淺談如何搞好水電企業(yè)科技檔案的利用工作

陳志艷

【摘要】本文介紹了水電企業(yè)科技檔案在工作中的應(yīng)用，明確服務(wù)方向，改進(jìn)工作方法，正確利用與保密的關(guān)系，加強(qiáng)科技檔案人員自身素質(zhì)建設(shè)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)目前我院科技檔案在利用過程中存在問題的思考進(jìn)行的探討。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；服務(wù)方向；利用與保密；問題

How to improve the use of science and technology work hydropower enterprises Archives

Chen Zhi-yan

（Xinjiang Production and Construction Corps， Ken Watt Manas River Dam Project Construction Administration Xinjiang 832000）

【Abstract】This article describes the application of science and technology archives hydropower enterprises， specifically service orientation at work， improve working methods， proper use and confidential relationship， strengthen scientific and technological personnel file their quality construction， to meet the needs of enterprise development， the current file in the use of technology in our hospital Discussion carried think there is a problem in the process.

【Key words】Technology archives；Service orientation；Utilization and confidentiality；Issue

科技檔案是一種潛在的資源，其自身的價(jià)值只有經(jīng)過開發(fā)利用，才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富，創(chuàng)造出可觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，這在當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中已得到了充分體現(xiàn)。水電工程設(shè)計(jì)檔案，是水電站建設(shè)從選址到電站建成最后發(fā)電整個(gè)過程的真實(shí)記錄。科技檔案工作環(huán)節(jié)包括積累、管理和利用。就三者關(guān)系而言，積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用才是最終目的。所以水電工程科技檔案的中心工作就是提供利用，將“死”檔案變成“活”檔案，為水電企業(yè)自身發(fā)展發(fā)揮最大效益。如何才能正確搞好水電企業(yè)科技檔案的利用工作，適應(yīng)本企業(yè)主業(yè)發(fā)展的需要，更好地為水電工程建設(shè)服務(wù)呢？下面根據(jù)我從事多年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)談一些認(rèn)識(shí)。

1. 明確服務(wù)方向，改進(jìn)工作方法

1.1 隨著西部大開發(fā)戰(zhàn)略的實(shí)施，新疆地處祖國(guó)的西部邊疆，加速新疆的開發(fā)建設(shè)，不斷提高各族人民的生活水平是新疆社會(huì)穩(wěn)定的關(guān)鍵?，敽恿饔蜃鰹樾陆?jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)、兵團(tuán)經(jīng)濟(jì)份額較大的一個(gè)特殊地區(qū)，一直是建設(shè)邊疆穩(wěn)定新疆的一支重要力量。肯斯瓦特水庫是目前兵團(tuán)唯一的一座擬建大型水利工程，它的興建必將使該區(qū)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，對(duì)新疆的穩(wěn)定和發(fā)展帶來新的機(jī)遇。

1.2 肯斯瓦特水利樞紐工程是瑪納斯河流域規(guī)劃推薦的一期工程，具有防洪、灌溉、發(fā)電等綜合利用功能。樞紐工程由攔河壩、右岸溢洪道、泄洪洞、發(fā)電引水系統(tǒng)組成。水庫正常蓄水位990m，最大壩高129.4m，總庫容1.88億m3，控制灌溉面積316.30萬畝，電站裝機(jī)容量100MW，設(shè)計(jì)年發(fā)電量2.723億Kw.h，屬大（2）型II等工程。兵團(tuán)已把水電開發(fā)作為支柱產(chǎn)業(yè)，水電建設(shè)的又一個(gè)春天已經(jīng)到來，這必將促進(jìn)水電企業(yè)的發(fā)展壯大。我單位近年施工任務(wù)十分繁重，合同額及開工項(xiàng)目成倍增加，與此同時(shí)科技檔案的利用量也與日俱增，充分說明了科技檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系越來越緊密。在水電企業(yè)里，信息檔案部門不能直接創(chuàng)造產(chǎn)值，它的主要工作職責(zé)就是堅(jiān)持為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、教學(xué)和各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化。作為信息檔案部的科技檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改進(jìn)工作方法，才能更好地服務(wù)于企業(yè)。

