組織內(nèi)部信息資源一體化管理研究

常鋒劍++黃永勤++郭艷君

［摘要］針對(duì)組織內(nèi)部圖書、情報(bào)、檔案等諸多類型的信息分管而給信息資源開發(fā)利用帶來諸多不便的問題，提出了在組織內(nèi)部實(shí)行信息資源一體化管理并設(shè)立集諸類信息資源管理為一體的信息中心這一對(duì)策，介紹了一體化管理對(duì)組織的意義并重點(diǎn)論述了信息中心的決策支持功能，最后對(duì)信息資源一體化管理的實(shí)施條件進(jìn)行了闡述說明。

［關(guān)鍵詞］信息資源一體化管理；決策支持功能；組織內(nèi)部

1信息資源一體化管理概述

1.1 信息資源一體化管理研究與實(shí)踐概況

理論研究上，學(xué)界雖然對(duì)信息資源一體化管理的具體模式存在爭(zhēng)議，但是與面向社會(huì)的公共信息相比，學(xué)界普遍認(rèn)同應(yīng)該優(yōu)先實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的信息資源一體化管理［1］。國際上信息資源一體化管理的理論研究和實(shí)踐起源于上世紀(jì)60年代中期，我國相同領(lǐng)域的初步研究起始于上世紀(jì)80年代中期，而國內(nèi)的研究熱潮從本世紀(jì)初開始一直持續(xù)至今，研究視角從初期的圖書、情報(bào)或圖書、檔案一體化管理逐步走向圖書、情報(bào)、檔案乃至更大范圍內(nèi)信息資源的一體化管理。綜觀國內(nèi)核心期刊上發(fā)表的相關(guān)研究文獻(xiàn)，筆者發(fā)現(xiàn)已有研究幾乎全部集中在信息資源一體化基礎(chǔ)理論上，研究也多是對(duì)一般意義上的信息資源一體化進(jìn)行探討。專注于在組織內(nèi)部推行信息資源一體化管理并研究其對(duì)組織影響的研究文獻(xiàn)還比較欠缺。

實(shí)踐層面上，我國組織內(nèi)部信息資源一體化管理還處于起始階段，實(shí)行內(nèi)部信息資源一體化的組織不多，并且已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了的一體化管理的層次也不高，沒能充分發(fā)揮信息資源一體化管理的積極作用。因此，本文著眼于信息資源一體化管理在組織中的應(yīng)用的積極意義和操作要求。本文所指代的組織主要包括政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、非營利機(jī)構(gòu)等。而考慮到具體實(shí)踐情況，主要是指大型組織。

1.2 信息資源一體化管理的含義

信息資源一體化管理即在尊重圖書、檔案等各類信息各自特點(diǎn)的前提下，建立一個(gè)集各類信息資源開發(fā)、利用為一體的信息資源服務(wù)體系，使各類資源能夠有效兼容、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并使其規(guī)?；⒕W(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，為用戶提供一站式、集成化的信息服務(wù)。換言之，信息資源一體化管理要求：一不否認(rèn)各類信息的特點(diǎn)，不混為一談；二盡可能找出它們的契合點(diǎn)，加以整合、方便利用［2］。

組織為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源一體化管理的有效措施是設(shè)立信息中心，信息中心對(duì)各類信息進(jìn)行既分散又集中的管理。

（1）“分散”管理，一是指各類信息資源管理時(shí)尊重自身的管理原則。例如，圖書仍然按照《中國圖書館分類法》分類，有序存放在書庫的書架上并進(jìn)行開架式管理；檔案依然按照全宗原則分類并實(shí)現(xiàn)閉架式管理。二是指各類型實(shí)體資源的存放要實(shí)現(xiàn)物理隔離，避免資源類型混淆給其他工作帶來不便。如圖書室有構(gòu)建館藏的需要，而檔案室的檔案保存一定期限后需要移交相應(yīng)的檔案館，圖書、檔案等實(shí)體資源的混淆保存的方式既不利于圖書室館藏的構(gòu)建，也不利于檔案室日后的檔案移交工作?？梢哉f，此處的“分散”主要指的是信息資源載體的分散管理。

