專業(yè)性與復(fù)合性：淺論高校教學(xué)秘書工作

涂慕喆

【摘 要】高校教學(xué)秘書是各院系開展教學(xué)管理和服務(wù)工作的具體執(zhí)行者，是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處、院系、師生的紐帶和橋梁。本文主要探討在教育部全面提高高等教育質(zhì)量、大力推動(dòng)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的要求下，高校教學(xué)秘書工作的專業(yè)性與復(fù)合性特征日益彰顯，因此，形成和建立教學(xué)管理專業(yè)性與行政管理復(fù)合性兼具的新型教學(xué)秘書工作，構(gòu)筑優(yōu)秀教學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)，是不斷提升高校教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的必由之路。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書 專業(yè)性 復(fù)合性

黨的十八屆三中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決議》圍繞黨的十八大提出的“深化教育領(lǐng)域綜合改革”總體目標(biāo)，提出要“創(chuàng)新高校人才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)高校辦出特色，爭(zhēng)創(chuàng)一流”。作為高校從事教學(xué)管理一線的教學(xué)秘書工作，直接影響著高校教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。在當(dāng)前深化高等教育改革，走以質(zhì)量提升為核心的內(nèi)涵式發(fā)展道路背景下，高校教學(xué)秘書工作的專業(yè)性與復(fù)合性特征日益突出，迫切需要進(jìn)一步改進(jìn)工作方法、提高工作效率、提升管理水平，本文對(duì)改進(jìn)和提高教學(xué)秘書工作提出了幾點(diǎn)建議。

一、堅(jiān)持內(nèi)涵建設(shè)，強(qiáng)化工作的專業(yè)性

《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》中指出：“牢固確立人才培養(yǎng)的中心地位，樹立科學(xué)的高等教育發(fā)展觀，堅(jiān)持穩(wěn)定規(guī)模、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、強(qiáng)化特色、注重創(chuàng)新，走以質(zhì)量提升為核心的內(nèi)涵式發(fā)展道路。”隨著高等教育由規(guī)?；蛞再|(zhì)量提升為核心的內(nèi)涵式道路轉(zhuǎn)變，人才培養(yǎng)成為衡量高校辦學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)。作為教學(xué)管理一線的教學(xué)秘書，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，其教學(xué)管理工作水平直接影響著貫徹落實(shí)國(guó)家教育方針、保障維護(hù)教學(xué)管理活動(dòng)有序進(jìn)行、教學(xué)水平與人才培養(yǎng)質(zhì)量等重要方面。因此，堅(jiān)持內(nèi)涵建設(shè)，強(qiáng)化教學(xué)秘書工作的專業(yè)性成為新形勢(shì)下高等教育發(fā)展的必然要求。

教學(xué)秘書崗位職責(zé)的專業(yè)性決定必須強(qiáng)化專業(yè)性建設(shè)。教學(xué)秘書崗位職責(zé)大體來(lái)說分為四大模塊：一是日常教學(xué)管理模塊，包括本學(xué)院各專業(yè)教學(xué)培養(yǎng)方案、新學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的制訂，專業(yè)課、公共課課程安排，期中期末教學(xué)質(zhì)量檢查、考試安排、教師工作量統(tǒng)計(jì)、教材征訂等直接關(guān)系教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)；二是學(xué)生管理模塊，包括學(xué)生學(xué)籍管理、專業(yè)設(shè)置、畢業(yè)論文答辯、畢業(yè)審核、學(xué)生成績(jī)管理、重修選修管理等；三是信息傳遞處理模塊，包括學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院各類教學(xué)通知、教務(wù)管理文件的上傳下達(dá)，以及各類教學(xué)信息數(shù)據(jù)的收集整理報(bào)送；四是檔案管理模塊，教學(xué)檔案是見證學(xué)院發(fā)展、評(píng)估教學(xué)質(zhì)量、提供教學(xué)改革第一手資料，包括課程建設(shè)、教師教案、試卷、學(xué)生成績(jī)以及各類獲獎(jiǎng)榮譽(yù)等?？傮w來(lái)說，四大工作模塊是相互聯(lián)系、不可分割的，共同構(gòu)成了教學(xué)秘書工作的基本與核心內(nèi)容。