（1）科技檔案工作人員必須打破傳統(tǒng)單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習(xí)慣，在服務(wù)方法上，要由過去的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)、超前服務(wù)；在服務(wù)方式上，在不損害國(guó)家利益、企業(yè)利益的同時(shí)，科技檔案要由封閉、半封閉變?yōu)殚_放式，最大程度實(shí)現(xiàn)科技檔案的自身價(jià)值，更好地為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)服務(wù)；在服務(wù)手段上，逐步由手工管理向計(jì)算機(jī)管理過渡，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（2）熟悉檔案館資料、了解需要。作為科技檔案管理人員必須熟悉掌握、了解檔案室的全部科技檔案的數(shù)量和種類，以及它們的價(jià)值、質(zhì)量和完整程度、準(zhǔn)確程度、利用程度等，而決不是僅僅局限于對(duì)科技檔案庫房位置的排列和分布。

（3）科技檔案工作人員要經(jīng)常到科室，到第一線去，了解設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、科研、基建和各項(xiàng)管理工作的實(shí)際需要；了解本單位生產(chǎn)管理、設(shè)計(jì)產(chǎn)品流程以及質(zhì)量要求；掌握不同用戶對(duì)科技檔案的不同需求及其規(guī)律，以制定具體的服務(wù)方向和服務(wù)措施，做到主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)。

2. 正確處理利用與保密的關(guān)系

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善，帶來了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和挑戰(zhàn)意識(shí)。企業(yè)的科技檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，它首先為本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和基礎(chǔ)建設(shè)服務(wù)。企業(yè)的科技檔案工作人員必須保護(hù)好科技檔案這筆巨大的無形資產(chǎn)，正確處理好利用和保密的關(guān)系，使利用工作和保密原則兩不誤。

（1）大力宣傳、執(zhí)行《檔案法》和《保密守則》。在科技檔案利用工作中做到：既堅(jiān)持保密原則，又不影響借閱利用。當(dāng)企業(yè)在參與市場(chǎng)招投標(biāo)工程項(xiàng)目時(shí)，借閱有關(guān)科技檔案必須具備相應(yīng)的手續(xù)（按借閱制度或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示），才能查詢借閱；在手續(xù)完備的情況下，使用機(jī)密性強(qiáng)的科技檔案，利用人一般在檔案閱覽室內(nèi)利用，不外借，防止泄密。endprint

（2）檔案工作人員必須了解每年度單位生產(chǎn)任務(wù)、工作計(jì)劃和科研活動(dòng)，同時(shí)根據(jù)工作進(jìn)程提供相應(yīng)的科技檔案材料，以滿足企業(yè)正常生產(chǎn)的需要，正確處理好利用與保密關(guān)系。

（3）嚴(yán)格按密級(jí)范圍、內(nèi)容的密級(jí)程度劃定保密等級(jí)。避免因?yàn)楸Ｃ苓^嚴(yán)，對(duì)內(nèi)進(jìn)行不適當(dāng)?shù)南拗疲绊懣萍紮n案的利用，從而阻礙科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化；密級(jí)劃定過寬，則會(huì)影響企業(yè)利益，給企業(yè)帶來損失。

3. 加強(qiáng)科技檔案人員自身素質(zhì)建設(shè)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要

（1）作為水電企業(yè)的科技檔案管理人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，不僅要具備較強(qiáng)的科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該學(xué)習(xí)了解一些水電工程的基礎(chǔ)知識(shí)，以便及時(shí)準(zhǔn)確地為工程設(shè)計(jì)人員提供科技檔案利用，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作的目的。同時(shí)檔案工作人員還必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)。

（2）以本人工作實(shí)踐為例，曾經(jīng)有一位工程設(shè)計(jì)人員來借閱兩個(gè)水電工程關(guān)于邊坡滑坡的檔案，當(dāng)時(shí)在計(jì)算機(jī)上應(yīng)用邏輯關(guān)聯(lián)詞并按工程名和“滑坡”關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，結(jié)果只有一個(gè)工程滿足，另一個(gè)工程始終無法找到。究其原因是在水電工程中邊坡滑坡的另一種提法是“蠕滑變形體”。由此可見，了解水電基礎(chǔ)知識(shí)對(duì)科技檔案利用工作的重要性。

