安全打印的4種方案

張楠

在人們的日常工作中，打印機(jī)是必不可少的生產(chǎn)工具。雖然不同用戶(hù)的需求各不相同——美術(shù)設(shè)計(jì)公司希望打印機(jī)可以打印高清晰、高對(duì)比度的圖稿；商業(yè)公司希望打印機(jī)打印速度快，日常使用成本低。但是它們對(duì)打印機(jī)有一個(gè)共同的要求，這就是一定要安全，打印機(jī)不能成為泄露公司創(chuàng)意和商用機(jī)密的漏洞。如何解決它們共同關(guān)心的安全問(wèn)題？

在日常辦公中，員工泄露公司的機(jī)密也許并不是故意而為之，也許只是打印了一個(gè)文稿而沒(méi)有及時(shí)取走，被不具有閱讀該文檔權(quán)限的員工看到而已。要想杜絕這類(lèi)事件的發(fā)生，采用憑密碼打印就可以實(shí)現(xiàn)。

憑密碼打印

讓文件不會(huì)再被誤拿

要想實(shí)現(xiàn)憑密碼打印其實(shí)很簡(jiǎn)單，只要更換一臺(tái)支持密碼打印的設(shè)備即可。有了這臺(tái)設(shè)備，在打印輸出環(huán)節(jié)，員工可以在電腦端對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行密碼設(shè)置，只有員工本人親自在設(shè)備上輸入打印密碼，機(jī)密文件才會(huì)打印輸出而且不會(huì)被別人誤拿走。

一般具有密碼打印功能的設(shè)備都可以保存多項(xiàng)加密打印作業(yè)，用戶(hù)無(wú)須擔(dān)心打印機(jī)內(nèi)的緩存是否足夠。憑密碼打印有助于降低機(jī)密文件被遺留在打印機(jī)上并被他人取走而造成的人為信息泄密風(fēng)險(xiǎn)。

綁定IP地址打印 專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用

除了憑密碼打印，公司的IT管理人員還可以對(duì)員工的IP地址進(jìn)行綁定。IT管理人員可以通過(guò)對(duì)設(shè)備的IP/MAC地址篩選器進(jìn)行設(shè)置，對(duì)公司員工接入打印機(jī)進(jìn)行打印輸出的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制。

這樣就可以實(shí)現(xiàn)只允許A部門(mén)的同事使用B打印機(jī)打印輸出，C部門(mén)則無(wú)法訪問(wèn)B打印機(jī)，這樣就可以降低多部門(mén)交叉使用設(shè)備所造成的信息混亂和泄密風(fēng)險(xiǎn)。

刷卡實(shí)現(xiàn)保密和漫游打印

上面說(shuō)到的憑密碼打印對(duì)于20人左右的小型工作組非常合適，但是如果是上百人甚至更多人的公司，憑密碼打印就有點(diǎn)難以應(yīng)對(duì)了。這時(shí)候用戶(hù)就需要更高級(jí)的安全措施——刷卡打印。

在采用刷卡打印之后，當(dāng)員工發(fā)出打印命令的時(shí)候，打印的文稿并不會(huì)被發(fā)送到任何一臺(tái)打印機(jī)上，這些打印任務(wù)會(huì)被存儲(chǔ)在加密的服務(wù)器中。只有當(dāng)員工站在打印機(jī)前進(jìn)行刷卡確認(rèn)的時(shí)候，打印設(shè)備才會(huì)去加密服務(wù)器中調(diào)取該員工發(fā)送的打印任務(wù)并完成打印輸出。這種打印方式一方面保證了文檔只會(huì)被打印人取走，保障了文檔的安全性；另一方面也降低了打印機(jī)的負(fù)荷，不用像過(guò)去那樣，所有的打印任務(wù)都存儲(chǔ)在打印機(jī)當(dāng)中，提高了打印的靈活性。

除了安全之外，刷卡打印還可以大幅提高打印效率。對(duì)于在全國(guó)甚至全球都有辦事機(jī)構(gòu)的公司來(lái)說(shuō)，員工出差在各地進(jìn)行辦公是非常普遍的，但是這些員工在異地進(jìn)行打印的時(shí)候卻非常不方便。

