試論企業(yè)中文件的定義與分類

劉炳棟

摘 要：在我國主流的檔案學理論中，對文件的理解和認知主要局限于公文范疇，對文件實質(zhì)的定義和分類研究甚少。本文是筆者基于多年在科技企業(yè)中進行文檔管理的工作實踐，對文件的定義、特征、關(guān)系和分類進行的一些探討和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：文件定義；實體性；原件；文件分類

文件是構(gòu)成檔案的元素，傳統(tǒng)的檔案學則是基于機關(guān)公文的管理特點和歸檔要求構(gòu)建的。隨著檔案管理在企業(yè)中得到越來越多的重視和實踐，傳統(tǒng)檔案學不能涵蓋企業(yè)中文件來源繁雜、文件類型多樣的情況，這一理論框架面臨了一些新的變化和沖擊。因此，筆者基于企業(yè)文檔管理的工作實踐提出了關(guān)于文件定義、特征、關(guān)系和分類的新觀點，對具有項目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的企業(yè)有一定借鑒意義。

1 文件的定義

從企業(yè)的內(nèi)在管理要求看，文件有其產(chǎn)生的必然性：

企業(yè)一般在某個行業(yè)或某些行業(yè)以項目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)為主營業(yè)務(wù)，經(jīng)營目標為通過主營業(yè)務(wù)實現(xiàn)盈利，進而持續(xù)發(fā)展。

在經(jīng)營目標的驅(qū)動下，企業(yè)需采用了現(xiàn)代化的治理結(jié)構(gòu)，建立合理的組織機構(gòu)，明確職責分工和協(xié)作關(guān)系。各部門依據(jù)分工的不同，負責相應(yīng)的管理或技術(shù)活動。

為了管理或技術(shù)活動的質(zhì)量和效率，活動的管理者和參與者需要使用書面形式來固化各自的意圖、指令或信息，以確保有效地溝通協(xié)作，進而指導(dǎo)、約束或輔助各領(lǐng)域的管理或技術(shù)活動的開展。

在當前發(fā)展階段的管理組織方式和技術(shù)條件下，文件是“書面形式”最好的實體存在形式。

因此，從文件的產(chǎn)生必然性和目的，可以將文件定義為：

文件是指在本企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生或從外部收到，承載著產(chǎn)生者特定的意圖、指令或信息，按照一定地規(guī)范編制，通過審批、生效、發(fā)布和傳達，以指導(dǎo)、約束或輔助受眾對象完成相應(yīng)的管理或技術(shù)活動的書面化實體存在形式。

2 文件的特征

根據(jù)文件的定義可以得出文件的特征：

2.1 實體性

文件是一種實體存在。文件的實體性是指使用者通過感官可以感知文件的存在，并能采集和獲取文件中包含的意圖、指令和信息。

載體本身的實體性并不能滿足文件的實體性要求，需要結(jié)合一定的物理特性和技術(shù)手段，構(gòu)成有效的顯示單元，以確保：

使用者的感官的感知、采集、獲取行為在客觀上不存在障礙。

不同使用者獲取的意圖、指令和信息在客觀上是相同的。

意圖、指令和信息在輸入、流轉(zhuǎn)和輸出全過程中自始自終都是沒有發(fā)生變化的。

顯示單元具備的一些物理特質(zhì)或技術(shù)方法應(yīng)能保護文件中含有的意圖、指令和信息在顯示單元中的不模糊、不丟失和不被篡改。

2.2 權(quán)威性

文件作為固化意圖、指令和信息的書面方式，遵循一定的規(guī)范，經(jīng)過系統(tǒng)的授權(quán)、編制和審批，其產(chǎn)生過程確保了具備了相應(yīng)的效力。因此，文件相較于口頭或其他方式更具備權(quán)威性，所含的意圖、指令和信息是正式的、確定的，在適用范圍應(yīng)當被接受和執(zhí)行。

2.3 職能性

文件作為正式的書面化實體存在形式，承載了產(chǎn)生者的意圖、指令和信息，以指導(dǎo)、約束和輔助使用者完成相應(yīng)的管理或技術(shù)活動，成為履行工作職責的工具和媒介，因此，文件具備職能性。

2.4 記錄性

文件自然具備記錄性。文件類型不同、文件是否被執(zhí)行、文件是否仍具備職能效力，其記錄角度和記錄價值也各不相同。但所有文件始終具備記錄性，流通中、已過期、被注銷、歸檔后的文件后都是記錄。

3 文件形式之間的邏輯關(guān)系

3.1 源文件

授權(quán)人實際批準的文件實體，被定義為源文件。源文件具備唯一權(quán)威性，所有形式的復(fù)制件，內(nèi)容不得與源文件相抵觸。

3.2 文件復(fù)制件

為了便于流通和保護源文件，或當無法獲取源文件時，可以利用一定技術(shù)和材料對源文件進行復(fù)制或轉(zhuǎn)化，這些形式的文件在邏輯上都是源文件的復(fù)制件。

