加強(qiáng)內(nèi)部控制強(qiáng)化材料物資成本管理

王萍

摘要：加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，來提高港口材料采購管理水平，是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，是提升港口綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實(shí)踐中科學(xué)運(yùn)用，不斷完善和提升內(nèi)控的管理水平。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 材料物資 成本管理

港埠分公司材料是指在港口裝卸中，裝卸機(jī)械維修消耗所用的機(jī)械、電器、工具、燃料等。隨著港口經(jīng)營的不斷發(fā)展，生產(chǎn)規(guī)模的日益擴(kuò)大，所產(chǎn)生的材料物資消耗量也會成倍的增加。若港埠分公司內(nèi)部在信息共享、及時(shí)反饋、關(guān)聯(lián)控制等方面缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管控，在原材料采購計(jì)劃、入庫、保管、出庫等環(huán)節(jié)間將會出現(xiàn)管理脫節(jié)現(xiàn)象，使物資管理出現(xiàn)混亂。原材料物資管理的強(qiáng)化是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中重要的一環(huán)。本文從原材料管理工作的實(shí)際出發(fā)，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)聯(lián)合港埠分公司內(nèi)部控制、強(qiáng)化原材料物資管理降低成本。

一、原材料成本管理存在的問題

2012年港埠分公司內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組在對原材料成本管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)主要存在以下問題：

制度環(huán)節(jié)：各項(xiàng)物資管理制度和職責(zé)范圍未依據(jù)現(xiàn)有環(huán)境的變化及時(shí)修改。

計(jì)劃環(huán)節(jié)：材料出入庫手續(xù)辦理不規(guī)范，無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)材料庫存量；材料物資管理信息未完全共享，物料需求、計(jì)劃崗位間協(xié)調(diào)不暢，產(chǎn)品的實(shí)際用料信息未能及時(shí)反饋傳遞，庫存信息欠缺準(zhǔn)確性。

管理環(huán)節(jié)：材料的入庫后的相關(guān)數(shù)據(jù)模糊，造成采購發(fā)票管理混亂，嚴(yán)重影響相關(guān)稅費(fèi)抵扣，造成經(jīng)濟(jì)損失；材料盤點(diǎn)工作落實(shí)不到位，流于形式。

二、應(yīng)對措施

在結(jié)合聯(lián)合港埠分公司內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則試運(yùn)行的過程中，從以下幾方面進(jìn)行了整改。

（一）全面加強(qiáng)物資內(nèi)控體系建設(shè)

1、修訂物資管理制度和流程

修訂工作以內(nèi)部控制體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組為主導(dǎo)，不再由物資管理部門牽頭。修訂過程中，技術(shù)設(shè)備科和計(jì)劃財(cái)務(wù)科協(xié)同物資站等相關(guān)基層單位修訂了招標(biāo)管理、物資采購管理、勞動(dòng)防護(hù)用品管理、倉儲物資管理、燃油管理、生產(chǎn)備品使用管理的內(nèi)部控制流程，明確管理制度和職責(zé)范圍。

2、強(qiáng)化材料采購的內(nèi)部控制流程

物資采購計(jì)劃按制度規(guī)定由使用單位提出申請，物資站根據(jù)庫存情況及年度預(yù)算及實(shí)際生產(chǎn)情況編制計(jì)劃由技術(shù)設(shè)備部審查，經(jīng)審批后，由物資站根據(jù)采購計(jì)劃編制采購方案，物資站采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。從檢查采購方案是否經(jīng)物資站負(fù)責(zé)審核，是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)限環(huán)節(jié)進(jìn)行管理控制。

（二）強(qiáng)化物資采購前預(yù)算、供應(yīng)商管理

1、計(jì)劃環(huán)節(jié)和信息共享

在生產(chǎn)系統(tǒng)和物資管理系統(tǒng)中，著重解決物料信息共享問題；根據(jù)產(chǎn)品計(jì)劃，編制有指導(dǎo)意義的物資年度預(yù)算。在信息通信中心物資管理云平臺中，根據(jù)港埠公司碼頭生產(chǎn)散、雜的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)專用統(tǒng)計(jì)報(bào)表；創(chuàng)新性的增設(shè)合同臺帳及比質(zhì)比價(jià)統(tǒng)計(jì)表，通過結(jié)合年度預(yù)算，有效的增強(qiáng)了年度預(yù)算落實(shí)情況。