崗位職責(zé)的專業(yè)性決定了教學(xué)秘書工作并不是一般事務(wù)性的行政管理工作，也不是低門檻、無(wú)技術(shù)含量的工作崗位。相反，隨著現(xiàn)代大學(xué)管理水平的提高，教學(xué)秘書崗位的專業(yè)性程度日益提高，迫切需要建設(shè)一支業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的專門教學(xué)秘書隊(duì)伍。筆者以為，提高教學(xué)秘書工作的專業(yè)性主要有以下幾個(gè)方面：

一是設(shè)立崗位準(zhǔn)入制度，完善崗前培訓(xùn)機(jī)制。崗位準(zhǔn)入制度是加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)的必然要求，高校教學(xué)秘書應(yīng)由具備一定知識(shí)背景、熟悉高等教育管理、行政管理，具有一定計(jì)算機(jī)操作水平的專職人員擔(dān)任。此外，高校還應(yīng)統(tǒng)一組織崗前培訓(xùn)，對(duì)教學(xué)秘書的工作項(xiàng)目、崗位職責(zé)、操作技能給予詳細(xì)講解，尤其是在高校教務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)逐漸普及的背景下，具有必要的計(jì)算機(jī)操作能力和信息管理能力，熟練操作教務(wù)信息管理系統(tǒng)等工作軟件是順利開展教務(wù)管理工作的重要保障。

二是以人才培養(yǎng)為中心，提高教務(wù)管理效率。教學(xué)秘書工作千頭萬(wàn)緒繁雜多樣，但仍有規(guī)律可循，其核心任務(wù)是圍繞人才培養(yǎng)做好教學(xué)計(jì)劃、課程安排、考試管理、質(zhì)量評(píng)價(jià)等工作，確保教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)按時(shí)、有序、正常開展。以人才培養(yǎng)為中心，就是要切實(shí)將人才培養(yǎng)作為工作重點(diǎn)，落實(shí)好學(xué)校、學(xué)院有關(guān)人才培養(yǎng)的各項(xiàng)規(guī)章制度，廣泛征求師生意見，樹立服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，大局意識(shí)，嚴(yán)格按照教務(wù)處審定的人才培養(yǎng)方案制訂教學(xué)計(jì)劃、安排課程、核定教師工作量、審核畢業(yè)條件等。對(duì)于上述常規(guī)工作，每學(xué)期按照開學(xué)前、開學(xué)初、期中、期末自然時(shí)間段制定工作時(shí)間表，明確工作重點(diǎn)，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和可預(yù)見性，做到心中有數(shù)，忙而不亂。

三是夯實(shí)基礎(chǔ)，扎扎實(shí)實(shí)提高工作技能。高校教學(xué)秘書只有練就過硬的本領(lǐng)才能真正做到為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要熟悉教務(wù)管理工作的各個(gè)流程、環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)院基本情況、專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、人才培養(yǎng)方案、師資力量等重要信息爛熟于心，對(duì)學(xué)籍管理、專業(yè)管理、學(xué)期補(bǔ)考、學(xué)分替換、質(zhì)量評(píng)價(jià)等關(guān)系師生切實(shí)利益的工作程序做到有章可循，有規(guī)可依；要熟練操作教務(wù)信息系統(tǒng)，歸納整理出適應(yīng)工作實(shí)際的操作說明，利用網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)如電子郵件、飛信、QQ即時(shí)通訊工具及時(shí)傳遞反饋教務(wù)信息；要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要系統(tǒng)掌握一定的教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等基礎(chǔ)理論知識(shí)，還要掌握一定的檔案管理、秘書學(xué)、應(yīng)用文寫作等；要善于在工作實(shí)踐中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，關(guān)注教育動(dòng)態(tài)，做到與時(shí)俱進(jìn)，理論聯(lián)系實(shí)際，不斷提高教學(xué)管理水平。

二 、堅(jiān)持外延拓展，突出工作的復(fù)合性

教學(xué)秘書工作不僅是一門專業(yè)性很強(qiáng)的基層管理工作，需要具備過硬的專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也是一門具有明顯復(fù)合性特征的工作。它的復(fù)合性主要體現(xiàn)在工作環(huán)境的復(fù)合性——學(xué)院與學(xué)校、工作角色的復(fù)合性——管理者與執(zhí)行者、工作任務(wù)的復(fù)合性——教學(xué)管理與行政管理三個(gè)方面。

