香港理工大學(xué):重構(gòu)大學(xué)學(xué)生記錄

文/蘇艷玲 李毅山 董子龍 彭程萬

為配合香港地區(qū)大學(xué)本科課程從三年制改為四年制，香港理工大學(xué)于2007年開始為校內(nèi)核心信息系統(tǒng)探討不同建構(gòu)方案，并于2008年決定由大學(xué)資訊科技處及教務(wù)處組成團隊自行研發(fā)，重建有20多年歷史的學(xué)生記錄系統(tǒng)。該項目分階段進行，并于2012年成功上線。

整個系統(tǒng)包含20多個模塊及200多項功能，處理由入學(xué)申請到學(xué)生畢業(yè)整個流程，包括入學(xué)申請，學(xué)生注冊，選修學(xué)科，學(xué)科評核，畢業(yè)審核等。

建設(shè)背景

香港理工大學(xué)的學(xué)生記錄早于1986年開始中央信息化。20多年來，雖然有不同程度的改動，增補，以及技術(shù)提升，但系統(tǒng)的核心架構(gòu)一直沒有進行全面的更新，系統(tǒng)的老化應(yīng)對新的要求也有一定限制。

隨著香港教育制度引進新學(xué)制，即3年初中，3年高中，4年大學(xué)本科課程，香港理工大學(xué)教務(wù)處于2006年對大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)進行深入的檢討，提出多項面向?qū)硖魬?zhàn)的新要求，并寫成一份詳細(xì)報告，報告中有部分的要求會影響系統(tǒng)的核心架構(gòu)。

資訊科技處作為支持大學(xué)中央信息化的部門，針對這份報告的要求進行深入討論和研究，與教務(wù)處一同商討并對各種可行方案作出比較，寫成一份可行性報告。報告提出3個方案，包括：1.在現(xiàn)行系統(tǒng)上作出修改；2.重構(gòu)系統(tǒng)——由大學(xué)內(nèi)部或外包開發(fā)建構(gòu)；3.引進大學(xué)行政程序與原則軟件。經(jīng)過小組深入討論和考慮香港理工大學(xué)的實際情況，認(rèn)為雖然自行開發(fā)會有一定困難，但同時會有更大彈性，加上內(nèi)部員工會較熟識大學(xué)的情況，需求資金也比引進軟件低，而大學(xué)行政程序與原則又不需要為適應(yīng)引進的軟件而作結(jié)構(gòu)性改動，因此，報告建議由大學(xué)內(nèi)部自行重構(gòu)系統(tǒng)。最后，大學(xué)管理層議定采用內(nèi)部重構(gòu)方案。

于2008年開始，學(xué)校以重構(gòu)大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)的項目為中心，開展長達(dá)四年的信息系統(tǒng)建構(gòu)及提升工程，也同時訂下新系統(tǒng)應(yīng)與其他大學(xué)系統(tǒng)適當(dāng)整合的目標(biāo)。

建設(shè)過程

2008年初，計劃和預(yù)算案得到管理層批準(zhǔn)后，教務(wù)處和資訊科技處在短時間內(nèi)成立項目團隊開展項目，項目團隊開始進行一連串系統(tǒng)需求搜集及分析工作，以確立項目的詳細(xì)目標(biāo)，并訂下項目時間表。

需求分析

香港理工大學(xué)招生和學(xué)生記錄分為三層管理架構(gòu)，由大學(xué)教務(wù)處管理和協(xié)調(diào)，在大學(xué)校長以下設(shè)有關(guān)委員會，各委員會負(fù)責(zé)制訂有關(guān)政策和規(guī)例，教務(wù)處為大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)的統(tǒng)籌及管理單位，就大學(xué)各委會員的決定，擬定有關(guān)執(zhí)行流程和安排，以及所需的系統(tǒng)配套。除此之外，大學(xué)有八個學(xué)院，下設(shè)二十四個教學(xué)單位，另有一個研究院及兩個教學(xué)中心，各學(xué)系單位會應(yīng)用系統(tǒng)，依照規(guī)劃處理學(xué)生入學(xué)、注冊、選科、考試、評分及畢業(yè)等各項工作，并存盤于系統(tǒng)內(nèi)。教務(wù)處也會就各教學(xué)單位的意見和反饋，作定期的檢討及改進之用。

