淺談多校區(qū)高校財(cái)務(wù)檔案的管理

趙紅漫

摘 要：高校財(cái)務(wù)檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它既具有一般檔案管理的共同特征，又具有財(cái)務(wù)檔案的自身特點(diǎn)。現(xiàn)階段多校區(qū)財(cái)務(wù)檔案管理存在的最大問題是財(cái)務(wù)檔案的分散性，因此，應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善多校區(qū)財(cái)務(wù)檔案管理流程，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案的管理，最終促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；多校區(qū)；高校；檔案管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）20-0278-02

財(cái)務(wù)管理作為高校管理工作中重要環(huán)節(jié)，不僅要承擔(dān)高校資金籌集和分配的任務(wù)，還要對(duì)高校資金進(jìn)行核算和監(jiān)督。財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校財(cái)務(wù)結(jié)算活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，也是高校各種審計(jì)財(cái)務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，包含會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類以及其他類?！吨腥A人民共和國財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。會(huì)計(jì)檔案工作由各級(jí)財(cái)政機(jī)關(guān)和各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)共同負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。高校財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、齊全性、完整性，將直接影響財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，只有做好了財(cái)務(wù)檔案收集、整理的工作，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校綜合檔案的完整系統(tǒng)性，才能真正發(fā)揮其在教學(xué)、科研管理中服務(wù)育人的作用。在當(dāng)前很多高校實(shí)行多校區(qū)聯(lián)合辦公的情況下，如何優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案的管理是對(duì)高校財(cái)務(wù)管理提出的新要求，也是高校檔案管理的新問題。

一、多校區(qū)高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

多校區(qū)高校財(cái)務(wù)檔案不僅具有檔案的專業(yè)性和保密性，其最大的特點(diǎn)在于分散性。

1.財(cái)務(wù)檔案資料的分散性

多校區(qū)高校，顧名思義，就是一所高校有多個(gè)校區(qū)，隨著各校區(qū)之間的資源整合，多數(shù)高校最終會(huì)選擇在某一核心校區(qū)辦公。但是，為了方便廣大師生進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷，高校財(cái)務(wù)部門往往會(huì)在不同校區(qū)設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)銷點(diǎn)，財(cái)務(wù)檔案也因此會(huì)分散在不同校區(qū)。這樣會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問題。其一，老師和學(xué)生查詢、借閱財(cái)務(wù)檔案很不方便，盡管財(cái)務(wù)賬目可以從電腦上聯(lián)網(wǎng)查詢，原始憑證卻無法跨校區(qū)調(diào)閱，如果老師或?qū)W生記不清楚自己在哪個(gè)校區(qū)辦理的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，那么他們?cè)诓煌^(qū)查詢、借閱財(cái)務(wù)檔案必定會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。其二，各校區(qū)的財(cái)務(wù)檔案由各校區(qū)財(cái)務(wù)報(bào)銷點(diǎn)自行整理歸檔，1—2年后才移交到學(xué)校檔案部門，由此造成財(cái)務(wù)檔案在歸檔前兩年處于分散狀態(tài)，不利于財(cái)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，也不利于各校區(qū)老師和學(xué)生的財(cái)務(wù)查詢事務(wù)。

2.財(cái)務(wù)檔案管理人員的分散性

財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)人員既要懂得財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)，又要具備檔案管理的知識(shí)。但是，《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》實(shí)行“誰財(cái)務(wù)、誰立卷，邊財(cái)務(wù)邊收集整理、審結(jié)卷成”的原則，目前大多高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作由不同的人員兼任，有的檔案管理人員沒有接受過檔案工作方面的培訓(xùn)，更不用說財(cái)務(wù)部門配備專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員了，人員的分散直接導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理的不規(guī)范。

二、多校區(qū)高校財(cái)務(wù)檔案管理的癥結(jié)

1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有在思想上高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，對(duì)其管理認(rèn)識(shí)不夠

財(cái)務(wù)檔案工作不僅可以保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，而且能根據(jù)會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來，提供最優(yōu)化的管理方案，取得最大的效益。在多校區(qū)財(cái)務(wù)工作量大的情況下，由于有些高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，因此忽視了對(duì)原始憑證采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理、歸納的要求，忽視了財(cái)務(wù)檔案重要的預(yù)測(cè)功能，更忽視了財(cái)務(wù)檔案具有保存歷史的重要作用，最終導(dǎo)致歸檔的財(cái)務(wù)資料無法為多校區(qū)老師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.財(cái)務(wù)部門沒有設(shè)置專人專職，財(cái)務(wù)檔案管理不規(guī)范

