國家海洋檔案信息管理與國家海洋數(shù)字檔案館

劉家真，薛惠芬

（1.武漢大學(xué) 武漢市 430072；2.國家海洋信息中心 天津市 300171）

海洋檔案是各項(xiàng)海洋工作活動的記錄和憑證，它包括國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人，在從事海洋的管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務(wù)、對外合作與交流以及海洋部門黨政工作等活動中直接形成的，對國家及社會有保存價值的各種不同形式的原始的歷史記錄[1]。海洋檔案是國家海洋行政管理和宏觀決策的基本依據(jù)，是管理領(lǐng)海與開發(fā)海洋資源的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和戰(zhàn)略資源。

十八大報告指出，中國將提高海洋資源開發(fā)能力，堅(jiān)決維護(hù)國家海洋權(quán)益，建設(shè)海洋強(qiáng)國。國家的海洋戰(zhàn)略目標(biāo)推動了我國海洋事業(yè)的空前發(fā)展，隨著海洋工作的廣度、頻度和深度的拓展，利用海洋檔案的需求也隨之增強(qiáng)。海洋檔案資源的豐富程度與管理水平，直接影響到海洋檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

1 我國的海洋檔案資源

表1 我國海洋檔案分布圖

中國海洋檔案館是國內(nèi)唯一的國家級海洋專業(yè)檔案館，是我國海洋專業(yè)檔案資料保管和開發(fā)利用基地，負(fù)責(zé)全國海洋檔案資料與信息管理和服務(wù)[2]。實(shí)際情況是，我國海洋檔案信息資源分散在海內(nèi)外（見表1），尚未進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，如全國海洋檔案聯(lián)合目錄至今也沒有建立，更無統(tǒng)一的檢索平臺可以查全相關(guān)的檔案信息，這種管理現(xiàn)狀難以服務(wù)海洋開發(fā)與海洋維權(quán)。

1.1 海洋現(xiàn)行檔案的多頭管理

現(xiàn)行檔案是指形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近的檔案，這類檔案具有現(xiàn)時性查考作用。對于當(dāng)前的海洋管理、海洋維權(quán)、海洋開發(fā)以及從事海洋科學(xué)研究都具有較高的利用價值。

1949年后，我國的海洋檔案主要是在海洋行政管理部門的職能活動、海上執(zhí)法部門執(zhí)法活動以及海洋科研機(jī)構(gòu)和院校的海洋科學(xué)研究中形成，其實(shí)體檔案也多保存在這些機(jī)構(gòu)。

中國海洋管理體制至今仍然是條塊分割的，國家海洋局海洋戰(zhàn)略研究所編寫的《中國海洋發(fā)展報告（2012）》披露，包括海軍在內(nèi)，我國中央層面的海洋管理部門有17個部委和機(jī)構(gòu)，海事、邊防和海關(guān)3個海上執(zhí)法部門[3]。這些部門的海洋檔案，除國家海洋局所屬部門的海洋檔案歸中國海洋檔案館集中管理，其他均由海洋部門自行集中管理。有資料揭示，記錄我國各項(xiàng)海洋活動的數(shù)十萬卷檔案，跨系統(tǒng)、跨部門的分散保存在100多個海洋單位的檔案館（室），彼此間沒有交流與互動，更無目錄共享機(jī)制[4]。此外，隨著我國海洋科學(xué)研究的發(fā)展，海洋科研機(jī)構(gòu)和院校達(dá)到122個[5]。除我國北海、東海、南海海洋科學(xué)調(diào)查和大洋科學(xué)調(diào)查、極地考察的海洋檔案已經(jīng)移交到國家海洋檔案館外，其他均分別由這些科研機(jī)構(gòu)與高校的檔案館保存。

我國海洋檔案尚無全國統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行海洋檔案的實(shí)體資源保存在各自為政的單個海洋行政系統(tǒng)與科研機(jī)構(gòu)中。作為負(fù)責(zé)全國海洋檔案資料與信息管理和服務(wù)的國家海洋檔案館，其僅僅限于對國家海洋局所轄機(jī)構(gòu)的海洋檔案進(jìn)行管理。如除保管我國北海、東海、南海海洋科學(xué)調(diào)查和大洋科學(xué)調(diào)查、極地考察以及國際交換的檔案資料與信息，主要保管我國海島、海岸帶綜合調(diào)查檔案以及國家海洋局、國家海洋信息中心科技成果檔案和部分基建檔案[6]。其歸檔保存的海洋檔案主要是：海洋調(diào)查與觀測檔案、海洋基礎(chǔ)科學(xué)研究檔案、海洋應(yīng)用技術(shù)與設(shè)備檔案、海洋工程檔案、海洋資源開發(fā)與利用檔案、海洋環(huán)境保護(hù)檔案、海洋信息服務(wù)檔案等[7]。

