淺析高校職工住房檔案信息化管理

歐陽慧

（哈爾濱工程大學(xué)，哈爾濱150001）

0 引言

高校職工住房檔案是高等學(xué)校的房管部門對(duì)教職工住房和公寓以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行管理的工作過程中，在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作和住房補(bǔ)貼發(fā)放管理過程中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是高校職工住房管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，是高校檔案管理工作的重要組成部分。

1 高校職工住房檔案的主要內(nèi)容

高校職工住房檔案除少部分是在其形成過程和前期運(yùn)動(dòng)階段中就采用了數(shù)字化記錄形式以外，絕大部分檔案是紙質(zhì)檔案。包括有房屋土地證、不同時(shí)期與教職工簽訂的各種類型的承租住房合同、住房調(diào)配憑證單、公寓延長租住協(xié)議、教職工填寫的住房補(bǔ)貼申請(qǐng)表、領(lǐng)導(dǎo)批示、職工與配偶個(gè)人信息、個(gè)人住房憑證，相關(guān)單位開具的住房證明材料、住房補(bǔ)貼發(fā)放的審核確認(rèn)表、簽訂的借款協(xié)議等數(shù)以萬計(jì)的文字材料。另外還有關(guān)于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面圖、建筑面積、使用面積、物業(yè)、包燒費(fèi)、房租、住戶基本信息等各類檔案材料。

2 住房檔案信息化建設(shè)

2.1 住房檔案信息化建設(shè)的意義 在深化城鎮(zhèn)住房制度改革的大背景下，高等學(xué)校職工的住房形式呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣性。如全面推行了住房公積金制度；原有的公有住房按照房改政策出售給教職工；由實(shí)物型住房分配轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿呕峙洹０殡S而來的是產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)文檔。如何進(jìn)行有效、方便快捷的查詢管理，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供有力的事實(shí)依據(jù)，是擺在高校房產(chǎn)部門面前的迫切需要解決的問題。

2.2 住房檔案信息化建設(shè)的涵義 住房檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高高校住房檔案工作的現(xiàn)代化水平，重新思考職工住房檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中職工住房檔案管理與應(yīng)用的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)高校職工住房檔案管理更好地適應(yīng)住房制度改革和快速發(fā)展的教育事業(yè)。

2.3 住房檔案信息化的技術(shù)

2.3.1 辦公自動(dòng)化OA技術(shù) 辦公自動(dòng)化技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次是事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上。第二個(gè)層次是信息管理型，是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。第三個(gè)層次是決策支持型。它建立在信息管理級(jí)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。住房檔案電子文件信息的生成、傳輸、加工處理都離不開辦公自動(dòng)化技術(shù)。

2.3.2 數(shù)字化技術(shù) 數(shù)字化技術(shù)也是檔案信息化的基礎(chǔ)技術(shù)。住房檔案信息數(shù)字化即將紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子形式的檔案，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行加工處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式的電子媒體并制成住房檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓展檔案信息資源開發(fā)利用，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的住房檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

2.4 數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

2.4.1 紙質(zhì)檔案是數(shù)字檔案形成的基礎(chǔ) 除了部分檔案信息資源是由其形成者直接以數(shù)字形式形成外，相當(dāng)部分的檔案還必須依靠管理人員去進(jìn)行收集、加工整理，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式才能上網(wǎng)提供利用。數(shù)字檔案信息的原生性、真實(shí)性和可靠性必須以紙質(zhì)檔案作為保障。

2.4.2 數(shù)字化檔案為紙質(zhì)檔案提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制 紙質(zhì)檔案管理，其核心是擁有紙質(zhì)檔案文件實(shí)體，并進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及利用等業(yè)務(wù)工作。而數(shù)字化檔案則打破了紙質(zhì)檔案的物理界限，引入邏輯的、動(dòng)態(tài)的檔案信息資源和信息管理系統(tǒng)，能夠靈活方便地搜尋、選擇、聯(lián)結(jié)檔案信息資源。正是這種動(dòng)態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)機(jī)制，極大地延伸紙質(zhì)檔案的信息服務(wù)能力，從而提高檔案管理利用水平。

