淺談規(guī)范公文寫(xiě)作語(yǔ)言的途徑

代澤蘭

摘 要 公文在政府工作中起著上傳下達(dá)的橋梁作用，語(yǔ)言規(guī)范的公文更能準(zhǔn)確地體現(xiàn)本級(jí)意圖，達(dá)到發(fā)文目的。而本文主要論述了公文寫(xiě)作中，要從“抓住本質(zhì)，表述準(zhǔn)確”、“刪繁就簡(jiǎn)，善于概括”、“平實(shí)質(zhì)樸，謹(jǐn)慎修辭”、“莊重嚴(yán)肅，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)”四個(gè)方面下手，有效規(guī)范公文寫(xiě)作語(yǔ)言。

關(guān)鍵詞 公文 語(yǔ)言 規(guī)范

中圖分類(lèi)號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

On the Way to Standardize Document Writing Language

DAI Zelan

（Armed Police Academy， Chengdu， Sichuan 610213）

Abstract Document plays a role as a bridge to upload in government work； the language specification documents more accurately reflect the intent of this level， to dispatch purposes. The article discusses the document writing， from "capturing the essence， accurate representation，" "delete the complicated， good generalization"， "plain and simple， cautious rhetoric"， "serious and solemn， strict norms，" four start， effectively regulate the document writing language.

Key words document； language； standardize

1 抓住本質(zhì)，表述準(zhǔn)確

1.1 尊重客觀事實(shí)

公文是各級(jí)開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)，所以在寫(xiě)作過(guò)程中，所涉及的實(shí)例必須以實(shí)際的情況為依據(jù)，不能有任何的夸大或縮小，更不能歪曲和捏造事實(shí)。試想，如果上行文請(qǐng)示情況不真實(shí)，上級(jí)一旦發(fā)現(xiàn)，以后要再請(qǐng)求上級(jí)解決或批準(zhǔn)事項(xiàng)就較為困難。如果下行文通報(bào)情況不實(shí)，下級(jí)一旦知道，很容易挫傷部屬的工作積極性和主動(dòng)性，不利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

1.2 語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確

公文要求運(yùn)用最準(zhǔn)確、最精煉的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的真正意圖。只有將發(fā)文機(jī)關(guān)的真正意圖如實(shí)地傳達(dá)，才能順利地貫徹執(zhí)行或及時(shí)得到批復(fù)。公文一旦出現(xiàn)不準(zhǔn)確、含糊、混亂，發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖就不能很好地為受文者所理解，從而在依照辦理公務(wù)時(shí)就會(huì)消耗更多的人力和物力，而上級(jí)在根據(jù)獲取的有關(guān)信息也可能會(huì)做出錯(cuò)誤的決策。要做到公文的語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確應(yīng)從以下三個(gè)方面著手：

一是用詞精確無(wú)誤。如果要表明某一事物的屬性，只有一個(gè)最恰當(dāng)?shù)拿~；要描寫(xiě)它的發(fā)展，只有一個(gè)最準(zhǔn)確的動(dòng)詞；要形容它的狀態(tài)，只有一個(gè)最貼切的形容詞。這話可能并不完全適用于文學(xué)創(chuàng)作，但是對(duì)于公文寫(xiě)作要求倒是非常切合的。公文寫(xiě)作必須在選詞用語(yǔ)上下功夫。辟如，擬寫(xiě)通知對(duì)下級(jí)提要求時(shí)，有“遵照”、“按照”、“參照”等詞，它們所表達(dá)的輕重程度是不一樣的。同為結(jié)果則有“后果”、“成果”、“結(jié)果”、“效果”，但它們所表示出來(lái)的含義卻褒貶不一；“光榮”、“榮譽(yù)”、“殊榮”意義相近，用法顯然不同。在政府的政策法規(guī)性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔細(xì)斟酌，務(wù)必做到確切，無(wú)懈可擊，不然因一字或一詞之誤導(dǎo)致公文某一關(guān)鍵點(diǎn)含混不清，或可作歧義解釋?zhuān)瑒t具體執(zhí)行者對(duì)文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解實(shí)施，結(jié)果一個(gè)政策，多種抓落實(shí)，各單位都有自己的版本，則可能為禍之烈，猛過(guò)于虎了。

