新時(shí)期企業(yè)辦公室秘書工作探析

陳生軍

摘 要：在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展帶動(dòng)下，企業(yè)的發(fā)展速度不斷加快，在中央群眾路線及黨內(nèi)廉政建設(shè)的開展下，對(duì)企業(yè)秘書工作的職業(yè)要求也日益嚴(yán)格，由于秘書在企業(yè)中處于十分關(guān)鍵的位置，所以其工作效率和綜合素質(zhì)至關(guān)重要，作為現(xiàn)代化的企業(yè)更需要高素質(zhì)的秘書人員來實(shí)現(xiàn)溝通及承上啟下的工作，從而使企業(yè)更快、更好的發(fā)展。文章從新時(shí)期秘書工作的職責(zé)、要求及綜合素質(zhì)培養(yǎng)等方面對(duì)企業(yè)辦公室秘書工作進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 企業(yè) 辦公室 秘書工作

中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）06（b）-0190-01

目前我國處于信息化時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)得到快速的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)管理工作呈現(xiàn)出信息化、全球化和專業(yè)化的發(fā)展趨勢，在這種情況下，秘書則以一種全新的思維方式開始在各個(gè)領(lǐng)域中得以廣泛的應(yīng)用。秘書部門在各種組織和機(jī)構(gòu)內(nèi)得以設(shè)立。企業(yè)作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中十分重要的一個(gè)組成機(jī)構(gòu)，辦公室作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中十分重要的一部門，起著中心杻紐的地位，在工作中承上啟下，在企業(yè)發(fā)展過程發(fā)揮著內(nèi)外溝通的作用，通過企業(yè)辦公室，可以使外界能夠更好的了解企業(yè)，是企業(yè)展示實(shí)力和形象的窗口。特別是在當(dāng)前市場競爭日益激烈的情況下，辦公室作為企業(yè)的協(xié)調(diào)樞紐部門，其秘書面臨著更多的挑戰(zhàn)和工作任務(wù)，所以對(duì)其提出了更高的要求。

1 秘書工作的職責(zé)

在現(xiàn)代化企業(yè)當(dāng)中，由于信息化技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)管理工作日益復(fù)雜化，對(duì)秘書工作的技術(shù)性和專業(yè)性也有了更高的要求。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，其不僅要具有專業(yè)化的知識(shí)，而且還要學(xué)會(huì)有效的利用內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)的功能和作用，能夠準(zhǔn)確的領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的采集、分析、加工和處理，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理工作提供高質(zhì)量的信息預(yù)案，確保領(lǐng)導(dǎo)管理決策的科學(xué)性和合理性，更好的履行秘書崗位的重要職責(zé)。

長期以來在我們印象中，秘書工作只是收收文件、接下電話、傳達(dá)下領(lǐng)導(dǎo)精神等一些瑣碎性的輔助工作，但在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這些輔助性工作已無法體現(xiàn)現(xiàn)代秘書工作的本質(zhì)特征。作為新時(shí)期企業(yè)的秘書，需要對(duì)國家的各項(xiàng)方針政策進(jìn)行熟悉，對(duì)全球經(jīng)濟(jì)技術(shù)的最新動(dòng)向進(jìn)行掌握，對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)隨時(shí)進(jìn)行了解，不僅會(huì)經(jīng)營管理，而且還具有組織協(xié)調(diào)、運(yùn)籌策劃、隨機(jī)應(yīng)變及綜合分析能力，需要秘書人員具有較高的智能、知識(shí)和能力，能夠在諸多問題及表象中及時(shí)捕捉到各種信息，對(duì)事物的發(fā)展趨勢進(jìn)行判斷和預(yù)測，從而為領(lǐng)導(dǎo)的決策做好輔助工作，而且還要跟蹤決策的落實(shí)情況，這是新時(shí)期秘書工作重要標(biāo)志。