4. 對(duì)目前我院科技檔案在利用過程中存在問題的思考

4.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是檔案管理的重要手段之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，可以為檔案管理軟件創(chuàng)造一個(gè)良好的應(yīng)用環(huán)境，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢(shì)。就我院檔案工作目前情況看，在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面做到了有章可循，檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都按《檔案法》和本院貫標(biāo)文件執(zhí)行。具體方法是：從工程確立或立項(xiàng)開始到工程最后結(jié)束投入運(yùn)行，科技檔案部門對(duì)工程產(chǎn)生的科技文件材料實(shí)行跟蹤管理，并主動(dòng)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)系，將《科技檔案分類編號(hào)辦法》實(shí)施細(xì)則分發(fā)到他們手中，由他們協(xié)調(diào)各專業(yè)并與檔案部門協(xié)商確定檔案編號(hào)，這樣使檔案的編號(hào)更科學(xué)，流程更清晰。但在一些細(xì)小問題上仍存在不規(guī)范情況。以1∶1000測(cè)繪地形圖為例，在我們的檢索工具里有四種著錄方法：（1）1∶1000（我們常用的著錄方法）；（2）1∶1千； （3）1/1000； （4）1/千。由于著錄不規(guī)范，嚴(yán)重地制約了計(jì)算機(jī)的檢索，影響了檢索效率。解決辦法是，在我們輸機(jī)建庫時(shí)必須統(tǒng)一著錄規(guī)則并加備注說明。

4.2 關(guān)于科技檔案現(xiàn)代化管理問題，由于種種原因造成我院科技檔案計(jì)算機(jī)管理還處于相對(duì)落后的水平，軟硬件設(shè)備亟待更新，與現(xiàn)代化水電企業(yè)的發(fā)展很不協(xié)調(diào)，與同行業(yè)相比也存在較大差距。在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)尚處于單機(jī)運(yùn)行、條目式管理，是一種以計(jì)算機(jī)模擬傳統(tǒng)檔案管理方法的模式，沒有徹底突破老框框，更沒有較大的創(chuàng)新和突破。對(duì)此應(yīng)當(dāng)有清醒的認(rèn)識(shí)，“知不足而奮進(jìn)”，必須迎頭趕上。目前，我院主管領(lǐng)導(dǎo)十分重視此項(xiàng)工作，信息檔案部正抓緊時(shí)間制定計(jì)劃和方案著手改變這一狀況，并且根據(jù)我院具體情況選用了北京“理政”的設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)軟件，同時(shí)還將更新一批設(shè)備等，相信在年內(nèi)就能見到實(shí)際成效，使我院的科技檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

4.3 關(guān)于科技檔案的編研工作問題?？萍紮n案的編研工作是主動(dòng)地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用科技檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就我院目前情況看，缺少實(shí)用、有價(jià)值的科技檔案編研成果。過去我們檔案部門也搞過一些如《地形圖匯編》、《檔案法規(guī)選編》等初級(jí)編研成果，但隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上科技檔案管理發(fā)展的需要。筆者認(rèn)為要提高檔案服務(wù)水平，提高檔案利用價(jià)值，就要本著“存真、提煉、適用”的原則繼續(xù)開展檔案編研工作，當(dāng)然首先要解決人員和經(jīng)費(fèi)問題，否則就成了“巧媳婦難做無米之炊”。

科技檔案的利用工作是一個(gè)常講常新的課題，作為水電企業(yè)科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，堅(jiān)決破除因循守舊、墨守成規(guī)的舊觀念，樹立與時(shí)俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的時(shí)代理念；牢固樹立檔案工作為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科技服務(wù)的思想，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的無限價(jià)值，積極為本企業(yè)乃至同行業(yè)提供多渠道、全方位、高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。我們應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)到，檔案事業(yè)作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，它的管理工作將隨社會(huì)發(fā)展而不斷推進(jìn)提升，在今后的工作中，定會(huì)出現(xiàn)更多的新情況、新問題，需要我們通過學(xué)習(xí)、探索去解決、完善和提高。這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展對(duì)科技檔案信息的需求，才能更好地創(chuàng)新檔案服務(wù)工作，才能在檔案管理這一平凡的崗位上干出一番不平凡的業(yè)績(jī)。endprint