二是造句合乎規(guī)范。其中包括造句合乎現(xiàn)代漢語(yǔ)普通話的語(yǔ)法規(guī)范以及符合事物的發(fā)展規(guī)律兩方面。否則就會(huì)令人費(fèi)解，不知所云，貽誤工作。如某武警總隊(duì)向其總部寫(xiě)了一份報(bào)告，標(biāo)題為“參與‘12·8 劫持人質(zhì)事件的情況報(bào)告”，此標(biāo)題意為武警官兵去劫持人質(zhì)了，并且還公然地向上級(jí)報(bào)告，這顯然有違武警的職責(zé)使命。這是由于語(yǔ)句不完整造成的，缺少了關(guān)鍵詞“處置”二字。正確的應(yīng)該是“關(guān)于參與處置‘12·8劫持人質(zhì)事件的情況報(bào)告”。公文語(yǔ)言中應(yīng)以典型的書(shū)面語(yǔ)為主。公文代機(jī)關(guān)立言的性質(zhì)決定了公文語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言，盡量避免口語(yǔ)，忌方言土語(yǔ)，因?yàn)榉窖酝琳Z(yǔ)不具備通識(shí)性、共用性，會(huì)妨礙公文信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和交流，容易導(dǎo)致誤解甚至錯(cuò)誤，同時(shí)也嚴(yán)重影響了公文的莊重嚴(yán)肅。

三是用字要防錯(cuò)，數(shù)字要精確。在中國(guó)近代史上曾有這樣一個(gè)真實(shí)的故事：1930年，蔣介石、閻錫山、馮玉祥混戰(zhàn)中原，馮、閻擬聯(lián)合閥蔣，準(zhǔn)備在河南沁陽(yáng)會(huì)師。馮玉祥部下一參謀在起草作戰(zhàn)命令時(shí)，誤將“沁陽(yáng)”寫(xiě)成“泌陽(yáng)”，而在河南鏡內(nèi)恰巧有一“泌陽(yáng)”。導(dǎo)致馮軍誤入了泌陽(yáng)，錯(cuò)失有利時(shí)機(jī)，致使聯(lián)合作戰(zhàn)以失敗告終。史稱(chēng)“敗在一撇的戰(zhàn)爭(zhēng)”。因此，我們?cè)诠膶?xiě)作時(shí)，必須做到小心謹(jǐn)慎，盡可能避免此類(lèi)疏忽錯(cuò)漏的現(xiàn)象。

2 刪繁就簡(jiǎn)，善于概括

2.1 內(nèi)容精要，不冗贅

具體要求為結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，布局合理，不搞前后呼應(yīng)，也不隨意穿插。當(dāng)公文主旨確定之后，要抓住其主要事實(shí)，主要矛盾。絕不可不分輕重主次，平均著墨，甚至本末倒置。每一份公文要解決什么問(wèn)題，必須先確立一個(gè)中心，然后圍繞這個(gè)中心去組織材料。除綜合性報(bào)告外，其它文種一般都是“一文一事”，特別是請(qǐng)示，在行文規(guī)則中明確規(guī)定：“請(qǐng)示必須一文一事”。這樣既便于承辦，又便于立檔歸案，有效地縮短行文篇幅。如若一文數(shù)事，極有可能形成“多中心”，受文者難以領(lǐng)會(huì)，進(jìn)而影響行文目的。

