實驗耗材集約與分散相結(jié)合管理模式的探索

郭瑩瑩，馬文淵，申 達，李丘林

（清華大學(xué)深圳研究生院實驗實踐教學(xué)中心，廣東深圳 518055）

實驗耗材集約與分散相結(jié)合管理模式的探索

郭瑩瑩，馬文淵，申 達，李丘林

（清華大學(xué)深圳研究生院實驗實踐教學(xué)中心，廣東深圳 518055）

介紹了清華大學(xué)深圳研究生院實驗實踐教學(xué)中心的教學(xué)特點以及經(jīng)費耗材管理現(xiàn)狀。針對購買實驗耗材的隨意性、存儲不規(guī)范、重復(fù)購買等問題，提出實驗耗材集約化與分散化相結(jié)合的管理模式。描述了采購、分配、存儲等環(huán)節(jié)的具體操作方法和管理原則。實驗耗材的集中與分散相結(jié)合的管理方式，實現(xiàn)了優(yōu)化資源配置，保障了實驗項目順利進行，為清華大學(xué)深圳研究生院的實驗教學(xué)可持續(xù)發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

實驗耗材；集約化管理；分散化管理；高校實驗室

清華大學(xué)深圳研究生院實驗實踐教學(xué)中心是本院實踐教育的管理歸口單位。中心職責(zé)之一是搭建多學(xué)科實驗平臺，管理并優(yōu)化實驗課程體系。中心堅持以育人為目標(biāo)，努力培養(yǎng)學(xué)生實踐能力、創(chuàng)新能力和提高教學(xué)質(zhì)量，深化實驗教學(xué)改革，貫徹我院“學(xué)科交叉，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”的辦學(xué)理念，進一步強化“國際化、創(chuàng)業(yè)型、復(fù)合式”的育人特點，不斷深化人才培養(yǎng)模式。實驗教學(xué)是培養(yǎng)全日制工程碩士的一個重要環(huán)節(jié)，目的是提高學(xué)生的專業(yè)基礎(chǔ)能力以及創(chuàng)新能力。中心的服務(wù)對象包括生命與健康、能源與環(huán)境、先進制造、信息科學(xué)與技術(shù)、物流與交通以及社會科學(xué)與管理六大學(xué)部，覆蓋生物醫(yī)學(xué)工程、生命學(xué)科、先進制造、水環(huán)境、能源材料、集成電路、通信、計算機應(yīng)用、現(xiàn)代物流、藝術(shù)設(shè)計等相關(guān)專業(yè)。隨著中心規(guī)模的擴大，實驗教學(xué)資金投入的增加，資源的合理配置直接關(guān)系到實驗教學(xué)的運行以及效果［1］。實驗耗材的采購與庫存管理是實驗教學(xué)工作順利開展的重要保障。尤其在資源有限、實驗室不斷擴充的情況下，合理調(diào)配資源顯得特別重要。

根據(jù)中心多學(xué)科交叉的實驗教學(xué)特點，本文提出一種適用于研究生院多學(xué)科實驗平臺的實驗中心集約化與分散化相結(jié)合的耗材管理模式。這種模式更能優(yōu)化配置資源，更有利于實驗教學(xué)和科研項目的開展。

1 實驗耗材采購與管理的主要問題

實驗實踐教學(xué)中心在實驗耗材采購與管理方面已作出很大改進，但是仍存在以下主要問題。

（1）耗材購買隨意性大，經(jīng)費資源分配不合理。當(dāng)實驗教師進行實驗教學(xué)或科研實驗需要耗材時，一般是自行購買。這種購買方式隨意性大，一般也沒有“貨比三家”的選擇過程，使購買的耗材性價比不高。由于缺乏嚴(yán)格的管理與控制，使有限的經(jīng)費不能最大化發(fā)揮作用，可能會造成部分實驗項目因經(jīng)費短缺而削減實驗內(nèi)容或者刪除實驗項目。

（2）耗材存儲不規(guī)范，存在安全隱患。由于清華大學(xué)深圳研究生院的實驗項目增多，也不斷出現(xiàn)新的研究領(lǐng)域和新的實驗方法，所以耗材種類也在不斷增加。但是，教學(xué)實驗室內(nèi)可存儲耗材的場所有限，容易造成耗材交叉污染和浪費。有些化學(xué)品耗材具有危險特性，如果存放不規(guī)范，將存在較大的安全隱患［2］。

