基于局域網(wǎng)的會計業(yè)務模式研究

（首都經(jīng)濟貿(mào)易大學會計學院 北京 100070）

一、引言

在調(diào)查研究中我們發(fā)現(xiàn)，一個超市每天都要從POS機中導出銷售商品數(shù)據(jù)，匯總統(tǒng)計各種商品的銷售情況以及各供應商的商品的銷售情況，并將統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供給財務部門，供財務部門對銷售、存貨進行核算，這樣做的結果是，財務數(shù)據(jù)往往不能實時反映超市的銷售、存貨狀況，對采購的需求提出存在滯后性，而且用POS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計人員工作量大。因而超市有一種需求，希望可以將POS系統(tǒng)與財務系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)日常的銷售可以在財務系統(tǒng)中實時進行處理。對此，本文認為，實現(xiàn)超市的財務業(yè)務一體化是一個重要的解決途徑?；诖?，本文基于財務業(yè)務一體化機理，探討企業(yè)實現(xiàn)局域網(wǎng)絡會計的構架模式以及需要重點解決的問題。

二、財務業(yè)務一體化機理

財務業(yè)務一體化是指企業(yè)基于網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)的業(yè)務流程、財務會計流程、管理流程有機融合，實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務信息、管理信息、會計信息的相互驅動，當企業(yè)業(yè)務發(fā)生時，財務數(shù)據(jù)實時生成。財務業(yè)務一體化具有如下特點：一是企業(yè)建立數(shù)據(jù)庫，存儲企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的集中存儲。這種存儲方式，可以為企業(yè)提供多維層次的信息，而不是手工會計模式下，財務數(shù)據(jù)只可以提供憑證賬簿報表等財務信息。二是企業(yè)建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，從硬件上將企業(yè)的業(yè)務部門、財務部門、管理部門的計算機物理聯(lián)網(wǎng)。三是安裝網(wǎng)絡版企業(yè)管理軟件，實現(xiàn)對企業(yè)日常經(jīng)營中發(fā)生的業(yè)務進行計算機處理，例如安裝ERP系統(tǒng)。四是財務業(yè)務一體化的運行機理是：當企業(yè)業(yè)務發(fā)生時，例如發(fā)生采購、銷售、生產(chǎn)業(yè)務，采購、銷售等業(yè)務部門基于企業(yè)管理軟件處理業(yè)務，業(yè)務信息經(jīng)相應的管理系統(tǒng)處理后，實時通過網(wǎng)絡傳遞到財務系統(tǒng)，財務人員利用會計信息系統(tǒng)進行財務業(yè)務處理，實時地報告財務數(shù)據(jù)，隨后將財務數(shù)據(jù)反饋給業(yè)務部門，對業(yè)務進行實時的監(jiān)督與控制。五是建立內(nèi)控系統(tǒng)，實現(xiàn)對企業(yè)財務業(yè)務一體化信息的控制與管理。

三、基于局域網(wǎng)的財務業(yè)務一體化系統(tǒng)架構

（一）硬件組成。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，將企業(yè)各部門計算機聯(lián)網(wǎng)，如圖1所示。通過通信線纜以及通信設備如交換機、路由器、網(wǎng)關等將采購部、銷售部等業(yè)務部門和財務部門計算機聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡上專門設置主服務器用于存放企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，包括企業(yè)的財務數(shù)據(jù)。企業(yè)的財務數(shù)據(jù)以賬套為單位進行存儲，每個賬套里可以存放多年的數(shù)據(jù)，每年的數(shù)據(jù)可以以年度賬為單位進行存放。財務部門計算機聯(lián)網(wǎng)，客戶機上各位操作員進行業(yè)務分工，如有操作員在客戶機上填制記賬憑證，同時第二名操作員在另一臺客戶機上審核記賬憑證，第三名操作員在第三臺客戶機上記賬。各位財務人員在網(wǎng)上可以并行操作，同時開展各自職責內(nèi)的工作。財務數(shù)據(jù)生成是各名會計人員合作完成的，財務工作處理效率高。

