淺談Excel在會計實踐教學環(huán)節(jié)中的有效應用

劉宏

【摘 要】在職業(yè)學校會計專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，運用“Excel電子表格”的功能輔助解決會計核算中的問題，將Excel工作表的基本功能有效應用于會計教學的實踐環(huán)節(jié)，不但有助于學生學習能力的培養(yǎng)、專業(yè)技能水平的提升，還有助于教師專業(yè)教學能力的提高。

【關鍵詞】Excel會計專業(yè)實踐教學

一、Excel電子表格及會計教學的特點

Office軟件是職業(yè)學校學生學習“計算機應用基礎”課程的必學內(nèi)容之一，其中Excel電子表格軟件是Office軟件的應用程序之一。通過學習和運用不難發(fā)現(xiàn)，Excel電子表格具有操作簡便、功能強大、適用范圍廣泛等特點，可以廣泛應用于各種數(shù)據(jù)處理工作之中。Excel作為一種通用計算工具，允許用戶在屏幕上按要求和格式設計表格，可以不通過編程的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫軟件的基本功能，對記錄進行修改、添加、刪除、排序、查詢和分類匯總。

職業(yè)學校在會計專業(yè)的教學過程中，“基礎會計”“財務會計”“成本會計”等核算類課程貫穿始終，不僅要學習相關核算理論，還要結合實際靈活運用，學會對各類經(jīng)濟業(yè)務的會計處理。與會計核算相關的實踐性教學內(nèi)容具有如下特點：從形式上看，主要涉及會計工作中常用的會計憑證、各種賬簿及會計報表等各種表式；從各種方法之間的關系看，相關憑證、賬簿、報表中不少數(shù)據(jù)需要按照一定方法計算得到，還要保持指標與指標之間的關聯(lián)性；從企業(yè)工作實際看，大部分企業(yè)已經(jīng)實行了會計電算化。

綜上所述，Excel電子表格軟件具有的功能可以滿足會計核算課程實踐性教學需要。

二、Excel工作表的基本功能在會計教學實踐環(huán)節(jié)的有效應用

（一）利用函數(shù)功能實現(xiàn)基本的指標計算

在會計實踐教學中，無論是各種賬簿的登記，還是各種報表的編制都會涉及計算，這些都可以利用Excel電子表格完成。對于一些基本的運算可以直接利用SUM（求和）和AVERAGE（平均值）函數(shù)解決，如在各種賬簿發(fā)生額計算的過程中可以直接利用“求和”的方式得到本期借方發(fā)生額或本期貸方發(fā)生額合計。對于一些相對復雜的計算則可以利用Excel電子表格中給定的財務函數(shù)完成，Microsoft Excel 2010提供的財務函數(shù)達50余種，這些函數(shù)可以滿足日常會計核算的基本需要，將相對復雜的計算過程簡單化。

在會計核算中，也有些計算須借助于“絕對引用”的功能方可完成。通常情況下，對于多種受益對象共同耗用的費用，應在按照一定標準計算出分配率后，再按照分配標準和計算出的分配率計算各自應負擔的費用額。在設定計算公式時，由于分配率相對固定，則屬于“絕對引用”，故在分配率所在單元格的列號與行號前分別要標注“Ｓ”符號，而每種受益對象的分配標準相對是變動的，則屬于“相對引用”，無須專門標注，如此設定后，通過下拉列表的方式即可得到所需的數(shù)據(jù)。

（二）利用數(shù)據(jù)的動態(tài)鏈接功能實現(xiàn)自動記賬

數(shù)據(jù)的動態(tài)鏈接功能，是在數(shù)據(jù)之間建立某種聯(lián)系，實現(xiàn)當一個數(shù)據(jù)改變以后，所有與之相關的數(shù)據(jù)（即與其建立鏈接的數(shù)據(jù)）都會發(fā)生相應的變化，這種鏈接包括表內(nèi)鏈接和表間鏈接等形式。

表內(nèi)鏈接就是在同一張工作表內(nèi)對某一單元格進行的鏈接，按照雙倍余額遞減法計算固定資產(chǎn)年折舊額時將會用到此種功能。每年計算折舊額時必須考慮當年年初固定資產(chǎn)的賬面凈值和雙倍直線折舊率這兩個因素，由于當年年初固定資產(chǎn)的賬面凈值即為上一年年末的固定資產(chǎn)凈值，可見計算期當年年初固定資產(chǎn)賬面凈值與上年末固定資產(chǎn)賬面凈值看似兩個指標，實質(zhì)上為同一個指標。為此，在工作表的“年初賬面凈值”單元格設計時應該令該單元格的值為“=上一行期末固定資產(chǎn)賬面凈值所在單元格的行和列的編號”，以此實現(xiàn)每年年初固定資產(chǎn)賬面凈值隨上年年末固定資產(chǎn)賬面凈值的變動而發(fā)生變動。

