秘書必學(xué)的五項技能

文張躋國

俗話說，“鐵打的營盤流水的兵?！泵磕甓紩幸慌氯俗哌M辦公室，走上秘書工作崗位。作為這一特殊崗位上的新人，需要學(xué)習(xí)和掌握的知識、技能很多。我認為，首先要學(xué)會以下五項工作技能。

一、學(xué)會規(guī)范。即知道各項工作如何干和如何干好。包括辦文、辦會、辦事規(guī)范和禮儀規(guī)范。

辦文規(guī)范。一是要認真學(xué)習(xí)《黨政機關(guān)公文格式》，明確公文種類、注意事項、寫法及要求，在自己規(guī)范辦文的同時還要教會別人規(guī)范辦文，既要使自己寫出來的公文符合規(guī)范，還要讓自己校核出來的公文符合規(guī)范，從文稿的觀點內(nèi)容到措辭都要一絲不茍、精益求精。二是公文語言要規(guī)范。語言是公文的第一要素，必須正確規(guī)范地使用書面語言，做到莊重、確切、精練、平實，在表達上不能有歧義，禁用模棱兩可的語言，形式講規(guī)范，內(nèi)容忌八股。在句子運用上，要充分運用陳述句，規(guī)范使用無主句，不用或少用疑問句。

辦會規(guī)范。就是從會議議題的確立到籌備、通知下發(fā)和會議召開，要系統(tǒng)策劃，會議通知要明確無誤無歧義、會議準備要周全充分。各種預(yù)案齊全完備，細節(jié)考慮安排到位，多想別人未想到的事情，多做可能要用到的準備。細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平，規(guī)范漂亮地辦會并不簡單，要想會場心不慌，就要多在會前做文章，多探索會務(wù)服務(wù)量化、細化的辦法，規(guī)范會務(wù)流程，使會務(wù)工作逐步向規(guī)范化、標準化邁進。

辦事規(guī)范。主要是辦事講章法、重程序，不隨心所欲；該請示的事項要事前請示，不能先斬后奏；該匯報的內(nèi)容要提前匯報，不能等領(lǐng)導(dǎo)過問時再作解釋；該協(xié)調(diào)的問題要提前協(xié)調(diào)，不要等遇到問題時再臨時抱佛腳；該溝通的情況要提前溝通，不能等出現(xiàn)障礙時再臨渴掘井。

禮儀規(guī)范。就是著裝規(guī)范，遵守職業(yè)禮儀。一個人的穿著打扮就是其教養(yǎng)及品位的最形象體現(xiàn)。作為秘書，尤其要學(xué)習(xí)好相應(yīng)的會面禮儀、位次禮儀、特殊場合的禮儀、接待禮儀等，使之符合規(guī)范要求。如在接待禮儀規(guī)范上，要來有迎聲、問有答聲、去有送聲。雖然生活中的禮儀細節(jié)并非人人都能全部學(xué)到，但秘書要始終把禮儀原則銘記于心，貫穿于行，這不僅是從事秘書職業(yè)的必備技能，更有助于樹立個人形象，展示人格魅力，讓人生更加精彩。

二、學(xué)會溝通。溝通是秘書的一項重要技能，目的是讓他人知道你要干什么和怎么干，取得對方理解和認同。為此，需要掌握明確的溝通目的、精妙的溝通思路和純熟的溝通技巧，這是確保溝通成功的三大要素。在溝通方向上，要處理好對上、對下和平行溝通的關(guān)系。對上溝通要明確、及時、到位。對領(lǐng)導(dǎo)和組織決定了的事情，要認真執(zhí)行；對領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和事項要認真完成，不推諉。對下溝通要暢通、高效，注重溝通方式方法，不盛氣凌人，在有效溝通中獲得支持和幫助。平行溝通要有效、順暢，做到工作繁忙時相互支持，遇到困難時相互關(guān)心，遇到問題時相互寬容，平時要相互學(xué)習(xí)。

三、學(xué)會協(xié)調(diào)。即知道如何借助外力干好工作，也就是要善于站在高人的肩膀上遠眺。秘書要做好本職工作，在很多情況下需要協(xié)調(diào)各方配合完成，需要具備良好的協(xié)調(diào)管理能力。主要包括三個方面的內(nèi)容，即協(xié)調(diào)上級，以取得上級領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的支持和理解，能夠有效借力、借勢；協(xié)調(diào)平級，取得兄弟單位的幫助和支持，有效利用其他部門的力量為我所用；協(xié)調(diào)下級，取得下級單位的支持，充分利用好基層單位的工作積極性，借力完成任務(wù)，不以權(quán)壓人。

