解析工程項(xiàng)目合約商務(wù)管理的重要性

劉慧

中建三局裝飾有限公司

摘要：如何提高工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益是施工企業(yè)的關(guān)鍵。本文通過(guò)分析合約商務(wù)管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)中極易出現(xiàn)的現(xiàn)問(wèn)題及原因，說(shuō)明了重視合約商務(wù)管理，是工程項(xiàng)目獲得經(jīng)濟(jì)效益的前提和基礎(chǔ)，提出了從投標(biāo)、合同談判、施工方案的優(yōu)化、工程變更的申報(bào)、分包結(jié)算等方面狠抓商務(wù)合約管理提高經(jīng)濟(jì)效益的各種具體方法和措施。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；合約商務(wù)管理經(jīng)濟(jì)效益風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1 引言

從客觀上講，當(dāng)前工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益普遍偏低的原因，主要是由于市場(chǎng)和宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境嚴(yán)峻所導(dǎo)致，企圖在短時(shí)間內(nèi)改善這外部影響是不現(xiàn)實(shí)的。只有通過(guò)加強(qiáng)工程項(xiàng)目管理，狠抓合約商務(wù)管理，規(guī)避項(xiàng)目管理過(guò)程中各種風(fēng)險(xiǎn)，采取合理有效的措施，確保工程造價(jià)管理落到細(xì)處和實(shí)處，才能全面提高施工企業(yè)的利潤(rùn)目標(biāo)。

2合約商務(wù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

2.1投標(biāo)階段

近幾年，建筑工程項(xiàng)目投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)比較激烈，為了獲得項(xiàng)目，一些施工企業(yè)互相壓價(jià)，壓工期，而建設(shè)單位又一味的追求造價(jià)低，誰(shuí)的報(bào)價(jià)低誰(shuí)中標(biāo)，因而形成低價(jià)中標(biāo)的普遍局面，即使能夠中標(biāo)，也很難保證工程可獲得盈利。因此，在投標(biāo)階段，不僅要考慮是否能夠中標(biāo)，同時(shí)更應(yīng)該進(jìn)行準(zhǔn)確的成本分析，分析工程風(fēng)險(xiǎn)，采取不平衡報(bào)價(jià)等有效投標(biāo)技術(shù)，確定低價(jià)中標(biāo)后，保證項(xiàng)目尚有預(yù)期的利潤(rùn)空間。

2.2合同談判和簽訂階段

工程項(xiàng)目中標(biāo)之后，合同的談判和簽訂直接影響項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。尤其要針對(duì)固定價(jià)格合同中的工程量清單單價(jià)組成進(jìn)行分析，看是否有利于項(xiàng)目管理過(guò)程中的變更計(jì)價(jià)。往往，有些施工合同中，投標(biāo)圖紙與合同圖紙不一致，承包范圍與招標(biāo)和報(bào)價(jià)范圍有出入等，為施工企業(yè)造成了不可彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。

2.3合同履行階段

在項(xiàng)目管理過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)材料供應(yīng)和租賃機(jī)械延遲，儲(chǔ)備不合理，臨設(shè)場(chǎng)地規(guī)劃不合理，便道體量大，征地拆遷不到位，意外事件估計(jì)不足，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員配備不齊全，施工方案不合理，合作協(xié)調(diào)機(jī)制不完善等，在由于建筑市場(chǎng)人、材、機(jī)價(jià)格不斷上漲的環(huán)境下導(dǎo)致施工成本的猛增，嚴(yán)重制約了項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的提高。

2.4變更和索賠

項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)工程風(fēng)險(xiǎn)管理、索賠管理不夠重視，缺乏根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工的客觀環(huán)境，實(shí)施“雙優(yōu)”的意識(shí)，片面地認(rèn)為索賠不利于與業(yè)主的合作，不敢索賠。至為重要的是，經(jīng)理部對(duì)工程索賠的程序、方法、和策略研究不夠，加上管理基礎(chǔ)工作薄弱，缺乏索賠所必需的證據(jù)，因而不會(huì)索賠，導(dǎo)致許多應(yīng)得的收益白白的流失。

2.4分包分供工程結(jié)算

有些承包商維權(quán)意識(shí)淡薄，合同管理分散，簽約權(quán)不集中，審批流程不完善，導(dǎo)致合同漏洞或陷阱難以事前發(fā)覺(jué)。有些分包施工合同，與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際脫節(jié)，分包工程范圍和單價(jià)不明確，工程結(jié)算沒(méi)有依托，同時(shí)分包隊(duì)伍總想在工程量結(jié)算上能夠從項(xiàng)目經(jīng)理部多拿點(diǎn)，多要點(diǎn)，在項(xiàng)目經(jīng)理部平時(shí)的工程簽證單不完善情況下，導(dǎo)致分包結(jié)算確定舉步維艱。即使結(jié)算談完了，依舊造成項(xiàng)目經(jīng)理部利潤(rùn)的流失。

