中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)要點(diǎn)概述

蔣文欣+

摘要:在國(guó)資委提出加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系的大背景下，論文作者作為本單位內(nèi)部控制體系建設(shè)工作的參與者，兩年來(lái)，對(duì)本單位及其他中央企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)部控制進(jìn)行了重點(diǎn)研究，詳細(xì)論述了采購(gòu)過(guò)程中調(diào)研、比價(jià)、簽約和驗(yàn)收等四個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)要點(diǎn)，提出了加強(qiáng)中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的思路與方法。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制集中采購(gòu)比價(jià)

一、問(wèn)題的提出

2012年5月10日，國(guó)資委、財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》（國(guó)資發(fā)評(píng)價(jià)【2012】68號(hào)），中央企業(yè)加快了內(nèi)部控制體系建設(shè)的步伐。其中，采購(gòu)領(lǐng)域的內(nèi)部控制無(wú)疑是中央企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。

近年來(lái)，我國(guó)中央企業(yè)采購(gòu)人員職務(wù)犯罪呈逐年上升趨勢(shì)，多數(shù)是由于在采購(gòu)過(guò)程中索取、收受回扣。采購(gòu)人員的職務(wù)犯罪往往導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格虛高，造成國(guó)有資產(chǎn)的大量流失，嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如：一個(gè)中央企業(yè)采購(gòu)部門的負(fù)責(zé)人曾花費(fèi)企業(yè)178萬(wàn)元采購(gòu)一批物資，從中得到了幾十萬(wàn)元的回扣。當(dāng)他案發(fā)后，經(jīng)過(guò)評(píng)估這批物資僅價(jià)值十幾萬(wàn)元。那么，中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的主要問(wèn)題在哪里？

二、中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

從微觀的角度，我國(guó)雖然也存在一些采購(gòu)內(nèi)部控制完善、管理水平較高的中央企業(yè)，但是毋庸諱言，目前多數(shù)中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制不完善，運(yùn)作不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：

(1)采購(gòu)權(quán)分散，企業(yè)內(nèi)部很多部門均有大小不等的采購(gòu)權(quán)。

(2)各部門采購(gòu)各自為政，包辦采購(gòu)全過(guò)程。

(3)采購(gòu)決策（包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)價(jià)格的確定等）隨意性大，暗箱操作，缺乏剛性制約。

(4)對(duì)采購(gòu)行為缺乏有效監(jiān)督。

三、科學(xué)設(shè)計(jì)采購(gòu)內(nèi)部控制的必要性

為了規(guī)范中央企業(yè)的采購(gòu)行為，阻塞采購(gòu)過(guò)程中的漏洞，以降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，防止職務(wù)犯罪的發(fā)生，同時(shí)挽救一批從事采購(gòu)工作的干部職工，就必須對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)。

那么，如何設(shè)計(jì)中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制，有效避免國(guó)有資產(chǎn)的流失呢？

四、中央企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)思路

采購(gòu)的重點(diǎn)在于采購(gòu)決策，即如何確定從哪一家供應(yīng)商采購(gòu)，以什么價(jià)格采購(gòu)?？茖W(xué)的采購(gòu)決策應(yīng)避免采購(gòu)決策權(quán)過(guò)分集中、隨意性大、透明度低、缺乏有效制約等問(wèn)題。

按照市場(chǎng)營(yíng)銷學(xué)理論對(duì)企業(yè)購(gòu)買行為的分析，參與企業(yè)購(gòu)買決策過(guò)程的人員有五種：使用者、影響者、采購(gòu)者、決定者、信息控制者。因此，應(yīng)明確以上人員在采購(gòu)過(guò)程中的職責(zé)、作用及相互關(guān)系，使他們能各司其職、相互制約。這樣，就能夠避免采購(gòu)決策權(quán)集中于個(gè)別人手中。

