吳立豪
【摘 要】 本文從煙草專賣局(公司)政企合一的特點入手,分析了其作為不同角色的工作對象,結(jié)合三種常見的文件格式,厘清了其在不同情況下所應(yīng)采用的文件格式。
【關(guān)鍵詞】煙草專賣局(公司);工作對象;文件格式
目前,煙草專賣局(公司)在使用文件的格式上,大部分采用黨政機關(guān)公文格式,但由于其政企合一的特殊性,單一的文格式無法滿足所有的需要,應(yīng)就不同對象應(yīng)用不同的格式,筆者就此進行探討。
一、煙草專賣局(公司)的特點、文件對象及類別
眾所周知,煙草專賣局(公司)是兩塊牌子一套班子的單位,既有政府執(zhí)法職能,又有中央企業(yè)職能。其工作對象如下:
1.作為政府執(zhí)法部門,工作的對象是零售戶、消費者、涉煙嫌疑人,其工作的依據(jù)是法律、法規(guī)、地方規(guī)章、規(guī)范性文件,與工作對象往來的文件主要有法律類文件和公文類文件。
2.作為中央企業(yè),工作的對象既有零售戶,又有工業(yè)公司,還有社會合作單位,與工作對象來往的文件主要是公文類文件。
3.作為獨立的經(jīng)營單位,其工作的對象是內(nèi)部員工,內(nèi)部溝通的文件主要有標(biāo)準(zhǔn)類文件、規(guī)章制度類文件和公文類文件。
不同的工作及對象,應(yīng)使用對應(yīng)的文件及格式。
二、常見文件格式分類、特點及煙草專賣局(公司)的應(yīng)用
1.法律類文件格式。
具體體現(xiàn)是全國人大法工委制定的《立法技術(shù)規(guī)范》。其特點(1)面向公眾或內(nèi)部;(2)應(yīng)用于具有法律效力或類似于法律效力的文件。體現(xiàn)在:(1)面向外部的《煙草專賣法》、《煙草專賣法實施條例》以及地方立法部門、煙草專賣局制定的面向零售戶和公眾的具有類似于法律效力的文件;(2)面向內(nèi)部非重復(fù)性應(yīng)用的規(guī)章制度。
2.黨政機關(guān)公文文件格式。
具體體現(xiàn)是國家質(zhì)檢總局發(fā)布的《GB/T 9704 黨政機關(guān)公文格式》。其特點(1)適用面廣;(2)應(yīng)用于非法律條文類文件。煙草行業(yè)應(yīng)用范圍廣泛,大部分都采用這個格式。
3.標(biāo)準(zhǔn)文件格式。
具體體現(xiàn)是國家質(zhì)檢總局發(fā)布的《GB/T 1.1 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分:標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》。其特點(1)應(yīng)用于內(nèi)部;(2)屬于重復(fù)性應(yīng)用的文件。具體體現(xiàn)在:企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),包括制度、流程、規(guī)程、記錄要求等。
以上三類文件格式雖有相同之處,但差異還是比較明顯的。
三、煙草專賣局(公司)應(yīng)用文件的分類及采用的格式
以煙草專賣局(公司)自身為界限,依據(jù)面向的對象分為外部對象和內(nèi)部對象,同樣文件也分為外部文件和內(nèi)部文件。
1.外部工作對象及應(yīng)用文件格式
(1)履行政府職能時的工作對象及應(yīng)用文件的格式
履行政府職能時,面對工作對象是相對人,所應(yīng)用到的文件分為兩類:一類是相對人需要遵守的法律或類似于法律類的文件,此類文件應(yīng)采用《立法技術(shù)規(guī)范》的格式,例如《**市卷煙零售戶布局規(guī)定》;另外一類是和相對人溝通的文件,此類文件應(yīng)采用《機關(guān)公文格式》,例如:關(guān)于**案件的公告,關(guān)于卷煙零售許可證年審的通知等。
(2)履行企業(yè)職能時的工作對象及應(yīng)用文件的格式
履行企業(yè)職能時,面對的工作對象是合作伙伴或相關(guān)方,包括:工業(yè)公司、零售戶、消費者、銀行、政府等。和工作對象之間來往文書的內(nèi)容沒有類似于法律的特點,其采用的文件格式多數(shù)采用《機關(guān)公文格式》,例如:合同、函等。不過,經(jīng)過協(xié)商一致,也可以應(yīng)用按照《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》編寫的文件,如:和供應(yīng)商之間使用的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件。
2.內(nèi)部工作對象及應(yīng)用文件格式
煙草專賣局(公司)內(nèi)部工作對象包括:上級單位(部門)、內(nèi)部下屬部門(單位)和員工,日常工作中的文件如下:
(1)重復(fù)性使用的規(guī)章規(guī)范類文件。
此類文件符合“標(biāo)準(zhǔn)”的定義要求,“為在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序,經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認機構(gòu)批準(zhǔn),共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件?!盵 源于:GB/T 15496-2003 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系要求 3.1 國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布]例如:卷煙需求預(yù)測規(guī)范、卷煙配送服務(wù)規(guī)范等。此類文件應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)格式的要求,執(zhí)行《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》標(biāo)準(zhǔn)。
(2)非重復(fù)性使用的規(guī)章制度類文件。
此類文件屬于階段性工作要求,面向?qū)ο筝^窄,非重復(fù)性使用,而且沒有計劃成為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),例如:“三講”活動的相關(guān)制度要求,有規(guī)章制度的特征,應(yīng)參照《立法技術(shù)規(guī)范》的格式編輯。如果有未來上升為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的意圖,即便是階段性、試用版的規(guī)章制度類文件,也可以采用《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》。
(3)日常管理應(yīng)用的文件
此類文件涵蓋范圍廣泛,使用頻率較高,比如:決定、通知、通報、令、函、請示等,屬于一事一文、一事一畢的情況,應(yīng)采用《機關(guān)公文格式》。
3.內(nèi)外部交叉的文件及格式
在內(nèi)部和外部同時都應(yīng)用的文件是履行政府職能時,發(fā)布的具有類似于法律效力的文件。此類文件,對外時采用《立法技術(shù)規(guī)范》格式,對內(nèi)時,取決于在內(nèi)部執(zhí)行時是否需要進一步細化完善的編輯,如果不需要編輯即可使用,無須轉(zhuǎn)換格式,如果需要進一步編輯時,應(yīng)按照《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》進行轉(zhuǎn)換。
綜上所述,通過撥云見日般的分析,厘清了煙草專賣局(公司)在文件管理時應(yīng)采用的格式,簡而言之,就是以專賣局身份對外的文件,需要重復(fù)使用的用立法技術(shù)規(guī)范格式,以其余身份發(fā)布的無論重復(fù)使用與否都用黨政機關(guān)公文格式,對內(nèi)文件需要重復(fù)使用的符合標(biāo)準(zhǔn)條件的用國家標(biāo)準(zhǔn)文件格式,其余用黨政機關(guān)公文格式,特殊情況特殊處理。