3合約商務(wù)管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)中需要采取的應(yīng)對(duì)措施

3.1加強(qiáng)定額與預(yù)算管理

加強(qiáng)定額與預(yù)算控制是控制項(xiàng)目成本的有效途徑之一，是項(xiàng)目經(jīng)理部降低成本的一項(xiàng)重要管理體制，項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)及時(shí)向企業(yè)反映各種定額費(fèi)用的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)能及時(shí)建立和健全企業(yè)內(nèi)部估價(jià)信息庫(kù)或企業(yè)定額并貫徹下來(lái)，通過(guò)定額控制各種費(fèi)用支出。

3.2投標(biāo)階段應(yīng)對(duì)措施

充分了解潛在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的實(shí)力情況，調(diào)查項(xiàng)目所在地的自然條件、社會(huì)環(huán)境、勞務(wù)資源和原材料儲(chǔ)備情況等各個(gè)方面，同時(shí)積極與建設(shè)單位及相關(guān)方接洽，審查商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、施組方案和綜合投標(biāo)文件，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部估價(jià)信息庫(kù)或企業(yè)定額，制定切實(shí)可行的投標(biāo)策劃方案，做好施工成本測(cè)算，在能夠中標(biāo)的前提下，使投標(biāo)報(bào)價(jià)擁有一定的利潤(rùn)空間，或?yàn)橹袠?biāo)后在項(xiàng)目管理過(guò)程中獲取利潤(rùn)創(chuàng)造條件，埋下伏筆?？梢圆扇〔黄胶鈭?bào)價(jià)法，即在工程項(xiàng)目投標(biāo)總價(jià)確定后，根據(jù)招標(biāo)文件的付款條件，合理地調(diào)整投標(biāo)文件中子項(xiàng)目的報(bào)價(jià)，在不抬高總價(jià)以免影響中標(biāo)（商務(wù)得分）的前提下，實(shí)施項(xiàng)目能夠盡早、更多地結(jié)算工程款，從而贏得更多利潤(rùn)。另一方面，投標(biāo)人員在投標(biāo)報(bào)價(jià)過(guò)程中要做好備忘錄，將清單漏重項(xiàng)、漏重量、清單特征描述不完善等問(wèn)題和不平衡報(bào)價(jià)等報(bào)價(jià)情況以及合同談判時(shí)的要點(diǎn)記錄在案，為將來(lái)施工中的變更、簽證、索賠、價(jià)款調(diào)整和結(jié)算打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3合同談判及簽訂階段的應(yīng)對(duì)措施

詳細(xì)核對(duì)合同組成文件與投標(biāo)報(bào)價(jià)所依據(jù)文件的符合程度、合同清單與報(bào)價(jià)清單的符合程度，研究合同對(duì)方的內(nèi)部管理制度，評(píng)價(jià)承包方執(zhí)行的可行性與難度，在核對(duì)好合同清單與報(bào)價(jià)清單相符合的前提下，確保報(bào)價(jià)清單列入合同附件，并與合同一并裝訂。如有調(diào)整投標(biāo)報(bào)價(jià)的機(jī)會(huì)，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，根據(jù)工程量大小，調(diào)整單價(jià)清單，為工程變更做好鋪墊。

3.4合同履約階段的應(yīng)對(duì)措施

3.4.1項(xiàng)目中標(biāo)后，研究發(fā)包方未能履行合同義務(wù)對(duì)承包方影響的補(bǔ)償和承包方無(wú)責(zé)任延期開(kāi)工的可能性，著手進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備，但不宜過(guò)多投入。同時(shí)，按照合同約定向發(fā)包方索取并保留開(kāi)工指令，如發(fā)生延期下達(dá)，留好書(shū)面的證據(jù)。

3.4.2對(duì)報(bào)價(jià)偏低、價(jià)格上漲過(guò)大或采購(gòu)困難成本過(guò)高的設(shè)法通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到變更材料的目的。

3.4.3分析合同包干價(jià)組成，找出合同已明確可以對(duì)包干價(jià)進(jìn)行調(diào)整的“開(kāi)口”項(xiàng)目，對(duì)可調(diào)整部分指定調(diào)整計(jì)劃或進(jìn)行成本分析策劃，收集并跟蹤調(diào)整策劃，總結(jié)利弊及可行性，使可調(diào)部分利益最大化。

