淺析供電企業(yè)檔案管理

黃賽男

【摘要】供電企業(yè)檔案是電力企業(yè)工作管理全過程的真實(shí)反映，是可以利用的寶貴資源。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電力檔案管理人員應(yīng)該全面加強(qiáng)對(duì)電力檔案的收集、整理以及開發(fā)利用，增強(qiáng)自身能力素質(zhì)，提高信息化管理水平，充分發(fā)揮電力檔案的寶貴價(jià)值，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，一點(diǎn)一滴做起，與進(jìn)俱進(jìn)，為本單位乃至整個(gè)電力行業(yè)提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，對(duì)電力檔案管理工作認(rèn)知，總結(jié)一些粗淺見解，以供借鑒參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；機(jī)制；業(yè)務(wù)素質(zhì)

前 言

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)工作全過程的真實(shí)歷史記錄和反映，是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細(xì)資料，對(duì)整個(gè)電力的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，如果電力檔案科學(xué)、規(guī)范、詳細(xì)、信息化程度高，就會(huì)對(duì)今后的電力運(yùn)營(yíng)與維護(hù)起到很好的促進(jìn)作用，反之，則會(huì)給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

一、要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供重要的信息資源作用，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。企業(yè)檔案充分體現(xiàn)了它的特殊的、不可替代的特性。所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要不斷提高對(duì)檔案工作重要地位的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃中，列入領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對(duì)檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。其次，領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案，我們檔案工作者首先就要根據(jù)電力系統(tǒng)檔案工作的特點(diǎn)，認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)電力部門的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，并結(jié)合自身實(shí)際情況制定和完善檔案工作的各項(xiàng)實(shí)施措施。使我們的檔案工作做到有章可循，有制可依，工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。再次，要加強(qiáng)檔案法制的建設(shè)。檔案法制建設(shè)是檔案管理的重要內(nèi)容，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障。要讓單位全體領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹國(guó)家《檔案法》，以增強(qiáng)他們的檔案法律意識(shí)和檔案法制觀念，明確檔案法規(guī)定每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)和應(yīng)享受的權(quán)利，懂得檔案法的基本條款，從而讓企業(yè)檔案工作在法治進(jìn)程中沿著健康有序，有條不紊地方向不斷前進(jìn)。

二、制定有效的檔案管理工作機(jī)制

檔案管理并不是單純檔案室的工作或者是檔案員的業(yè)務(wù)，而是整個(gè)企業(yè)和全體員工的事。它客觀真實(shí)地記錄著電力干部員工的德能軌跡和創(chuàng)業(yè)歷史，它是企業(yè)政務(wù)及管理重要的信息支持系統(tǒng)，與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，與每名員工密切相聯(lián)，全體員工應(yīng)該共同加強(qiáng)檔案工作，才能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，保持企業(yè)穩(wěn)定。因此，電力系統(tǒng)要按照檔案管理要求，制定好切合實(shí)際的檔案工作目標(biāo)和措施，把檔案工作納入系統(tǒng)有序的管理軌道，建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，所有部室參與，專職人員負(fù)責(zé)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職配合，部室和檔案室貫通，上下聯(lián)系，左右協(xié)調(diào)，縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，組織網(wǎng)絡(luò)人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《檔案法》《新世紀(jì)檔案管理與建設(shè)》《檔案微機(jī)化管理及其應(yīng)用》、《規(guī)范化管理》等檔案專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高資料管理水平。要建立健全電力檔案收集歸檔、整理保管、利用服務(wù)等各項(xiàng)規(guī)章制度，把檔案的建、管、用列入企業(yè)綜合目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，作為和諧企業(yè)建設(shè)、行風(fēng)建設(shè)、誠(chéng)信服務(wù)和電力政務(wù)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)，上下參與，齊抓共管，實(shí)現(xiàn)與重點(diǎn)工作同部署、同要求、同檢查、同考核、同獎(jiǎng)懲。

