高職院校教學(xué)檔案歸檔的思考

周宗相

【摘 要】高職院校教學(xué)檔案的歸檔具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、科學(xué)性。要保證歸檔的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，就必須了解如何進(jìn)行歸檔收集與鑒定。本文闡述了教學(xué)檔案歸檔的幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】高職院校；教學(xué)檔案；歸檔；思考

近幾年以來(lái)，我國(guó)的教育發(fā)展取得了舉世矚目的成就。隨著高職院校教育教學(xué)不斷深入的改革，辦學(xué)層次的多種形式化和教育活動(dòng)領(lǐng)域的延伸，專(zhuān)業(yè)建設(shè)的加強(qiáng)，科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案在教育教學(xué)、科學(xué)研究和信息查證查閱中發(fā)揮的重要作用，同時(shí)，也產(chǎn)生了許多新型的內(nèi)容。為了確保教學(xué)檔案歸檔的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性這一生命線，歸檔顯得及其重要。

1 教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程形成的、具有考察和參考價(jià)值并經(jīng)過(guò)歸檔整理的多種載體的文件資料。是反映高職院校學(xué)術(shù)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要材料。其內(nèi)容歸檔主要包括以下十二個(gè)方面的文件材料：

1.1 教學(xué)管理歸檔綜合材料

主要包括上級(jí)下達(dá)的教學(xué)工作方面的規(guī)劃、指示、規(guī)定，辦法，學(xué)校制訂的各項(xiàng)教學(xué)文件和教學(xué)規(guī)章制度。

1.2 招生歸檔文件材料

主要包括上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料，學(xué)校的招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃、合同及新生錄取材料及新生名單。委培，代培，自費(fèi)生招生計(jì)劃、宣傳、工作總結(jié)、合同、新生名單，以及單獨(dú)招生形成的各種文件材料等。

1.3 教學(xué)運(yùn)行歸檔文件材料

主要包括校歷表、教學(xué)運(yùn)行表、總課程表等。

1.4 教學(xué)計(jì)劃和質(zhì)量歸檔文件材料

主要包括學(xué)校各專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案，課程建設(shè)，教學(xué)大綱、改革方案和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，典型教案，重要備課、檢查記錄，教師情況調(diào)查表，電子課件教育中的錄音、錄像磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)，各系各專(zhuān)業(yè)課程試題庫(kù)、試卷分析材料等。

1.5 實(shí)踐教學(xué)歸檔文件材料

主要包括實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)（室）的規(guī)劃、論證、建設(shè)材料，教學(xué)實(shí)習(xí)，生產(chǎn)實(shí)習(xí)的計(jì)劃、大綱、總結(jié)，實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、教案、結(jié)果鑒定，有代表性的報(bào)告等。

1.6 學(xué)科建設(shè)歸檔文件材料

主要包括上級(jí)有關(guān)學(xué)校學(xué)科、專(zhuān)業(yè)設(shè)置文件材料，有關(guān)專(zhuān)業(yè)、評(píng)估、申報(bào)、審批材料，重點(diǎn)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)建設(shè)材料，計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)材料等。

1.7 教材歸檔文件材料

主要包括自編、主編、主審教材的正本，補(bǔ)充教材，自編、主編教學(xué)、課程設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)，試題集和答案以及各專(zhuān)業(yè)教材使用目錄。

1.8 師資管理歸檔文件材料

主要包括教師教學(xué)、業(yè)務(wù)考核材料，培訓(xùn)的計(jì)劃、考核、總結(jié)、學(xué)習(xí)成績(jī)等文件材料。

1.9 學(xué)籍管理歸檔文件材料

主要包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊(cè)，學(xué)生學(xué)籍變更（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）材料及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。

1.10 就業(yè)指導(dǎo)中心工作歸檔文件材料

主要包括上級(jí)有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料，大學(xué)生就業(yè)工作規(guī)章制度、畢業(yè)生工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、總結(jié)、重要統(tǒng)計(jì)，畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊(cè)，畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等。

1.11 高職院校兼辦有成人教育的學(xué)校材料

主要包括上級(jí)關(guān)于成教工作的文件、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料，規(guī)劃、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告，學(xué)校制訂的各項(xiàng)教學(xué)文件和教學(xué)規(guī)章制度。

