關于加強城建檔案基礎管理工作的探討

馬嘉琦

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷快速發(fā)展，我國的建筑業(yè)發(fā)展逐漸迅猛，此時對于城建檔案資料的管理有顯得格外重要。城建檔案對于社會的建設起到舉足輕重的作用，它可以記錄這個城市發(fā)展，帶給我們思考，帶給我們啟發(fā)，所以說加強城建檔案基礎管理工作是刻不容緩的。本文從健全管理制度以及實現(xiàn)資料管理的標準化與規(guī)范化等方面著手，提出了改進資料管理工作的措施與辦法。

關鍵詞：城建檔案管理 數(shù)字化管理 探討

一、城建檔案以及城建檔案管理的定義

城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字資料，圖紙，圖表，計算材料，照片，影片，錄像等不同載體和形式的真實歷史記錄。

城建檔案管理是指：城建檔案資料的規(guī)范，整理，立卷，存檔，保管和利用，是城市管理工作的重要組成部分。城建檔案的地域管理一般包括有大城市的城建檔案管理、中小城市的城建檔案管理以及小城鎮(zhèn)的城建檔案管理。城建檔案是服務于經(jīng)濟建設和城市建設的一項重要信息資源。

二、加強城建檔案管理的重要性

第一點，檔案資料的是直接反映工程在建設過程中的所有動態(tài)，更是搜索、查詢一切信息的原始憑證，倘若相關工程的資料缺失或存在不完整、不規(guī)范，對于企業(yè)而言，很可能將會面臨無法避免的遭受較大損失。無論對于經(jīng)濟還是名譽，在激烈的市場競爭中，這都將是非常致命的。因此可以看出，檔案的規(guī)范化對于企業(yè)來講是十分重要的，它對企業(yè)的正常發(fā)展和運營的作用是不容忽視的。

第二點，對于監(jiān)管部門而言，建設工程的檔案資料是最有效、最直接的歷史記錄，其中包含著工程項目實施的整個過程中所要求的技術指標、數(shù)量、人員等一切與工程相關的資料。如果在工程實施過程中存在詳細的記錄，能夠起到間接的監(jiān)督作用，使相關的實施人員可以發(fā)揮到最佳的工作狀態(tài)，從而為工程項目的保質(zhì)保量以及按期完成奠定堅實的基礎，這樣不僅可以按照相關要求完善工程資料，而且對工程實施及其進度又起到監(jiān)督作用，一舉雙得。

第三點，檔案資料以及最終的工程建筑是一個企業(yè)的成果準確記錄，更是企業(yè)在工程建設成果當中的重要表現(xiàn)。它不僅記錄了企業(yè)的工程技術人員技術操作的重要手段，而且記錄了企業(yè)在發(fā)展過程中取得的里程碑式的成果。是企業(yè)先進技術及經(jīng)驗和建設成果的直接載體。

三、如何加強城建檔案基礎管理工作

作為一名合格的工程資料員必須要了解、掌握施工工程各部分的質(zhì)量評定標準、驗收規(guī)范、安全規(guī)定等這是一個合格的工程資料員必備的素質(zhì)，通過學習可以增進資料員對電氣工程的施工工藝以及施工流程的了解與掌握，可以幫助資料員避免資料收方面的失誤。

（1）進行現(xiàn)代化的城建檔案管理

城市檔案管理現(xiàn)代化，是為促進現(xiàn)代化建設，變革傳統(tǒng)檔案管理過度到現(xiàn)代化檔案管理，現(xiàn)階段現(xiàn)代化管理的內(nèi)容包括有：檔案管理觀念現(xiàn)代化，檔案管理水平現(xiàn)代化，檔案管理裝備現(xiàn)代化，檔案管理人員現(xiàn)代化。城建檔案管理特點有：存儲量大，處理迅速，查閱方便等。

城建檔案現(xiàn)代化管理理念是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，沒有先進的檔案管理理念，即使有一流的檔案保管措施，還是不能解決檔案管理的落后性與檔案發(fā)展的先進性之間的問題。構建現(xiàn)代檔案管理體系，建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設，溫濕度控制，防火防盜報警，蟲霉防治，檔案裝具方面符合國家安全標準，以微縮，光盤等現(xiàn)代技術進行搶救，提高重要，珍貴的檔案保管質(zhì)量，轉(zhuǎn)好計算機運用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎建設，有條件的檔案館要建立局域網(wǎng)，向數(shù)字化檔案館、網(wǎng)上檔案館發(fā)展。