學(xué)校與學(xué)院兼具的工作環(huán)境。目前絕大多數(shù)高校是以學(xué)院為基本單位劃分為不同行政單位，教學(xué)秘書工作實(shí)體環(huán)境是各個(gè)學(xué)院，其軟環(huán)境又歸屬整個(gè)高校教務(wù)管理系統(tǒng)，是高校教務(wù)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)重要的輸出端口。公共性的工作具有一定的程序性和規(guī)范性，要求教學(xué)秘書要樹立全局觀、整體觀、集體觀，與全校教務(wù)系統(tǒng)其他同事一道通力合作，共同提升全校教學(xué)管理水平。同時(shí)，根據(jù)所在學(xué)院專業(yè)設(shè)置、專業(yè)性質(zhì)差異，制定符合本學(xué)院實(shí)際的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。例如實(shí)施卓越工程師、卓越教師等各類教育培養(yǎng)計(jì)劃的學(xué)院，教學(xué)秘書工作要重視實(shí)訓(xùn)課程、行業(yè)協(xié)會(huì)實(shí)習(xí)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)；承擔(dān)大學(xué)英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、思想政治教育等公共必修課課程學(xué)院的教學(xué)秘書工作因涉及全校各學(xué)院公共課程的統(tǒng)籌安排，更考驗(yàn)教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)溝通組織能力。因此，教學(xué)秘書工作環(huán)境的二重性決定了其既要做好全校性、普適性的工作，又要根據(jù)本學(xué)院實(shí)際情況，適應(yīng)和融合具有學(xué)院專業(yè)特色的教學(xué)秘書工作。

管理者與執(zhí)行者兼具的工作角色。教學(xué)秘書崗位職責(zé)與工作任務(wù)決定了其角色分工的二重性，既是學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)活動(dòng)的基層管理者，又是學(xué)校、學(xué)院教學(xué)工作開展的具體執(zhí)行者。作為一線管理人員，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)和解決工作中所遇到的具體問題，保證上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)計(jì)劃和指令的完成，其管理對(duì)象不是下屬員工，而是教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各類教學(xué)信息的收集整理歸檔以及各種教學(xué)相關(guān)事項(xiàng)。作為管理者的教學(xué)秘書，除了具備專業(yè)技術(shù)技能外，還應(yīng)具備良好的人際技能，即理解、激勵(lì)他人并與他人共事的能力，學(xué)會(huì)傾聽、溝通、處理危機(jī)的能力，以及高效合理分配資源的能力。同時(shí)作為執(zhí)行者，教學(xué)秘書要準(zhǔn)確、及時(shí)完成上級(jí)布置的任務(wù)，做好教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)絡(luò)者、廣泛收集處理教學(xué)信息的監(jiān)聽者、信息傳遞的傳播者和政策咨詢的解釋者，努力為師生提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)。

教學(xué)管理與行政事務(wù)兼具的工作任務(wù)。教學(xué)秘書的核心任務(wù)是做好教學(xué)管理工作，但實(shí)際工作中也要負(fù)責(zé)一部分行政事務(wù)工作。行政事務(wù)包括文字工作、信息工作、調(diào)查研究、文檔管理、會(huì)務(wù)工作等，這些工作雖然不是教學(xué)秘書工作的核心內(nèi)容，但與教學(xué)管理工作息息相關(guān)。文字工作主要是應(yīng)用文寫作，如各類教學(xué)工作總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、證明等，良好的文字處理能力有助于準(zhǔn)確、及時(shí)地反映工作情況、傳達(dá)上級(jí)精神；信息工作對(duì)于教學(xué)秘書來(lái)說，主要是做好與教學(xué)相關(guān)的信息收集、整理和師生意見反饋等，還要善于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好調(diào)查研究，及時(shí)反映教學(xué)管理動(dòng)態(tài)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、課程改革意見和建議，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀，為教師開展科學(xué)研究提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息支持；文檔管理也是教學(xué)秘書事務(wù)性工作中的重要方面，按照文件之間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則，對(duì)教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的試卷、成績(jī)單、教案、教務(wù)文件、教師手冊(cè)等紙質(zhì)資料，分類存放整理保管，對(duì)于電子文檔，及時(shí)做好文檔的存儲(chǔ)備份；畢業(yè)答辯、教學(xué)研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)等活動(dòng)開展，教學(xué)秘書需要具備一定的會(huì)務(wù)組織能力，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)和會(huì)后處理等環(huán)節(jié)。

