完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點(diǎn)思考

周 民

完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點(diǎn)思考

周 民

福建省科技館

辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個(gè)綜合性、全面性的辦事機(jī)構(gòu)，在推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位改革的過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。辦公室管理職能的完善與否關(guān)系到辦公室管理職能能否得到有效發(fā)揮。該文通過(guò)分析完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性，探究事業(yè)單位辦公室管理職能履行過(guò)程中存在的問(wèn)題及原因，并從明確管理職能、完善規(guī)章制度、提升職工素質(zhì)等方面入手，完善事業(yè)單位辦公室管理職能。

事業(yè)單位 辦公室 管理職能

在我國(guó)，辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個(gè)綜合性、全面性的辦事機(jī)構(gòu)，不僅承擔(dān)著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，而且還擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、公文處理等微觀管理職能，是事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、輔助決策的重要作用。黨的十八大以來(lái)，中央提出了關(guān)于深化事業(yè)單位改革的目標(biāo)，如何扎實(shí)有效地推進(jìn)事業(yè)單位改革，成為擺在我國(guó)政府面前的一項(xiàng)重要議題。新形勢(shì)下，作為事業(yè)單位的最重要部門(mén)，辦公室應(yīng)積極主動(dòng)扛起事業(yè)單位改革發(fā)展的大旗，積極探索，改革創(chuàng)新，完善職能，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

1 完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性分析

基于辦公室在事業(yè)單位管理中的重要作用，加強(qiáng)和完善事業(yè)單位辦公室管理職能，對(duì)辦公室強(qiáng)化政務(wù)、做好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)具有重要意義。

1.1 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是深化事業(yè)單位改革的需要

黨的十八大報(bào)告指出，“要按照建立中國(guó)特色社會(huì)主義行政體制目標(biāo)，深入推進(jìn)政企分開(kāi)、政資分開(kāi)、政事分開(kāi)、政社分開(kāi)，推進(jìn)事業(yè)單位分類(lèi)改革?！盵1]由此可見(jiàn)，當(dāng)前我國(guó)正處在事業(yè)單位改革發(fā)展的重要時(shí)期。由于辦公室工作具有綜合性和全局性、協(xié)調(diào)性和操作性、輔助性和服務(wù)性等特點(diǎn)，是保證事業(yè)單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶。同時(shí)，辦公室還承擔(dān)著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，這些宏觀管理職能能否有效得到履行直接影響著事業(yè)單位的改革發(fā)展。因此，基于我國(guó)事業(yè)單位辦公室工作的特性，加強(qiáng)和完善辦公室管理職能，對(duì)深化我國(guó)事業(yè)單位改革具有重要意義。

1.2 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是推動(dòng)事業(yè)單位管理科學(xué)化的需要

事業(yè)單位是我國(guó)特有的社會(huì)組織，是國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織[2]。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)種類(lèi)繁多，人員數(shù)量多，造成一些事業(yè)單位人浮于事、人才匱乏、人才閑置等現(xiàn)象，這就導(dǎo)致這些事業(yè)單位對(duì)辦公室職能缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，依據(jù)傳統(tǒng)慣性思維，將辦公室管理職能簡(jiǎn)單定義為會(huì)議組織、后勤保障、“吃飯陪酒”以及一些臨時(shí)性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室管理職能不能得到有效發(fā)揮，造成部分事業(yè)單位內(nèi)部管理效率低下。當(dāng)前，隨著科學(xué)行政理念的大力推行，重視和完善辦公室管理職能已然成為推動(dòng)事業(yè)單位管理科學(xué)化的客觀需要。

1.3 完善事業(yè)單位辦公室管理職能是服務(wù)單位職工發(fā)展的需要

由于辦公室是事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，不僅擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、公文處理等職能，同時(shí)還發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、輔助決策的重要作用。辦公室認(rèn)真履行管理職能，及時(shí)、準(zhǔn)確傳接和下發(fā)各類(lèi)公文，監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行情況，并通過(guò)有效公關(guān)，為本單位工作開(kāi)展?fàn)幦≠Y金支持，更好地服務(wù)單位職工，推動(dòng)單位各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

2 當(dāng)前事業(yè)單位辦公室管理中存在的問(wèn)題及原因

隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的步伐不斷加快，事業(yè)單位辦公室的管理也面臨著許多挑戰(zhàn)，管理中存在的許多問(wèn)題也亟待解決。只有正視這些問(wèn)題，尋找問(wèn)題產(chǎn)生的根源，才能有效探索解決路徑，加強(qiáng)管理，推進(jìn)改革。

2.1 管理職能不明晰

事業(yè)單位辦公室要想有效發(fā)揮其管理職能，有必要對(duì)其管理職能形成一個(gè)清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位辦公室的管理職能主要包括：輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系、健全規(guī)章制度、人力資源管理、服務(wù)單位職工、日常事務(wù)管理等。日常事務(wù)管理只是辦公室管理職能的一個(gè)組成部分，然而在當(dāng)前許多事業(yè)單位中，日常事務(wù)管理卻成為了辦公室最主要的職能，使辦公室變成了后勤保障部，造成辦公室工作人員整天都忙于應(yīng)付各類(lèi)瑣碎、雜亂的事務(wù)性工作，導(dǎo)致辦公室管理效率低下，無(wú)法充分輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、人力資源管理等宏觀管理職能。

