遞單據(jù)的行業(yè)，可以用信息流代替單據(jù)的流動；人員比較多的密集型行業(yè)，往往人員的增加帶來了管理成本呈幾何數(shù)的增加，信息化可以大大限制管理成本的增長；業(yè)務(wù)邏輯性較強行業(yè)，復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯很容易讓一個企業(yè)嚴(yán)重依賴某類專業(yè)相關(guān)人員，既增加了人力成本，又限制了業(yè)務(wù)的擴張，信息技術(shù)的使用很好得解決了這個問題。其次，企業(yè)的遠(yuǎn)近業(yè)務(wù)量分析。業(yè)務(wù)量的大小決定著信息化所能發(fā)揮的作用大小。這里并不是單純的以業(yè)務(wù)量的絕對指數(shù)去衡量信息化的作用，而是立足現(xiàn)有業(yè)務(wù)，著眼未來發(fā)展，以業(yè)務(wù)量的未來趨勢分析介入時機，才能體會到信息化對業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用，否則滯后的信息化會不同程度得制約業(yè)務(wù)的增長。最后，要考慮成本因素。除了顯而易見的直接成本外，還要考慮兩個成本，一個是推廣成本，推廣成本容易被忽視，卻又不容忽視，因為這個既包含推廣花費，又包含廢除傳統(tǒng)模式所帶來的損耗。另一個是維護成本，這同樣是一個不容忽視的長期花費，企業(yè)在發(fā)展，業(yè)務(wù)在變化，因此信息化的投入是持續(xù)性的。

在介入點確定之后，介入的過程中企業(yè)需要注意二個問題：第一，推廣前一定要有試點。往往在管理軟件完成的過程中，會經(jīng)過反復(fù)論證，經(jīng)歷細(xì)心測試，但推廣后還會發(fā)現(xiàn)新的問題，這個問題也許不是管理軟件本事的問題，而是預(yù)期與現(xiàn)實的必然差距，這個差距是“問題”，更是提升完善的“空間”。第二，推廣后要及時跟進(jìn)。推廣前有論證、有測試、有試點，但這都僅僅是針對于現(xiàn)有業(yè)務(wù)的，企業(yè)要發(fā)展，業(yè)務(wù)要變化，因此推廣后要及時聽取業(yè)務(wù)人員的使用反饋，不斷更新，以適應(yīng)企業(yè)的需要。

信息化曾經(jīng)是一個未知的機遇，當(dāng)時的企業(yè)有的保守，有的勇于探索，而今天信息化不再是未知的機遇，它在企業(yè)發(fā)展過程中將起到關(guān)鍵性的作用，這已經(jīng)是當(dāng)下企業(yè)管理者所達(dá)成的共識，而介入點的選擇又是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。古時，黃金分割點的發(fā)現(xiàn)，向人們揭示了造型設(shè)計更具美感的規(guī)律，而信息化在企業(yè)發(fā)展中的黃金介入點，有著異曲同工之妙！

參考文獻(xiàn)：

[1] 張瑞君[著] ，e時代財務(wù)管理

[2] 查理哈莫爾[著] ，沈葳[譯] ，沃爾瑪王朝