新時(shí)期檔案管理模式科技化發(fā)展趨勢(shì)

摘 要：我國(guó)水利工程現(xiàn)代化發(fā)展階段，國(guó)家對(duì)地方水利項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量水平提出了嚴(yán)格要求，努力提升水利工程設(shè)施使用性能是行業(yè)改革重點(diǎn)。檔案資料是對(duì)工程實(shí)施情況的詳細(xì)記錄，對(duì)后期工程建設(shè)具有多方面的指導(dǎo)借鑒意義。為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案資料管理模式，以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)科技化管理模式，這也是水利局檔案管理工作重點(diǎn)。本文分析了項(xiàng)目檔案管理具體內(nèi)容，以科技化發(fā)展趨勢(shì)為參考提出檔案管理模式改革對(duì)策。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；管理模式；科技化；綜合對(duì)策

水利項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、施工難等特點(diǎn)，為水利部門規(guī)劃與發(fā)展帶來(lái)了較大的困難，如何規(guī)劃水利項(xiàng)目是當(dāng)前社會(huì)化改造急需解決的問(wèn)題。檔案資料是歷年水利項(xiàng)目建設(shè)的資料總匯，對(duì)水利工程改造具有多方面的指導(dǎo)作用，做好水利項(xiàng)目檔案管理工作是很有必要的。為了適應(yīng)項(xiàng)目工程建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)以科技化為方向建立更加科學(xué)的項(xiàng)目檔案資料管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資料資源的最優(yōu)化利用。

1 項(xiàng)目檔案管理科技化趨勢(shì)

項(xiàng)目檔案信息化是行業(yè)變革的主要趨勢(shì)，采用信息科技委支撐建立新型管理模式，為檔案資料收集、處理、使用等提供諸多的便捷性。根據(jù)筆者工作過(guò)經(jīng)營(yíng)，項(xiàng)目檔案管理信息化趨勢(shì)包括：

1、專業(yè)性。檔案資料是專門針對(duì)某一個(gè)領(lǐng)域記錄數(shù)據(jù)的，其必須要有專業(yè)性條件為支撐，才能全面提高項(xiàng)目檔案管理水平。信息化發(fā)展是以專業(yè)領(lǐng)域?yàn)槠脚_(tái)的，無(wú)論是管理人員或檔案資料內(nèi)容，都具有專業(yè)性特點(diǎn)。因此，管理信息化需先從專業(yè)方面實(shí)施改革，建立符合檔案管理相關(guān)的工作模式，才可保證檔案資料內(nèi)容的完整。

2、技術(shù)性。引用高端科技輔助項(xiàng)目檔案管理體制，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理體系中的作用，這些都是檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)表現(xiàn)。一般情況下，檔案管理信息化技術(shù)包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)字操控技術(shù)等的，適用于水利局內(nèi)部檔案體系的科技化建設(shè)。此外，科技性還體現(xiàn)在信息設(shè)備方面，廣泛應(yīng)用于檔案室內(nèi)工作流程。

3、智能性。項(xiàng)目檔案管理智能化是立足于高科技條件的，其利用人機(jī)工程控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人機(jī)一體化，為檔案管理操作流程提供更為便捷的方式。比如，檔案室人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備監(jiān)理電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)實(shí)體檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)、檔案擺放、資料內(nèi)容等綜合調(diào)度，無(wú)需人工參與檔案整編工作，便可以把檔案資料及時(shí)地傳送給使用者。

2 新時(shí)期項(xiàng)目檔案管理總則

鑒于科技化對(duì)項(xiàng)目檔案管理的影響力，水利部門要實(shí)時(shí)更新信息化辦公系統(tǒng)，搭建與科技化標(biāo)準(zhǔn)相符合的檔案資料管理平臺(tái)，正確處理水利檔案相關(guān)的資料信息。筆者認(rèn)為，科技化檔案管理模式要遵循相關(guān)原則餓，主要包括：

1、價(jià)值原則。項(xiàng)目檔案資料具有廣泛的數(shù)據(jù)來(lái)源，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐積累的，充分挖掘檔案資料潛在價(jià)值是不可缺少的，這是檔案管理價(jià)值原則的基本要求。充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。

2、階段原則。水利項(xiàng)目建設(shè)要經(jīng)過(guò)不同的階段，每個(gè)時(shí)間段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料頁(yè)不相同，檔案管理也要堅(jiān)持階段性原則，這是管理模式科技化需要遵循的內(nèi)容。例如，水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、領(lǐng)導(dǎo)原則。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。堅(jiān)持科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)原則，促進(jìn)檔案管理模式規(guī)范化發(fā)展，每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照領(lǐng)導(dǎo)體制要求執(zhí)行，避免檔案管理出現(xiàn)決策性失誤。

3 基于科技化模式的檔案管理對(duì)策

近年來(lái)我國(guó)對(duì)水利工程改擴(kuò)建投入大筆資金，實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目綜合化運(yùn)行是主要建設(shè)目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案資料對(duì)水利項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)作用，這也是工程單位必須考慮的問(wèn)題之一。檔案管理模式科技化本質(zhì)上是信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，在檔案資料管理體系中添加科技成果，減小人工參與水利檔案資料的操作難度。

1、優(yōu)化管理。各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。管理部門對(duì)水利項(xiàng)目檔案資料具有宏觀調(diào)控權(quán)利，根據(jù)地方水利項(xiàng)目建設(shè)狀況提供管理意見(jiàn)?？紤]到科技化管理模式發(fā)展趨勢(shì)，管理部門在管理決策、指導(dǎo)意見(jiàn)、檔案審閱等方面也要注重信息科技應(yīng)用。

2、法人監(jiān)督。項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人是某個(gè)項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目采取某一種決策方案，直接影響了后期施工決策情況。項(xiàng)目法人需積極倡導(dǎo)檔案資料科技化管理，完善現(xiàn)有的檔案資料分配模式。

3、職責(zé)分配?？辈煸O(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作?！柏?zé)任制”是項(xiàng)目檔案資料科技化管理的一種體制，在信息科技普及應(yīng)用條件下，按照崗位工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行責(zé)任考評(píng)機(jī)制，也能幫助檔案管理人員解決不少問(wèn)題。

4、技術(shù)改革。新時(shí)期檔案資料類別、內(nèi)容、存量等均發(fā)生巨大變化，全面利用高科技輔助檔案資料管理，有助于提升檔案管理的自動(dòng)化水平。例如，建立數(shù)字化檔案專用庫(kù)房，大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具和數(shù)字化控制設(shè)備。項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理體制

除了注重檔案管理模式科技化改革之外，檔案管理后期也要做好驗(yàn)收工作，確保每一項(xiàng)檔案資料符合檔案室管理要求。水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，從兩個(gè)方面完善檔案資料管理體系。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容包括：聽(tīng)取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；聽(tīng)取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告，對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽(tīng)取被委托單位的檢查評(píng)定意見(jiàn)；查看現(xiàn)場(chǎng)，了解工程建設(shè)實(shí)際情況。

5 結(jié)論

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證?；跈n案管理科技化發(fā)展趨勢(shì)下，要建立更加完整的檔案資料管理體制，努力提升檔案資料的綜合利用率。

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作者簡(jiǎn)介

劉卉（1981-），女，漢，江蘇連云港人，本科學(xué)歷，揚(yáng)州大學(xué)法學(xué)系助理館員，研究方向：檔案管理。