高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

孫加加

（安徽建筑大學(xué) 電信學(xué)院，安徽 合肥 230022）

1 引言

隨著國家對教育事業(yè)的重視以及對教育發(fā)展的投入增加，高校的招生人數(shù)和辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，高校新增的基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模和數(shù)量也隨之快速增加。高校的基本建設(shè)項(xiàng)目是學(xué)校固定資產(chǎn)創(chuàng)造和增加途徑，是拓展辦學(xué)規(guī)模的基礎(chǔ)，基本建設(shè)項(xiàng)目可以改善辦學(xué)條件，提升校園環(huán)境風(fēng)貌。尤其在“十一五”期間我國大部分高校每年投入學(xué)校的基本建設(shè)中資金高達(dá)數(shù)億，基本建設(shè)的項(xiàng)目規(guī)模越來越大，參與項(xiàng)目建設(shè)單位越來越多，建設(shè)過程中產(chǎn)生的基建檔案量日趨增加，給高?；n案的管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；另一各方面還普遍存在著學(xué)校在管理過程中重學(xué)校的教學(xué)、科研檔案管理而輕基本建設(shè)檔案管理。然而，高校的基建檔案不但是項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記錄，而且是建設(shè)項(xiàng)目維修、改造的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，高校基本建設(shè)檔案是重要是校園建設(shè)信息資源，在學(xué)校的基本建設(shè)管理工作過程中完整檔案有著承前啟后的主要作用［1］。高?；n案管理工作如何在新高校發(fā)展形式下為學(xué)校的改革和發(fā)展發(fā)揮應(yīng)盡的作用，是高?；ü芾砉ぷ髡呙媾R的新挑戰(zhàn)［2］。

2 高?；n案的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

2.1 高校基建檔案的特點(diǎn)

（1）檔案利用反復(fù)性。高校的基建項(xiàng)目檔案在高校建設(shè)過程中可反復(fù)多次使用，項(xiàng)目的設(shè)施的改建、擴(kuò)建、維修都與項(xiàng)目檔案緊密相連。檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程的歷史重現(xiàn)，在后期的項(xiàng)目使用、改造、維修中顯得十分重要。在項(xiàng)目檔案使用過程中，完善的可供遠(yuǎn)程查閱數(shù)字化檔案，不但可以減少大量的紙質(zhì)檔案查詢時(shí)間和節(jié)約大量的人力財(cái)力，而且可以很大程度上提高經(jīng)濟(jì)效益和檔案使用效率。

（2）校園建設(shè)過程歷史追溯性。高校的項(xiàng)目檔案管理過程中收集與整理項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及的各類相關(guān)文件、記錄，施工圖紙，其中很大一部分檔案文件，如工程項(xiàng)目項(xiàng)目建議書及批復(fù)報(bào)告、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、規(guī)劃、征地、投資計(jì)劃等，真實(shí)地記錄當(dāng)時(shí)項(xiàng)目建設(shè)歷史情況。高校基建檔案的及時(shí)收集、整理歸檔，既可以完善基建檔案管理工作，還可以充分利用信息資源，通過檔案分析，為項(xiàng)目管理服務(wù)。基建項(xiàng)目的檔案是高校建設(shè)管理的歷史記錄，是學(xué)?；?xiàng)目的憑證，在學(xué)校維護(hù)權(quán)益和項(xiàng)目建設(shè)管理方面發(fā)揮無可替代的作用［3］。

（3）來源廣。建設(shè)項(xiàng)目參建方有業(yè)主方、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、材料生產(chǎn)廠商和供應(yīng)商、運(yùn)營管理單位、政府職能部門等，在參與項(xiàng)目建設(shè)過程中各自都產(chǎn)生大量的建設(shè)檔案。

2.2 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著高?；窘ㄔO(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展，基建檔案的管理也隨之不斷發(fā)展和轉(zhuǎn)變，在基建檔案管理的現(xiàn)狀目前主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）重建設(shè)輕檔案。在高?；窘ㄔO(shè)管理過程有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只需要做好項(xiàng)目的安全管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量管理及投資管理等施工現(xiàn)場的管理，在學(xué)校規(guī)定工期內(nèi)把項(xiàng)目建成，忽略了檔案的管理工作。致使很多基建檔案缺失，對后期的檔案存檔、竣工備案以及產(chǎn)權(quán)辦理造成了不可彌補(bǔ)的損失［4］。

（2）管理手段不能與時(shí)俱進(jìn)。目前，檔案全都采用紙質(zhì)的形式，既需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力用于收集整理，又影響管理的效率，檔案的收集和使用過程中發(fā)生遺漏和失誤的問題無法避免，造成在后續(xù)的項(xiàng)目的管理過程中因重要的檔信息缺失而面臨更多的困難。