（2）“集中”管理是指各類資源被認(rèn)定為一個(gè)統(tǒng)一的整體，不因外在類型差別而割裂信息之間的聯(lián)系。為達(dá)到統(tǒng)一管理的目的，各類信息在建設(shè)各自的數(shù)據(jù)庫時(shí)，數(shù)據(jù)要能互相兼容，并建立一個(gè)涵蓋各庫每條信息的目錄數(shù)據(jù)庫以方便檢索。系統(tǒng)允許用戶既可分庫檢索信息，又可統(tǒng)一檢索，一次查找所有資源庫里的相關(guān)資源，并能按用戶需求的特定的排序方式輸出。而此處的“集中”主要是指信息資源內(nèi)容的集中管理。

2組織內(nèi)部信息資源一體化管理的意義

2.1 有利于組織整合信息資源，改善信息服務(wù)質(zhì)量

在圖書、檔案等不同類型的信息資源完全分開管理的情況下，信息管理員只對(duì)自己負(fù)責(zé)的一類信息展開組織、檢索、整理工作。圍繞某個(gè)主題的信息檢索僅從一類資源中找到的信息往往是不完善的，而為了較高的查全率，需求者必須到各個(gè)分管部門查找可供利用的所有信息類型。如圖1所示，用戶的信息需求必須按照其載體類型分解為圖書信息需求、檔案信息需求、網(wǎng)絡(luò)信息需求等，接著分別檢索各類信息庫，得出相應(yīng)結(jié)果，并把這些零散的信息進(jìn)行匯總得到“相關(guān)信息集合A”。而在一體化管理中，用戶只需要通過統(tǒng)一檢索，便可得到一站式的信息服務(wù)。如圖2所示，用戶只需要對(duì)集成信息庫檢索一次就可以得到“相關(guān)信息集合B”，集合A和集合B相比較，A是由用戶自己匯總各類信息檢索結(jié)果手工完成的，而B是由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。前者提供的信息服務(wù)是零散的，需要用戶匯總；而后者提供的信息服務(wù)相對(duì)比較集成，在必要的情況下用戶還可以求助信息中心工作人員對(duì)檢索到的信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工整理。一體化管理后，組織內(nèi)部的各種信息資源得到了有效整合，且提供的信息服務(wù)質(zhì)量也有所提高。圖1各類信息資源分開管理時(shí)滿足用戶信息需求的過程

2.2 有利于組織減少重復(fù)勞動(dòng)，提高信息服務(wù)效益

各類型信息資源分管時(shí)，經(jīng)過多次檢索，才能滿足用戶所需的信息需求。而一體化運(yùn)營中，一次檢索即能滿足需要。比較圖1和圖2，可以發(fā)現(xiàn)一體化后的信息服務(wù)過程比分管時(shí)少了“需求分解”和“結(jié)果匯集”這兩個(gè)步驟。且“檢索過程B”“結(jié)果輸出B”與“檢索結(jié)果A”“結(jié)果輸出A”相比都有原來的多次變?yōu)?次。這些精簡(jiǎn)的過程多屬于低層次、重復(fù)性勞動(dòng)，能節(jié)約大量的人財(cái)物成本。圖2信息資源一體化管理后滿足用戶信息需求的過程

2.3 有利于推動(dòng)組織內(nèi)部信息資源的共建共享

信息具有社會(huì)屬性，理應(yīng)成為組織的公共財(cái)富，為組織成員所共享［3］。一體化管理是信息資源共建共享的基礎(chǔ)，而信息資源共建共享則是一體化管理的目的和歸宿［4］。信息中心通過集中管理并進(jìn)行有效的整合各部門收集到信息，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布公示，當(dāng)某部門需要其他部門的信息時(shí)，可自行在信息中心的發(fā)布資源庫中獲取。由此可見，信息資源一體化建設(shè)對(duì)于消除組織內(nèi)部信息資源重復(fù)建設(shè)和資源封鎖現(xiàn)象，強(qiáng)化各部門之間協(xié)同有著明顯的積極作用［5］。

2.4 有利于增強(qiáng)組織的決策的科學(xué)性與合理性

組織內(nèi)部信息資源一體化管理最大的意義并不是上述3方面，而是其決策支持功能。長(zhǎng)期以來，組織在決策過程中獲取信息有兩種傾向：一是依賴組織內(nèi)部的信息，對(duì)外部信息的收集比較欠缺；二是直接外包給社會(huì)上的信息咨詢公司，但咨詢公司對(duì)組織內(nèi)部情況難以全面把握，提供的信息難免不盡其用。而信息中心卻能在保證信息收集全面的同時(shí)，有對(duì)信息進(jìn)行深度加工，較好地滿足了組織決策支持的需要。鑒于決策支持功能在本文中的重要地位，筆者將此部分單獨(dú)列出，詳細(xì)內(nèi)容參見第4部分。