2.2 規(guī)章制度不健全

國(guó)外對(duì)辦公室管理理論的研究起步早，形成了較為完善管理理論，因此其辦公室管理的規(guī)章制度也比較健全，管理也較為科學(xué)化。我國(guó)對(duì)辦公室管理理論的研究開(kāi)始于20世紀(jì)80年代中期，目前尚未形成較為完備的、獨(dú)立的理論體系，多是借鑒參考國(guó)外辦公室管理的理論經(jīng)驗(yàn)，造成辦公室管理滯后。當(dāng)前，事業(yè)單位辦公室存在內(nèi)部管理制度不健全，辦事程序不規(guī)范，造成人力、成本浪費(fèi)；缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，造成辦公室工作人員積極性不高，辦事效率低；缺乏相關(guān)的培訓(xùn)制度，導(dǎo)致工作人員管理理念、管理方式滯后等。

2.3 職能發(fā)揮存在異化

明確辦公室管理職能，準(zhǔn)確、扎實(shí)、有效地開(kāi)展各項(xiàng)工作是做好辦公室工作的前提。然而，現(xiàn)實(shí)生活中，辦公室管理職能在實(shí)際執(zhí)行中會(huì)發(fā)生一定的異化。表現(xiàn)在：（1）輔助決策職能的異化。由于部分辦公室管理人員過(guò)多依賴(lài)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理，滿(mǎn)足于日常事務(wù)的處理，缺乏主動(dòng)參政意識(shí)，導(dǎo)致輔助決策變?yōu)楸粍?dòng)執(zhí)行。（2）服務(wù)職能的異化。部分辦公室人員受傳統(tǒng)觀念的影響，存在一定程度的官僚主義思想，在工作中缺乏耐心，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。（3）協(xié)調(diào)關(guān)系的職能異化。事業(yè)單位辦公室承擔(dān)協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門(mén)之間、以及本單位與政府部門(mén)、其他企事業(yè)單位以及社會(huì)的關(guān)系，做好社會(huì)公關(guān)，爭(zhēng)取外單位支持、本單位各部門(mén)協(xié)調(diào)配合。然而在現(xiàn)實(shí)生活中，“協(xié)調(diào)關(guān)系”變成“走關(guān)系”，社會(huì)公關(guān)變成請(qǐng)客吃飯，滋生腐敗之風(fēng)，嚴(yán)重異化協(xié)調(diào)關(guān)系職能。

2.4 工作人員素質(zhì)不高

辦公室工作任務(wù)繁重，工作人員由于常常忙碌于處理各類(lèi)事務(wù)性工作，往往會(huì)忽視政治理論學(xué)習(xí)、管理知識(shí)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)，導(dǎo)致部分工作人員整體素質(zhì)不高，無(wú)法準(zhǔn)確把握國(guó)家政策方針；在生活中極易受到社會(huì)不良思想的影響，腐敗墮落；在工作中，態(tài)度不端正，服務(wù)意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)技能不扎實(shí)，嚴(yán)重影響辦公室管理職能的開(kāi)展。此外，一些工作人員由于年齡、技術(shù)等原因，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，無(wú)法操作自動(dòng)化辦公設(shè)備，造成自動(dòng)化辦公能力不足。

3 完善事業(yè)單位辦公室管理職能的對(duì)策建議

當(dāng)前，事業(yè)單位辦公室管理過(guò)程中存在的問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重制約著辦公室管理職能的發(fā)揮，如果不能有效解決，勢(shì)必會(huì)影響到我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展的步伐。因此，完善事業(yè)單位辦公室管理職能已成為擺在我們面前的一項(xiàng)重要議題。

3.1 提高認(rèn)識(shí)，明確管理職能

辦公室作為事業(yè)單位內(nèi)部一個(gè)綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著重要的管理職能。對(duì)一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，辦公室并非可有可無(wú)。相反，隨著事業(yè)單位改革的深入，辦公室的地位和作用也必將越來(lái)越重要。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室的重視，是辦公室工作有效開(kāi)展的前提。各單位要提高認(rèn)識(shí)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展，明確辦公室具體職能，理清辦公室職能關(guān)系，充分發(fā)揮辦公室輔助決策、建章立制、人力資源管理等宏觀職能，重視利用辦公室開(kāi)展調(diào)研，為事業(yè)單位決策和改革提供依據(jù)。同時(shí)還要根據(jù)新形勢(shì)，進(jìn)一步明確辦公室的具體業(yè)務(wù)范圍，合理配備人力資源，制定工作目標(biāo)，在協(xié)調(diào)關(guān)系職能實(shí)行過(guò)程，要加強(qiáng)溝通，做好公關(guān)形象，防止職能異化，確保辦公室管理職能的實(shí)現(xiàn)。

