淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新

張桂花

【摘要】為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作亟待創(chuàng)新。首先要更新檔案管理人員的思想觀念，轉(zhuǎn)化意識(shí)；要根據(jù)檔案分類的變化，創(chuàng)新管理的方式；還要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)方式，加強(qiáng)針對(duì)性；建立新的長(zhǎng)效檔案管理機(jī)制，為檔案管理發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；觀念；機(jī)制策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A： 文章編號(hào)：1006-0278（2014）05-229-01

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然，是我們適應(yīng)新形勢(shì)，認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開(kāi)放性的必然要求。新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理方式和服務(wù)機(jī)制，既要求廣大檔案工作者在思想上高度重視，又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索，積極創(chuàng)新，這樣才能提高服務(wù)質(zhì)量和工作績(jī)效。

一、更新管理人員的思想觀念。

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但一般情況下各種信息是比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門(mén)義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過(guò)程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個(gè)問(wèn)題。所以，必須改變過(guò)去檔案工作無(wú)所作為的思想，強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、創(chuàng)新檔案管理方式

檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。同時(shí)，隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新，最為突出的特點(diǎn)是檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。進(jìn)行檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象，脫離實(shí)體便于作深層次加工、貯存，才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

三、創(chuàng)新檔案服務(wù)的方式

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握二個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過(guò)去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

四、創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

1.擴(kuò)大信息源，加大對(duì)農(nóng)業(yè)科技、城市化建設(shè)、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案及相關(guān)信息的收集力度，為增強(qiáng)、擴(kuò)展服務(wù)功能提供保障。2.加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上的信息會(huì)越來(lái)越豐富，需要館藏特色檔案增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。認(rèn)真做好重大活動(dòng)檔案的收集整理，并積極向社會(huì)開(kāi)放，為我縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。3.加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，為廣大群眾提供科學(xué)快捷方便服務(wù)平臺(tái)。4.整合各類民生檔案資源，推進(jìn)民生領(lǐng)域檔案規(guī)范化建設(shè)，建立民生檔案利用體系，加強(qiáng)民生檔案開(kāi)發(fā)利用。要以“關(guān)注民生，服務(wù)民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開(kāi)展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務(wù)，為利用者提供可靠真實(shí)檔案信息依據(jù)，為政府科學(xué)決策和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定提供有力幫助，更為構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮巨大的作用。

只有不斷的創(chuàng)新，我們的檔案事業(yè)才能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求；只有不斷的創(chuàng)新，我們的檔案事業(yè)才能不斷的向前發(fā)展。創(chuàng)新之路艱巨而漫長(zhǎng)，這就要求檔案工作者要有科學(xué)的態(tài)度，實(shí)事求是的精神，不斷的探索，不斷的實(shí)踐，推動(dòng)檔案工作向更高層次邁進(jìn)。