3信息資源一體化管理的決策支持功能

3.1 決策支持服務(wù)概述

在科技、市場(chǎng)、需求信息快速變化的今天，組織在決策時(shí)需要考慮的因素更復(fù)雜，做出科學(xué)合理的決策也更困難。決策支持就是一項(xiàng)致力于為決策提供最大程度的全面、及時(shí)、科學(xué)參考信息的活動(dòng)。確切地講，決策支持信息服務(wù)是指在組織中提供相關(guān)信息以幫助決策者就某個(gè)特定問題或需求形成某種決定，從而提高決策的科學(xué)性和規(guī)范性的活動(dòng)［6］。

決策支持服務(wù)可根據(jù)其提供的信息分為兩層次，一是廣泛收集、未經(jīng)加工處理的低層次服務(wù)，二是憑借先進(jìn)技術(shù)和智力勞動(dòng)對(duì)廣泛收集到的信息進(jìn)行篩選、分析、集成后形成針對(duì)某個(gè)特定問題的綜合參考咨詢服務(wù)。通常所指的決策支持服務(wù)是第二種高層次的服務(wù)［6］［7］］。

3.2 一體化管理能增強(qiáng)決策支持功能的原因探析

提供決策支持服務(wù)有兩個(gè)前提條件：一是占據(jù)大量與決策相關(guān)的信息，二是有高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)藛T對(duì)信息進(jìn)行整合。決策支持提供服務(wù)的過程就是把與決策問題相關(guān)的各種類型信息進(jìn)行由少到多的全面聚積和由多到少的深入加工的過程。首先，從占據(jù)信息資源方面講，信息中心對(duì)信息資源的占據(jù)時(shí)多維度的、全面的，掌握著組織內(nèi)部各類型信息、各部門產(chǎn)生的信息和對(duì)組織有用的外部信息。其次，從集成服務(wù)方面講，信息中心有高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)藛T，在占據(jù)大量信息有用的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)信息進(jìn)行篩選、加工、集成，能夠提供高質(zhì)量的決策支持服務(wù)。

3.3 決策支持信息服務(wù)流程

如圖3所示，在組織領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策時(shí)，首先把決策的問題與信息需求告知信息中心。信息中心以該問題為中心，檢索信息資源庫（主要包括圖書、檔案、已收集到的相關(guān)情報(bào)、購置的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)公開信息等），找出對(duì)決策制定有參考作用的內(nèi)外部信息。然后對(duì)檢索到的信息進(jìn)行篩選、分析、組織，最終形成一份針對(duì)該問題的高質(zhì)量參考咨詢報(bào)告。報(bào)告由信息中心交由組織決策層，為其做出更科學(xué)合理的決策提供支持。需要指出的是，在瞬息萬變的外部環(huán)境下，決策支持過程所用時(shí)間越少，決策建議越能及時(shí)有效。在決策的執(zhí)行過程中，有時(shí)難免因社會(huì)環(huán)境的變化而需重新修訂決策方案，這時(shí)必須重復(fù)決策支持的流程，這也是決策支持信息服務(wù)持久性的表現(xiàn)。圖3決策服務(wù)流程圖

3.4 信息中心在組織中的定位

鑒于信息中心在組織決策支持過程中的重要作用，有必要對(duì)信息中心進(jìn)行重新定位。傳統(tǒng)的圖書室、檔案室等是組織的附屬機(jī)構(gòu)，而由這些附屬機(jī)構(gòu)整合而來的信息中心發(fā)揮決策支持作用，毫無疑問應(yīng)該被視為組織的重要甚至核心部門。

組織高層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)并挖掘信息中心在決策、日常運(yùn)行中信息支持作用，并為其能提供更多更高質(zhì)量的信息服務(wù)提供必要的人財(cái)物投入。在組織信息資源一體化管理中，建議設(shè)立CIO（信息主管）職位具體負(fù)責(zé)信息中心管理工作。CIO要由信息素養(yǎng)高、技術(shù)強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的復(fù)合型信息人才擔(dān)任，直接對(duì)組織高層負(fù)責(zé)，以確保信息中心提供更好的信息服務(wù)并被最大限度地得到利用。

