淺談質(zhì)量檔案管理的信息化

張麗俠

摘 要：信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。隨著信息技術(shù)的進步和發(fā)展，信息化進程不斷加快。檔案也不例外，許多企業(yè)的檔案管理已經(jīng)完全實現(xiàn)信息化，為企業(yè)發(fā)展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。本文主要介紹質(zhì)量檔案管理的信息化，分析了現(xiàn)階段檔案管理信息化過程存在的諸多問題，希望能夠為質(zhì)量檔案管理的信息化進程提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量檔案；管理；信息化

一、質(zhì)量檔案管理的信息化定義

所謂質(zhì)量檔案管理的信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在質(zhì)量檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)質(zhì)量檔案進行信息化處置、管理并提供利用服務(wù)。一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、質(zhì)量檔案管理的信息化現(xiàn)狀

質(zhì)量檔案管理的信息化雖然有諸多好處，國家也在不斷推進，但實踐中仍然進展緩慢，遠沒有達到全面普及和廣泛應(yīng)用的程度。大企業(yè)檔案信息化建設(shè)進展迅速，但中小型企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀仍不理想，主要存在以下幾方面的問題：

1.基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位。隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，質(zhì)量檔案管理工作將面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，質(zhì)量檔案管理的信息化是一項系統(tǒng)化的浩大工程，是一項全新的工作。信息化建設(shè)需要購買大量的新設(shè)備，并投入大量的人力、物力、財力。但大多數(shù)企業(yè)無法提供也不愿提供大量資金來完成檔案的信息化建設(shè)，從而檔案的信息化建設(shè)一拖再拖。

2.缺乏檔案專業(yè)人才。目前，大多數(shù)企業(yè)的質(zhì)量檔案管理人員還是信息化開始之前培養(yǎng)的人員，無法跟上時代的步伐，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的信息化管理模式。當提到檔案管理時，甚至許多人認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學習接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。觀念的落后，導(dǎo)致檔案管理的信息化進程更慢。重新招聘無形之中又增加了企業(yè)的用工成本和財政壓力。所以，許多中小企業(yè)仍然采用半傳統(tǒng)、半信息化的管理模式，仍然處于比較落后的階段。

3.檔案內(nèi)容的信息化進程緩慢。檔案信息化建設(shè)落后的重要原因就是檔案內(nèi)容的信息化進程緩慢。傳統(tǒng)檔案多數(shù)以紙質(zhì)原件等非信息狀態(tài)體現(xiàn)，必須通過打字、掃描等形式將其傳入電腦才能將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為信息狀態(tài)，才能為實現(xiàn)質(zhì)量檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。這個工作量非常大，并且十分繁瑣，許多單位無法找到合適的人選來從事相關(guān)工作，只能將這個過程放一放或緩慢推進，從而影響整個檔案信息化的進程。

4.缺乏有效整合。在推進檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是充分利用企業(yè)各種信息資源為經(jīng)營管理服務(wù)。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個設(shè)計單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

5.缺乏長遠規(guī)劃。由于許多單位正處在企業(yè)管理信息化起步階段，尚未掌握科學的企業(yè)管理方法，企業(yè)對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮。因此，很難在推進本企業(yè)信息化建設(shè)方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的成功實施。

三、質(zhì)量檔案管理的信息化建議

雖然質(zhì)量檔案管理的信息化現(xiàn)狀不容樂觀，存在諸多問題，但隨著經(jīng)濟發(fā)展、技術(shù)進步和企業(yè)的發(fā)展壯大，這些問題都會解決。推進質(zhì)量檔案管理的信息化進程，還是要從以下三個方面來說：

1.建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程。企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)進程中，應(yīng)站在科研生產(chǎn)經(jīng)營管理的整體規(guī)劃高度，從全面和長遠發(fā)展的角度來確定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和長遠規(guī)劃。在信息化建設(shè)時，應(yīng)注意使信息化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展相輔相成，相互促進。企業(yè)質(zhì)量管理的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接，實現(xiàn)信息資源共享，最大限度地支持企業(yè)的發(fā)展。不能孤立的僅建設(shè)質(zhì)量檔案的信息化管理工程，完工后也無法與其他系統(tǒng)相連，無法實現(xiàn)共享功能。

2.合理安排檔案信息化建設(shè)進程。質(zhì)量檔案管理的信息化建設(shè)是一個長期的、艱巨的工程，其工作量非常大，從信息錄入、建立管理系統(tǒng)、與相關(guān)系統(tǒng)共享資源等等，每一個環(huán)節(jié)都需要投入巨大的人力、物力和財力。因此，檔案管理的信息化建設(shè)進程要從企業(yè)實際發(fā)展狀況出發(fā)，符合企業(yè)自身的日常業(yè)務(wù)需要，要對檔案管理信息化進行深入的可行性研究，逐步推進信息化建設(shè)。檔案管理的信息化建設(shè)目的是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，利用管理和技術(shù)優(yōu)勢，為企業(yè)發(fā)展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。

3.提高檔案工作人員素質(zhì)。檔案工作者必須具有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神以及扎實的現(xiàn)代科技管理知識。隨著當今信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理已由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為知識密集型工作，這要求管理者具有很強的能力，對專業(yè)性的檔案要做到精確把握，并要根據(jù)企業(yè)需求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。每個企業(yè)都應(yīng)當采取多種途徑和方法，加大對檔案管理人員的培訓力度，有目的地培養(yǎng)和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，盡快提高工作水平和效果。

四、小結(jié)

質(zhì)量檔案管理的信息化已經(jīng)成為質(zhì)量檔案管理模式中最為重要的一環(huán)，隨著技術(shù)進步和企業(yè)發(fā)展而不斷發(fā)展完善。我們應(yīng)當更加重視質(zhì)量檔案管理的信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理理念和方法，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供快捷有力的支撐，從而實現(xiàn)檔案潛在的巨大利用價值。。

參考文獻：

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