論高校職工住房檔案信息化的管理與實(shí)踐

歐陽(yáng)慧

摘 要：在高校住房改革不斷深化的形勢(shì)下，職工住房檔案日益增加。將住房檔案信息化、規(guī)范化，建立職工住房檔案信息現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，成為提高高校住房管理的水平與效率的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 住房檔案 信息化

中圖分類號(hào)：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）06（b）-0201-01

隨著我國(guó)教育事業(yè)的快速發(fā)展和城鎮(zhèn)住房制度改革的進(jìn)一步深化，高等學(xué)校停止了住房實(shí)物分配，全面推行了住房公積金制度；原有的公有住房按照房改政策出售給教職工；由實(shí)物型住房分配轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿呕峙?，高校職工的住房條件得到了極大的改善。

1 高校職工住房檔案信息化管理的背景

2005年初，根據(jù)房改政策屬地化管理的原則，哈爾濱工程大學(xué)頒布了《哈爾濱工程大學(xué)住房分配貨幣化實(shí)施方案》，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，同時(shí)出臺(tái)《哈爾濱工程大學(xué)購(gòu)房、租房補(bǔ)貼發(fā)放和購(gòu)房借款試行辦法》。這是學(xué)校停止住房實(shí)物分配，開始實(shí)行住房分配貨幣化改革的標(biāo)志性文件。截止到2013年12月，8年的時(shí)間，學(xué)校分?jǐn)?shù)十批次為五千多名教職工發(fā)放各類住房補(bǔ)貼，總金額近三億元。職工住房目前呈現(xiàn)出多樣化的格局，由傳統(tǒng)的單一的承租公房轉(zhuǎn)變?yōu)槌凶夤颗c已購(gòu)公房、教工已婚周轉(zhuǎn)公寓與引進(jìn)人才公寓、博士后公寓與外聘專家公寓及教工單身公寓等七種性質(zhì)住房并存的格局。

2 高校職工住房檔案信息化的推動(dòng)力量

2.1 高校職工住房檔案的主要內(nèi)容

隨著時(shí)間的推移，相關(guān)政策和文件的陸續(xù)出臺(tái)與落實(shí)及各類性質(zhì)的住房使用與管理，產(chǎn)生的檔案越來(lái)越多。包括學(xué)校在不同時(shí)期與教職工簽訂的各種類型的承租合同、住房調(diào)配憑證單、教職工填寫的住房補(bǔ)貼申請(qǐng)表、個(gè)人住房憑證，相關(guān)單位開具的住房證明材料、住房補(bǔ)貼發(fā)放的審核確認(rèn)表、簽訂的借款協(xié)議等等數(shù)以萬(wàn)計(jì)的文字材料。另外還有關(guān)于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面圖、建筑面積、使用面積、物業(yè)、包燒費(fèi)、房租、住戶基本信息等，以及住戶申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)批示等各類檔案材料。鑒于高校住房管理的內(nèi)容和形式的日益多樣化，信息量越來(lái)越大，對(duì)職工住房檔案信息化管理的要求越來(lái)越迫切。

2.2 職工住房檔案的特點(diǎn)和要求

（1）職工住房檔案具有很強(qiáng)的政策性。

住房制度改革是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，國(guó)家、省市及學(xué)校下發(fā)了許多文件。我校在落實(shí)有關(guān)住房政策文件，又產(chǎn)生了很多相關(guān)的住房申報(bào)、證明和審批材料，這些信息都具備很強(qiáng)的政策性，涉及到國(guó)家、集體和當(dāng)事人的利益，需要將相關(guān)的文件進(jìn)行妥善的保管。

（2）職工住房檔案具有變化性。

高校職工的住房情況是不斷變化的。一是由于教職工住房調(diào)換、買賣、繼承引起的變化。二是由于房屋的拆遷、改造、翻新所發(fā)生的變化。三是因?yàn)檎咝缘脑驅(qū)е碌姆课輰傩缘淖兓?，例如房改買斷住房等情況。這些變化都需要在檔案上準(zhǔn)確記載，適時(shí)更新內(nèi)容。