對(duì)采購(gòu)決策過(guò)程要通過(guò)比價(jià)的過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)。比價(jià)的原理就是采購(gòu)者通過(guò)一定的方式使?jié)撛诠?yīng)商展開(kāi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，潛在供應(yīng)商會(huì)傾向于向采購(gòu)者展示質(zhì)量更好的商品、提出更加優(yōu)惠的價(jià)格以贏得采購(gòu)合同。采購(gòu)者通過(guò)比價(jià)，選擇質(zhì)量滿足要求、價(jià)格合理的商品。對(duì)比價(jià)過(guò)程要制定剛性程序，減少采購(gòu)決策的隨意性。在這樣的思路下，理順采購(gòu)程序，建立完善采購(gòu)管理內(nèi)控制度，同時(shí)還要建立采購(gòu)監(jiān)督內(nèi)控制度，對(duì)采購(gòu)程序進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

從理論上講，如果通過(guò)改進(jìn)采購(gòu)管理內(nèi)控制度，供應(yīng)商的選擇更加科學(xué)，采購(gòu)價(jià)格更加合理，避免了采購(gòu)價(jià)格虛高，供應(yīng)商沒(méi)有了超額利潤(rùn)，也就缺少了回扣、賄賂的動(dòng)力和經(jīng)濟(jì)來(lái)源。發(fā)生在采購(gòu)過(guò)程中的種種問(wèn)題也就迎刃而解了。

五、建立全新的采購(gòu)制度—集中采購(gòu)

(一)集中采購(gòu)的設(shè)計(jì)思想

集中采購(gòu)首先要將分散的采購(gòu)權(quán)（尤其是批量采購(gòu)權(quán)）適當(dāng)集中，由統(tǒng)一的采購(gòu)部門按照統(tǒng)一的采購(gòu)制度、操作規(guī)范實(shí)施采購(gòu)行為。

為了避免采購(gòu)決策權(quán)集中于個(gè)別人手中，減少?zèng)Q策的隨意性導(dǎo)致不正當(dāng)行為的發(fā)生，要將集中采購(gòu)按照采購(gòu)過(guò)程分解為調(diào)研、比價(jià)、簽約、驗(yàn)收四個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)與采購(gòu)相關(guān)的人員只能參加其中一個(gè)或幾個(gè)環(huán)節(jié)（但不能參加所有環(huán)節(jié)）的工作，以形成采購(gòu)人員崗位適度分離，相互牽制的局面。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是任何人在采購(gòu)過(guò)程中都不能擁有絕對(duì)的權(quán)力。

(二)集中采購(gòu)四個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)概述

1、調(diào)研

調(diào)研就是要了解采購(gòu)商品的市場(chǎng)行情，以便選擇潛在供應(yīng)商。應(yīng)按商品類別建立合格供方名錄制度。該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要點(diǎn)如下：

(1)由使用部門的技術(shù)人員、采購(gòu)部門及相關(guān)部門人員分別對(duì)潛在的供應(yīng)商進(jìn)行充分調(diào)研，寫(xiě)出調(diào)研報(bào)告。

(2)要明確合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)。

(3)由采購(gòu)部門整合各方調(diào)研信息，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)確定合格的潛在供應(yīng)商，建立合格供方名錄，并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

(4)合格供方名錄中要有足夠多的潛在供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商的數(shù)量應(yīng)足以反映貨源市場(chǎng)的整體情況，并滿足比價(jià)的需要。

(5)除有保密要求的商品外，合格供方名錄應(yīng)適當(dāng)公開(kāi)，即在與該商品采購(gòu)相關(guān)的部門范圍內(nèi)公開(kāi)。

(6)調(diào)研人員要對(duì)調(diào)研的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

2、比價(jià)

比價(jià)過(guò)程是采購(gòu)決策的實(shí)現(xiàn)方式，是采購(gòu)過(guò)程的核心環(huán)節(jié)。應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持通過(guò)潛在供應(yīng)商之間適度有序的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，由市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形成價(jià)格的原則；堅(jiān)持比質(zhì)比價(jià)，質(zhì)量與價(jià)格相統(tǒng)一的原則；要考慮供貨期是否滿足需求；還要綜合考慮付款方式、運(yùn)費(fèi)等發(fā)生的資金成本，以避免低價(jià)格、高費(fèi)用的情況。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)如下：

(1)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等采購(gòu)方式使?jié)撛诠?yīng)商之間展開(kāi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格。

