淺談中小學校檔案管理工作

徐海榮

摘 要 檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，必須客觀分析當前中小學檔案管理中存在的問題及薄弱環(huán)節(jié)，針對性地加強中小學檔案的管理工作。

關鍵詞 中小學校 檔案管理 工作問題 強化措施

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

On Primary and Secondary School File Management Work

XU Hairong

（Jining No.1 High School， Jining， Shandong 272000）

Abstract File management is an important part of school work， must be an objective analysis of the current primary and secondary file management problems and weaknesses in a targeted manner to strengthen the management of primary and secondary school files.

Key words primary and secondary school； file management； work； strengthening measures

中小學校檔案是學校在教育活動、教學管理及其他各項工作和活動中直接形成的，具有保存、參考、利用價值的文字、圖表和聲像等原始載體材料。檔案管理工作是中小學校工作的真實寫照，它反映了中小學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用。加強中小學校檔案管理工作，不僅能確保學校管理與建設、改革與發(fā)展，而且為學校工作提供重要的決策依據，從而促進標準化學校的建設。確保中小學校檔案的完整性和系統(tǒng)性，使中小學校檔案更好地服務于教育、教學、教研等工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好中小學校檔案管理工作談些看法。

1 充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用

中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業(yè)生工作、教學研究、校園環(huán)境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。

中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發(fā)展的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時，中小學校檔案匯集了中小學?，F有的知識成果，記錄了中小學校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發(fā)展。

2 當前中小學校檔案工作普遍存在的問題

結合日常工作實踐和深入中小學調查研究，當前，中小學檔案管理工作中存在以下亟待解決的突出問題：

第一，檔案管理意識不強。長期以來，在中小學校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，“重教學、輕檔案”的意識還相當程度上存在，認為檔案工作可有可無。使得檔案不能及時歸檔，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

第二，檔案管理人員業(yè)務素質不高。一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的，沒有相關的檔案管理專業(yè)技能，甚至連檔案管理上崗前的業(yè)務培訓都沒有，嚴重制約著學校檔案管理工作的發(fā)展。

第三，檔案管理手段落后。中小學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學校工作發(fā)展的關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。

第四，檔案管理硬件不全。目前，在不少中小學校都沒有專門的檔案室，已有的檔案室也不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易造成檔案缺失或遭受破壞。另一方面，檔案保管的設備不夠齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。

第五，檔案材料不全。當前，在很多中小學校，普通存在兩種現象：一是學校各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部門與檔案室協(xié)調工作嚴重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源，以致檔案錯歸錯放、漏歸少歸、隨意歸檔，缺失散失現象相當嚴重。

3 做好中小學校檔案工作的幾點思考

中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發(fā)展的歷程，既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。中小學校必須思想上重視、制度上保證、經費上投入，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，使檔案更好地服務于教育、教學和教研等工作。

第一，加強領導，增強檔案意識。教育主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規(guī)考核中。中小學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，采取舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽等形式深入檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，促使他們自覺參與學校檔案建設，做到學校檔案管理與時代發(fā)展同步、與學校各項工作同步，逐步形成一個組織有序、人人參與、全過程管理、規(guī)范完整的檔案管理工作體系。

第二，完善機構，提高管理技能。各中小學不管規(guī)模大小，均應選拔一名德才兼?zhèn)?、懂得辦學規(guī)律和責任心強的同志負責檔案管理工作。要有計劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門舉辦的有關培訓班，對他們進行系統(tǒng)的檔案收集、整理、編目、檢索、保管、利用等基本知識及計算機管理業(yè)務技能培訓，提高工作的自覺性與積極性，逐步做到中小學校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。要專門設立檔案室，添購檔案管理設施設備，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，對學校文書檔案、教學檔案、業(yè)務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案進行分別設櫥，確保檔案材料保管安全、管理規(guī)范、利用方便。

第三，健全制度，規(guī)范檔案業(yè)務工作。要建立檔案資料收集的長效機制，把普通收集與定向收集、平時收集與學期終收集結合起來，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。學校各處組應設兼職檔案員，積極配合檔案管理員進行資料的收集、整理工作，保證收集渠道暢通，信息靈敏，做到收集過程規(guī)范，資料真實齊全。要制定明確的崗位目標責任制，強化協(xié)調配合，從而使中小學校各部門重視檔案的收集、整理、歸檔，做檔案工作的有心人和參考者。尤其要建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發(fā)展。

第四，努力與校園文化建設相結合。中小學校檔案是展示中小學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此中小學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映中小學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

第五，加快信息化建設。首先，增加經費投入，完善基礎設施建設。學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數據庫系統(tǒng)進行連接和交換數據的能力等。其次，加強信息化標準、規(guī)范化體系建設。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學與技術性都需要標準、規(guī)范的檔案管理作支持。而電子文件形成后，需要集中保管，并建立一個實用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，保證校園網、校際網、檔案系統(tǒng)管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行，這是檔案信息化建設的重點工程。再次，健全信息安全保障體系。健全檔案信息安全保障體系是中小學檔案管理信息化建設的關鍵。計算機網絡容易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，一個安全穩(wěn)定的信息保障系統(tǒng)是檔案管理信息化建設順利進行的根本保證。因此，中小學應采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監(jiān)控機制；引入科學實用的網絡安全應對策略，結合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段對病毒和黑客等行為及時采取應對和防范措施；同時注意做好紙質檔案的保存和重要電子檔案的備份工作，為檔案信息建設一個安全可靠的存儲、共享、交流環(huán)境。最后，培養(yǎng)復合型人才。檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的人才，為適應信息化的需要，檔案管理部門要培養(yǎng)既懂信息技術又精通檔案業(yè)務的復合型人才。通過繼續(xù)教育、專題培訓、專題講座等形式普及信息化管理知識，提高在職人員的信息處理的能力，優(yōu)化他們的知識結構，提高他們的業(yè)務水平。引進計算機專業(yè)人才，并對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，通過培養(yǎng)人才優(yōu)化檔案隊伍整體結構。

4 結束語

新形勢下的檔案管理工作必須緊緊聯系時代發(fā)展要求，不斷更新思想觀念，努力探索檔案現代管理模式，做到檔案管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，切實建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現，推進教育事業(yè)的發(fā)展。

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