（3）職工住房檔案具有需要長(zhǎng)期保存的特點(diǎn)。

住房檔案具有長(zhǎng)期性和連續(xù)性。學(xué)校住房檔案的歷史往往是從建校起就一直延續(xù)下來(lái)，而個(gè)人住房檔案則伴隨著一個(gè)職工從入職到退休直至去世長(zhǎng)達(dá)幾十年的時(shí)間。隨著時(shí)間的推移，將越來(lái)越多的高校住房檔案信息用現(xiàn)代化的信息手段加以全面的、有效、快捷地收集、整理、歸類保存和利用是檔案信息化建設(shè)過程中需要解決的問題。

3 職工住房檔案信息化及基本原則

3.1 職工住房檔案信息化

所謂高校住房檔案信息化，就是在高校房產(chǎn)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在住房檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)住房檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

3.2 職工住房檔案信息化的基本原則

（1）安全保真。

經(jīng)過數(shù)字化后的住房檔案信息應(yīng)當(dāng)符合能夠體現(xiàn)住房檔案文件的初始狀況，保有“可資為憑”的屬性，確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合，滿足對(duì)住房檔案進(jìn)行真?zhèn)伪孀C、文字校勘、原件對(duì)照等方面的利用需求。

（2）內(nèi)容整理。

我校目前紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，一是完成紙質(zhì)檔案的歸納整理工作，為住房檔案的信息化管理打下良好的基礎(chǔ)。二是以職工為基本單位建立住房檔案編號(hào)，整理歸檔電子文件。目標(biāo)是使住房檔案信息化后能夠具有超文本瀏覽閱讀、全文檢索以及分析研究的綜合支持功能。

（3）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

基于住房檔案信息數(shù)字化成果必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)傳輸利用的目的，所有的住房檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

4 提高職工住房檔案信息化管理水平的措施

4.1 健全住房檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)形式是住房檔案信息數(shù)字化建設(shè)的生命所在。因此高校房產(chǎn)管理部門要制定檔案信息數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)作，從而建立起完善的住房檔案信息資源共享體系。另外，為了保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與檢索目錄的專指性，還必須對(duì)住房檔案原件的進(jìn)行鑒別、統(tǒng)一著錄標(biāo)引，完善檔案分類體系，確立具體的分類原則。防止因缺少規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)，制約數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的流通與交互功能，也就難以達(dá)到檔案信息資源共享的基本目的。

4.2 建立職工住房檔案信息現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)

一般來(lái)說，住房檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是住房檔案目錄信息的數(shù)字化。其目標(biāo)是按照樓號(hào)或者職工工號(hào)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。二是住房檔案全文信息的數(shù)字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩種不同方式。

在實(shí)際房產(chǎn)管理過程中，可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，經(jīng)過系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、維護(hù)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算分析、預(yù)警提示等功能的運(yùn)用，通過住房檔案的信息化，來(lái)提升高校職工住房管理的水平和效率。

4.3 提高檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)和相關(guān)知識(shí)水平

住房檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)傳統(tǒng)房產(chǎn)管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)緊密結(jié)合的專業(yè)工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息化不僅要對(duì)高校房產(chǎn)部門進(jìn)行硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，更要培育住房檔案的信息化的管理隊(duì)伍。管理人員要深入學(xué)習(xí)住房檔案的管理業(yè)務(wù)，了解相關(guān)的法律法規(guī)，成為既能掌握檔案整理技能又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

總之，我們還要加強(qiáng)檔案信息化理論研究，不斷豐富完善檔案信息化的內(nèi)涵。建立起科學(xué)合理、規(guī)范務(wù)實(shí)的檔案信息化體系，是我們高校房產(chǎn)管理部門今后一個(gè)時(shí)期的重要課題。

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