2 新時(shí)期秘書工作的職業(yè)要求

企業(yè)秘書工作的主要特點(diǎn)就是協(xié)助辦公室主任配合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)完成工作，要充分發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的建議和意見，在領(lǐng)導(dǎo)做任何決策的過程中要積極地為領(lǐng)導(dǎo)提供具有真實(shí)性、實(shí)用性的相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提出有效性的建議。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的最終決策要經(jīng)過合理的分析，并且結(jié)合實(shí)際情況制定出科學(xué)的實(shí)施方案。要想做好秘書工作，不能只對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作言聽計(jì)從的實(shí)施，而是要對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行深入的分析和仔細(xì)的研究，如果遇到問題，要能及時(shí)的提出自己的看法以及解決問題的辦法。一名合格的秘書人員，必須要具備較強(qiáng)的處理問題的能力、深入分析研究的能力以及參與決策的能力。在處理工作的過程中要做到精益求精，避免出現(xiàn)任何差錯(cuò)，秘書工作本身存在一定的復(fù)雜性，因此，一定要穩(wěn)抓工作重點(diǎn)，做好與領(lǐng)導(dǎo)之間的交流溝通，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作要做到積極主動(dòng)和盡職盡責(zé)，要對(duì)企業(yè)的重點(diǎn)問題進(jìn)行研究分析，提出有價(jià)值的意見，以滿足領(lǐng)導(dǎo)的決策需要。要實(shí)時(shí)嚴(yán)格要求自己，盡量把領(lǐng)導(dǎo)安排的每項(xiàng)工作落實(shí)到位。當(dāng)面對(duì)千頭萬緒的工作時(shí)，一定要分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)工作進(jìn)行及時(shí)的處理。秘書人員必須具備時(shí)間觀念，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，必須按照規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，從而形成良好的工作效率。在工作的過程中要培養(yǎng)自身的分析研究能力，通過仔細(xì)的研究和分析，對(duì)一些實(shí)質(zhì)性的工作進(jìn)行提前安排，能有效地提高解決問題的能力。要通過在工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，掌握企業(yè)的發(fā)展規(guī)律，并嚴(yán)格按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)工作的處理。要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去看待問題，為企業(yè)的發(fā)展提出一些實(shí)質(zhì)性的建議，要在工作中結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)和看法，盡量做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，要盡可能的掌握領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣和處事風(fēng)格，做到能準(zhǔn)確的領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，滿足領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的要求。在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作進(jìn)行處理的過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，養(yǎng)成敢于進(jìn)言、善于進(jìn)言的工作習(xí)慣，通過提出有效的建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)改正問題和解決問題。

3 新時(shí)期秘書工作中的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

秘書工作對(duì)于辦公室工作的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用，進(jìn)而在整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行中也發(fā)揮著不可替代的作用，一名優(yōu)秀的秘書必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)以及職業(yè)能力。在發(fā)現(xiàn)問題和處理的問題的時(shí)候一定要善于運(yùn)用靈活性思維。要對(duì)企業(yè)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行帶頭執(zhí)行，對(duì)企業(yè)的任何決策都要做到親自參與、仔細(xì)研究。必須要具備一定的職業(yè)素質(zhì)，對(duì)于企業(yè)的保密文件要做到按照保密紀(jì)律來嚴(yán)格執(zhí)行，堅(jiān)決做到不該看的不看，不該聽的不聽，經(jīng)手的保密性文件堅(jiān)決不外傳。企業(yè)的秘書工作不僅僅是要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為企業(yè)的職工服務(wù)，要做好與職工的溝通交流工作，協(xié)調(diào)好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)職工的溝通關(guān)系。要做好調(diào)查研究工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息，結(jié)合工作的實(shí)際情況為領(lǐng)導(dǎo)的決策出謀劃策。

秘書工作不僅瑣碎，而且較為復(fù)雜，是一項(xiàng)十分累的工作，這就需要秘書人員要具有良好的職來道德和不怕苦、不怕累的犧牲精神。秘書工作涉及的范圍較廣，工作內(nèi)容也較多，這就需要秘書在處理問題時(shí)在具有足夠的耐心和細(xì)心，避免由于自己的疏忽而給企業(yè)帶來不必要的損失。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)要正確對(duì)待、虛心接受，找出自身的不足，及時(shí)加以改正，從而提高工作效率。要在工作的過程中不斷地提高自身的靈敏反應(yīng)能力以及綜合協(xié)調(diào)的能力等，促進(jìn)自身的業(yè)務(wù)能力達(dá)到理想的水平。要在實(shí)際工作過程中不斷地學(xué)習(xí)，掌握工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高理論知識(shí)水平，要能通過事物的表面現(xiàn)在看出本質(zhì)，通過了解事物發(fā)展的規(guī)律來有條不紊的工作。在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)是一個(gè)長期且循序漸進(jìn)的過程，要不斷的更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中獲取新的知識(shí)，通過不斷地學(xué)習(xí)知識(shí)來充實(shí)工作過程，從而提高自身的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

在企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中，秘書工作具有極其重要的作用，特別是在當(dāng)前我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)企業(yè)的秘書工作提出了更高的要求，所以企業(yè)需要對(duì)秘書工作進(jìn)行重新定位，確保秘書工作嚴(yán)格在職業(yè)規(guī)范內(nèi)進(jìn)行實(shí)施，強(qiáng)化秘書人員綜合素質(zhì)的提升，加強(qiáng)對(duì)問題的處力能力，在工作中在及時(shí)更新的自身的知識(shí)及思維模式，加強(qiáng)工作經(jīng)驗(yàn)積累，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策及決策的落實(shí)，做好參謀的作用，從而為企業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 張龍.對(duì)企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新的思考[J].秘書之友，2011（3）：10-11.

[2] 田永山.電力企業(yè)辦公室主任的角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)[J].廣西電業(yè)，2003（6）：37-39.endprint