2、建立供應(yīng)商檔案及評價(jià)制度

供應(yīng)商的選擇與管理，決定著采購活動(dòng)的成功實(shí)現(xiàn)，良好的采購工作能夠促進(jìn)雙方互利共贏，從而有效的維護(hù)企業(yè)利益。

（三）采購工作中成本及風(fēng)險(xiǎn)管理

1、確定供應(yīng)商與價(jià)格

該環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點(diǎn)，可使公司的采購預(yù)算資金得到有效的使用。首先，物資站根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、競爭性談判采購或詢價(jià)采購等方式確定供應(yīng)商與采購價(jià)格；其次，招標(biāo)小組（由紀(jì)委、使用單位、物資站、計(jì)劃財(cái)務(wù)科等相關(guān)人員組成）組織評標(biāo)評選供應(yīng)單位。并定期核查該過程是常規(guī)供應(yīng)采購否經(jīng)過詢比價(jià)，詢比價(jià)記錄是否完善；對大宗、重要物資的采購是否采取招標(biāo)方式，招標(biāo)過程是否合理規(guī)范；應(yīng)集中采購的材料是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。

2、合同簽訂與管理，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)合法權(quán)益

由港埠分公司辦公室負(fù)責(zé)合同的審查及管理，規(guī)范合同管理工作，降低合同風(fēng)險(xiǎn)；通過資質(zhì)信用管理，建立供應(yīng)商誠信檔案體系，降低了履約風(fēng)險(xiǎn)；通過合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理，強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識，減少合同履行風(fēng)險(xiǎn)；通過合同履行管理，加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細(xì)管理水平。同時(shí)，在港埠分公司財(cái)務(wù)部門實(shí)行購貨合同不合規(guī)不付款的制度規(guī)定，以進(jìn)一步加強(qiáng)物資采購的內(nèi)控管理。

（四）采購款項(xiàng)往來核查管理

公司財(cái)會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后送財(cái)會部門審核，財(cái)會部門根據(jù)資金安排、使用計(jì)劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，采購款支付應(yīng)經(jīng)總會計(jì)師審批后辦理。該環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是檢查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全，暫估入賬是否及時(shí)合理；檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全，與合同約定是否相符，發(fā)票是否符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求相關(guān)審批是否符合權(quán)限。

在日常的付款中采用先對帳后付款的方法實(shí)現(xiàn)對往來款項(xiàng)時(shí)時(shí)核對，年末對每一往來款項(xiàng)實(shí)行全面核對。

2013年8月，港埠分公司開始統(tǒng)一繳納增值稅，增值稅在繳納過程中可以獲得以成本為依據(jù)的進(jìn)項(xiàng)稅抵扣。這就使得對原材料采購稅費(fèi)籌劃顯得尤為重要。

通過提前對供應(yīng)商進(jìn)行一般納稅人的情況調(diào)查并與簽訂了協(xié)議（開局增值稅發(fā)票價(jià)格不變，及部分商價(jià)格浮動(dòng)的范圍），實(shí)現(xiàn)了營改增管理的平穩(wěn)過渡。

掌握市場信息動(dòng)態(tài)，降低燃油成本。燃油價(jià)格隨市場波動(dòng)極大，為避免多頭采購提高采購業(yè)務(wù)效率減低采購成本。通過與中國石油化工總公司山東煙臺石油分公司簽訂了長期供貨合同，在享受會員待遇的同時(shí)，還可以得到價(jià)格變動(dòng)的信息預(yù)報(bào)。在預(yù)計(jì)價(jià)格上調(diào)的前一兩天，調(diào)集資金集中采購。2013年40%的燃油是在價(jià)格上調(diào)前購買的，按平均每噸上調(diào)60元算，全年僅燃油款一項(xiàng)估計(jì)節(jié)約十萬元。endprint