3 高校住房檔案信息化的實(shí)現(xiàn)

3.1 檔案信息化理論體系建設(shè) 當(dāng)前哈爾濱工程大學(xué)的住房檔案信息數(shù)字化分為兩個(gè)層次：一是住房檔案目錄信息的數(shù)字化。規(guī)范住房檔案信息的著錄標(biāo)引，按照樓號(hào)和工號(hào)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)將檔案劃分為住房檔案、人員檔案、補(bǔ)貼檔案三大類，即互相獨(dú)立，又密切關(guān)聯(lián)，檔案管理人員可以進(jìn)行靈活的查詢和聯(lián)結(jié)分析；二是職工住房檔案全文信息的數(shù)字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲(chǔ)為圖片格式。并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。利用數(shù)據(jù)庫軟件，進(jìn)行系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、維護(hù)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算分析、預(yù)警提示等功能。住房檔案的信息化，實(shí)踐著一種新型管理模式，迅速、多方位地檢索到檔案資料，提升了高校職工住房管理的水平和效率。

3.2 檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè) 住房檔案信息化建設(shè)的焦點(diǎn)與核心問題集中表現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化問題上。針對(duì)電子文件與電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化，國家檔案局、建設(shè)部、國家科委、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后發(fā)布了4個(gè)有關(guān)CAD電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)及《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導(dǎo)性規(guī)定。與此相關(guān)，還制定了《檔案著錄規(guī)則》等近十個(gè)國家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但還存在標(biāo)準(zhǔn)和政策配套建設(shè)上的缺陷，仍需加強(qiáng)制定檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 住房檔案電子文件的管理原則 ①全程管理原則。職工住房檔案的電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期要進(jìn)行全程管理。電子文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。②原生態(tài)保存原則。電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息要與形成時(shí)的原始狀況一致。只有將原始文件格式的電子文件保存在其原始生成信息系統(tǒng)中，才能100%地確保其“原始性”，從而最大限度地確保電子文件的真實(shí)性。這就是電子文件原生態(tài)保存策略。③完整性原則。要求生成電子文件的職能活動(dòng)、電子檔案文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系、對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息以及數(shù)據(jù)屬性無缺損。例如：教工周轉(zhuǎn)公寓分配檔案就要包括會(huì)議紀(jì)要、“教職工公寓管理辦法”文件、教職工公寓申請(qǐng)表、人事部門審核憑證、職工與配偶個(gè)人信息、打分排隊(duì)表、個(gè)人選房憑證、保證金交款協(xié)議書、與教職工簽訂的公寓租住合同、領(lǐng)導(dǎo)批示、公寓延長租住協(xié)議、退房記錄、房屋平面圖、使用面積、物業(yè)、包燒費(fèi)、房租、住戶租住情況等完整信息內(nèi)容。④多種載體、多套保存原則。具有永久保存價(jià)值的住房檔案電子文件，按照多種載體保存原則，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本，并且一式三套：一套封存保管；一套供查閱使用；一套異地保存。⑤安全保管原則。是指保存電子文件的載體和電子文件的信息要安全。要依靠電子文檔保護(hù)技術(shù)來維護(hù)電子文件的載體安全，以確保存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性；要依靠信息安全技術(shù)來維護(hù)電子文件信息安全，以確保電子文件信息內(nèi)容完整、不被篡改、不泄密。

高校職工住房檔案信息化工作是一件涉及面廣、復(fù)雜性高、長期的、系統(tǒng)性工程，需要必要的組織協(xié)調(diào)與科學(xué)合理分工。

[1]GB/T 18894—2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001年8月.

[3]富平，李鵬云.淺談傳統(tǒng)圖書館與數(shù)字圖書館的融合——兼談國家數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)[J].數(shù)字圖書館論壇，2008(8).