推行“三三四”學(xué)制當(dāng)然是新系統(tǒng)重構(gòu)的主要需求，另外，項目團隊主要基于教務(wù)處2006年的報告所提及的20多項新要求，以及通過不同渠道廣泛搜集各教學(xué)單位和行政部門的意見，從而確立對新系統(tǒng)的需求分析。綜合各方意見，需求大致可分為四大類：大學(xué)內(nèi)部，大學(xué)以外，系統(tǒng)功能提升和技術(shù)提升，還有，提高校內(nèi)有關(guān)系統(tǒng)與學(xué)生系統(tǒng)的整合程度亦受高度關(guān)注。

新系統(tǒng)需要提供高度彈性以快速配合大學(xué)內(nèi)部對開展新課程，如處理與不同國家合辦，協(xié)辦的新課程形式，以及在課程中加入不同活動及要求以開闊學(xué)生的知識以及能力。

圖1 學(xué)生記錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)互換

另外,新系統(tǒng)需與20多個校內(nèi)外不同部門組織有數(shù)據(jù)互換 (見圖1)。其中包括與香港新的大學(xué)聯(lián)合招生系統(tǒng)的緊密接口。香港大學(xué)聯(lián)合招生辦法是協(xié)助持有香港中學(xué)文憑成績的學(xué)生，申請修讀由八所參與大學(xué)聯(lián)招辦法的院校所提供的課程的主要途徑。

建設(shè)目標(biāo)及建構(gòu)范圍

經(jīng)過一連串的需求搜集和分析，項目團隊訂立了以下的目標(biāo)：

1.落實香港推行大學(xué)本科課程從三年制改為四年制，提升大學(xué)教務(wù)行政系統(tǒng)的功能，包括入學(xué)申請，學(xué)生注冊、選科、學(xué)科評核處理、畢業(yè)審核等功能之新要求，并制訂與各相關(guān)部門之學(xué)生數(shù)據(jù)聯(lián)系界面協(xié)定；

2.簡化操作流程，到避免不必要的人手操作，達(dá)致提高行政效率的目標(biāo)；

3.提供數(shù)據(jù)更新的流水記錄，有效地提高用戶操作的自主性；

4.提供自主的報表平臺，讓用戶根據(jù)個人權(quán)限而進行數(shù)據(jù)提取，進行報表的編制；

5.重新檢視及簡化各內(nèi)部與外界組織之?dāng)?shù)據(jù)交換聯(lián)系界面運作；

6.采納開放及可持續(xù)發(fā)展的設(shè)計概念，提高修改系統(tǒng)的靈活性，以配合大學(xué)的未來發(fā)展要求；

7.提高系統(tǒng)運行的自主維護，避免及降低不需要的人手維護操作；

8.運用當(dāng)前普及通用的開發(fā)工具及技術(shù)開發(fā)系統(tǒng)，從而提高系統(tǒng)發(fā)展的可持續(xù)性。

新系統(tǒng)需要包括以下的建構(gòu)范圍：

1.大學(xué)教務(wù)處管理之課程，當(dāng)中包括新實施的本科三年制改為四年制課程，另外也有副學(xué)位及研究生課程；

2.將多年來已畢業(yè)或已離校的學(xué)生記錄作收藏歸檔處理，轉(zhuǎn)移至另一數(shù)據(jù)庫，務(wù)求騰出更多數(shù)據(jù)庫的空間，提高系統(tǒng)整體運行的效率；

