高校行政管理信息化建設(shè)研究

林陽燦

(華僑大學 教育工會,福建 泉州 362021)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,全球信息化趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)。在這種大背景下，對于高校行政管理信息化建設(shè)而言，如何著眼全局，實現(xiàn)資源共享，協(xié)調(diào)部門共管，推動高校行政管理數(shù)字化、高效化，已經(jīng)成為高校領(lǐng)導者亟待解決的難題。同時，以信息化來實現(xiàn)高校的“人、事、財、物”行政管理權(quán)在陽光下行使，也有利于防范高校行政管理腐敗的滋生。概言之，高校行政管理的信息化，就是高校行政管理的廉潔高效化。

一、信息化與高校行政管理

信息化代表了信息技術(shù)被高度應用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態(tài)。就高校行政管理來講，高校行政管理的信息化，就是高校行政管理、決策、運營等行為日趨合理化。

(一)信息化

信息化這一概念是由日本學者Tadao Umesao于1963年在題為《論信息產(chǎn)業(yè)》的文章中提出的，“信息化是通訊現(xiàn)代化、計算機化和行為合理化的總稱。”通訊現(xiàn)代化著眼于信息的快捷傳遞，計算機化側(cè)重于信息的有效整理再分配，行為合理化才是信息化的最終目標。

(二)高校行政管理

高校有三要素——行政管理、教育和科研。在這三要素之中，行政管理是基礎(chǔ)，教育和科研是目的。行政管理對于教育和科研而言，是輔助性的活動，也是必不可少的活動。高校行政管理是高校為了實現(xiàn)教育工作的目標，依靠一定的機構(gòu)和制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)學生和教職員工完成預定教學目標的組織活動。高校行政管理的內(nèi)容集中表現(xiàn)在三個方面：一是學術(shù)與行政關(guān)系，即學校行政管理部門和教師、科研人員之間的關(guān)系；二是功能部門之間的關(guān)系，即高校行政管理部門的設(shè)置及其職責分配的關(guān)系；三是行政管理部門人員結(jié)構(gòu)和管理創(chuàng)新的關(guān)系。

(三)高校行政管理的信息化

在我國，信息化一直被認為是計算機、通信和網(wǎng)絡技術(shù)的現(xiàn)代化。人們將信息化作為高效管理的手段，但對其行為合理化的最終目標則避之不談。這種觀點未免有本末倒置之嫌。筆者認為，當今社會是全面信息化的社會，具體到高校而言，就是指隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高等院校根據(jù)自身的需要，采用先進的信息技術(shù)來加強管理能力，提高教學質(zhì)量、科研水平和工作效率，進而實現(xiàn)行政管理信息化、教務管理信息化、教學資源管理信息化、科研管理信息化、后勤服務管理信息化等。高校建設(shè)的全面信息化，最終通過信息資源高度共享，來協(xié)調(diào)學術(shù)和行政關(guān)系，完善行政管理部門功能設(shè)置，調(diào)整行政管理部門人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)高校行政管理的合理化。

二、高校行政管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

近幾年來，高校信息化建設(shè)成績顯著,在通訊現(xiàn)代化和計算機化方面都有了長足的進步，但還存在諸多不足之處。

(一)高校行政管理信息化建設(shè)的進步

目前高等學校已經(jīng)全部建成校園網(wǎng)絡，學生宿舍、教學科研和樓宇管理的覆蓋率達到83%，學校無線網(wǎng)絡覆蓋學校公共區(qū)域比例達到了16.7%；已經(jīng)建成了世界上最大的國家學術(shù)互聯(lián)網(wǎng)。同時，數(shù)字資源體系基本形成，建成了“中國高等教育文獻保障體系”、“中國高校人文社會科學文獻中心”和“大學數(shù)字博物館”。另外，在高校教學方面，普遍采用信息技術(shù)改進教學方式，多媒體教學得到了普及。而且，高等學校電子校務水平也有了一定的提升，基本上都建立了學校主頁。