（3）庫存管理不嚴(yán)，耗材重復(fù)購買。由于沒有集中的庫存管理，實驗教師購買耗材前沒有檢查庫存，可能重復(fù)采購；另外，有些耗材的包裝規(guī)格較大，而一個實驗項目所需量很少，剩余的耗材也很容易被遺忘；有些實驗耗材由于存放時間過長，已經(jīng)不適合用于實驗，影響實驗項目進行。

2 集約化與分散化相結(jié)合耗材管理模式的構(gòu)建背景

2.1 集約化與分散化的概念構(gòu)想

集約化管理是指集合人力、物力、財力等要素統(tǒng)一配置，以節(jié)儉、約束、高效為價值取向，從而降低成本、高效管理，獲得可持續(xù)競爭優(yōu)勢［3－4］。本文運用集約化管理的理念，通過對各教學(xué)實驗室實驗耗材的采購、存儲、調(diào)配進行集中管理，使資源合理配置?？紤]到教學(xué)實驗室的類別多、學(xué)科覆蓋面廣，過于集中的管理會影響實驗項目的運行效率，因而在集中管理的模式下，在局部適當(dāng)放權(quán)于學(xué)部，融入相對分散的耗材分權(quán)管理模式［5］，達到資源與效率的同步優(yōu)化。

2.2 特點分析

（1）由于清華大學(xué)深圳研究生院學(xué)科專業(yè)方向較多，涉及很多基礎(chǔ)性強和專業(yè)性強的實驗耗材。如果耗材完全統(tǒng)一購置，會影響耗材的專用性和有效使用率［6］；但如果完全由各實驗室自理，又會出現(xiàn)購買耗材的隨意性增大，降低性價比。耗材經(jīng)費的分配不合理，還會導(dǎo)致缺少經(jīng)費的實驗室削減實驗項目。

（2）耗材的集中存儲可以節(jié)省實驗室空間。由于各實驗室面積有限，分散存儲容易造成耗材的不規(guī)范存放，耗材間還可能產(chǎn)生交叉污染。但是，有些實驗耗材需要特定的存放環(huán)境條件，對溫度、濕度等環(huán)境因素有很高要求，而中心不具備存儲所有的特殊耗材的環(huán)境條件，所以仍有部分實驗耗材要分散到各實驗室的適宜環(huán)境下存儲。

（3）剩余資源的統(tǒng)一配置。對于實驗剩余的、有一定庫存量的耗材，如果閑置、報廢，會造成資源的浪費［7］。中心可以及時調(diào)用給其他有需要的學(xué)部實驗室。

3 集約化與分散化結(jié)合的耗材管理模式構(gòu)建

為使資源得到更好的運用，保障實驗項目的高效運行，針對研究生院的教學(xué)實驗室學(xué)科多樣性、實驗項目專業(yè)性等特點，構(gòu)建了集約化與分散化相融合的實驗耗材管理模式。這種新的集約與分散相結(jié)合的管理模式，關(guān)鍵是在具體的操作過程中如何把握“度”，只有中心實行統(tǒng)一、嚴(yán)格的審核，才可以保障學(xué)部松散型管理的效果。

3.1 集約化與分散化相結(jié)合的實驗耗材采購模式

實驗耗材申購，首先要依照教學(xué)計劃、學(xué)生人數(shù)、庫存量等信息計算實驗用量，做好耗材的采購控制與管理。中心根據(jù)耗材用量核算原則審核實驗項目所需耗材，同時也必須依靠各實驗課教師的積極配合。

耗材申購流程具體步驟如下：

（1）每學(xué)期結(jié)束前，各實驗教師根據(jù)下一學(xué)期實驗課程需要開設(shè)的實驗項目，參考學(xué)生人數(shù)等過往數(shù)據(jù)計算實驗耗材量，提交申請；

（2）學(xué)部負責(zé)人審核，即由學(xué)部負責(zé)人匯總本學(xué)部的實驗課程耗材申報，審核實驗項目計劃的合理性，進行耗材供應(yīng)廠商的選擇以及耗材數(shù)量的控制；

