試論Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用

摘 要：作為日常辦公必不可少的文字編輯工具，Word軟件的使用是辦公人員的必備技能。在辦公中使用Word軟件的意義非凡，除了用到它的一些常用功能之外，還有許多應(yīng)用上的小技巧，因此，本文將對Word軟件在日常辦公中的靈活應(yīng)用進行論述。

關(guān)鍵詞：Word軟件；日常辦公；應(yīng)用

中圖分類號：TP391.12

通過使用Word軟件，辦公工作人員不僅可以創(chuàng)建出具有專業(yè)水平的文檔，還可以協(xié)同他人在任何地點實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，雖然Word軟件非常簡單易學，很多的辦公室工作人員都已經(jīng)比較熟悉Word軟件的基本操作，但是關(guān)于Word軟件還有許多的應(yīng)用小技巧，可以使得辦公工作人員更輕松、便捷地使用Word軟件，以下將對此展開論述。

1 文檔處理技巧

首先，在使用Word軟件時經(jīng)常會需要同時打開多個文檔進行集中編輯或者瀏覽，此處可供選擇方法如下：（1）在Word軟件沒啟動的時候，在資源管理器中將要打開的多個文檔進行選定，如果要打開的文件之間是連續(xù)的，可以通過在按下Shift鍵的同時用鼠標進行選定，如果不是連續(xù)的，可以在按下ctrl鍵的同時通過鼠標進行文檔選定，選定好要打開的文檔之后就按下回車鍵，則可以讓Word軟件將所選的文檔同時打開；（2）在Word軟件已經(jīng)啟動的時候，則可以直接單擊“打開”按鈕，在彈出的對話框中一一選擇所要打開的文件即可。

其次，是關(guān)于如何在多文檔之間進行切換的方法，因為Word軟件編輯界面中通常只有一個文檔，而且如果打開了的文檔太多，在Word軟件中的任務(wù)欄由于長度有限也是無法全部顯示出來的，所以除了直接通過任務(wù)欄來切換文檔的方法之外，還有：（1）單擊“窗口”菜單，在出現(xiàn)的選擇欄下方會顯示出已打開的文檔名，其中正在編輯的文檔前會打?qū)?，可以對其它文檔進行單擊，即可完成切換；（2）在當前編輯窗口中直接按下組合鍵ctrl+shift+f6可以從當前編輯的文檔切換到下一個文檔，或者按下組合鍵ctrl+f6使當前文檔直接切換到上一個文檔。

然后，在Word軟件中難免會遇到同時關(guān)閉多個文檔的時候，此時通?？稍诎聪聅hift鍵的同時單擊菜單中的文件選項，里面的命令已經(jīng)變成了“全部關(guān)閉”或者“全部保存”的兩個選項，根據(jù)自己的實際需要進行選擇即可。如果并不是想對文件進行全部關(guān)閉或者全部保存的執(zhí)行命令的話，可以在按下ctrl鍵的同時直接單擊任務(wù)欄上想要執(zhí)行關(guān)閉命令的文檔，當點擊的圖標都顯示成為凹下的狀態(tài)之后，對其再進行單擊鼠標右鍵，選擇“關(guān)閉組”即可將關(guān)閉所選的文檔。

接著，對同一文檔的某個部分常常要執(zhí)行局部的操作，因此應(yīng)該先對所需部分進行直接定位，將其顯示出來在執(zhí)行對應(yīng)操作，通?？梢裕海?）通過不同的窗口來把所需的同一文檔的不同部分顯示出來，先在已打開文檔的前提下單擊“窗口”菜單，選擇“新建窗口”命令，出現(xiàn)已打開文檔的副本，通過對這兩個文檔窗口的調(diào)整，比如窗口切換和窗口滾動方法等，即可實現(xiàn)對同一文檔不同部分顯示的效果；（2）也可以通過同一窗口的子窗口來對同一文檔的不同部分進行顯示，先單擊“窗口”菜單，選擇“拆分”選項，鼠標會變成橫線形式，通過對鼠標的移動來對當前文檔窗口進行拆分，之后得到的兩個子窗口是相互獨立，處于激活狀態(tài)，可以對其執(zhí)行對應(yīng)操作。

此外，可以對某些默認為自動添加的項目符號或者編號進行永久取消，比如換行時在行首自動添加的編號或者項目符號，取消這種設(shè)置的方法是：（1）在每次編輯文檔的時候，單擊“格式”菜單，選擇“項目符號和編號”選項，對其執(zhí)行取消操作；（2）一次性取消項目符號和編號可以先單擊“格式”菜單，選擇“自動套用格式”，在彈出的對話框里面選擇“選項”，然后再點擊“自動更正”，在“自動套用格式”選項中去掉“自動符號和編號”前的對勾，接下來在“自動更正”的對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項，在彈出對話框中去掉“自動項目符號列表”和“自動編號列表”前的對勾，最后點擊“確定”按鈕。