隨著我國海洋經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展以及海洋維權(quán)的需要，這些具有現(xiàn)實(shí)查考作用的海洋檔案，利用價值很高。由于至今不僅其檔案實(shí)體資源多頭管理，連全國聯(lián)合目錄也未建立，要在浩如煙海的海洋檔案中查找某個數(shù)據(jù)或查全某類信息為決策服務(wù)是極為困難的，不僅耗時，有時甚至?xí)o從查起。

1.2 海洋歷史檔案分散在海內(nèi)外

歷史檔案是指形成時間較早、離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)的檔案。海洋歷史檔案不僅具有歷史文化價值，有些對于今天的海洋管理、海洋維權(quán)與海洋科學(xué)研究仍然具有現(xiàn)實(shí)價值。表2列舉了幾類歷史檔案，并說明了其現(xiàn)實(shí)價值。

表2 海洋歷史檔案的現(xiàn)實(shí)價值

1949年前的海洋重要?dú)v史檔案大多被當(dāng)時的國民黨政府帶到了臺灣。例如，中央研究院近代史研究所檔案館（臺灣）所藏的外交檔案，涵蓋時間自1861至1980年；其所藏的各式地圖為清末至民國時期水利行政部門所存的河道、水文圖以及軍事要塞圖等[8]。國內(nèi)檔案館也有少量民國時期的海洋檔案，有些沿海地區(qū)（如廣東）檔案館還保存有一些國民黨政府尚未帶走的少量海洋檔案。

歷史輿圖與地方志，除我國國家圖書館、某些博物館以及沿海地區(qū)的地方志辦公室等收藏外，由多種渠道被國外圖書館、檔案館收藏。例如，逸散到美國的中國地方志據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)達(dá)5 500多種，僅哈佛大學(xué)就藏有宋明珍貴方志上百種。日本所藏比美國還多，此外，英、法、德、意、荷蘭、瑞典等國也都有收藏。又如，2010年臺灣故宮博物院與美國國家圖書館合作，將157組中國歷史輿圖數(shù)字化并征集到臺灣。

由上可見，查找我國海洋歷史檔案數(shù)據(jù)要比查找現(xiàn)實(shí)檔案數(shù)據(jù)的難度更大，但在我國海洋強(qiáng)國的國家戰(zhàn)略目標(biāo)下，對保存在大陸地區(qū)的這類歷史檔案信息的共享是有可能的。特別是我國資訊管理的數(shù)字化，不少這類歷史檔案已經(jīng)數(shù)字化或目錄已經(jīng)數(shù)字化。逸散在海外的重要海洋歷史檔案的信息采集與回歸，在臺灣地區(qū)已經(jīng)進(jìn)行，我國國家圖書館正在開展與國外圖書館的此類合作。作為我國海洋專業(yè)檔案資料保管和開發(fā)利用基地的國家海洋檔案館，有必要對這類海洋歷史檔案信息進(jìn)行采集并歸檔保存，以適應(yīng)我國海洋強(qiáng)國戰(zhàn)略對海洋檔案信息資源的需求。

2 國家海洋檔案信息資源的管理

海洋檔案信息是支撐海洋管理最基本與最重要的信息資源。隨著人們對海洋的利用不斷擴(kuò)展以及各國競爭的加大，對海洋檔案信息資源需求增加，但我國當(dāng)前的海洋檔案信息管理存在較多的問題，難以滿足認(rèn)識海洋、管理海洋與開發(fā)海洋的基本需求。

除以上論述的海洋檔案信息難以共享外，我國在海洋檔案信息管理上還存在以下問題：

（1）缺乏海洋歷史檔案數(shù)據(jù)的采集

由于各種原因，1947年以前的海洋歷史檔案在大陸地區(qū)保存較少，也缺乏有計(jì)劃有組織地收集這類檔案信息。海洋檔案歷史數(shù)據(jù)的連續(xù)性，不僅有利于論證領(lǐng)海主權(quán)，也是觀測掌握海洋環(huán)境的演變與全面了解海洋資源不可或缺的重要資源。這些歷史數(shù)據(jù)不僅有利于我國，也有利于世界對海洋的了解。

