檔案管理在血站建設作用探討

張軍

1 檔案管理在血站建設中的重要性

1.1 完善的檔案管理，有利于血液數(shù)據(jù)信息的保存和統(tǒng)計分析。血站應建立、實施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程所產(chǎn)生的結果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以證實質(zhì)量體系有效運行并滿足特定的質(zhì)量標準。血站應在嚴格執(zhí)行《中華人民共和國獻血法》、《血站管理辦法》等相關法律法規(guī)行業(yè)標準的基礎上，緊密結合國際質(zhì)量管理體系標準，不斷完善各種規(guī)章制度、操作規(guī)程以及質(zhì)量記錄，細分量化獻血檔案資料，真實反映獻血者身體狀況以及獻血和用血等環(huán)節(jié)的詳細情況，這樣不僅有效地保障了獻血者和受血者的身體健康，同時也為科室檔案的利用開發(fā)提供了原始數(shù)據(jù)。

1.1.1 可作為維權的重要依據(jù)。隨著人們法制意識的普及和用血者自我保護意識的增強，與輸血相關的醫(yī)療糾紛（如經(jīng)輸血后感染乙肝、丙肝、艾滋、梅毒等疾病）發(fā)生率逐年上升。根據(jù)舉證責任倒置的原則，血站需要提供證據(jù)證明在采供血過程中無過錯，而完整、規(guī)范的檔案則是證明其合法、規(guī)范活動的重要依據(jù)。血站所有檔案應具有真實性、唯一性、原始性和不可更改性，從檔案中既可追溯到獻血者個人情況及其所獻血液的全部信息，又可追溯到每袋血液從采集、制備、檢驗、發(fā)出等各個環(huán)節(jié)的詳細情況，當發(fā)生與采供血活動有關的醫(yī)療糾紛時，血站的檔案，尤其是業(yè)務工作檔案就是證實自己嚴格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務工作中沒有過錯的重要依據(jù)。因此，記錄清晰、保存完整的記錄檔案為血站維護自身合法權益、保護單位在社會上的公眾形象、處理好輸血醫(yī)療糾紛提供了有力證據(jù)。

1.1.2 為制訂采供血計劃提供參考依據(jù)。根據(jù)臨床用血情況合理制訂采血計劃，避免血液資源的浪費；通過統(tǒng)計和分析血站業(yè)務檔案，相關部門對采供血數(shù)據(jù)及獻血者分布區(qū)域有所了解，合理制訂采血計劃；為臨床輸血、血型篩查、醫(yī)學統(tǒng)計等血液研究奠定堅實基礎。

1.1.3 為無償獻血事業(yè)的科學發(fā)展提供了決策依據(jù)。通過血液檢測技術的篩檢，為建立低危獻血者、稀有血型隊伍、機采血小板志愿者隊伍和不同血型“愛心流動血庫”提供了信息支持。通過對相關資料的分析和研究，為確保臨床供血及時、充足、安全、有效提供了可靠的信息支撐。

1.2 完善的檔案管理，有利于無償獻血事業(yè)的推廣和實施。

1.2.1 為無償獻血者享受合法權益提供了信息支持。根據(jù)無償獻血，免費用血的原則，各地均制定了有關無償獻血者免費用血的具體規(guī)定，以鼓勵和調(diào)動社會公眾積極參與無償獻血。當獻血者和直系親屬需要用血時，可以憑記錄檔案信息，按規(guī)定給予報銷。另外，采供血業(yè)務檔案記載了獻血者的姓名、年齡、性別、獻血時間、獻血量等，并可通過對業(yè)務檔案資料的分析，使有關部門對采血數(shù)量和獻血者分布等情況有較客觀的了解，合理制定獻血者招募工作目標，推動轄區(qū)獻血工作的開展。