（3）管理滯后。高校的檔案管理工作不能與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，造成在項(xiàng)目建成后才組織人員對檔案進(jìn)行收集、整理，使得檔案管理相對滯后，給項(xiàng)目檔案完整的收集工作帶來很大的難度。

3 檔案數(shù)字化管理

3.1 確定建設(shè)項(xiàng)目檔案分類方式

應(yīng)根據(jù)高?；n案的形成特點(diǎn)和建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的使用方式，確定其檔案分類及數(shù)字化［5］。從基建檔案形成情況看，多數(shù)高校建校歷史悠久，基建檔案跨越歷史時(shí)間較長，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量多，資料雜亂。應(yīng)確定一個(gè)有效的分類方式，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)常見的分類有以下幾種［6］：

（1）按項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)分類；

（2）按項(xiàng)目實(shí)施過程分類；

（3）按項(xiàng)目具體管理工作內(nèi)容分類；

（4）按信息的類別屬性分類；

為滿足信息管理的需求，常常在建設(shè)項(xiàng)目檔案分類上，采用上述兩種或幾種分類方法，筆者結(jié)合學(xué)校所在地的城建檔案館的檔案分類要求對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行綜合分類。

3.2 檔案數(shù)字化化方式

盡管高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目數(shù)量雖多，但若單位采購專用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化掃描，一次性投入成本過高。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，與建筑業(yè)相關(guān)服務(wù)行業(yè)的日趨興起，建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)文件的數(shù)字化可采用社會(huì)化服務(wù)方式，委托建筑專業(yè)相關(guān)的圖文公司，將建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)文件進(jìn)行逐一掃描后，制成電子文本并刻錄成光盤。

在檔案數(shù)字化掃描時(shí)應(yīng)從以下幾點(diǎn)去實(shí)施：

（1）確定檔案文件掃描后的保存格式。

（2）規(guī)定檔案文件掃描的順序。

（3）確定檔案文件的掃描方向。

（4）為確保電子文件與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)。掃描結(jié)束后，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案的留存需求一式多份刻錄光盤。

4 高?；n案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

為解決高?；n案管理相對落后的現(xiàn)狀，提高基建檔案管理效率，本文提出利用Java－Web技術(shù)，基于目前流行的軟件MVC框架模式開發(fā)基建檔案數(shù)字化協(xié)同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要功能是實(shí)現(xiàn)基建檔案遠(yuǎn)程查詢、上傳、下載等功能。

4.1 系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)分為三層，分別為顯示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層［7］。顯示層通過Jsp技術(shù)將用戶需要的檔案信息在網(wǎng)頁上展示，業(yè)務(wù)層負(fù)責(zé)對用戶所需信息的篩選，在業(yè)務(wù)層與數(shù)據(jù)層Dao用接口隔離，數(shù)據(jù)訪問dao層調(diào)用數(shù)據(jù)后交業(yè)務(wù)處理層則，采用接口隔離的優(yōu)點(diǎn)時(shí)修改底層數(shù)據(jù)庫后，上層不用修改。數(shù)據(jù)庫采用mysql數(shù)據(jù)庫技術(shù)把基建檔案進(jìn)行分類收集，建立數(shù)據(jù)庫。管理框架的構(gòu)是基于MVC框架下搭建的，主要分三層（見1）。

圖1 管理系統(tǒng)的架構(gòu)

（1）顯示層。顯示層模塊利用Struts2框架搭建，通過顯示層把本建設(shè)項(xiàng)目信息系統(tǒng)中的信息在WEB上展示。struts2吸收了struts1的優(yōu)點(diǎn)，以 Webwork的設(shè)計(jì)思想為核心，是struts2是struts1和Webwork結(jié)合的產(chǎn)物。一個(gè)請求的實(shí)現(xiàn)要進(jìn)過以下幾個(gè)步驟：一個(gè)請求在Struts2框架中的處理見圖2幾個(gè)步驟：

圖2 Struts2請求處理步驟

（2）業(yè)務(wù)層。響應(yīng)顯示層的各種請求，從數(shù)據(jù)層中取數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工后，傳輸?shù)斤@示層。該層主要實(shí)現(xiàn)在com.mystudy.framework文件夾下的ControllerServlet類，在javaweb項(xiàng)目中可編譯的JAVA類文后綴名字為.class的文件都會(huì)生成在/WEB－INF/classes文件夾下，當(dāng) Tomcat容器啟動(dòng)的時(shí)候，ControllerServlet中的init方法會(huì)遍歷classes文件夾下的所有.class文件，找到所有有注解 ＠Control的類放入 MAP中 MAP的key對應(yīng)，然后請求的URL即請求地址MAP的值對應(yīng)類的實(shí)例當(dāng)客戶端請求的時(shí)候服務(wù)端的ControllerServlet，通過 API request.getRequest－URI取到客戶端請求的地址，然后找到與地址對應(yīng)的類的實(shí)例。