（3）中心集中審核實驗耗材申請經(jīng)費，參考實驗室上報的實驗項目信息、庫存情況，根據(jù)實驗耗材量化管理模型［8－10］核查；

（4）通過審核后由各教學(xué)實驗室自行采購；

（5）供貨商在指定的時間內(nèi)將采購的耗材送到教學(xué)實驗室，由負責(zé)申購的教師或者實驗室管理員驗收，核對無誤后，接收貨物并入庫。

在申購流程中，中心審核步驟是集約化管理的體現(xiàn)，是資源合理配置的關(guān)鍵。實驗耗材量化數(shù)學(xué)模型是耗材申購集約化的關(guān)鍵，它為融合學(xué)部的分散化耗材管理奠定了基礎(chǔ)。

3.2 實驗耗材量化數(shù)學(xué)模型

中心為了合理且有效地分配耗材經(jīng)費，建立實驗耗材經(jīng)費審核的數(shù)學(xué)模型。

假設(shè)某實驗課程中第i個實驗項目所耗費的耗材經(jīng)費需求［8］為

式中，m為第i個實驗項目共消耗多少種耗材；

ri為第i個實驗項目學(xué)生人數(shù)；

pij為第i個實驗項目第j種耗材每個學(xué)生的用量；

tij為第i個實驗項目第j種耗材的實驗消耗系數(shù)。

整個實驗課程由i個實驗項目組成，所需的實驗耗材總經(jīng)費為：

式中消耗系數(shù)t是關(guān)鍵的系數(shù)，根據(jù)具體實驗項目的專業(yè)方向決定消耗系數(shù)，對于一次性、專業(yè)性強的耗材，如激光頭，取t＝1.1；對于一次性、基礎(chǔ)性強的耗材，例如電子元器件，t取值1.5～2；對于可以重復(fù)使用兩輪或者三輪以上的耗材，例如容器，t取值0.2～0.5；對于試劑或者黏膠等類型的實驗耗材，t取值0.5～0.8。實驗中心的實驗耗材類別眾多，隨著每個學(xué)期的經(jīng)驗的積累，消耗系數(shù)的選取不斷優(yōu)化，達到最優(yōu)化實驗經(jīng)費配置。

3.3 集約化與分散化相結(jié)合的實驗耗材庫存管理模式

（1）實驗耗材到貨驗收，進行分類存儲；對于專業(yè)性強的耗材要分散存放于存儲環(huán)境適宜的各教學(xué)實驗室，對于基礎(chǔ)性強的耗材則由中心集中進行庫存；

（2）中心網(wǎng)站建立實驗耗材數(shù)據(jù)信息平臺，統(tǒng)一采集集中和分散存放的實驗耗材信息［11－12］，根據(jù)教師購置相關(guān)產(chǎn)品的情況隨時更新庫存產(chǎn)品的種類和數(shù)量；

（3）每學(xué)期實驗課程結(jié)束后，實驗課教師向中心結(jié)算所使用的耗材數(shù)量，中心根據(jù)實驗項目，學(xué)生人數(shù)等做好記錄，備份用作申購參考數(shù)據(jù)。

（4）運用網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行實驗耗材剩余庫存的調(diào)配，讓有需要的實驗室或者有自主實驗項目的學(xué)生預(yù)約使用，避免資源浪費［13］。

4 管理模式的構(gòu)建原則

4.1 服務(wù)性原則

實驗耗材是各學(xué)部實驗教學(xué)項目的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，中心加強對實驗耗材經(jīng)費管理的目的是為研究生院實驗教學(xué)提供優(yōu)良服務(wù)。因此，中心從管理模式上注重細化管理，從申購到庫存，再到使用結(jié)算，無論集中核查或是分散管理，都體現(xiàn)出服務(wù)于實驗教學(xué)和各學(xué)部科研項目的管理理念。實驗教師可以根據(jù)實驗項目的需要選擇適合的耗材，只要求所申請的耗材經(jīng)費符合中心審核原則。整個實驗耗材申購和使用的工作流程運用集約化與分散化相結(jié)合的模式，就是為了盡量使實驗教師從繁瑣的行政事務(wù)中解脫出來，能更有效地推動實驗項目的進行，集中精力培養(yǎng)創(chuàng)新型人才。中心努力做好服務(wù)保障工作，希望保障每個進行和即將進行的實驗項目順利有效開展。