復(fù)制件的技術(shù)和材料不受限制，但須確保復(fù)制件具備文件特征。

復(fù)制件與源文件在邏輯上是同一份文件。

3.3 文件原件

原件的確定是進行文件控制的一種手段。

當源文件使用的技術(shù)手段和材料物理特性能夠滿足唯一性要求時，源文件本身即是原件。

當源文件使用的技術(shù)手段和材料物理特性不能滿足唯一性要求時，可以轉(zhuǎn)化為可滿足的形式，并確定其中的一份復(fù)制件實體作為原件。

當源文件由外部單位產(chǎn)生，且未移交給本公司時，歸口部門可將接收到的文件（須滿足唯一性要求，不能滿足的需要轉(zhuǎn)化）作為原件。

4 文件的類型

在文件類型上，我國傳統(tǒng)上只有文書一種大類。文書是使用語文規(guī)范組織和編制的正式文件類型，在近現(xiàn)代科技工業(yè)興起以前，文書基本上等同于本文中文件的概念。

在近現(xiàn)代科技工業(yè)興起以后，出現(xiàn)了使用科技文獻和制圖規(guī)范組織和編制文件類型，其在編制方法和文本樣式上呈現(xiàn)出較大差異，因此這類文件不能被歸為文書，應(yīng)是與文書并列的文件類型。

一般來說，企業(yè)的文件類型主要是事務(wù)性文書、規(guī)范性文書、科技文件圖紙。

4.1 事務(wù)性文書

事務(wù)性文書是事務(wù)活動的工具，呈現(xiàn)相應(yīng)的意圖、指令和信息，協(xié)助事務(wù)參與者共同完成該項事務(wù)。一般包括：

公文。公文是黨工團政等公務(wù)采用的文件類型。

合同。合同是商務(wù)事務(wù)采用的文件類型，用以明確商務(wù)活動的主體、標的、權(quán)利義務(wù)關(guān)系。

報告/紀要。應(yīng)用于絕大部分事務(wù)的調(diào)查、分析、建議、評價、計劃、總結(jié)、記錄和報告。

4.2 規(guī)范性文書

規(guī)范性文書是為了明確某些領(lǐng)域和某些活動所應(yīng)遵循的原則、標準、管理規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，約束和指導(dǎo)這些領(lǐng)域活動的開展而采用的文件類型。規(guī)范性文書一般包括：

上層文件。即企業(yè)為了滿足相關(guān)法規(guī)要求而做出的承諾，以及所應(yīng)普遍遵守的技術(shù)規(guī)范。如環(huán)評報告、安全分析報告、質(zhì)保大綱等。

管理程序。即企業(yè)在管理和技術(shù)各領(lǐng)域所應(yīng)遵循的管理性方針、政策、制度、規(guī)定和細則。

技術(shù)程序。即項目建設(shè)和（或）工業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場的各項技術(shù)活動，如制造、施工、安裝、調(diào)試、操作、巡視、檢修、保養(yǎng)、改造、試驗、檢查、監(jiān)督等，所應(yīng)遵循的技術(shù)性原則、規(guī)程、規(guī)范和細則。

4.3 科技文件圖紙

科技文件圖紙作為一種文件類型，是指使用科技文獻寫作和制圖規(guī)范描述或反映了項目前期調(diào)查、研究、申報中和現(xiàn)場物項的設(shè)計、制造、施工、安裝、調(diào)試、竣工等環(huán)節(jié)中各項技術(shù)信息的說明、規(guī)范、圖紙、報告、進度、計劃。根據(jù)文件適用性可將科技文件圖紙分為：

施工建設(shè)技術(shù)文件?，F(xiàn)場物項仍在建設(shè)中，相應(yīng)的科技文件圖紙文件適用于物項的施工、制造、調(diào)試等活動，不適用于生產(chǎn)活動。

運行生產(chǎn)技術(shù)文件?，F(xiàn)場物項已竣工，相應(yīng)的科技文件圖紙反映物項的竣工狀態(tài)并保持一致。其中，能反映物項功能設(shè)計、設(shè)備設(shè)計、設(shè)備制造安裝、建筑物/構(gòu)筑物土建等方面竣工狀態(tài)的文件圖紙，可以供生產(chǎn)階段的操作、巡視、檢修、保養(yǎng)、改造、試驗、檢查、監(jiān)督或其他與現(xiàn)場物項有關(guān)的技術(shù)活動中執(zhí)行。

需要說明的是，部分文件類型可能存在交叉，可由產(chǎn)生者根據(jù)工作需要或使用習慣進行選擇，并按照相應(yīng)文件類型的規(guī)范產(chǎn)生和生效。

5 結(jié)語

本文對企業(yè)文檔工作實際中對文件的認知和界定進行了初探，所得理論成果對企業(yè)的文件前端控制和歸檔鑒定有一定基礎(chǔ)意義。不足之處，還望同行前輩賜教。

參考文獻

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