規(guī)范檔案管理工作 提高檔案管理的質(zhì)量和效率

周曉敬

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和技術(shù)全面發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作是一件十分關(guān)鍵和重要的事情，在我們這個(gè)發(fā)展中國(guó)家具有著重要的作用和地位。為此，做好檔案管理工作，出色地完成檔案的管理和保存是促進(jìn)國(guó)家發(fā)展的必要前提。在檔案管理中，管理人員能否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是現(xiàn)階段管理檔案的重要任務(wù)和目標(biāo)。但是由于檔案管理工作具有一定的枯燥性、繁瑣性，為此在規(guī)范化的管理過(guò)程中便存在著一定的困難。這就需要我們?cè)跈n案管理過(guò)程中不斷搞好檔案管理的硬件落實(shí)的同時(shí)還要做好檔案管理人員的培訓(xùn)，建立健全相應(yīng)的管理制度，以此來(lái)規(guī)范化檔案管理工作。

本人從事多年的檔案管理工作積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為在檔案管理的過(guò)程，雖然文書(shū)處理有著一定程度的不同，但是都具有獨(dú)立性和聯(lián)系性，為此，我們一定要將文書(shū)處理和檔案管理緊緊地聯(lián)系在一起。為此，為了能夠有效地規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化我們的檔案管理工作，一定要強(qiáng)化檔案管理人員的系統(tǒng)思維能力，樹(shù)立文書(shū)處理的寬泛化和標(biāo)準(zhǔn)化。確保管理人員能夠在實(shí)際工作中做好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。為此，我從檔案管理工作的角度進(jìn)行了探索和研究，探索和總結(jié)了以下幾點(diǎn)比較有效的方式和方法。

一、規(guī)范檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義

對(duì)于一個(gè)企業(yè)或者是一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，檔案管理作用看起來(lái)沒(méi)有大的作用和貢獻(xiàn)，但是在實(shí)際發(fā)展中卻關(guān)系到是否能夠健康發(fā)展。在企業(yè)或國(guó)家機(jī)關(guān)中，檔案管理工作也是其重要的工作組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率會(huì)影響整個(gè)機(jī)關(guān)和企業(yè)的工作質(zhì)量，也是維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作。在檔案管理過(guò)程中，科學(xué)性的管理辦法是檔案順利管理的保障，是一個(gè)企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)。更是檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)依據(jù)。為了能夠在需要的時(shí)候能夠從檔案中及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)取資料來(lái)進(jìn)行全面、科學(xué)的分析，我們就必須制定好檔案管理工作的制度，善于從以往的檔案管理工作中去之糟粕，取之精華來(lái)不斷發(fā)展和提高我們的檔案管理效率和質(zhì)量。

為此，我們?cè)跈n案管理過(guò)程中，一方面要能夠保證及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的檔案依據(jù)，另一方面還要使我們的檔案管理工作有利于社會(huì)各方面的發(fā)展，為科學(xué)健康的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)制度的全面發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷提高，我們檔案管理工作也要及時(shí)進(jìn)行工作理念以及工作方式的轉(zhuǎn)變，作為從事檔案管理的人員，我們必須有勇氣去探索和嘗試新的檔案管理辦法，從而尋找到最適宜當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的檔案管理辦法，以促進(jìn)企業(yè)或機(jī)關(guān)單位的科學(xué)發(fā)展，不斷促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，發(fā)揮出檔案管理的巨大意義。

二、規(guī)范檔案管理、優(yōu)化管理質(zhì)量的有效方式

正因?yàn)橐?guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用，我們就必須重視起這個(gè)并不起眼的工作，在檔案管理過(guò)程中要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，充分利用現(xiàn)代化的管理手段來(lái)完善檔案管理工作，在實(shí)際工作中，我認(rèn)為我們可以從以下幾點(diǎn)著手來(lái)不斷規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)我們的檔案管理工作。

（一）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，從而規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作

檔案的形式多種多樣，種類(lèi)又十分繁多。例如，在日常檔案中就有文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案等，在管理過(guò)程中要真正實(shí)行規(guī)范化的管理，就必須為管理人員建立健全管理的依據(jù)和制度，確保管理人員在管理每種檔案的時(shí)候都能夠有理有據(jù)，以便形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理習(xí)慣。因?yàn)槲覀兩钤谏鐣?huì)主義制度下的中國(guó)社會(huì)大背景之下，我們?cè)诮⒅贫鹊臅r(shí)候一定要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為主要指導(dǎo)原則和建立依據(jù)，首先從我們管理檔案的硬件設(shè)施入手，為檔案管理工作建設(shè)特定的專(zhuān)用的房間和設(shè)備，并且為存放檔案設(shè)置專(zhuān)門(mén)的柜子或是架子，從而便于查找工作的進(jìn)行，而且能夠使檔案存放更加得整齊，管理更加得科學(xué)，有利于檢索工作的高效率開(kāi)展。而且對(duì)于這些硬件設(shè)施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生，經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。然后就是要重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化，有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，有專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的儲(chǔ)存和管理，利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)將各個(gè)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)和立卷，并且簡(jiǎn)明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴(yán)格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。

（二）堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理過(guò)程中，那些十分相近的、重復(fù)的公文以及立卷組合的無(wú)序性都是阻礙檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。想要高效率地實(shí)現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量和效率，我們就必須探索出切實(shí)可行的方法來(lái)解決這個(gè)關(guān)鍵性的問(wèn)題。“以我為主”的立卷歸檔方式能夠在實(shí)質(zhì)上解決這個(gè)問(wèn)題，快速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說(shuō)在我們立卷的時(shí)候一定要以本單位形式的文件為主，不斷推進(jìn)檔案管理的質(zhì)量和效率。這就要求我們檔案管理人員在堅(jiān)持相關(guān)管理制度的基礎(chǔ)上，還要準(zhǔn)確地把握文件的立卷歸檔的實(shí)效性，及時(shí)完成現(xiàn)行文件的歸檔任務(wù)，確保歸檔準(zhǔn)確無(wú)誤；同時(shí)要明確立卷歸檔的重點(diǎn)，從而進(jìn)行合理立卷。在自己的工作中一定要十分仔細(xì)和認(rèn)真，分清文件和資料，注重區(qū)別內(nèi)容、形式和作用的不同。最后我們還要在堅(jiān)持以我為主的原則下，注重有效地維護(hù)檔案管理的完整性。重視工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，分清主次，把握好管理的方向，促使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）做好文書(shū)以及電子文件之間的連接工作，確保規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案

在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能和優(yōu)勢(shì)已經(jīng)被各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用。而且計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能更是為我們的工作帶來(lái)了很多的便利。在我們檔案管理工作中，隨著計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生，電子文件也成為了檔案中的一份子，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著很大的差別。在檔案管理過(guò)程中，電子文件一般情況下都是以脫機(jī)的方式進(jìn)行整理和保存，運(yùn)用存儲(chǔ)量十分龐大的軟磁盤(pán)進(jìn)行保存。為此我們一定要選擇質(zhì)量較好的磁盤(pán)，以便能夠長(zhǎng)時(shí)間地保存，增強(qiáng)檔案管理的壽命。同時(shí)我們也要做好電子文件和文書(shū)檔案之間的轉(zhuǎn)換，把握好各自的特點(diǎn)，發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)，共同促使檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高，共同規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化我們的檔案管理工作。

總之，在檔案管理過(guò)程中，我們一定要運(yùn)用科學(xué)的理論依據(jù)，建立健全管理制度，結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

（責(zé)編 田彩霞）