下面是ControllerServlet在web.xml文件中的配置

配置表示TOMCAT服務(wù)器一啟動(dòng)的時(shí)候就首頁加載ControllerServlet，＊.do表示ControllerServlet攔截所有URL帶 .do的地址例如客戶端請求地址為“http：//192.168.1.100：8080/TestOA/control/customer/customer.do？method＝query”就會(huì)被代碼中＠Control（“/control/customer/customer”）public class CustomerAction下面的CustomerAction類攔截下來。然后客戶端請求地址寫成“http：//192.168.1.100：8080/TestOA/注解名.do？method＝query”這個(gè)請求地址就會(huì)被MYClass這個(gè)類攔截到調(diào)用YClass的query方法完成業(yè)務(wù)。

（3）數(shù)據(jù)層。該層主要是實(shí)現(xiàn)MySQL數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與應(yīng)用管理問題。項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)施過程中，產(chǎn)生了大量的形式各一的檔案信息，各參建方信息的管理模式和信息的存儲(chǔ)空間都各不相同；并且產(chǎn)生的檔案信息量，隨著建設(shè)項(xiàng)目的不斷開展也急劇增加。數(shù)據(jù)庫充當(dāng)信息存儲(chǔ)的平臺(tái)，保證各信息需求方，從這個(gè)數(shù)據(jù)庫中隨時(shí)把需要的信息取出，從而避免了反復(fù)輸入發(fā)生錯(cuò)誤和因多次輸入導(dǎo)致成本的增加。因此，數(shù)據(jù)層必須能保證數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)、共享應(yīng)用。

1）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：本文按照城市建設(shè)檔案館的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理目錄對項(xiàng)目的檔案進(jìn)行分析，按項(xiàng)目的前期階段、施工階段、驗(yàn)收階段對建設(shè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行分類，并嚴(yán)格按照各個(gè)項(xiàng)目細(xì)分各子項(xiàng)目，以適當(dāng)?shù)男问?，進(jìn)行合理的管理和存儲(chǔ)，為用戶提供便捷的申請檔案信息共享。

2）數(shù)據(jù)應(yīng)用：是指在數(shù)據(jù)層能夠?qū)崿F(xiàn)用戶所需檔案的快速查詢、檔案信息的有效下載、信息的上傳以及錯(cuò)誤或過期信息的刪除等基本功能，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)參與方可以根據(jù)自身需求能夠隨時(shí)隨地地使用所需的檔案信息。數(shù)據(jù)應(yīng)用主要考慮在訪問數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時(shí)，需要確定每個(gè)使用者使用的權(quán)限設(shè)置，以保證建設(shè)項(xiàng)目的各種數(shù)據(jù)能夠及時(shí)上傳、下載及刪除等，確保數(shù)據(jù)安全。

4.2 系統(tǒng)的功能框架

基建檔案管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基礎(chǔ)上的，各參建部門通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境向外部輸出或提取檔案信息數(shù)據(jù)，本文設(shè)計(jì)的建筑工程信息管理系統(tǒng)是的B/S模式下設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的。建筑工程管理系統(tǒng)包括了管理員、普通訪問者，在系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)中，其框架如圖3所示，將建筑工程管理系統(tǒng)劃分為用戶登錄、工程文件查詢、文件上傳/刪除，文件下載幾個(gè)主要模塊，通過數(shù)據(jù)層實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用。

該系統(tǒng)主要可劃分為系統(tǒng)管理、檔案信息顯示模塊、文件瀏覽模塊，其中系統(tǒng)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)主要實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)的人員管理、使用人員權(quán)限設(shè)定及系統(tǒng)日常的數(shù)據(jù)維護(hù)；檔案信息管理模塊主要實(shí)現(xiàn)基建檔案的日常上傳、下載等功能；文件查詢、瀏覽模塊主要實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢及在網(wǎng)頁中瀏覽檔案信息。

圖3 系統(tǒng)功能框架

5 總結(jié)

本論文從高校的基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理的基本現(xiàn)狀出發(fā)，引入建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化的實(shí)施方法，利用現(xiàn)有的先進(jìn)的系統(tǒng)軟件開發(fā)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對該系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，為高校的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供了一個(gè)有效的平臺(tái)。通過該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享和協(xié)同管理。

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