三、提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的企業(yè)基礎(chǔ)工作，檔案人員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，是保證檔案工作順利進(jìn)行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。所以檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)。對(duì)電力企業(yè)的檔案工作人員，企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常把他們送出去培訓(xùn)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也培訓(xùn)相關(guān)的計(jì)算機(jī)以及企業(yè)管理知識(shí)，讓他們既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又知道企業(yè)管理知識(shí)，更明白如

何運(yùn)用計(jì)算機(jī)去管理檔案。當(dāng)然，電力企業(yè)檔案工作者也應(yīng)主動(dòng)努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和修養(yǎng)，積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。同時(shí)也要利用業(yè)余時(shí)間去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，譬如：電力系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)、文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、傳播學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，切實(shí)提高自身的整體素質(zhì)和綜合能力，做到電力企業(yè)檔案分類、歸檔準(zhǔn)確、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)于檔案信息的開發(fā)和編研起到促進(jìn)和推波助瀾的作用。

四、配備必要的檔案設(shè)備設(shè)施

檔案改革的軟件具備了，它的硬件一樣是必不可少的條件，那就是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案現(xiàn)代化管理體制自然要配以現(xiàn)代化的設(shè)施?，F(xiàn)代社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，人們都借助網(wǎng)絡(luò)信息了解事物和解決問題。檔案管理工作也就必然要借助網(wǎng)絡(luò)向人們傳遞它的訊息，提供它的利用價(jià)值。從而原始的傳統(tǒng)的人工的檔案工作方式、方法已經(jīng)限制了檔案工作的發(fā)展，使檔案工作變得死氣沉沉，嚴(yán)重阻礙了電力企業(yè)的向前發(fā)展。取而代之的是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用，因而企業(yè)就要為檔案工作開發(fā)或購(gòu)買必要的檔案管理軟件，改造或新建檔案庫(kù)房，將鐵柜換成現(xiàn)代化的密集架，購(gòu)置現(xiàn)代化管理所需的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和數(shù)碼攝像機(jī)、光盤庫(kù)等。

五、采取有效措施，搞好檔案利用

在檔案信息利用時(shí)，嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，既要保證檔案信息實(shí)體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內(nèi)容不失密、不泄密。

㈠對(duì)紙質(zhì)檔案的控制檔案人員在借出和接收歸還紙質(zhì)檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，交接手續(xù)要清楚；檔案文件在沒有入庫(kù)前要進(jìn)行妥善保管；非檔案人員不允許進(jìn)入檔案庫(kù)房；對(duì)外提供借閱，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理手續(xù)；利用者未經(jīng)檔案人員允許，不準(zhǔn)私自抄錄、復(fù)印等。

㈡對(duì)電子檔案的控制維護(hù)電子檔案安全，是要確保檔案信息內(nèi)容的完整性、保密性、可用性，利用過程中，必須采取各種措施進(jìn)行控制。一是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的控制，電力企業(yè)現(xiàn)在辦公普遍使用的是協(xié)同辦公系統(tǒng)，在工作中要實(shí)行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，不能和Internet 交叉使用，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?；登陸協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)，要設(shè)置密碼；非涉密計(jì)算機(jī)不能使用涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；二是計(jì)算機(jī)要裝上“防火墻”防病毒軟件，并注重及時(shí)更新；三是檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案密級(jí)程度，確定借閱范圍，并要及時(shí)跟蹤催還；四是電子檔案庫(kù)房環(huán)境要符合溫度、濕度等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當(dāng)中，防止受磁場(chǎng)的干擾，電子檔案出入庫(kù)時(shí)要加強(qiáng)檢驗(yàn)鑒定。

結(jié) 語

總之，電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應(yīng)21世紀(jì)的時(shí)代要求，樹立與時(shí)俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的時(shí)代理念；全面加強(qiáng)對(duì)電力檔案的收集、整理、保護(hù)、開發(fā)與利用，不但要為電力事業(yè)的今后發(fā)展留下寶貴的檔案資料，還要增強(qiáng)自身素質(zhì)，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的寶貴價(jià)值，積極為本單位乃至整個(gè)電力行業(yè)提供多渠道、全方位、高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為我國(guó)電力事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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