淺談?dòng)行У男〗M會(huì)議

李春

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)管理中，功能小組的會(huì)議討論已經(jīng)成為開(kāi)展工作的主要方式。尤其是在企業(yè)面臨瞬息萬(wàn)變的信息收集和傳遞過(guò)程中，會(huì)議作為溝通信息、制定計(jì)劃、形成決策、解決沖突、進(jìn)行跟蹤的有效手段是必不可少的，然而越來(lái)越多的冗長(zhǎng)無(wú)效會(huì)議，卻也成為降低工作效率的一個(gè)重要瓶頸。因而，如何組織一個(gè)小組會(huì)議，如何開(kāi)好一個(gè)小組會(huì)議，就是本文有待去解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：ETM；有效條件；實(shí)施步驟

1 有效的小組會(huì)議定義和目的

1.1 定義

有效的小組會(huì)議即ETM（Effective Team Meetings），是一個(gè)對(duì)于EI（員工參與小組）團(tuán)隊(duì)有效的論壇，是一個(gè)既能回顧EI團(tuán)隊(duì)工作的進(jìn)步和目前狀態(tài)，又能保證團(tuán)隊(duì)完成業(yè)務(wù)目標(biāo)，分享想法，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)積極表現(xiàn)的過(guò)程。

1.2 ETM的目的

⑴支持業(yè)務(wù)流程，通過(guò)小組會(huì)議傳達(dá)業(yè)務(wù)流程信信息；⑵分享信息和觀點(diǎn)，通過(guò)小組會(huì)議達(dá)到各類信息的傳遞或分享；⑶檢查過(guò)程或活動(dòng)進(jìn)展與團(tuán)隊(duì)或組織的目標(biāo)的一致性，通過(guò)小組會(huì)議進(jìn)行回顧和分析；⑷加強(qiáng)積極的工作行為，讓每位員工都有參與感；⑸創(chuàng)建一個(gè)令人愉快的工作環(huán)境，一個(gè)暢通的溝通渠道。

2 ETM的有效條件

2.1 領(lǐng)導(dǎo)支持

在這里有兩方面內(nèi)容，一是會(huì)議需要有領(lǐng)導(dǎo)支持，這是會(huì)議能夠順利召開(kāi)的必要條件；另一個(gè)是會(huì)議需要有一位有效的領(lǐng)導(dǎo)，這位領(lǐng)導(dǎo)一是能保證會(huì)議的順利進(jìn)行，另外要對(duì)會(huì)議的決議有權(quán)威性；

2.2 積極的團(tuán)隊(duì)行為

會(huì)議團(tuán)隊(duì)的成員都要保持正面、積極的會(huì)議態(tài)度，每個(gè)人都積極參加會(huì)議，參與會(huì)議的討論，主動(dòng)思考，成員都有一致的目標(biāo)，為最終達(dá)成一致的協(xié)議而努力。

2.3 有效的會(huì)議安排

⑴整個(gè)會(huì)議流程的策劃。會(huì)議主要的內(nèi)容和前后順序；⑵很好的組織和計(jì)劃；⑶目標(biāo)清晰，對(duì)于會(huì)議是為了什么，要解決什么問(wèn)題一定要清晰明確；⑷出席人員的正確性，不要把不需參加人員拉入，也不該遺漏必須參加的人員。

3 ETM的實(shí)施步驟

3.1 明確會(huì)議的類型

根據(jù)不同的分類方式，會(huì)議也有不同的分類的方法，在策劃會(huì)議的初期，首先進(jìn)行會(huì)議類型的劃分，有助于之后會(huì)議過(guò)程、參數(shù)、人員的有效策劃。

3.1.1 按照會(huì)議的功能來(lái)劃分

⑴代表會(huì)議。這類會(huì)議是大型的，從不同的部門或輪班中選舉出來(lái)的代表人家參加的會(huì)議，一般是決議性的議題會(huì)議，例如職工代表大會(huì)；⑵日常的工作會(huì)議。這類會(huì)議是以工作單元或部門為單位，主要解決的是日常工作中的一些問(wèn)題，例如部門例會(huì)；⑶跨功能會(huì)議。這類會(huì)議是為了解決一個(gè)或一類跨功能的問(wèn)題，而將各個(gè)功能塊的人員聚集成一個(gè)小組，召開(kāi)的會(huì)議，例如企業(yè)中的項(xiàng)目例會(huì)；⑷臨時(shí)會(huì)議。是一些為了突發(fā)的問(wèn)題或狀況而召開(kāi)的臨時(shí)會(huì)議，通常是以解決問(wèn)題為導(dǎo)向的，如現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)。