3.4.4項(xiàng)目部應(yīng)了解投標(biāo)商務(wù)組價(jià)依據(jù)，收集造價(jià)可變因素，如：設(shè)計(jì)變更，工藝變更，實(shí)際施工與投標(biāo)要求以及合同清單項(xiàng)不完全相符的因素，特別是要在除結(jié)構(gòu)外其他工序上，將表面上不調(diào)整因素變?yōu)榭烧{(diào)整因素，并制定策劃方案。

3.4.5及時(shí)捕捉隱性變更機(jī)會(huì)，納入適合調(diào)整的渠道，讓其調(diào)整與合同相匹配。

3.4.6對(duì)于有利于工程經(jīng)濟(jì)和進(jìn)度的新工藝、新技術(shù)、新材料要積極與業(yè)主或建立協(xié)商采用，優(yōu)化方案，制定措施，降低成本。

3.4.7材料的管控。實(shí)行限額領(lǐng)料，現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)，節(jié)超考核，建立臺(tái)賬。合理規(guī)劃材料堆場(chǎng)，杜絕材料二次倒運(yùn)，合理配備機(jī)械，制定機(jī)械配置方案。

3.5加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)處理和索賠

3.5.1風(fēng)險(xiǎn)在工程管理過(guò)程中無(wú)處不在，它會(huì)造成工程項(xiàng)目實(shí)施的失控現(xiàn)象，如工期拖延，成本增加和計(jì)劃修改等，最終導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益的降低。因此，在總包合同中就應(yīng)約定承包方的索賠權(quán)，或合同實(shí)施過(guò)程中表現(xiàn)出良好的履約能力，獲得發(fā)包方的認(rèn)可，進(jìn)而通過(guò)其它形式達(dá)到變更和索賠的目的，并書(shū)面固定下來(lái)。

3.5.2嚴(yán)格按照合同約定的時(shí)間、程序和要求遞交變更簽證文件或索賠報(bào)告，內(nèi)容必須具體、明確，附帶現(xiàn)場(chǎng)照片，工程過(guò)程資料等有力證據(jù)，為變更簽證或索賠做好鋪墊。

3.5.3確保合同有約定，并保證索賠事件事實(shí)認(rèn)可簽認(rèn)人簽字有效。

3.5.4單項(xiàng)變更簽證或索賠有額度限制的情形下，將可以關(guān)聯(lián)的變更簽證或索賠事項(xiàng)整合到一起，從而減少審批程序。

3.5.5與發(fā)包方現(xiàn)場(chǎng)工程師、監(jiān)理等建立良好的關(guān)系，凡事協(xié)商，據(jù)理力爭(zhēng)。

3.6分包分供方結(jié)算采取的應(yīng)對(duì)措施

3.6.1在隊(duì)伍的選擇時(shí)，就應(yīng)加強(qiáng)勞務(wù)和物資采購(gòu)招議標(biāo)管理，嚴(yán)格合同評(píng)審制度，審查分包分供方是否具備相應(yīng)資質(zhì)，并擇優(yōu)選用。制定合理的勞動(dòng)力需求計(jì)劃及進(jìn)退場(chǎng)時(shí)間計(jì)劃，制定合理的物資需求計(jì)劃，及進(jìn)場(chǎng)時(shí)間。

3.6.2與分包分供簽訂的合同中明確材料的管理辦法，收款賬號(hào)，結(jié)算確認(rèn)，簽字確認(rèn)的人員和程序以及相關(guān)要求，避免執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)扯皮。

3.6.3組織項(xiàng)目經(jīng)理部管理人員對(duì)分包合同進(jìn)行交底，熟悉合同包干單價(jià)組成及承包范圍，并形成交底記錄。

3.6.4對(duì)于一些分部分項(xiàng)工程及供貨額度大，對(duì)工程進(jìn)展影響度深或?qū)Ψ劫Y信不明無(wú)過(guò)往合作的，必需要提供履約擔(dān)保。

3.6.5零星用工簽證，應(yīng)規(guī)范簽證簽字權(quán)限，實(shí)行日清月結(jié)制度，在為結(jié)算奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

提高經(jīng)濟(jì)效益是項(xiàng)目管理的最終目的，合約商務(wù)管理起著舉足輕重的作用，必須要從全效益，全過(guò)程，全方位加以考慮。只有重視了合約商務(wù)管理，才能從材料、機(jī)械、成本等方面進(jìn)行著重管理控制，這樣才能有效的降低成本，使項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)最大化，實(shí)現(xiàn)公司的利潤(rùn)目標(biāo)。

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