4組織內(nèi)部信息資源一體化的實(shí)施條件

4.1 充足的信息資源是基礎(chǔ)

信息資源一體化管理的目的是充分發(fā)揮各類信息資源的互補(bǔ)作用，而充足的可利用信息資源是基礎(chǔ)。沒有充足信息資源的信息一體化管理是無根之木、無源之水。因此，組織在積累并保存信息資源上要下大工夫，一方面對(duì)組織內(nèi)部產(chǎn)生的文書、檔案、資料等資源進(jìn)行系統(tǒng)、全面的保存，另一方面要及時(shí)從外界補(bǔ)充相關(guān)圖書、期刊等，有條件的組織還可以購買與自身密切相關(guān)的電子數(shù)據(jù)庫等，并積極從網(wǎng)絡(luò)公開資源等渠道收集對(duì)本組織有情報(bào)價(jià)值的信息。

4.2 領(lǐng)導(dǎo)的重視支持是關(guān)鍵

高效益的信息服務(wù)需要大量的人財(cái)物投入并對(duì)各種利益關(guān)系進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。如一體化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，原來檔案室、圖書室工作人員在新機(jī)構(gòu)的職位高低、利益分配等。這些問題單靠部門內(nèi)部自己協(xié)調(diào)是難以解決，必須依靠組織高層強(qiáng)有力的推動(dòng)和充足的資金、技術(shù)的支持。此外，組織高層應(yīng)采取必要措施提升組織成員信息意識(shí)和信息素養(yǎng)，使組織成員養(yǎng)成良好的信息行為。

4.3 高素質(zhì)人才隊(duì)伍是核心

各類信息資源一體化管理是一個(gè)涉及多領(lǐng)域知識(shí)、多學(xué)科內(nèi)容的系統(tǒng)工程，需要多領(lǐng)域人才通力協(xié)作方能保證各類資源的最優(yōu)整合。首先，信息中心要做好相應(yīng)分工，具體環(huán)節(jié)的責(zé)任人做好自身專業(yè)素質(zhì)建設(shè)。其次，信息中心要做好團(tuán)隊(duì)建設(shè)，做到協(xié)同合作，知識(shí)結(jié)構(gòu)的平衡。在一體化管理中，信息中心人員不僅要熟練掌握本領(lǐng)域知識(shí)，而且能熟悉一般管理學(xué)、控制論、系統(tǒng)論等知識(shí)，方便交流協(xié)作并能從整體上把握系統(tǒng)特點(diǎn)便于維護(hù)，確保整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。最后，信息中心必須打造一支高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)瞬抨?duì)伍，參考咨詢?nèi)藛T是對(duì)檢索到的信息進(jìn)行再整合以提供高質(zhì)量集成信息服務(wù)的復(fù)合型人才，應(yīng)熟悉信息資源管理的各項(xiàng)工作并積極響應(yīng)用戶需求。

4.4 先進(jìn)的信息平臺(tái)是保障

確保一體化管理的順利實(shí)施，信息平臺(tái)的建設(shè)是必不可少的。硬件上，合理配置計(jì)算機(jī)設(shè)備、系統(tǒng)搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、完善紙質(zhì)文件數(shù)字化設(shè)備等；軟件上，要求對(duì)整合平臺(tái)的投入和二次開發(fā)、原有數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與升級(jí)、數(shù)據(jù)倉庫整合、數(shù)據(jù)挖掘和聯(lián)機(jī)分析的工具支集支持、常用商業(yè)數(shù)據(jù)和正版軟件的購買與配置等。此外，管理機(jī)制上，完善文件備份機(jī)制、安全加密機(jī)制和人員操作流程也應(yīng)納入信息平臺(tái)建設(shè)的范疇中?？傊粋€(gè)優(yōu)秀的信息平臺(tái)能保證電子資源的廣泛采集、快速存取、高效集成和最優(yōu)化共享，從而為決策服務(wù)提供重要保障。

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［收稿日期］2014-04-22

［作者簡(jiǎn)介］常鋒劍（1992—），男，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系研究生；黃永勤（1991—），男，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系研究生；郭艷君（1990—），女，四川大學(xué)公共管理學(xué)院圖書館學(xué)專業(yè)研究生。