（2）城建檔案管理內(nèi)容的分類

一方水土，一方文化，不同地方，文化不用，那么城建檔案的內(nèi)容整理方向顯然是不同的。我國是泱泱大國，上下五千年的中華文化，各民族有各民族的特色文化。北方有北方的文化，南方有南方的文化，西北有西北的文化，有大山的文化，有水的文化等等。有大城市的建設經(jīng)驗，有小城鎮(zhèn)的特色保留等等。

城建檔案管理工作不應該一刀切，按照不同的內(nèi)容，不同的處理方式。比方說關于古鎮(zhèn)之類的檔案整理，應該以古鎮(zhèn)的特色文化為主進行整理。特色的古鎮(zhèn)是我們國家的一道亮麗的風景線，著名的古鎮(zhèn)有烏鎮(zhèn)，七寶古鎮(zhèn)等，古色古香的城鎮(zhèn)，帶給人們的回憶是無限的，既是旅游勝地，又是文化體驗的大本營，又可以向外展示我們國家的文化。

（3）城鎮(zhèn)檔案管理工作的人員素質(zhì)

城鎮(zhèn)建設最令人頭痛的事情是缺乏相應的設備和高素質(zhì)的工作人員。小欖鎮(zhèn)是配有專門的檔案管理人員，但是有的卻是兼職的，而且對于電腦的操作是極其不熟悉的，有的對于電腦操作是熟悉的，但是卻缺乏相關的文化水平，不知道如何整理方為是正確。所以對于管理人員提出的適當?shù)囊笫瞧炔豢纱?。加強城建檔案人員的業(yè)務培訓是必須的。城建檔案作為科技檔案的一個門類，除了與其他的科技檔案有某些相同的共同點之外，還有其特殊性，比如說城建檔案分類大綱，國家建設部門在1993年8月印發(fā)了《城市建設檔案分類大綱》，該分類大綱設有18個大類，102個屬類，使用于大中小城市，基本上是統(tǒng)一的，還有城建檔案案卷內(nèi)容的排序也有其自身的規(guī)律，鑒于有的城鎮(zhèn)檔案人員對于這些基本知識的不熟悉，所以展開適當?shù)臉I(yè)務培訓是必須的。

（4）城市的檔案管理工作的數(shù)字化建設

關于城市的檔案建設管理工作與城鎮(zhèn)管理業(yè)是有所不同的，城市的基礎設施配備和專門工作人員的管理等都是優(yōu)于城鎮(zhèn)的，但是城市檔案管理共工作要比城鎮(zhèn)更加繁瑣，因為城市化發(fā)展比較快，內(nèi)容復雜多變，講求的是速度，一旦停滯下來，將會失去很多東西。

針對城市的特點，建設數(shù)字城市檔案館是我們的理念，電子檔案是已經(jīng)成為大勢所趨。在網(wǎng)絡檔案的適時整理是保障，資源的更新是必須的。信息化社會里，數(shù)字化已經(jīng)是潮流，講求效率，講求速度。紙質(zhì)檔案曾經(jīng)是我們保存檔案的方式，但是現(xiàn)在已經(jīng)不可能成為收集檔案的主要方式了，因為紙質(zhì)檔案保存的時間以及安全性等方面都比較差。例如，地震一旦發(fā)生，檔案的損失是相當悲劇的。我國河北唐山發(fā)生7.8級大地震，汶川發(fā)生大地震，還有青海玉樹縣也發(fā)生大地震時，城建檔案遭遇到重大的損失甚至毀滅。此時紙質(zhì)檔案受損程度肯定大于電子檔案，流失的文化價值是無法估量的，所以建立電子檔案是主流，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理模式。

（5）圖書館和情報局的城建檔案管理

其中圖書館和情報局的檔案管理工作尤為重要，圖書館是一個城市文明發(fā)展的重要標志，圖書館的資源是社會共享資源，圖書館無疑就是個普及知識教育的好地方。城建檔案管理工作的強與弱體現(xiàn)在圖書館的資料保全情況以及資料的利用情況等方面。所以加強圖書館的檔案管理工作，既是基礎，又是關鍵。

情報局，是國家重要機關單位。情報局的檔案管理關鍵在于如何防止重要文件的泄露以及防止黑客的入侵。要正確處理好檔案信息公開與檔案保密的關系。

結語

城市的檔案管理工作對于工程建設施工而言十分重要，做好這項工作可以更好地為以后工程使用工作提供質(zhì)量管理依據(jù)，在未來的施工建設中工程建設的資料管理工作會越來越重要，所以要引起各方的高度重視，關注檔案資料管理工作的建設，使其得到不斷的提高與發(fā)展。

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