無論是有關賬戶發(fā)生額的登記，還是會計報表的編制，都會用到其他表格中的數(shù)據(jù)，這時便可以發(fā)揮“表間鏈接”的功能。如“生產(chǎn)成本明細賬”中各成本項目的“發(fā)生額”應來源于“相關費用歸集分配表”中的“分配額”。在設置生產(chǎn)成本明細賬的有關成本項目的“發(fā)生額”時，令該單元格的值為“=該項目發(fā)生額所在工作表的名稱！該項目分配額所在單元格的行和列的編號”，這不但滿足了同一文件中不同工作表之間數(shù)據(jù)的相互共用，而且避免了可能出現(xiàn)的人為記賬錯誤。

（三）利用圖表功能設計并編制相關報表

企業(yè)在日常會計核算過程中不僅要編制資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表等外部報表，還需要編制各種成本費用等內(nèi)部報表，Excel電子表格中的制表功能可以滿足這方面的需要。接下來以“利潤表”為例說明具體設計和編制方法。

第一步，制作“表頭”。在新建一張工作表后，將該表的第一行作為報表的表名，合并居中后輸入標題“利潤表”，在第二行填寫“編制單位”“年度”和“單位”。

第二步，制作“表體”。在第三行的各列依次輸入“項目”“行次”“本月數(shù)”和“本年累計數(shù)”，并從第四行起在各行的首列依次輸入“主營業(yè)務收入”“主營業(yè)務成本”“主營業(yè)務稅金及附加”“主營業(yè)務利潤”等項目及行次的內(nèi)容。

第三步，為各指標賦予計算公式。整個表格制作完成后，再按照前述的函數(shù)功能輸入各單元格對應的關系公式。

第四步，設定“鎖定保護狀態(tài)”。除了要對有公式的單元格設置為鎖定保護狀態(tài)，避免誤操作刪除公式，還要將“項目”“行次”等不能更改的單元格也設置為鎖定保護狀態(tài)。

第五步，設置字體格式。根據(jù)需要設置表頭、表體等各部分的字體格式，進行必要的頁面排版設置。

三、Excel工作表應用于會計實踐教學環(huán)節(jié)的意義

（一）體現(xiàn)職業(yè)教育課程改革的方向

課程改革不僅要改革教學內(nèi)容，還要對教學方式及教學評價實施改革。在會計專業(yè)課程的教學過程中，尤其是將Excel工作表應用到會計實踐性教學環(huán)節(jié)之后，將“計算機應用基礎”與會計專業(yè)課程的教學內(nèi)容緊密相連，打破了課程之間相對獨立的壁壘；有助于課程的整合，發(fā)揮計算機課程服務于專業(yè)課程教學的目的，推進信息化手段的運用；激發(fā)學生的學習興趣，提高學習效率；為“財務軟件應用”“Excel在財務工作中的應用”等后續(xù)課程的學習奠定基礎。

（二）提高學生綜合應用能力

職業(yè)學校的根本任務是培養(yǎng)滿足社會需求的技術技能型人才。會計專業(yè)的學生除了要學會傳統(tǒng)的手工做賬，還要善于運用各種現(xiàn)代信息技術手段輔助做賬。為此，在日常專業(yè)教學過程中，通過Excel工作表與會計實踐教學環(huán)節(jié)的有效結合，在培養(yǎng)學生傳統(tǒng)專業(yè)技能的同時，教會學生結合會計崗位的工作特點選擇性地使用Excel工作表中的相關功能解決會計核算中的一些基本問題，不斷增強學生信息技術手段的應用能力、解決問題的能力，培養(yǎng)學生的學習能力。

（三）提升教師專業(yè)教學能力

為在會計實踐性教學過程中較好地應用Excel工作表的相關功能解決工作實際問題，要求教師主動利用業(yè)余時間學會熟練使用Excel工作表，并結合教學內(nèi)容的具體情況有效地應用。通過這些工作,教師分析教材的能力、組織教學內(nèi)容的能力，以及信息技術手段應用等方面的能力也會隨之得到明顯提高，進而提升自身的專業(yè)教學能力。