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，并在保管期滿后移交單位的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有專門設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)的單位應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)指定專人繼續(xù)保管，但實(shí)際工作中大多數(shù)高校財(cái)務(wù)檔案管理中都未設(shè)置此專門機(jī)構(gòu)。一是按照“誰會(huì)計(jì)、誰立卷”的原則，會(huì)計(jì)檔案大多由會(huì)計(jì)人員兼管，有些高校甚至聘用離退休的財(cái)務(wù)工作者整理財(cái)務(wù)檔案，他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，不清楚財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，不了解檔案的基本操作規(guī)程，這樣整理出來的財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，很難保證檔案的完整性和安全性。二是由于財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)，分工不明確，裝訂、歸檔、查詢等檔案工作由不同人員兼職，管理環(huán)節(jié)分散，造成財(cái)務(wù)檔案管理工作不規(guī)范。三是財(cái)務(wù)檔案管理的設(shè)施不完善，財(cái)務(wù)檔案和大多數(shù)學(xué)校其他檔案一樣放置于學(xué)校的檔案部門，沒有專門庫房存放，不符合財(cái)務(wù)檔案的防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防霉、防盜的“七防”要求。而且，存檔過程中紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)檔案歸檔不同步，只有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案才移交學(xué)校檔案部門，而磁質(zhì)檔案則由財(cái)務(wù)部門自行存檔。四是會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，由于多種原因?qū)е聦W(xué)校會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，有些會(huì)計(jì)檔案即使超過保管期限數(shù)年也沒有被銷毀，從而影響了財(cái)務(wù)管理工作和檔案管理工作的質(zhì)量。

三、完善多校區(qū)高校財(cái)務(wù)檔案管理的辦法

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查詢和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄露。高校財(cái)務(wù)檔案管理是高校日常管理的組成部分，其管理水平的高低將直接影響學(xué)校整體管理水平，并最終決定財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣，必須引起學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人的重視。部門負(fù)責(zé)人在制定財(cái)務(wù)計(jì)劃時(shí)，要明確確定本部門的檔案管理員專門負(fù)責(zé)多校區(qū)財(cái)務(wù)檔案的歸納、整理工作，對(duì)多校區(qū)財(cái)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一歸置、統(tǒng)一管理，防止財(cái)務(wù)檔案的毀損或滅失。

2.完善歸檔流程

高校檔案部門應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定財(cái)務(wù)檔案歸檔流程和規(guī)范，在財(cái)務(wù)檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，財(cái)務(wù)檔案歸檔過程實(shí)施經(jīng)?；瘷z查，確保財(cái)務(wù)檔案的完整和準(zhǔn)確。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)配專門人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行及時(shí)整理歸檔。首先，在記賬憑證的整理中，要對(duì)所有記賬憑證進(jìn)行審查核對(duì)、按序分類，確保不遺失、不缺號(hào)、不漏號(hào)，按月整理齊全后裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，財(cái)務(wù)賬簿歸檔時(shí)要在首頁填寫完整《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊(cè)；財(cái)務(wù)報(bào)表按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷；工資發(fā)放名冊(cè)要在工資發(fā)放完畢后及時(shí)整理，按月裝訂成冊(cè)；銀行對(duì)賬單收集齊全后按年裝訂成冊(cè)。再次，將裝訂成冊(cè)的財(cái)務(wù)檔案送交檔案部門保管時(shí)，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案部門應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)移交的財(cái)務(wù)檔案。最后，建立主校區(qū)集中管理機(jī)制，完善各校區(qū)的檔案銜接程序，使各校區(qū)形成的各種載體和財(cái)務(wù)檔案匯總進(jìn)入學(xué)校綜合檔案館，維護(hù)學(xué)校檔案的完整性。

3.提高財(cái)務(wù)檔案管理工作者的綜合管理素質(zhì)

高校財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性高、政策性和保密性很強(qiáng)，要求檔案管理人員綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、人員相對(duì)固定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員要進(jìn)行多種途徑和形式的教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，提高他們的實(shí)際操作能力，能按相同的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同校區(qū)的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的分類、整理、編目立卷。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)部門要經(jīng)常組織多校區(qū)財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和本校的財(cái)務(wù)檔案管理制度，使每位財(cái)務(wù)工作者在日常的財(cái)務(wù)工作中掌握財(cái)務(wù)檔案的基本規(guī)范、做好財(cái)務(wù)檔案歸檔前的基本工作，保證高校財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

4.實(shí)行信息化管理，做好技術(shù)防范

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)，提出要加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力；加快優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長效發(fā)展機(jī)制。一方面，會(huì)計(jì)電算化的普及給財(cái)務(wù)檔案管理者提出了更高的目標(biāo)，他們業(yè)務(wù)水平的高低成為科學(xué)管理財(cái)務(wù)檔案的關(guān)鍵。由此可見，財(cái)務(wù)檔案管理人員不僅要懂得財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)，還要懂得檔案管理方面的知識(shí)，在當(dāng)今信息化背景下還必須了解計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等與信息化有關(guān)的知識(shí)，才能做好財(cái)務(wù)檔案的信息化管理工作。另一方面，隨著高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的普及，財(cái)務(wù)檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并存的管理模式，歷年的財(cái)務(wù)資料不僅要以打印的紙質(zhì)形式保持，還要以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上，這就存在著磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。在信息社會(huì)中，電算化財(cái)務(wù)檔案是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，也能為高校帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的核心，是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該和檔案部門共同協(xié)商，制定信息化的財(cái)務(wù)檔案歸檔、查詢規(guī)范，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，建立多校區(qū)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案查詢平臺(tái)，帶動(dòng)全校檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。

總之，財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)多校區(qū)高校財(cái)務(wù)管理和檔案管理不可缺少的一個(gè)方面，隨著多校區(qū)辦學(xué)逐步變?yōu)楦咝９芾淼囊环N重要模式，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，完善歸檔流程，建立信息化管理體系，才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的完整，保證檔案的專業(yè)性、機(jī)要性，并為各校區(qū)老師和學(xué)生提供安全、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最終促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

[責(zé)任編輯 柯 黎]