2.2 語(yǔ)言簡(jiǎn)明，不虛飾

具體從以下三方面考慮：一是通過(guò)概括、簡(jiǎn)稱(chēng)來(lái)達(dá)到文字精練。這需要我們平時(shí)練字練句，通過(guò)多讀、多寫(xiě)、多改、善悟等逐步提高。二是適當(dāng)使用單音節(jié)的文言詞達(dá)到文字簡(jiǎn)潔。為了使自己的公文顯得簡(jiǎn)潔、精練，常使用一些單音節(jié)文言詞。如“望、希、按、擬、須、悉、茲、系”等等，長(zhǎng)期以來(lái)保持著豐富的表現(xiàn)力，其中不少還完全融入了現(xiàn)代漢語(yǔ)中，適當(dāng)使用這些文言詞，可以使語(yǔ)意貫通，文句自然，妥帖而又精練。三是注意使用習(xí)慣用語(yǔ)達(dá)到文字簡(jiǎn)約。公文寫(xiě)作中，長(zhǎng)期以來(lái)形成了一套常用的事務(wù)性詞語(yǔ)，如某些文言詞語(yǔ)、特定用語(yǔ)等，這些詞語(yǔ)結(jié)構(gòu)較穩(wěn)定，位置較固定，使用較規(guī)范，人們稱(chēng)為習(xí)慣用語(yǔ)。如開(kāi)端用語(yǔ)：為、為了、據(jù)、根據(jù)、由于、鑒于、茲、茲定于等；如表態(tài)用語(yǔ)：同意、準(zhǔn)予、照辦、執(zhí)行、不宜等等，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用習(xí)慣用語(yǔ)，可使公文結(jié)構(gòu)緊湊，過(guò)渡自然，文字簡(jiǎn)潔，準(zhǔn)確地表現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)與受文單位的關(guān)系。

2.3 善于運(yùn)用數(shù)字圖表，適當(dāng)采用縮略語(yǔ)

在公文寫(xiě)作中，有些用文字描述太過(guò)繁冗的事物特征介紹，倘若能列舉數(shù)字進(jìn)行說(shuō)明，則不僅能讓受文者更容易了解表述內(nèi)容，還能讓行文簡(jiǎn)潔凝練，說(shuō)服力強(qiáng)。圖表顯示內(nèi)容集中、條理分明，也能讓人一目了然。

縮略語(yǔ)是語(yǔ)意的高度概括和濃縮，含義明確，使用相對(duì)規(guī)范。在長(zhǎng)期的使用過(guò)程中，表現(xiàn)出了強(qiáng)大的生命力。例如“三個(gè)代表”、“四項(xiàng)基本原則”、“兩個(gè)確?！保@些既概括精煉，為大家所熟知便于記憶，又能避免徒增筆墨，浪費(fèi)篇幅。

3 平實(shí)質(zhì)樸，謹(jǐn)慎修辭

3.1 避“虛”就“實(shí)”，不溢美

制發(fā)公文的主要目的是用來(lái)指導(dǎo)工作或是為處理相關(guān)問(wèn)題提供依據(jù)。其所承載的內(nèi)容，一般關(guān)系到具體工作或政策法規(guī)，因此其行文無(wú)需追求跌宕起伏，只要簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，能使受文者盡快理解。否則，就會(huì)失去原有的本色信息，嚴(yán)重的甚至延誤工作。因此在公文寫(xiě)作中，以敘述、說(shuō)明、夾敘夾議為主要表達(dá)方式，盡可能避免描繪性語(yǔ)言行文，要用平實(shí)的語(yǔ)言直述事實(shí)和講清道理。做到樸實(shí)無(wú)華而不崇尚辭藻華麗，嚴(yán)肅得體而不虛夸矯情，語(yǔ)氣平穩(wěn)而不大起大落，始終保持不含不隱，不張不揚(yáng)，客觀冷靜，平鋪直敘的風(fēng)格。

3.2 慎用修辭，不造作

公文寫(xiě)作語(yǔ)言從修辭手法上講，以消極修辭為主，少用或不用積極修辭。消極修辭是指以明確、通順、平勻、穩(wěn)密為標(biāo)準(zhǔn)的語(yǔ)言調(diào)整。比如，排比、對(duì)比、對(duì)偶、引用、設(shè)問(wèn)、借喻。積極修辭是為追求形象、生動(dòng)、新鮮、活潑的表達(dá)效果而對(duì)語(yǔ)言作出的積極修飾。比如，夸張、擬人、雙關(guān)、通感、象征、渲染等等。這些積極修辭的手法在公文中很少使用，因?yàn)楣氖且蕴幚砉珓?wù)為目的的，講求辦事效率。因此，在語(yǔ)言上不講求外在的形式美，而是追求明確、簡(jiǎn)潔、通順、樸實(shí)而莊重的修辭效果，修飾的重點(diǎn)放在詞語(yǔ)的運(yùn)用和句式的調(diào)整上。