3.1.2 按照會(huì)議的目的來(lái)劃分

⑴計(jì)劃類型的會(huì)議，會(huì)議一般時(shí)間較短，通常1至2小時(shí)，主要是為了確認(rèn)計(jì)劃和自己的計(jì)劃。如每周項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議、設(shè)計(jì)評(píng)審啟動(dòng)會(huì)議等。⑵操作類型的會(huì)議，會(huì)議時(shí)間中等，一般控制在2到4小時(shí)，主要是為了達(dá)成完成任務(wù)的成就感，或者是獲取額外的知識(shí)。如改善活動(dòng)會(huì)議、根本原因分析會(huì)議等。⑶審查類型的會(huì)議，會(huì)議時(shí)間中等，一般控制在2到4小時(shí)，主要是為了反饋和跟蹤，如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的會(huì)議和每月客戶項(xiàng)目回顧會(huì)議等。⑷交流類型的會(huì)議，此類會(huì)議一般時(shí)間較長(zhǎng)，可達(dá)2到8小時(shí)，主要是分享一些知識(shí)和對(duì)事物的認(rèn)識(shí)。

3.2 明確會(huì)議的參與者

理想的會(huì)議人數(shù)2～7人，邀請(qǐng)需要參加的人（包括EI小組以外的人員），同時(shí)也不要邀請(qǐng)那些沒(méi)有目的，只是“FYI”的人。在這里還有幾個(gè)關(guān)鍵角色：領(lǐng)導(dǎo)、記錄員、建議保存員、計(jì)時(shí)員。

3.3 確定會(huì)議參數(shù)，既會(huì)議章程

這個(gè)會(huì)議章程--保證時(shí)間是會(huì)議進(jìn)行的“交通守則”，是與會(huì)人員需要共同遵守的章程，要明確會(huì)議的議題和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)，并且策劃會(huì)議議程，確定會(huì)議的參加人員、地點(diǎn)、開(kāi)始時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。對(duì)于每個(gè)議程規(guī)定時(shí)間，通常建議每個(gè)議程15分鐘，會(huì)議前提前將文件傳遞給與會(huì)者。

3.4 討論和同意

在這里小組的領(lǐng)導(dǎo)者要促進(jìn)討論并達(dá)成一致意見(jiàn)，要積極的看待爭(zhēng)議，并運(yùn)用關(guān)系圖表、關(guān)系矩陣等一些工具方法來(lái)解決爭(zhēng)議?？梢杂玫降墓ぞ哂校河H和圖、共識(shí)矩陣、頭腦風(fēng)暴、魚骨圖、5Why、帕累托圖、象限圖、親和圖等。

3.5 改進(jìn)和進(jìn)步

是指在會(huì)議之后要形成會(huì)議記錄，記錄會(huì)議中的重要內(nèi)容、決定和改進(jìn)措施，并及時(shí)發(fā)出。尤其要注意到的是，必須對(duì)會(huì)議產(chǎn)生的措施和決議進(jìn)行跟蹤，有后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的，一定要輸入到行動(dòng)計(jì)劃中，并配有時(shí)間和措施的輸出，會(huì)議的主持者和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行動(dòng)計(jì)劃的完成情況負(fù)有跟蹤和監(jiān)督完成的責(zé)任。

4 結(jié)論

本文彌補(bǔ)了企業(yè)在需要會(huì)議，卻多數(shù)不能進(jìn)行有效會(huì)議的缺口：（1）作為領(lǐng)導(dǎo)者如何決策會(huì)議的必須性；（2）作為策劃者如何有效的策劃會(huì)議；（3）如何來(lái)促進(jìn)會(huì)議相關(guān)人員形成團(tuán)隊(duì)小組積極有效參與；（4）提供了一些工具供會(huì)議討論中使用。文章雖簡(jiǎn)單，但我們相信使每一個(gè)會(huì)議的簡(jiǎn)單有效會(huì)給企業(yè)帶來(lái)大大的效率提升，達(dá)到事半功倍的效果。