煙草專賣局（公司）常用文件格式探討

吳立豪

【摘 要】 本文從煙草專賣局（公司）政企合一的特點(diǎn)入手，分析了其作為不同角色的工作對(duì)象，結(jié)合三種常見(jiàn)的文件格式，厘清了其在不同情況下所應(yīng)采用的文件格式。

【關(guān)鍵詞】煙草專賣局（公司）；工作對(duì)象；文件格式

目前，煙草專賣局（公司）在使用文件的格式上，大部分采用黨政機(jī)關(guān)公文格式，但由于其政企合一的特殊性，單一的文格式無(wú)法滿足所有的需要，應(yīng)就不同對(duì)象應(yīng)用不同的格式，筆者就此進(jìn)行探討。

一、煙草專賣局（公司）的特點(diǎn)、文件對(duì)象及類別

眾所周知，煙草專賣局（公司）是兩塊牌子一套班子的單位，既有政府執(zhí)法職能，又有中央企業(yè)職能。其工作對(duì)象如下：

1.作為政府執(zhí)法部門，工作的對(duì)象是零售戶、消費(fèi)者、涉煙嫌疑人，其工作的依據(jù)是法律、法規(guī)、地方規(guī)章、規(guī)范性文件，與工作對(duì)象往來(lái)的文件主要有法律類文件和公文類文件。

2.作為中央企業(yè)，工作的對(duì)象既有零售戶，又有工業(yè)公司，還有社會(huì)合作單位，與工作對(duì)象來(lái)往的文件主要是公文類文件。

3.作為獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)單位，其工作的對(duì)象是內(nèi)部員工，內(nèi)部溝通的文件主要有標(biāo)準(zhǔn)類文件、規(guī)章制度類文件和公文類文件。

不同的工作及對(duì)象，應(yīng)使用對(duì)應(yīng)的文件及格式。

二、常見(jiàn)文件格式分類、特點(diǎn)及煙草專賣局（公司）的應(yīng)用

1.法律類文件格式。

具體體現(xiàn)是全國(guó)人大法工委制定的《立法技術(shù)規(guī)范》。其特點(diǎn)（1）面向公眾或內(nèi)部；（2）應(yīng)用于具有法律效力或類似于法律效力的文件。體現(xiàn)在：（1）面向外部的《煙草專賣法》、《煙草專賣法實(shí)施條例》以及地方立法部門、煙草專賣局制定的面向零售戶和公眾的具有類似于法律效力的文件；（2）面向內(nèi)部非重復(fù)性應(yīng)用的規(guī)章制度。

2.黨政機(jī)關(guān)公文文件格式。

具體體現(xiàn)是國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布的《GB/T 9704 黨政機(jī)關(guān)公文格式》。其特點(diǎn)（1）適用面廣；（2）應(yīng)用于非法律條文類文件。煙草行業(yè)應(yīng)用范圍廣泛，大部分都采用這個(gè)格式。

3.標(biāo)準(zhǔn)文件格式。

具體體現(xiàn)是國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布的《GB/T 1.1 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》。其特點(diǎn)（1）應(yīng)用于內(nèi)部；（2）屬于重復(fù)性應(yīng)用的文件。具體體現(xiàn)在：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括制度、流程、規(guī)程、記錄要求等。

以上三類文件格式雖有相同之處，但差異還是比較明顯的。

三、煙草專賣局（公司）應(yīng)用文件的分類及采用的格式

以煙草專賣局（公司）自身為界限，依據(jù)面向的對(duì)象分為外部對(duì)象和內(nèi)部對(duì)象，同樣文件也分為外部文件和內(nèi)部文件。