3.3 引經(jīng)據(jù)典，不過(guò)濫

在公文寫(xiě)作過(guò)程中，一些人喜歡引經(jīng)據(jù)典地說(shuō)明問(wèn)題、闡述主張，這在一定條件下是允許的，有時(shí)可以增強(qiáng)語(yǔ)言的表達(dá)效果。但是過(guò)多則會(huì)給人一種賣(mài)弄文采的感覺(jué)，往往達(dá)不到應(yīng)有的效果。一般說(shuō)來(lái)，引經(jīng)據(jù)典只適合于領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報(bào)告等事務(wù)性文書(shū)。在通用公文中要盡量避免引經(jīng)據(jù)典，尤其是那些態(tài)度嚴(yán)肅的文種，如請(qǐng)示、命令、通告、批復(fù)等是絕對(duì)不能使用的。

4 莊重得體，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)

4.1 注意措辭得體

措辭要得體，就是指用語(yǔ)要與所寫(xiě)的公文文種體例相符。頒布政府法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。報(bào)請(qǐng)性公文，用語(yǔ)要謙恭，講究禮貌，以表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重；命令體公文，其用語(yǔ)則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)模棱兩可的毛病。

4.2 準(zhǔn)確選用文種行文

行政公文文種多達(dá)十三種，而不同的文種的使用時(shí)機(jī)是不一樣的。特別要注意區(qū)分有相似點(diǎn)的兩種不同文種。如函與請(qǐng)示都具有請(qǐng)求對(duì)方幫助解決事項(xiàng)之義，但二者的行文方向不同，請(qǐng)示是上行文，函是平行文。所以選取文種一定要以制度為依據(jù)，公文寫(xiě)作工作絕對(duì)不允許隨心所欲的，什么情況應(yīng)該用什么文種，都應(yīng)該根據(jù)制度來(lái)定奪。如果不明白，就應(yīng)該去找依據(jù)、查制度。只有行文者嚴(yán)格按照制度進(jìn)行公文的撰寫(xiě)，才能組織規(guī)范的行文語(yǔ)言，才能寫(xiě)出切合制度要求的公文。

4.3 使用規(guī)范化的公文專(zhuān)用語(yǔ)

公文在長(zhǎng)期用于處理公務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，逐漸形成了一些相對(duì)固定和規(guī)范的公文專(zhuān)用語(yǔ)。表態(tài)用語(yǔ)：如“同意、準(zhǔn)予、禁止、切勿、務(wù)必”等；引述用語(yǔ)：如“最近（近期、近段時(shí)間以來(lái)）、根據(jù)（依據(jù)）、為了（為）”等；結(jié)尾用語(yǔ)：“特此函告、當(dāng)否，請(qǐng)批示、以上事項(xiàng)，呈請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。”等。這些專(zhuān)用語(yǔ)言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)潔明了，使用位置相對(duì)固定，便于傳達(dá)公務(wù)中的相關(guān)事宜，容易為人們所領(lǐng)會(huì)，便于受文者理解接受，具有較強(qiáng)的生命力，在公文語(yǔ)言的運(yùn)用中起著重要的作用。恰如其分地運(yùn)用這些公文專(zhuān)用語(yǔ)，更能顯示出公文的莊重得體，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

作為一名合格的公文寫(xiě)作者，要想使自己熟練掌握公文寫(xiě)作的一般技巧，就需要自己在平時(shí)的公文寫(xiě)作中多多觀察，留心各大機(jī)關(guān)所印發(fā)的文件、材料，揣摩其中的語(yǔ)句使用，平時(shí)注重積累其中的規(guī)范用語(yǔ)，全面、細(xì)致地理解和掌握公文寫(xiě)作的一般要求。對(duì)于規(guī)范和要求極為嚴(yán)格的公文寫(xiě)作，主要的學(xué)習(xí)和掌握方法就是多看多寫(xiě)，在從事公文寫(xiě)作的初期，可以嘗試著模仿，就像練習(xí)書(shū)法初期的臨摹一樣，必須要對(duì)照著現(xiàn)有的規(guī)范，然后在實(shí)際寫(xiě)作中不斷規(guī)范自己的公文，從而鍛煉和提升自己的公文寫(xiě)作水平。