最后，可以關(guān)閉拼寫檢查，避免文檔中出現(xiàn)彩色波浪線引起的文檔不美觀現(xiàn)象，先單擊“工具”菜單，選擇“選項”，在彈出的對話框中選擇“拼寫和語法”選項，再點擊“拼寫”，去掉“鍵入時檢查拼寫”復選框錢的對勾即可。

2 受損文檔恢復

在文檔編輯中難免遇到一些緊急突發(fā)情況導致文檔無法進行保存，比如斷電、死機、程序無法響應(yīng)操作等，為了避免由于文件受損所引起的損失，通?？梢圆捎靡韵路椒▉砘謴褪軗p文件。

2.1 自動恢復Word文檔。一般在文檔受損之后，可以重啟計算機，直接打開Word軟件，系統(tǒng)會對受損文件是否進行自動恢復跳出對話，可以選擇自動保存項目，則系統(tǒng)開始執(zhí)行受損文件的修復?；蛘咭部梢栽O(shè)置自動保存時間，來提高受損文件自動恢復的有效性，先單擊“工具”菜單，選擇“選項”，在彈出的對話框中的保存中勾選“自動保存時間間隔”和“允許后臺保存”這兩個選項，并設(shè)置合理的時間間隔，最后單擊“確定”即可。當然也可以在日常文檔編輯的時候及時按下組合鍵ctrl+s來保存文檔，提高文檔的編輯效率。

2.2 恢復文檔。除了Word軟件中的自動恢復之外，還可以使用對應(yīng)的轉(zhuǎn)載器來實現(xiàn)文本恢復。先單擊“工具”菜單，選擇“選項”中的“常規(guī)”菜單，勾選上面的“打開時確認轉(zhuǎn)換”選項，接著回到界面，單擊“打開”菜單，在彈出的對話框中點擊“查找范圍”，選擇文檔的保存路徑，然后點擊“文件類型”，選中其中的“從任意文件中恢復文本”選項同時，勾選要打開的文檔，執(zhí)行打開操作即可恢復文本內(nèi)容。

3 用數(shù)字化方式調(diào)整對象

3.1 調(diào)整圖片屬性。在圖片導入之后，雙擊選中對象，在彈出的對話框中選擇“大小”選項，使用相應(yīng)的輸入欄來進行微調(diào)圖片的大小，若插入的是自選圖片，應(yīng)當雙擊圖片后，在彈出的對話框中選擇“大小”選項進行圖片調(diào)整。如果是要進行圖片裁剪，則應(yīng)當單擊“圖片”選項，可以從四個方向?qū)崿F(xiàn)對圖片的裁剪。

3.2 調(diào)整文本縮進。粗略調(diào)整文本縮進的辦法是將水平標尺上的標記拖到指定位置即可，較為精細的調(diào)整方法是先單擊“格式”菜單，選擇“段落”選項，在彈出的對話框中選擇“縮進和間距”選項，在要改動的項目后面輸入需要的數(shù)值即可。當然還可以按下Alt按鍵的同時拖動水平標尺到一定的縮進標記，由標尺所顯示的數(shù)字進行精確調(diào)整。

3.3 調(diào)整表格屬性。對插入表格的位置、行高以及列寬的調(diào)整方法先是選中表格，點擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項，在隨后的對話框中依次選擇“表格”、“行”、“列”選項，單擊“指定寬度”，在其對應(yīng)的輸入框中輸入對應(yīng)數(shù)字即可對表格的多種屬性實現(xiàn)數(shù)字化調(diào)整了。當然我們也可以對表格與周圍文字之間的距離進行數(shù)字化調(diào)整，先單擊“表格”選項卡，在“文字環(huán)繞”中選擇“環(huán)繞”，點擊其右側(cè)的“定位”按鍵，在彈出的對話框中即可設(shè)定表格與周圍文字之間的距離。

3.4 調(diào)整單元格文本與邊框距離。如果不需要使用Word軟件中默認的單元格中文本與邊框設(shè)置，可以對其進行調(diào)整，先選中要調(diào)整距離的單元格，打開“表格屬性”對話框，選擇“單元格”選項，然后單擊“選項”按鈕，在彈出來的對話框中去掉“與整張表格相同”復選框錢的對勾，結(jié)合下方的輸入框以及微調(diào)按鈕來實現(xiàn)單元格中的文本與邊框距離。

4 結(jié)束語

綜上，掌握了Word軟件中的常用功能會使日常辦公變的更便捷，如果對Word軟件更多的使用技巧都能熟練掌握以及運用的話，不僅可以有效地避免了文檔數(shù)據(jù)受損以及數(shù)據(jù)丟失，保證文檔編輯的安全性和、準確性和高效性，辦公工作人員無疑會在之后的辦公事務(wù)中明顯地提高自己日常工作的質(zhì)量和效率，一定程度上促進公司的發(fā)展。

參考文獻：

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作者簡介：白曉（1982.02-），男，山西太原人，本科，助講，研究方向：計算機軟件。

作者單位：湖北工業(yè)大學理學院，武漢 430068