(2)應(yīng)當(dāng)制定合理、完善的采購(gòu)管理內(nèi)控制度，明確規(guī)定每種采購(gòu)方式的適用條件、操作程序。內(nèi)控制度要有足夠的剛性，以避免比質(zhì)比價(jià)過(guò)程的隨意性。

(3)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)由采購(gòu)部門、使用部門及其他相關(guān)部門參加的類似價(jià)格委員會(huì)的機(jī)構(gòu)。由該機(jī)構(gòu)根據(jù)采購(gòu)管理制度和采購(gòu)商品的具體情況（品種、質(zhì)量、價(jià)格等）選擇比價(jià)方式，控制比價(jià)過(guò)程，確定最終的供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格。

(4)參加比價(jià)過(guò)程的人員不是一成不變的。

(5)參加比價(jià)過(guò)程的人員在比價(jià)過(guò)程前不應(yīng)在任何場(chǎng)合以任何形式接觸潛在供應(yīng)商。

(6)參加比價(jià)過(guò)程的人員名單在比價(jià)過(guò)程結(jié)束前應(yīng)當(dāng)保密。

(7)對(duì)僅有單一潛在供應(yīng)商的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)高級(jí)管理層的批準(zhǔn)，以加強(qiáng)控制，確保單一來(lái)源采購(gòu)不被濫用。

3、簽約

簽約過(guò)程是通過(guò)法律認(rèn)可的方式確認(rèn)采購(gòu)決策的結(jié)果，避免不利于本企業(yè)條款的出現(xiàn)。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)如下：

(1)由企業(yè)法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的審查，強(qiáng)化合同的內(nèi)部審查機(jī)制。

(2)應(yīng)建立合同管理員的法律培訓(xùn)機(jī)制。

4、驗(yàn)收

應(yīng)當(dāng)由獨(dú)立的質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證。該環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)如下：

(1)質(zhì)量檢驗(yàn)部門在機(jī)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)保持對(duì)采購(gòu)部門的相對(duì)獨(dú)立性。

(2)采購(gòu)的商品未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)，不能辦理入庫(kù)和結(jié)算手續(xù)。

(3)建立質(zhì)量檢驗(yàn)人員持證上崗及繼續(xù)教育制度。

(4)質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，并對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。

綜上所述，采購(gòu)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)就是要強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面：一方面，強(qiáng)調(diào)對(duì)采購(gòu)權(quán)力的分解，避免權(quán)力過(guò)分集中；另一方面，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)決策的剛性程序，避免決策的隨意性。

六、建立采購(gòu)監(jiān)督體系

在建立采購(gòu)內(nèi)部控制的同時(shí)，還需要建立和完善相應(yīng)的監(jiān)督體系。目前，有些中央企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門經(jīng)過(guò)不斷探索形成了物資采購(gòu)比價(jià)審計(jì)這一新的審計(jì)類型，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)行為監(jiān)督的制度化，為采購(gòu)管理內(nèi)控制度的貫徹執(zhí)行提供了有效保證。比價(jià)審計(jì)分為以下兩種模式：

一是對(duì)采購(gòu)程序進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，即采購(gòu)行為是否符合采購(gòu)管理內(nèi)控制度的規(guī)定。這種審計(jì)模式直接促進(jìn)采購(gòu)程序的規(guī)范性，進(jìn)而間接促進(jìn)采購(gòu)結(jié)果的合理性。

二是通過(guò)廣泛收集采購(gòu)商品的價(jià)格信息，在掌握充分的價(jià)格信息情況下對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行直接評(píng)價(jià)，企業(yè)根據(jù)審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)責(zé)任人給予獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。

以上兩種比價(jià)審計(jì)模式均有待進(jìn)一步探索。

最后需要說(shuō)明的是：中央企業(yè)的具體情況是各不相同的，只有將集中采購(gòu)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)思想與本單位采購(gòu)具體情況相結(jié)合，綜合考慮管理成本和效益，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，敢于制度創(chuàng)新，才能形成一套適合本單位自身的采購(gòu)內(nèi)部控制。

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