1.12 畢業(yè)歸檔文件材料

主要包括上級(jí)有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料，畢業(yè)生工作計(jì)劃、分配方案、總結(jié)、派遣證和畢業(yè)證書(shū)存根，思想品德表、畢業(yè)生登記表等材料。

2 教學(xué)檔案歸檔的收集

收集是教學(xué)檔案工作的起源，是整個(gè)歸檔基礎(chǔ)。只要做好教學(xué)文件資料的收集工作，就能確保歸檔的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

2.1 教學(xué)歸檔的特點(diǎn)

歸檔與其它檔案歸檔一樣，具有“自然形成”、“歷史記載”、“利用價(jià)值”的一般規(guī)律性。具體體現(xiàn)在：

2.1.1 教學(xué)活動(dòng)的記載者具有成套性

從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的整個(gè)循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了招生，教師教學(xué)，學(xué)習(xí)成績(jī)材料，畢業(yè)設(shè)計(jì)或論文、教學(xué)總結(jié)材料等，這些歸檔材料都有一定的程序銜接、互相制約的內(nèi)容在關(guān)系。

2.1.2 時(shí)間周期性

歸檔的周期性分別表現(xiàn)出學(xué)期、學(xué)年，學(xué)制周期。教學(xué)檔案歸檔一般不采用公元年度，而采用教學(xué)、學(xué)制年度。各階段既界限分明，有緊密銜接，具有完整循環(huán)的周期。

2.1.3 來(lái)源分散性

歸檔是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而由來(lái)的。教學(xué)文件有的來(lái)源于教務(wù)、學(xué)生等教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，有的來(lái)源于系、部、室等教學(xué)單位，有的來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。有的分散在各個(gè)相關(guān)部門(mén)和教師與輔導(dǎo)員個(gè)人手中。這些都給歸檔的增加了難度。

2.2 加強(qiáng)檔案歸檔的法制建設(shè)

“依法治檔”是做好歸檔收集工作的關(guān)鍵性。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列法律、法規(guī)的制定，歸檔工作的每個(gè)方面、每個(gè)環(huán)節(jié)、協(xié)調(diào)檔案事務(wù)中各種關(guān)系，都已有了基本的法律依據(jù)。除大力宣傳、貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《檔案管理辦法》，提高全校師生員工的歸檔意識(shí)和法制觀念外，還必須根據(jù)教學(xué)的特點(diǎn)制定出相應(yīng)的管理辦法，確保歸檔制度、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化，方便收集和接收歸檔。同時(shí)，要定期開(kāi)展歸檔執(zhí)法檢查，對(duì)先進(jìn)單位和個(gè)人應(yīng)予以表彰，對(duì)存在問(wèn)題要限期整改，對(duì)問(wèn)題嚴(yán)重的要通報(bào)批評(píng)，責(zé)令整正，對(duì)違法的要追究法律責(zé)任，從而有力地推進(jìn)歸檔的“依法治檔”程序。

2.3 把握歸檔收集時(shí)間

從教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以分析，教學(xué)文件材料的形成，是以教學(xué)年度與學(xué)制年度形成的周期性。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，可選定在每年的10月前后為宜。因?yàn)樯弦粚W(xué)年度已結(jié)束幾個(gè)月，立卷準(zhǔn)備工作基本完成，特別是它處于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備和期末考試這兩個(gè)緊張工作時(shí)期的中間，時(shí)間比較充足。

3 教學(xué)檔案歸檔的鑒定

歸檔鑒定就是歸檔工作者按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理，才能把有查考利用價(jià)值的文件材料根據(jù)教學(xué)歸檔范圍和保管期限進(jìn)行系統(tǒng)整理，把零碎的教學(xué)文件編組在一起，形成一個(gè)文件數(shù)量不等的綜合體案卷。