(二)高校行政管理信息化建設(shè)的不足

首先，信息共享程度比較低。在世界經(jīng)濟一體化的當下，知識、信息的高度共享和創(chuàng)新已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展的有力支撐，高校行政管理人員必須認識到信息化的重要性，不斷提高自身的管理水平和創(chuàng)新能力。在我國，目前已有85%的高校建立了服務于教學、科研、管理與生活等方面的電子校務系統(tǒng)，但是，其中實現(xiàn)了教學管理、科研管理、人事管理和財務管理等主要校務信息化的高校不到30%，建立了集成、統(tǒng)一的校級行政管理信息平臺的僅有8.9%。傳統(tǒng)的管理理念和思維方式嚴重制約了高校信息化的建設(shè)和發(fā)展。

其次，重視網(wǎng)絡硬件，忽視信息共享。目前高校信息化建設(shè)急功近利，大量購置計算機的網(wǎng)絡信息化設(shè)備。然而，在信息資源共享方面投入比較有限，造成在信息化平臺上信息元彼此獨立、相互封閉，信息數(shù)據(jù)難以在高校行政管理部門之間實現(xiàn)高度共享，從而形成了“信息孤島”。

再次，對信息化的認知水平比較低。在高校行政管理信息化建設(shè)的過程中，校方參與建設(shè)人員對數(shù)字校園沒有進行深入研究，將信息化建設(shè)作為一種潮流，興建了許多面子工程、獻禮工程。表面上符合了高校建設(shè)的發(fā)展趨勢，但實際上卻發(fā)揮不了什么作用。

最后，高校行政管理信息化在實現(xiàn)行政管理合理化方面也收效甚微。高校行政管理是一種服務性管理行為，監(jiān)管機制缺失容易導致高校行政管理崗位的職務犯罪頻發(fā)，財務管理、高考招生、工程建設(shè)、物資采購招標、校辦產(chǎn)業(yè)管理等高校行政管理過程中容易滋生腐敗。

三、高校行政管理信息化建設(shè)的對策建議

高校行政管理信息化是指通過行政管理手段的網(wǎng)絡化、行政管理的制度化，最終實現(xiàn)行政管理的陽光化和合理化。結(jié)合前述高校行政管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，對其不足之處提出以下幾點對策建議。

第一，通過完善信息網(wǎng)絡設(shè)施推進高校行政管理信息化建設(shè)。完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就是要統(tǒng)籌網(wǎng)絡硬件和信息共享，在加快網(wǎng)絡硬件建設(shè)的同時，實現(xiàn)信息高度共享。現(xiàn)實情況是，大多數(shù)高校已經(jīng)建立了較為完善的網(wǎng)絡設(shè)施，卻遲遲沒有建立一個明確的領(lǐng)導管理機構(gòu)。這是因為高校行政管理本身也存在著“多頭執(zhí)政，多頭管理”，其信息化建設(shè)還存在著各自為政、條塊分割、“信息孤島”遍立的現(xiàn)象。所以，加快建立集成、統(tǒng)一的校級行政管理信息平臺，加強信息共享，已經(jīng)刻不容緩。

第二，以全局觀念統(tǒng)領(lǐng)高校行政管理信息化建設(shè)。由于高校行政管理涵蓋人、事、財、物等方面的管理，行政管理信息化應從全局著眼，統(tǒng)籌各方的信息化。首先，要堅持全員參與。信息化的成果最終要落實到高校的其他部門、教職員工以及學生群體，這就意味著，高校整體一盤棋，各方人員都要立足于全局，積極參與和調(diào)整適應信息化，真正受益于信息化。在此過程中，高校的管理理念和業(yè)務水平也得到進一步提升。其次，要做到因事而異。高校行政管理信息化的最終目的是行為合理化。信息化建設(shè)本身是要支付一定成本的，而且其投入不是一次性的。除了網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施的投入，信息平臺的軟硬件設(shè)施也要及時跟上，緊接著是人員培訓和系統(tǒng)維護。一段時間后，軟硬件需要更新，人員需要再培訓，這種循環(huán)性投入成本相當高，所以，在信息化建設(shè)過程中，要密切關(guān)注邊際收益的大小，做到因事而異，進而保證正常利潤來維持有效運轉(zhuǎn)。最后，要做到因時而異。高校行政管理信息化進程要根據(jù)自身的發(fā)展階段去選擇信息化側(cè)重方向。對于大規(guī)模的高校來說，其自身擁有IT部門以及一定的軟硬件研發(fā)制造能力，完全可以依靠自己的實力實現(xiàn)信息化。而自身研發(fā)能力一般，特別是處于信息化建設(shè)初期的高校，則可以把有關(guān)項目外包給外部專業(yè)公司，同時成立專門管理小組，根據(jù)自身需求定制信息化程序。