1.外部工作對(duì)象及應(yīng)用文件格式

（1）履行政府職能時(shí)的工作對(duì)象及應(yīng)用文件的格式

履行政府職能時(shí)，面對(duì)工作對(duì)象是相對(duì)人，所應(yīng)用到的文件分為兩類：一類是相對(duì)人需要遵守的法律或類似于法律類的文件，此類文件應(yīng)采用《立法技術(shù)規(guī)范》的格式，例如《**市卷煙零售戶布局規(guī)定》；另外一類是和相對(duì)人溝通的文件，此類文件應(yīng)采用《機(jī)關(guān)公文格式》，例如：關(guān)于**案件的公告，關(guān)于卷煙零售許可證年審的通知等。

（2）履行企業(yè)職能時(shí)的工作對(duì)象及應(yīng)用文件的格式

履行企業(yè)職能時(shí)，面對(duì)的工作對(duì)象是合作伙伴或相關(guān)方，包括：工業(yè)公司、零售戶、消費(fèi)者、銀行、政府等。和工作對(duì)象之間來(lái)往文書的內(nèi)容沒(méi)有類似于法律的特點(diǎn)，其采用的文件格式多數(shù)采用《機(jī)關(guān)公文格式》，例如：合同、函等。不過(guò)，經(jīng)過(guò)協(xié)商一致，也可以應(yīng)用按照《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》編寫的文件，如：和供應(yīng)商之間使用的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件。

2.內(nèi)部工作對(duì)象及應(yīng)用文件格式

煙草專賣局（公司）內(nèi)部工作對(duì)象包括：上級(jí)單位（部門）、內(nèi)部下屬部門（單位）和員工，日常工作中的文件如下：

（1）重復(fù)性使用的規(guī)章規(guī)范類文件。

此類文件符合“標(biāo)準(zhǔn)”的定義要求，“為在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。”[ 源于：GB/T 15496-2003 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系要求 3.1 國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布]例如：卷煙需求預(yù)測(cè)規(guī)范、卷煙配送服務(wù)規(guī)范等。此類文件應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)格式的要求，執(zhí)行《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》標(biāo)準(zhǔn)。

（2）非重復(fù)性使用的規(guī)章制度類文件。

此類文件屬于階段性工作要求，面向?qū)ο筝^窄，非重復(fù)性使用，而且沒(méi)有計(jì)劃成為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，例如：“三講”活動(dòng)的相關(guān)制度要求，有規(guī)章制度的特征，應(yīng)參照《立法技術(shù)規(guī)范》的格式編輯。如果有未來(lái)上升為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的意圖，即便是階段性、試用版的規(guī)章制度類文件，也可以采用《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》。

（3）日常管理應(yīng)用的文件

此類文件涵蓋范圍廣泛，使用頻率較高，比如：決定、通知、通報(bào)、令、函、請(qǐng)示等，屬于一事一文、一事一畢的情況，應(yīng)采用《機(jī)關(guān)公文格式》。

3.內(nèi)外部交叉的文件及格式

在內(nèi)部和外部同時(shí)都應(yīng)用的文件是履行政府職能時(shí)，發(fā)布的具有類似于法律效力的文件。此類文件，對(duì)外時(shí)采用《立法技術(shù)規(guī)范》格式，對(duì)內(nèi)時(shí)，取決于在內(nèi)部執(zhí)行時(shí)是否需要進(jìn)一步細(xì)化完善的編輯，如果不需要編輯即可使用，無(wú)須轉(zhuǎn)換格式，如果需要進(jìn)一步編輯時(shí)，應(yīng)按照《標(biāo)準(zhǔn)文件格式》進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

綜上所述，通過(guò)撥云見(jiàn)日般的分析，厘清了煙草專賣局（公司）在文件管理時(shí)應(yīng)采用的格式，簡(jiǎn)而言之，就是以專賣局身份對(duì)外的文件，需要重復(fù)使用的用立法技術(shù)規(guī)范格式，以其余身份發(fā)布的無(wú)論重復(fù)使用與否都用黨政機(jī)關(guān)公文格式，對(duì)內(nèi)文件需要重復(fù)使用的符合標(biāo)準(zhǔn)條件的用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件格式，其余用黨政機(jī)關(guān)公文格式，特殊情況特殊處理。