三、堅(jiān)持內(nèi)外兼修，構(gòu)筑優(yōu)質(zhì)教學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)

隨著高等教育質(zhì)量提升和信息化水平的不斷提高，高校教學(xué)秘書工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，“創(chuàng)新高效人才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)高校辦出特色爭(zhēng)創(chuàng)一流” 是黨的十八屆三中全會(huì)《決定》對(duì)高等教育改革發(fā)展提出的最直接、最明確的要求，僅僅滿足于完成上級(jí)布置任務(wù)的傳統(tǒng)事務(wù)型教學(xué)秘書工作顯然已不適應(yīng)當(dāng)前要求，因此，打造專業(yè)性與復(fù)合性兼具的新型教學(xué)秘書，堅(jiān)持內(nèi)外兼修，構(gòu)筑優(yōu)秀教學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)是創(chuàng)新高效人才培養(yǎng)機(jī)制，彰顯高校特色的必然要求。

從制度層面來(lái)看，現(xiàn)代大學(xué)制度強(qiáng)調(diào)“依法辦學(xué)、自主管理、民主監(jiān)督、社會(huì)參與”，高校應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，加大頂層設(shè)計(jì)，努力推進(jìn)高校人事制度改革，在職稱評(píng)定、培訓(xùn)進(jìn)修、升職空間、教學(xué)管理業(yè)績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)等方面給予教學(xué)秘書一定的傾斜，在大學(xué)章程制定、高校教師行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定、高校教師師德建設(shè)等方面給予教學(xué)秘書等教育管理類崗位應(yīng)有的法律地位、明晰的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及職業(yè)道德要求，使教學(xué)秘書成為服務(wù)高校人才培養(yǎng)、創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制的重要而穩(wěn)定的生力軍。

從技術(shù)層面來(lái)看，現(xiàn)代高效的教學(xué)管理離不開信息技術(shù)的支持，《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》中指出“通過多種方式整合校園資源，優(yōu)化辦學(xué)空間，提高辦學(xué)效益，加快推進(jìn)教育信息化進(jìn)程，加強(qiáng)數(shù)字校園、數(shù)據(jù)中心、現(xiàn)代教學(xué)環(huán)境等信息化條件建設(shè)。”教務(wù)管理信息系統(tǒng)、數(shù)字校園、微信平臺(tái)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用為教學(xué)秘書教務(wù)管理工作的開展提供了技術(shù)支持，更為重要的是網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化、即時(shí)化帶來(lái)教育管理理念與方法的革新。

從職業(yè)建設(shè)層面來(lái)看，教學(xué)秘書工作要始終以人才培養(yǎng)作為教學(xué)管理一切工作的立足點(diǎn)和落腳點(diǎn)，要將立德樹人貫穿工作始終，牢固樹立服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校發(fā)展意識(shí)。教學(xué)秘書既要有過硬的崗位專業(yè)技能，又要成為“一專多能”的復(fù)合型人才，尤其要具備一定的研究、創(chuàng)新能力，以適應(yīng)當(dāng)前改革創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制的要求，著力在本科專業(yè)教學(xué)國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校各專業(yè)人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)制定等方面能提出建設(shè)性的意見和建議，并結(jié)合崗位實(shí)際，實(shí)施好本科教學(xué)工程、基礎(chǔ)學(xué)科拔尖學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃和各類卓越教育培養(yǎng)計(jì)劃。

總之，在當(dāng)前大力推進(jìn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展背景下，高校教學(xué)秘書工作的專業(yè)性與復(fù)合性特征越來(lái)越突出，因此，堅(jiān)持內(nèi)涵建設(shè)與外延拓展，建立和形成兼具教學(xué)管理專業(yè)性與行政管理復(fù)合性的新型教學(xué)秘書工作，以現(xiàn)代大學(xué)管理制度改革為契機(jī)，以校園信息化建設(shè)為技術(shù)支撐，以人才培養(yǎng)為中心，以服務(wù)師生為理念，構(gòu)筑優(yōu)質(zhì)教學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)，不斷提高教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。

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