3.2 研究總結(jié)，完善規(guī)章制度

制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)則、行為準(zhǔn)則以及人們應(yīng)普遍遵守的行為規(guī)范[3]。規(guī)范、合理、完善的工作制度是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。由于辦公室涉及的事務(wù)具有面廣、量多、臨時(shí)性、突發(fā)性等特點(diǎn)，要想做到有序管理，必須要依靠完善的制度進(jìn)行約束。當(dāng)前，我國(guó)辦公室管理制度還不夠完善，各單位可以借鑒國(guó)外好的辦公室制度，總結(jié)本部門(mén)實(shí)踐，研究總結(jié)，制定符合本部門(mén)實(shí)際的規(guī)章制度，完善辦公室管理職能。

首先，要從崗位責(zé)任出發(fā)，明確辦公室職責(zé)目標(biāo)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。例如有必要完善辦公室崗位責(zé)任制，制定各崗位規(guī)范和行為準(zhǔn)則，如公章使用規(guī)范、辦公室財(cái)務(wù)管理規(guī)范、公文管理細(xì)則等，使辦公室各項(xiàng)工作都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，權(quán)責(zé)清晰，追責(zé)較易。

其次，注重制度的完善和創(chuàng)新，根據(jù)新形勢(shì)新情況不斷完善辦公室制度，確保管理的科學(xué)化。如當(dāng)前黨中央正在全面推行深化改革，事業(yè)單位辦公室也應(yīng)結(jié)合中央精神，及時(shí)調(diào)整定位，取消一些不合理制度，如下放一些管理中的審批事項(xiàng)，推進(jìn)事業(yè)單位改革。

再次，完善考核激勵(lì)機(jī)制，提升辦公室職工工作積極性。完善考核制度，其關(guān)鍵要點(diǎn)就是充分利用當(dāng)前比較先進(jìn)的考核理念，結(jié)合各具體崗位特點(diǎn)和所分管事務(wù)的性質(zhì)，合理設(shè)置考核指標(biāo)和權(quán)重，采用比較流行的360度評(píng)價(jià)指標(biāo)，即將上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)以及服務(wù)對(duì)象的評(píng)價(jià)也作為一個(gè)重要指標(biāo)，對(duì)被考核者的德、能、勤、績(jī)、廉做一個(gè)全面的考核。要完善獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲、升遷、任用掛鉤，提高辦公室工作人員的積極性。

最后，要嚴(yán)格執(zhí)行制度，防止制度執(zhí)行中的異化。對(duì)于新制定的制度，在制定前要集思廣益，在職工代表會(huì)議上通過(guò)，方能減少執(zhí)行阻力。對(duì)已有制度，要組織辦公室職工加強(qiáng)對(duì)制度的學(xué)習(xí)，明確制度要求，使其按章辦事。在制度執(zhí)行中要做到公開(kāi)、透明，對(duì)不執(zhí)行或變相執(zhí)行的人員給予相應(yīng)的懲罰，增強(qiáng)制度約束力，實(shí)現(xiàn)管理效果。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升職工素質(zhì)

我國(guó)事業(yè)單位的設(shè)立是基于社會(huì)公益的目的，是為了輔助政府部門(mén)更好地服務(wù)社會(huì)。辦公室人員素質(zhì)的高低，影響著事業(yè)單位在群眾心中的形象，影響著服務(wù)好廣大群眾目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。辦公室人員應(yīng)重視加強(qiáng)培訓(xùn)，努力提升素質(zhì)。首先要重視政治理論學(xué)習(xí)，提升思想政治覺(jué)悟。事業(yè)單位辦公室人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)馬克思列寧主義、毛澤東思想和中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系的學(xué)習(xí)，思想上自覺(jué)與黨中央保持高度一致，才能在工作中貫徹落實(shí)好黨中央、國(guó)務(wù)院的有關(guān)政策文件，避免工作出現(xiàn)政策性事務(wù)。其次要加強(qiáng)知識(shí)學(xué)習(xí)，努力提升業(yè)務(wù)水平。辦公室工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備較好的文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力，提升工作質(zhì)量。最后，要加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，努力踐行服務(wù)為民，在工作中自覺(jué)做到腳踏實(shí)地、謙虛謹(jǐn)慎、克己奉公、真誠(chéng)服務(wù)、作風(fēng)良好，提高辦公室管理服務(wù)效率。

[1] 新華網(wǎng).十八大報(bào)告[EB/OL].http://www.xj.xinhuanet.com/2012-11/19/c_ 113722546_5.htm, 2012-11-09.

[2] 俞路.事業(yè)單位改革的五點(diǎn)思考[J].中國(guó)行政管理，2011(5)：38.

[3] 戴亞軍.高校辦公室管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策研究[D].鄭州：鄭州大學(xué)，2011.

[4] 孫榮.辦公室管理[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，1999.