過(guò)去，辦公室中的每臺(tái)打印設(shè)備都有獨(dú)立的打印驅(qū)動(dòng)程序，員工在異地辦公時(shí)需要重新安裝對(duì)應(yīng)的驅(qū)動(dòng)程序才能完成文印工作，耗費(fèi)時(shí)間也非常不方便，而且還需要當(dāng)?shù)氐腎T管理人員協(xié)助才可以完成。

有了刷卡打印之后，員工無(wú)需重復(fù)安裝打印驅(qū)動(dòng)即可實(shí)現(xiàn)跨樓層、跨辦公室甚至跨城市的隨行打印。原因就是上面說(shuō)的，所有的文檔并不是直接發(fā)送到打印機(jī)，而是存儲(chǔ)到加密的服務(wù)器當(dāng)中。

舉例來(lái)說(shuō)，如果北京辦公室的員工要去廣州公司開(kāi)會(huì)，需要準(zhǔn)備大量的紙質(zhì)會(huì)議文檔，北京的員工只要在北京辦公室發(fā)出相關(guān)文檔的打印命令，這些任務(wù)便會(huì)安全地儲(chǔ)存在加密的服務(wù)器中，在該員工抵達(dá)廣州辦公室之后，他只需要在任意一臺(tái)設(shè)備上進(jìn)行刷卡即可快速地輸出打印作業(yè)。

電子文檔管理系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)安全、高效打印

對(duì)于很多貿(mào)易公司來(lái)說(shuō)，在日常辦公中與客戶(hù)之間的傳真往來(lái)非常頻繁，業(yè)務(wù)對(duì)于傳真的依賴(lài)性較高，但是傳真這種紙質(zhì)文檔管理起來(lái)非常不方便。有了電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)傳真的管理將變得非常高效。

采用電子文檔管理系統(tǒng)之后，打印機(jī)在獲取到傳真任務(wù)之后，會(huì)將其自動(dòng)轉(zhuǎn)化為電子圖片并轉(zhuǎn)發(fā)至一個(gè)特定文件夾中，隨后，文件管理者會(huì)將電子圖片以郵件的形式發(fā)送至相關(guān)人員的郵箱中，這樣的工作流程優(yōu)化會(huì)極大地提高業(yè)務(wù)往來(lái)的及時(shí)性和安全性。

為了加強(qiáng)傳真往來(lái)的保密性，電子文檔管理系統(tǒng)通常會(huì)關(guān)閉文印設(shè)備的打印功能，如果傳真是在非辦公時(shí)間發(fā)送到公司，傳真文件不會(huì)停留在機(jī)器上，而是直接轉(zhuǎn)化成電子文檔并發(fā)送至相關(guān)人員的電子郵件中，業(yè)務(wù)人員即使不在辦公室中也可以隨時(shí)接受到客戶(hù)的業(yè)務(wù)需求。

除了保障傳真的安全性，電子文檔管理系統(tǒng)還可以有效降低用戶(hù)的輸出成本。IDC的調(diào)查顯示，文印成本已經(jīng)占到了企業(yè)收入的5%～11%，看似微小的文印成本卻成為企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)開(kāi)支的重要組成部分。如何減少不必要的文檔輸出，從而降低企業(yè)的文印成本，成為很多企業(yè)IT部門(mén)的重要課題。IT部門(mén)可以從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)著手解決。

在印前環(huán)節(jié)，IT管理部門(mén)可以按部門(mén)、按員工的彩色或黑白文印權(quán)限及數(shù)量設(shè)定。在印中環(huán)節(jié)，通過(guò)刷卡打印可以有限減少?gòu)U棄打印或重復(fù)打印現(xiàn)象的發(fā)生。在印后環(huán)節(jié)，IT部門(mén)可以根據(jù)打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，找到異常打印量，為公司實(shí)現(xiàn)精益化管理提供更多決策支持。