（二）軟件組成。圖1中服務器和客戶機上安裝網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，安裝數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如“SQLSERVER”，以對企業(yè)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行管理。重要的是，在圖1所示局域網(wǎng)中各臺計算機上安裝企業(yè)管理軟件時，如用友ERP-U8，企業(yè)管理軟件的各模塊可以分別安裝在網(wǎng)絡上不同部門的不同計算機上，例如在采購部門安裝采購管理系統(tǒng)，銷售部門安裝銷售管理系統(tǒng)，人力資源部門安裝人力資源管理系統(tǒng)，財務部門安裝財務會計系統(tǒng)，管理部門安裝領導查詢系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等。

業(yè)務發(fā)生時，以銷售業(yè)務中賒銷業(yè)務發(fā)生為例，首先由銷售部門啟動銷售管理系統(tǒng)，完成業(yè)務的處理，例如開具銷售發(fā)票，實時地，銷售發(fā)票通過局域網(wǎng)自動傳送到財務部門應收管理子系統(tǒng)中，由財務人員啟動應收管理系統(tǒng)對銷售發(fā)票進行審核，隨后由系統(tǒng)自動生成記賬憑證，接著由憑證審核人員在客戶機上進行審核，記賬人員在客戶機上進行記賬。系統(tǒng)可以將銷售收入數(shù)據(jù)、存貨數(shù)據(jù)、應收賬款數(shù)據(jù)、應交稅費數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)實時地傳遞給市場分析人員以及庫存管理人員以進行存貨的管理。

（三）人員。在實施財務業(yè)務一體化處理時，業(yè)務部門人員和財務部門人員都可以操作管理軟件。設定崗位時需要設定系統(tǒng)管理員崗位，對賬套數(shù)據(jù)實施備份恢復等數(shù)據(jù)處理。財務部門的人員不能參與業(yè)務部門的工作，財務部門內(nèi)部也要做到不相容職責分工負責，以滿足內(nèi)部控制的需要。

一般來看，會計部門需要設定一個賬套主管，也就是財務主管，管理財務部門的日常財務會計工作，需要設定數(shù)據(jù)的錄入人員、審核人員、數(shù)據(jù)處理人員，數(shù)據(jù)的錄入與審核人員分開設定崗位；還需要設定維護人員，對系統(tǒng)的軟硬件進行維護與管理。

（四）數(shù)據(jù)庫。將企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)集中存儲在企業(yè)的服務器中。

（五）制度。建立對企業(yè)的財務業(yè)務一體化處理進行管理的規(guī)章制度。例如人事制度、人力資源方面的招聘與考核制度，各部門、各崗位的制度等。就財務部門而言，需設定會計人員崗位責任制，明確分工，相互牽制；設定軟硬件接觸制度，例如密碼定期更換，以達到授權控制的作用發(fā)揮；設定軟硬件使用制度；設定應用企業(yè)管理軟件完成業(yè)務工作的業(yè)務流程的描述，以約束操作員對業(yè)務處理的規(guī)范性；設定會計檔案管理制度、借閱制度等。

四、基于局域網(wǎng)開展會計業(yè)務工作的模式構建以及需要注意的問題

（一）基于局域網(wǎng)開展會計業(yè)務工作的模式。財務部門的會計人員在局域網(wǎng)上各臺客戶機上運用企業(yè)管理軟件中的會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)完成財務工作，如圖2所示。

標示數(shù)字“1、2、3、4、5、6”的計算機上安裝有會計信息系統(tǒng)中各子系統(tǒng)，會計人員以如下方式開展工作，以賬務業(yè)務處理為例，某天發(fā)生購買汽車業(yè)務，首先由資產(chǎn)處處理購買業(yè)務，錄入原始憑證，原始憑證存儲在企業(yè)數(shù)據(jù)庫中，隨后由會計1啟動會計信息系統(tǒng)中固定資產(chǎn)子系統(tǒng)，根據(jù)原始憑證信息生成固定資產(chǎn)原始卡片信息，記錄固定資產(chǎn)的原值、使用部門等詳細信息，也就是由會計1處理固定資產(chǎn)的增加業(yè)務，由會計信息系統(tǒng)自動生成記賬憑證，保存在數(shù)據(jù)庫中，會計2實時地查看數(shù)據(jù)庫，即通過會計信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)審核功能查看到數(shù)據(jù)庫中生成的未審核的固定資產(chǎn)增加記賬憑證，隨后根據(jù)業(yè)務部門資產(chǎn)處的原始憑證數(shù)據(jù)進行記賬憑證的審核，并將審核的該憑證繼續(xù)存入數(shù)據(jù)庫，賬套主管即會計3實時地通過會計信息系統(tǒng)中的主管簽字功能對審核的憑證進行主管審核，會計4實時地查看數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)審核經(jīng)主管簽字的記賬憑證，隨后進行實時記賬。會計5實時地查看賬簿數(shù)據(jù)，就可以看到企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)。會計6可以實時地按照數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進行實時地編制管理報表和財務報表。