（2）重視海洋科學(xué)數(shù)據(jù)的收集歸檔，缺乏人文歷史數(shù)據(jù)收集

從我國已經(jīng)積累的海洋檔案數(shù)據(jù)來看，多為科學(xué)數(shù)據(jù)，幾乎沒有歸檔保存與海洋相關(guān)的人文歷史數(shù)據(jù)，而后者是開發(fā)海洋文化與申報海洋世界文化遺產(chǎn)的重要依據(jù)。中國具有悠久的歷史，漫長的海岸線，豐富的海岸類型，厚重的海洋傳統(tǒng)，但至今沒有一項(xiàng)涉及海洋的世界遺產(chǎn)項(xiàng)目。這與我國缺乏完整的相關(guān)人文歷史數(shù)據(jù)有關(guān)。此外，海洋人文歷史數(shù)據(jù)也是支持沿海旅游資源開發(fā)與說明我國海洋文化的基礎(chǔ)。

首先要提高對海洋檔案與海洋檔案管理的全面認(rèn)識，并需要設(shè)立全國海洋檔案信息資源共享管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，建立科學(xué)的海洋檔案管理制度與管理機(jī)制，充實(shí)海洋檔案信息資源館藏，為現(xiàn)代海洋管理服務(wù)。國家海洋信息中心的主要職能是管理國家海洋信息資源，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全國海洋信息化業(yè)務(wù)工作[9]，將全國海洋檔案信息資源共享管理的領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)置在國家海洋信息中心較為合適，有利于從現(xiàn)代海洋管理的需求來規(guī)劃海洋檔案信息資源的管理與利用。

在海洋檔案信息資源管理的眾多急需解決的問題中，建立全國海洋檔案信息聯(lián)合目錄是重中之重。數(shù)字化技術(shù)為海洋檔案信息資源共享提供了便利，國家海洋信息中心的技術(shù)力量為其實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支撐，關(guān)鍵在于共享機(jī)制的建設(shè)。為便于海洋檔案信息目錄的建設(shè)應(yīng)建立海洋檔案聯(lián)合目錄中心，有組織、有計(jì)劃地指導(dǎo)全國海洋檔案聯(lián)合目錄的創(chuàng)建，同時該中心也應(yīng)承擔(dān)聯(lián)合目錄的共享管理。國家海洋檔案館負(fù)責(zé)全國海洋檔案資料與信息管理和服務(wù)，將海洋檔案聯(lián)合目錄中心設(shè)在國家海洋檔案館，既有利于全國海洋檔案聯(lián)合目錄的建設(shè)與信息安全，又有利于國家海洋檔案館職能的實(shí)現(xiàn)。

3 國家海洋數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館具有檔案資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)，特別有利于在數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中對檔案資源的集中管理與多元化服務(wù)的提供。建立國家海洋數(shù)字檔案館，有利于國家海洋檔案信息的集中管理，是國家海洋強(qiáng)國決策服務(wù)的重要資源庫之一，可滿足不同需求的海洋檔案信息資源的多元化服務(wù)。

鑒于全國海洋檔案信息資源的共享管理機(jī)制尚未建立，國家海洋數(shù)字檔案館建設(shè)可分步進(jìn)行。首先以國家海洋檔案館為基礎(chǔ)，構(gòu)建國家海洋數(shù)字檔案館的信息環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施，在國家海洋檔案館受理歸檔的機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)歸檔信息的采集、歸檔、服務(wù)一體化、網(wǎng)絡(luò)化及便攜化。待全國海洋檔案信息資源的共享管理機(jī)制建立后，將其網(wǎng)絡(luò)延伸至所有的具有海洋檔案信息資源的機(jī)構(gòu)，采集相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全國海洋檔案信息資源的分布式集成管理與信息共享。

3.1 以國家海洋檔案館為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案館功能

國家海洋檔案館的數(shù)字檔案館應(yīng)建立在國家海洋局信息中心的內(nèi)網(wǎng)上，具有歸檔數(shù)據(jù)的采集、傳輸、整理、存儲、管理與提供信息服務(wù)等職能。數(shù)字檔案館的館藏資源不僅在內(nèi)網(wǎng)上提供內(nèi)部信息服務(wù)，還是數(shù)字海洋的資源庫并利用數(shù)字海洋的對外門戶，為公眾提供可公開的檔案信息資源與檔案編研信息服務(wù)。隨著國家信息中心內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的覆蓋面擴(kuò)大，各海洋單位均可在該歸檔管理系統(tǒng)上歸檔海洋檔案信息，并可在內(nèi)網(wǎng)上共享海洋檔案資源。

（1）歸檔數(shù)據(jù)的采集與整理

首先，數(shù)字檔案館的歸檔系統(tǒng)應(yīng)與國家海洋信息中心的辦公自動化系統(tǒng)對接，按照歸檔要求，采集歸檔數(shù)據(jù)，使國家海洋信息中心行政工作中產(chǎn)生的歸檔信息可及時、完整地歸檔保存。隨著內(nèi)網(wǎng)建設(shè)的擴(kuò)大，凡是處在內(nèi)網(wǎng)上的歸檔單位，無論是行政辦公、海洋監(jiān)測或科學(xué)研究，其歸檔數(shù)據(jù)都應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)歸檔，使海洋檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館被加工整理與安全存儲。數(shù)字檔案館應(yīng)是這些原始數(shù)據(jù)最安全的保管基地，為此數(shù)字檔案館應(yīng)有各類安全措施與設(shè)施。