4.2 信息透明原則

中心實驗耗材的庫存情況、實驗項目的開展情況，都通過中心的網(wǎng)絡(luò)平臺公開。教師可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢、監(jiān)督實驗耗材的使用量，監(jiān)督中心對實驗耗材經(jīng)費的分配。有需求的教師也可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺查詢所需耗材的庫存量，在新申購耗材時有效控制數(shù)量，避免重復(fù)采購，造成浪費。

不同學(xué)科的教師在進行交叉實驗項目時，可以參考本專業(yè)教師的實驗項目所需耗材量，把握自己實驗項目某種耗材的使用量，優(yōu)化耗材經(jīng)費的分配。信息透明是庫存集約化的重要表現(xiàn)，同時為學(xué)部的分散管理起了重要的監(jiān)管重用。

4.3 優(yōu)化效益原則

實驗耗材集約化與分散化相結(jié)合的模式，是在中心集中管理下，把實驗耗材的采購選擇權(quán)交給實驗教師，使實驗耗材的采購行為更為市場化、程序化、規(guī)范化，使實驗耗材有更好的性價比。在中心監(jiān)管下，將耗材的使用權(quán)和存放權(quán)分散到各學(xué)部，提高實驗耗材的使用效益，注重實驗耗材資源效益，將對整個實驗教學(xué)資源優(yōu)化配置有重要的影響。

4.4 學(xué)科交叉創(chuàng)新實驗項目原則

我院培養(yǎng)人才的目標(biāo)是創(chuàng)新型復(fù)合人才，開發(fā)學(xué)科交叉創(chuàng)新型綜合實驗項目是中心發(fā)展的一項重點。中心通過各教學(xué)實驗室提供的設(shè)備資源建立公共實驗平臺，對耗材資源進行集約化管理，并將耗材信息公開。各專業(yè)可以通過這個平臺了解其他專業(yè)所使用的耗材，通過公開耗材信息，有利于教師跨專業(yè)選取實驗耗材，提高耗材采購的性價比，同時盤活中心的剩余庫存耗材，有利于大型綜合交叉實驗項目的順利進行。

5 結(jié)束語

集約化與分散化相結(jié)合的實驗耗材管理模式體現(xiàn)在實驗耗材采購管理中。集約化管理優(yōu)化資源配置，分散化管理優(yōu)化行政流程，同時促使實驗耗材的選擇更加市場化。中心在耗材管理方面建立程序與規(guī)范，嚴(yán)格審查，同時鼓勵實驗教師投入耗材采購管理之中，發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢，使耗材管理更適應(yīng)于實驗教學(xué)，從單純的資源實用型轉(zhuǎn)為資源效益型。兩者相結(jié)合的模式也為中心推動交叉實驗項目做好平臺準(zhǔn)備。集約化與分散化相結(jié)合的管理模式能使實驗耗材發(fā)揮更大的功用，為實驗教學(xué)順利運行提供了可靠的保障，大大提高實驗耗材的管理水平和運行效率。清華大學(xué)深圳研究生院實驗實踐教學(xué)中心對實驗耗材經(jīng)費的使用提供了一種直接而有效的管理模式，這種模式應(yīng)該繼續(xù)得到完善。

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Exploration of the centralization and decentralization combined model for laboratory supplies management

Guo Yingying，Ma Wenyuan，Shen Da，Li Qiulin
（Teaching Center for Experimentation and Practice，Graduate School at Shenzhen，Tsinghua University，Shenzhen 518055，China）

This article introduces the features and current status of the Teaching Center for Experimentation and Practice，Tsinghua University，Shenzhen.Aiming at solving the problems such as unplanned，repeated purchase and disorder storage，a management mode with centralization and decentralization is proposed.The operation protocol and principles of the purchase，distribution and storage procedure are described.Highlighting the application of this mode could optimize resource allocation，improve project efficiency and set the foundation for long term development of the Teaching Center.

laboratory supplies；intensive management；decentralized management；laboratory in colleges and universities

G647

A

1002－4956（2014）1－0235－03

2013－05－16

郭瑩瑩（1980—），女，廣東廣州，碩士，工程師，研究方向外資實驗室建設(shè)與管理.

E－mail：guo.yingying＠sz.tsinghua.edu.cn