不同會計人員在網(wǎng)絡上不同的客戶機上完成自己職責內(nèi)的業(yè)務處理，處理后的結果會保存在數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)軟件的調(diào)用功能，查看到修改的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，并并行地開展各自崗位的處理，各崗位會計人員沒有相互等待，各自實時地完成業(yè)務的處理。

財務部門處理以后的會計信息例如賬簿數(shù)據(jù)可以實時地經(jīng)企業(yè)網(wǎng)絡由各業(yè)務部門經(jīng)各業(yè)務軟件系統(tǒng)進行獲取應用，達到財務數(shù)據(jù)實時地傳遞給業(yè)務部門，對業(yè)務起到控制以及決策支持的作用。

（二）基于局域網(wǎng)開展會計業(yè)務工作需要注意的問題。

1.人員的分工與權限的設置。在財務部門，由于各名會計工作并行完成，所以在崗位設定和權限設定時，一定要注意盡量避免各名會計相互等待的問題。例如進行記賬憑證類別設置與記賬憑證輸入兩個工作，最好設定同一個人做，因為記賬憑證類別不設置，記賬憑證不能輸入，如果將這兩個功能分給不同的會計完成，結果將導致相互等待現(xiàn)象，即填制記賬憑證的會計需要等記賬憑證類別設置的會計的工作。這樣，往往會造成時間的浪費。

2.靈活應用會計信息系統(tǒng)中內(nèi)部控制功能。會計信息系統(tǒng)設置有很多內(nèi)部控制功能，這些功能在操作員操作軟件時運行，以控制會計業(yè)務處理的正確合理。開展網(wǎng)絡會計，一定要靈活運用這些功能。例如用友ERPU8設置了“制單序時控制”控制功能，這種控制可以在軟件使用前通過勾選決定軟件應用中是否令該控制功能起作用，所謂“制單序時控制”就是控制后填制的記賬憑證業(yè)務時間晚于先填制的記賬憑證業(yè)務時間。如果會計人員在局域網(wǎng)上分工在不同的客戶機上填制記賬憑證，這個控制功能就不能勾選，因為如果勾選，不同的會計人員處理不同時間的業(yè)務時就會相互影響，導致等待。當然如果業(yè)務是每天實時處理的，這個控制功能就需要勾選。

3.數(shù)據(jù)的輸出與生成問題。財務部門的會計信息系統(tǒng)提供了豐富的數(shù)據(jù)輸出功能，會計人員需要充分利用軟件提供的條件進行信息的生成與輸出，例如賬齡分析表的自動生成與輸出，很多軟件都提供了文件輸出的功能，會計人員可以將財務數(shù)據(jù)導出，在其他系統(tǒng)例如EXCEL中做進一步的加工處理。所以會計人員一定要學會軟件的數(shù)據(jù)接口功能。

五、結語

財務業(yè)務一體化可以保證企業(yè)業(yè)務處理的同時生成財務數(shù)據(jù)，企業(yè)需要構建合理的架構，制定規(guī)范的處理流程，使得業(yè)務部門和財務部門配合工作。例如超市，可以將POS機系統(tǒng)與企業(yè)財務系統(tǒng)集成，構建基于企業(yè)局域網(wǎng)的財務業(yè)務一體化管理系統(tǒng)，當企業(yè)銷售等業(yè)務發(fā)生時，財務部門會計人員可以分工實時完成財務數(shù)據(jù)的加工生成。