（2）對海洋人文歷史檔案信息的收集

為滿足海洋管理與海洋開發(fā)的信息需求，數(shù)字檔案館應(yīng)從多種途徑、以多種方式采集海洋人文歷史檔案信息以豐富館藏。

（3）內(nèi)網(wǎng)上的信息服務(wù)

數(shù)字檔案館應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)上提供檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息和資源的共享。考慮到個性化服務(wù)的需要，除可在內(nèi)網(wǎng)上按照搜索引擎提供內(nèi)網(wǎng)工作人員的授權(quán)檢索外，還應(yīng)依據(jù)決策需求，建立領(lǐng)導(dǎo)決策數(shù)據(jù)庫與推送式服務(wù)的專門平臺。該平臺不僅便于信息服務(wù)的本地遞送，也應(yīng)提供跨越時空的異地傳送，滿足服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的基本需求。

（4）外網(wǎng)上的信息服務(wù)

為滿足公眾對海洋檔案信息的利用需求，數(shù)字檔案館應(yīng)將可以公開的海洋檔案信息在外網(wǎng)上發(fā)布，國家數(shù)字海洋門戶就是最好的發(fā)布平臺與提供利用的窗口。除利用數(shù)字海洋門戶發(fā)布可公開的海洋檔案信息外，數(shù)字檔案館還應(yīng)成為數(shù)字海洋門戶的信息基礎(chǔ)，特別是隨著各類海洋檔案信息資源的共享后，應(yīng)建設(shè)具有特色的海洋檔案信息編研數(shù)據(jù)庫，提供專門的信息服務(wù)，以滿足探索中國近海的各界人士、研究人員、學(xué)生和相關(guān)公民獲取海洋檔案信息的需求。

3.2 覆蓋全國的海洋檔案數(shù)字檔案館

全國海洋檔案信息資源的共享管理機(jī)制建立后，國家海洋檔案館的數(shù)字檔案館就具有了發(fā)揮更大功能的可能。屆時，以該數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，將其網(wǎng)絡(luò)延伸至所有的具有海洋檔案信息資源的機(jī)構(gòu)采集相關(guān)數(shù)據(jù)，或通過某些技術(shù)，構(gòu)建集成全國海洋檔案信息資源的信息空間。這時的海洋檔案數(shù)字檔案館將演變成由全國海洋檔案數(shù)據(jù)庫群、檔案信息資源處理中心構(gòu)成的全國海洋檔案數(shù)字檔案館群體的系統(tǒng)工程。種類齊全、信息量大的海洋檔案資源的數(shù)據(jù)共享將具有更為強(qiáng)大的信息服務(wù)能力，對于確保我國對近海海洋資源的權(quán)利、加強(qiáng)海洋利用和島嶼管理、保護(hù)海洋環(huán)境與海洋遺產(chǎn)等具有戰(zhàn)略意義，對實(shí)現(xiàn)我國海洋的綜合管理，提高人們的海洋意識，實(shí)施海洋強(qiáng)國和可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略具有社會效益和潛在的經(jīng)濟(jì)效益。

[1]海洋檔案管理規(guī)定[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/tjdag/www－root/hxq/template/main/hxdan2012/Dang%20an%20gui%20ding/037.htm，2012-11-26.

[2]新華社.中國海洋檔案館揭牌 [EB/OL].http：//www.chinamil.com.cn/site1/xwpdxw/2007-11/20/content_1026801.htm，2007-11-20.

[3]17個海洋部門或統(tǒng)一[EB/OL].http：//www.guancha.cn/politics/2013_03_02_129164.shtml，2013-03-02.

[4]侯秀生.試論我國海洋檔案的管理機(jī)制與模式 [J].海洋通報，2003（4）：77-84.

[5]我國已有“海洋”科研機(jī)構(gòu)和院校122個[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/tech/2006-10/04/content_5168407.htm，2006-10-04.

[6]中國海洋檔案館在天津塘沽揭牌[EB/OL].http：//www.chinamil.com.cn/site1/xwpdxw/2007 -11/20/content_1026801.htm，2007-11-20.

[7]海洋檔案館.中國檔案[J]，1989（7）：77-82.

[8]（臺）中研院近史所檔案館館藏檢索系統(tǒng).http：//archives.sinica.edu.tw/?page_id=33[EB/OL]，2011.7.15.

[9]國家海洋信息中心 [EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/4204052.htm.