3.1 教學(xué)檔案歸檔鑒定的內(nèi)容

結(jié)合本校教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的具體情況及它們的使用價(jià)值，參照國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)歸檔管理規(guī)定，應(yīng)制定本校的歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定時(shí)收集各類(lèi)歸檔材料并進(jìn)行整理鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須齊全。如歸檔的教學(xué)計(jì)劃、大綱應(yīng)當(dāng)有主管領(lǐng)導(dǎo)簽名，以表明是執(zhí)行文件。成績(jī)單要有教師簽字確認(rèn)。對(duì)歸檔文件要分別確定保管期限，有研究和史料價(jià)值可定為永久，有證據(jù)價(jià)值一般定為長(zhǎng)期，其它根據(jù)時(shí)效定為長(zhǎng)期或短期。

3.2 教學(xué)檔案歸檔鑒定的程序

3.2.1 歸檔的初期鑒定

初期鑒定是非常重要、最基本的步驟，它直接關(guān)系著答卷的質(zhì)量，一般結(jié)合立卷進(jìn)行，是由文件形成、使用與管理部門(mén)負(fù)責(zé)。確定“歸檔”和“不歸檔”，確定文件密級(jí)與使用范圍，確保完整、真實(shí)和記載質(zhì)量。歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作過(guò)程中，特別是教學(xué)實(shí)踐每個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的文件材料。對(duì)于上級(jí)普發(fā)的文件，有關(guān)教學(xué)未定稿的文件、重復(fù)的文件、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性的文件等，可以作為自行暫存的材料。

3.2.2 歸檔的后期鑒定

后續(xù)期定主要為對(duì)初始鑒定的結(jié)果進(jìn)行調(diào)整和對(duì)保管期限已滿的歸檔文件進(jìn)行銷(xiāo)毀前的再次鑒定。這項(xiàng)工作需要根據(jù)鑒定規(guī)定有組織的專(zhuān)門(mén)進(jìn)行。從事教學(xué)檔案的價(jià)值和社會(huì)需要作想，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，判定檔案價(jià)值，確定檔案的保存銷(xiāo)毀和保管期限。凡是涉及重大活動(dòng)，能反映基本職能活動(dòng)和歷史面目，對(duì)今后工作查考利用具有重要依據(jù)參考作用的，并對(duì)將來(lái)的歷史、科學(xué)研究具有史料價(jià)值的均應(yīng)確定為永久保存。凡涉及一般性工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的應(yīng)確定為長(zhǎng)期。涉及到較具體的一般工作活動(dòng)，在短期時(shí)間內(nèi)有查考作用價(jià)值的檔案確定為短期。

3.2.3 歸檔的淘汰鑒定

教學(xué)文件材料大部分有一定時(shí)效，每年又有不斷產(chǎn)生的新材料，因此要定期對(duì)歸檔進(jìn)行淘汰性鑒定。這項(xiàng)工作采取三結(jié)合鑒定的形式，由主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理人員和檔案人員組成。先從整體上對(duì)某項(xiàng)目歸檔確定去留，然后對(duì)不準(zhǔn)備保存的項(xiàng)目材料直接鑒定，一般采取選樣保留或主件保留的方法，繼續(xù)保存其中的部分材料。例如，短期保管的培訓(xùn)班材料可將其中的學(xué)員名單，成績(jī)登記表，結(jié)業(yè)照，通訊錄，招生簡(jiǎn)章留下，它們有歷史查考價(jià)值。早年的各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、大綱，如果數(shù)量很大，可以選樣保存。對(duì)于證據(jù)性材料如畢業(yè)成績(jī)登記表，即使年代久遠(yuǎn)，也宜長(zhǎng)留。凡是剔除銷(xiāo)毀材料要經(jīng)銷(xiāo)毀成員確定，確無(wú)使用價(jià)值，經(jīng)過(guò)審核批準(zhǔn)，方可列入銷(xiāo)毀。

綜上所述，盡管歸檔內(nèi)容十分龐大復(fù)雜，只要有規(guī)律、特點(diǎn)和制度建設(shè)入手，就能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地收集到教學(xué)文件材料：只要用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)對(duì)歸檔進(jìn)行鑒定，就能真正地判斷確定歸檔的價(jià)值，使歸檔更好地為教學(xué)、科學(xué)研究、參考價(jià)值和信息查證服務(wù)。更能為歸檔奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。

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[責(zé)任編輯：湯靜]