市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作存在問題及對策

王兆剛

【摘要】市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料是工程建設(shè)質(zhì)量的綜合反映，與工程建設(shè)質(zhì)量密不可分，同時對城市建設(shè)發(fā)展有著積極的意義。當前，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作中存在不可忽視的一些問題，制約著檔案管理工作進一步發(fā)展。我們要重視市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作，多措并舉，促進檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】市政基礎(chǔ)設(shè)施；工程檔案管理；對策

引言

市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案是在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)過程中形成的具有保存價值的圖紙、文字、圖表及聲像等多種載體的文件材料。在市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工過程中，檔案接收工作直接關(guān)系到后期的檔案管理效果。當前工程檔案的接收工作還存在較多問題。

1、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作中存在的主要問題

1.1 工程檔案前期文件的數(shù)字化工作成為歷史遺留的問題。完整的工程檔案是從工程的立項、設(shè)計、開工、施工過程到最后竣工驗收的全部文字資料和圖紙。而實際工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時間長、牽涉單位或部門多、年代久遠的項目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個“瓶頸”，工程檔案前期文件的數(shù)字化工作也就成為一個歷史遺留的問題。

1.2 缺乏對工程施工過程資料的前端控制。對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗收后才開始收集、歸檔，而是在工程建設(shè)前期，就應(yīng)將檔案編制工作一齊納入到工程建設(shè)之中，與工程施工同步進行，監(jiān)督施工單位按照相關(guān)工程檔案編制要求真實地記錄施工情況，準確地填寫數(shù)據(jù)，避免施工資料滯后性。

1.3 對聲像檔案的管理上存在薄弱環(huán)節(jié)。工程檔案的載體形式應(yīng)該是多樣化的，不僅有紙質(zhì)材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動的方式越來越重要。但實際的工作中，管理人未對聲像檔案進行科學(xué)而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個人手中，導(dǎo)致資料的最后遺失。

2、防范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作問題的對策

2.1 加強對市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發(fā)利用檔案信息資源，對實現(xiàn)知識的價值和推動知識經(jīng)濟的進程有著重大意義。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓單位的領(lǐng)導(dǎo)者認識到檔案是“單位知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃中，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，

對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

2.2 做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據(jù)建設(shè)項目文件歸檔范圍，結(jié)合項目具體情況，提前制定項目歸檔前期策劃，明確工程建設(shè)各階段、各類文件收集整理的責(zé)任人員、歸檔時間及整理標準，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據(jù)和指導(dǎo)。其次，確定歸檔范圍。項目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設(shè)同步進行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關(guān)方提交項目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責(zé)任要求。

23 嚴格按照檔案要求，做好接收工作。紙質(zhì)文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，并且歸檔的文件材料應(yīng)為原件。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。歸檔文件應(yīng)編卷、冊、分冊，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分；卷內(nèi)材料尺寸應(yīng)統(tǒng)一；裝訂的案卷四邊應(yīng)齊整，裝訂要用棉線，不允許有金屬物。

2.4 檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法。目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：①對上交的原始紙質(zhì)檔案文件進行掃描，保存掃描的文件。②要求建設(shè)單位提交完整的原始電子文件。

從實際情況看來，要更好地實現(xiàn)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案信息化管理，要求單位加大檔案管理的資金投入，增強科學(xué)技術(shù)力量，建立健全最終實現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式，通過加強市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的接收工作，提高檔案接收質(zhì)量，提高建設(shè)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案信息化管理水平。做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理是利國利民的一項大事，也是城市建設(shè)發(fā)展的必要要求。當前，住建部正組織力量對《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》進行修訂完善，這也顯示了國家重視市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料管理的決心。各級管理部門和各參建單位，應(yīng)以高度的責(zé)任感和緊迫感推進市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作，為更好服務(wù)于城市建設(shè)發(fā)展做出新的貢獻。