（五）整合加快沉淀資金的運(yùn)用

通過全面的倉庫清查工作，對庫存物資進(jìn)行清查、盤點(diǎn)、做到準(zhǔn)確及時(shí)地反映真實(shí)庫量。按照內(nèi)部控制的要求聯(lián)合港埠分公司物資站重點(diǎn)做了以下工作：

2013年5月在“三壓縮”、“二減少”、“一加快”物資清查的基礎(chǔ)上，將港埠公司劃撥出去的980C、980F裝載機(jī)的配件，價(jià)值70余萬的閑置配件轉(zhuǎn)給了集團(tuán)內(nèi)維修中心，既盤活資產(chǎn)準(zhǔn)確又反映庫存量。

利用物資管理系統(tǒng)及時(shí)查找?guī)齑嫘畔?。通過及時(shí)了解庫存動(dòng)態(tài)，并且根據(jù)物資系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，每月進(jìn)行盤點(diǎn)，每半年進(jìn)行清查，做到帳物卡相符，及時(shí)糾正所發(fā)現(xiàn)的問題。

針對燃油等管理的高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，權(quán)衡成本效益之后，采取控制措施將風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍。例如，使用IC卡加油系統(tǒng)使燃油庫存日清月結(jié)，能夠?qū)θ剂蠈?shí)行動(dòng)態(tài)管理。

建立了存貨盤點(diǎn)制度，每年末開展全面的盤點(diǎn)清查。由物資站、技術(shù)設(shè)備科、安全質(zhì)量科、商務(wù)科、綜合服務(wù)站等基層單位分別組成清查小組由各部門負(fù)責(zé)人任組長，每個(gè)小組成員中有一名財(cái)務(wù)人員，按照內(nèi)控制的要求清查結(jié)果形成涵蓋清查人員、時(shí)間、過程、物資明細(xì)、盤盈、盤虧的原因及處理意見等內(nèi)容的書面文件。

（六）建立分析與考評制度

財(cái)務(wù)部部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對計(jì)劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，嚴(yán)格的考核是使規(guī)章制度落到實(shí)處的重要保障，港埠公司一方面需加強(qiáng)考核工作本身的精細(xì)化，另一方面，需維護(hù)考核的嚴(yán)肅性，對查出的問題及時(shí)提出，獎(jiǎng)罰分明，并竭力協(xié)助二級單位解決，尤其在降低主材消耗上嚴(yán)格考核，把消耗降到最低。針對材料消耗超標(biāo)的單位，共同查找原因研究解決辦法，并將考核結(jié)果與獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行掛鉤。

（七）切實(shí)提升控制管理的執(zhí)行效率

在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行便成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在提升執(zhí)行效率方面，一方面，延伸監(jiān)督過程，由以往的事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變；另外拓寬監(jiān)督管理渠道，充分發(fā)揮群眾監(jiān)督，督促和約束采購部門的效率和質(zhì)量，提升內(nèi)控的有效運(yùn)行。制定內(nèi)部控制管理考核及責(zé)任追究制度，明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理中承擔(dān)的責(zé)任，并進(jìn)行執(zhí)行情況的考核。追究因工作責(zé)任心不強(qiáng)造成嚴(yán)重?fù)p失后果的人員的責(zé)任，并通過必要的處罰以警醒各級管理人員的履職意識，減少因機(jī)關(guān)內(nèi)部冗余拖沓而造成的不必要的內(nèi)控浪費(fèi)。

本文所述的原料物資成本管理，只是在加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作實(shí)際中的一些嘗試和摸索。建立全面的增強(qiáng)內(nèi)部管理控制，迎合市場競爭，提升企業(yè)的價(jià)值，需要我們不斷的從工作實(shí)踐中加以科學(xué)總結(jié)，相互交流共同提升。

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