第三，要以制度化規(guī)范高校行政管理信息化建設(shè)。科學合理的管理制度，是高校行政管理信息化建設(shè)的重要保障。在高校行政管理信息化建設(shè)中，CIO體制一直備受推崇。CIO(信息主管)是英文Chief Information Officer的簡稱，也譯作首席信息官或信息總監(jiān)。一般來說，所謂CIO，是指負責處理與組織中的信息技術(shù)系統(tǒng)相關(guān)的各方面事務的高級管理人員。[1]在我國高校，CIO角色是由校園信息化建設(shè)領(lǐng)導小組來承擔的。以華僑大學為例，華僑大學信息化建設(shè)領(lǐng)導小組是學校信息化建設(shè)的決策機構(gòu)，由副校長擔任組長，下設(shè)信息化建設(shè)與管理處，負責相關(guān)決策的具體執(zhí)行、項目經(jīng)費預算以及指導各職能部門的建設(shè)；同時，該處下設(shè)綜合辦公室和網(wǎng)絡與教育技術(shù)中心。此外，還建立了信息化專家咨詢小組。由副校長牽頭的信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，可以創(chuàng)造性地協(xié)調(diào)大學各部門、院系的相關(guān)工作，極大地推動學校的行政管理信息化建設(shè)。

圖1 華僑大學信息化建設(shè)組織架構(gòu)圖

信息化建設(shè)領(lǐng)導小組由高校行政管理決策層直接牽頭，參與和組織高校信息化建設(shè)的具體工作，提高了信息化決策的層次，可以打破部門壁壘，破除“信息孤島”，有利于高校行政管理信息化的實現(xiàn)。

第四，要以陽光化、合理化考量高校行政管理信息化建設(shè)。高校行政管理信息化建設(shè)成功與否，最終是以高校的人、事、財、物管理的高效化、配置的公平合理化為衡量標準的。換言之，信息化本身也就是對高校行政管理權(quán)力的合理運用的一種內(nèi)在要求。同時，信息化的高度共享的特質(zhì)，也極大地實現(xiàn)了高校行政管理的陽光化。一直以來，高校行政管理信息化程度不高，高校行政管理處于權(quán)力真空狀態(tài)，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模逐漸擴大，高?？烧{(diào)配的資源明顯增加，參與市場經(jīng)濟也越來越頻繁，這些因素都成為各種腐敗和職務犯罪滋生的土壤。根據(jù)有關(guān)報道，2014年4月以來，截至10月13日，在6個多月的時間內(nèi)，全國檢察機關(guān)依法立案偵查縣處級以上貪官191人，平均每天都有1名廳局級以上貪官被查處。其中高校職務犯罪人數(shù)達15人之多，占總?cè)藬?shù)的7.9%。涉案高校遍布全國各地，其中擔任所在高校校長、黨委書記等職務的占大多數(shù)。為加強高校反腐建設(shè)，必須抓好高校招生、財務管理、工程建設(shè)、物資采購招標等容易滋生腐敗的重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其行之有效的方式就是推動高校行政管理信息化。因為信息化本身就以信息公開共享為手段，追求合理化、陽光化。

四、結(jié)語

高校行政管理信息化建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，是提高管理和服務質(zhì)量，加快高?，F(xiàn)代化建設(shè)的一個重要杠桿。目前，我國高校行政管理信息化建設(shè)還處于初級階段，高校的信息與資源的共享程度也還比較低，距離最終實現(xiàn)信息與資源的合理、陽光配置還有很長一段路要走。只有不斷推進高校行政管理信息化建設(shè)，才能實現(xiàn)高校的人、事、財、物等資源的合理配置，從而推動我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻：

[1]呂晨飛. 試析高校信息化進程中的CIO體制[J].中國遠程教育，2004(5).