1.2.2 為表彰無償獻血先進典型提供詳盡數(shù)據(jù)?！吨腥A人民共和國獻血法》實施十五年來，每隔2年都要進行國家級表彰活動，對無償獻血者先進集體和個人進行表彰。獻血者檔案資料的完整準確為有關部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)、表彰先進典型，為做好無償獻血宣傳，推進無償獻血工作健康開展做出了貢獻。

1.2.3 為臨床安全搶救用血贏得了寶貴時間。如稀有血型患者急需輸血時，可通過查詢記錄檔案在最短時間內(nèi)尋找合適獻血者，因此，應建立稀有血型和機采血小板志愿者資料庫，可為臨床搶救用血安全贏得寶貴時間。

1.2.4 有利于獻血者的保留與征召。要保證臨床輸血安全，從根本上必須從低危獻血者人群中篩選獻血者，因此，獻血者原始檔案中獻血者個人詳細資料、血液采集時有無不適反應，血液檢測和特殊血型檢測等是決定獻血者是否再次獻血的可靠信息。

1.3 是否有完善的檔案管理，是衡量采供血機構科學管理水平的重要標準。隨著輸血事業(yè)的發(fā)展，科學管理和有效利用檔案已經(jīng)成為采供血機構工作的重要環(huán)節(jié)，采供血機構的工作檔案，詳細記載了采供血過程業(yè)務工作各個環(huán)節(jié)的大量信息。檔案的收集是否齊全完整，管理是否有章可循，歸檔是否科學有序，已經(jīng)成為衡量采供血機構工作規(guī)范化管理的重要標準之一。

2 如何做好檔案管理工作

2.1 加強領導，落實責任，是做好血站檔案管理工作的關鍵

2.1.1 健全各項規(guī)章制度。建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡，圍繞檔案完整、準確、合格、安全、保密和方便利用制定各項規(guī)章制度；建立自查、互查、質(zhì)控抽查制度，將記錄的質(zhì)量管理納入工作業(yè)績和質(zhì)量的評價體系。

2.1.2 加強培訓，提高檔案管理業(yè)務水平。做好檔案管理工作的重點在于提高檔案管理人員的素質(zhì)，應設置專職或兼職檔案員，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷和移交等工作，保證各門類檔案資料的完整性。應將專職和兼職檔案工作人員教育培訓納入血站繼續(xù)教育計劃中，定期組織檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國獻血法》以及《血站管理辦法》等相關法律法規(guī)和標準。如果有可能，還可邀請檔案管理方面專家進行檔案管理知識的培訓，定期參觀檔案管理先進單位，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務水平和技能。

2.2 科技興檔，創(chuàng)新舉措，是做好血站檔案管理工作的保證

2.2.1 文檔一體化，使檔案管理工作實現(xiàn)無縫對接。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，將文檔進行從生成到歸檔的全過程控制，實現(xiàn)文書處理工作和檔案處理工作的無縫對接，達到了管理、利用一體化，從而提高了檔案管理的質(zhì)量，提高了整體工作的效率，加快了自動化進程。

2.2.2 辦公自動化，為檔案管理工作插上騰飛的翅膀。血站檔案信息的管理不像傳統(tǒng)的文書檔案管理，其覆蓋了諸如體采科、成分科、檢驗科、貯發(fā)血科以及行政科室等各個不同職能部門。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，把全站各科室的文檔按標準和規(guī)范進行統(tǒng)一分類、設置、整理、歸檔，形成一個有機的整體，使血站檔案管理有了質(zhì)的飛躍。

總之，在現(xiàn)代社會高度信息化快節(jié)奏的今天，只有進一步加強管理，才能使檔案管理工作走向標準化、規(guī)范化，只有建立一套適合血站特點，體現(xiàn)科學化管理水平的檔案體系，才能對規(guī)避和抵御各種風險起到重要作用，從而更好地開展無償獻血工作服務，確保人民群眾的用血安全。

（作者單位：開封市中心血站 來稿日期：2014-06-16）