四、學(xué)會表達。就是要讓別人知道你想說什么，表達什么樣的觀點和內(nèi)容。這既是溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，更是秘書應(yīng)當具備的重要技能。

一是思維表達能力。人與人的區(qū)別在于思維能力的差別。一個人的思維是否縝密，是否符合邏輯，是否能換位思考，思維是否有一定高度、深度和廣度，體現(xiàn)一個人的素質(zhì)和能力的高低。思維情況能夠通過一定的表達形式，實現(xiàn)從無到有。將腦子中的想法表達出來，是一個人表達能力的重要方面。我們經(jīng)常會聽到一些人說，自己有很多想法，但卻表達不出來。作為秘書，要重點加強這方面的能力鍛煉，做到“肚子里有貨要能倒出來”。

二是口頭表達能力。能夠把自己的想法以口頭的形式清晰地表達出來，這是一個隱性知識顯性化的過程，是表達能力質(zhì)的升級。作為秘書，如果能夠用口頭形式將自己的思想最大限度地表達出來，并且表達好，這對做好本職工作是非常有益的。

三是書面表達能力。說白了就是將所思所想所說的內(nèi)容，用書面語言表述出來。很多人能想會說，但并不一定善于書面表達，或者表達出來后與自己所想的、說的相差很遠，總不能令自己滿意。所以，秘書要努力提高書面表達能力，能夠把別人想說想表達的思想、做法，準確有效地表達出來，讓別人滿意；把自己所想所說的，準確清晰地表達出來，讓自己滿意、讓別人明白，這是有效表達的最高境界。

五、學(xué)會積累。知道干過一些工作后能留下些什么，每干完一件事都能從中學(xué)習(xí)到一些經(jīng)驗、技巧，知道該汲取什么教訓(xùn)，該發(fā)揚什么長處。只有這樣，才能更聰明有效地工作。要重點做好三個方面的積累：

一是積累知識。秘書要有比較寬廣的知識面，需要加強自身知識積累，做到“工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化”，善于向一切可以學(xué)習(xí)之人學(xué)習(xí)，向一切可以學(xué)習(xí)的事學(xué)習(xí)。在秘書這個職業(yè)上，沒有速成訣竅。我們經(jīng)常看到社會上有這培訓(xùn)班那速成班，但很少有秘書或?qū)懽魉俪砂唷Ｃ貢且粋€需要自我積累、自我感悟、自我提升的職業(yè)。比如，要想寫好一篇講話稿，除具備從事文字工作的基本功底外，還要掌握和了解黨的方針政策以及社會、經(jīng)濟等方面的知識，同時還要懂一些寫作技巧、文法、修辭和邏輯知識等，從而使所寫文稿條理清晰，表述規(guī)范，這都是需要靠平時知識積累才能實現(xiàn)的。

二是積累經(jīng)驗。包括自身經(jīng)驗、他人經(jīng)驗、直接經(jīng)驗和間接經(jīng)驗。比如，每干完一項工作，都要琢磨琢磨，找出對在哪錯在哪，不占糊涂便宜，不吃糊涂虧，做到“吃一塹、長一智”“打一仗、進一步”。只有這樣，才能在比較中以人之失，知己之得；在借鑒中以人之長，補己之短；在反思中以己之悟，促己長進。只有善于動腦，勤于思考，才能增強做好工作的悟性。所以，秘書要多思、多想、多悟，善于總結(jié)提煉，時?；仡^看，既要善于讀自己寫的文章，還要對領(lǐng)導(dǎo)修改過的文稿認真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會和揣摩，看看自己是怎么寫的，領(lǐng)導(dǎo)是怎么改的。要通過寫每一篇文章，使自己的思想認識有新飛躍、寫作水平有新進步、工作能力有新提高。

三是積累教訓(xùn)。任何人干工作都會有失誤，但重復(fù)失誤就是錯誤。所以，秘書要有“一字不錯”的精神，要有“不貳過”的境界，要有一定的悟性?！耙蛔植诲e”，就是要認真細致地做好每項工作，把自己最滿意的文字作品提供給領(lǐng)導(dǎo)和他人，讓每篇作品都成為自己的名片。只有這樣，才能最大限度地減少工作失誤，避免讓領(lǐng)導(dǎo)為自己改錯別字、糾正語法錯誤?！安毁E過”，就是不在自己、別人和前人第一次摔跟頭的地方摔第二次跟頭，做到“善可為法、惡可為戒”。有悟性，是一個人工作能力的分水嶺。有悟性的人，干任何工作都能融會貫通，干一次有一次的收獲，能夠從日常工作中吸收營養(yǎng)；反之，悟性平平，工作能力和工作績效就很難有大的提升。