3.學(xué)生記錄系統(tǒng)建構(gòu)內(nèi)容包括，包括入學(xué)申請，學(xué)生注冊、選科、學(xué)科評核處理、畢業(yè)審核等功能。

建設(shè)路線圖

項目團隊在構(gòu)思項目推行方法時考慮到各方面因素，包括制訂用戶需求的時間是否足夠讓教務(wù)處搜集有關(guān)意見，系統(tǒng)設(shè)計的方式，新系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的建立，整合方式，包括新系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的整合方案，新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的安全性和準(zhǔn)確性，如何減低新系統(tǒng)推出時的風(fēng)險，以及其有關(guān)的意外事件處理方案等等。

另外，項目團隊也考慮到系統(tǒng)能提供的可擴展性和靈活性，以應(yīng)付將來未知的變化，還要關(guān)注如何提高不同用戶對新系統(tǒng)的接受程度。

核心行政系統(tǒng)的重構(gòu)，使團隊有廣泛的機會去優(yōu)化措施。大學(xué)學(xué)生記錄系統(tǒng)的重新設(shè)計，涉及重新審視所有業(yè)務(wù)流程和相關(guān)技術(shù)的軟件，硬件和數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，重構(gòu)重點包括：

將1986年前的相關(guān)學(xué)生書面記錄數(shù)字化及中央化；

將1986年后的學(xué)生記錄進行整理和歸檔在獨立的數(shù)據(jù)庫；

采用了一套新的 (Web) 系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)，使用戶任何地方都能使用此服務(wù)；

重新建構(gòu)行政信息化基建，提高能源效率，實現(xiàn)更理想的資源使用效益。

最后，項目團隊決定采取分階段分組件交付和試點推行的方案，并訂立以下的項目時間表，以盡量減低業(yè)務(wù)風(fēng)險：

第一階段：2009年9月，啟動舊生記錄歸檔子系統(tǒng)，把歷史記錄數(shù)字化和歸檔；

第二階段：2010年12月，試運行入學(xué)行政子系統(tǒng)；

第三階段：2011年11月，全面運行入學(xué)行政子系統(tǒng)；

第四階段：2012年3月，完成新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，全面運行學(xué)生行政子系統(tǒng)，并處理雙軌學(xué)年的招生。

項目管理以及執(zhí)行組織架構(gòu)的設(shè)立

1.大學(xué)四年制實施協(xié)調(diào)組——負(fù)責(zé)檢視有關(guān)系統(tǒng)重建及提升項目的建成/進度；

2.大學(xué)四年制本科課程履行工作組——審視系統(tǒng)滿足及合乎大學(xué)的學(xué)術(shù)結(jié)構(gòu)要求；

3.學(xué)生記錄系統(tǒng)開發(fā)項目團隊——開發(fā)小組共有二十多名組員，負(fù)責(zé)建構(gòu)新系統(tǒng)及有關(guān)推行的工作；

4. 特別措施凍結(jié)舊系統(tǒng)改變，集中資源以應(yīng)付重構(gòu)項目；

5. 設(shè)立多種溝通架構(gòu)，以最有效的方式收集及發(fā)放有關(guān)的意見及消息。

系統(tǒng)設(shè)計

項目開發(fā)組提出以下設(shè)計原則及方向，用以貫穿整個系統(tǒng)的設(shè)計：

圖2 學(xué)生記錄系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

1.面向用戶——以用戶為中心的設(shè)計，建構(gòu)四個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括電子入學(xué) (eAdmission)，電子學(xué)生 (eStudent)，電子教員 (eAcademic) 及電子行政(asadmin)；

2.全面采用瀏覽器/服務(wù)器架構(gòu)，令所有用戶更方便使用服務(wù)；

3. 系統(tǒng)整合，數(shù)據(jù)庫主導(dǎo)

新系統(tǒng)中，所有子系統(tǒng)有共同的接口設(shè)計模板，以數(shù)據(jù)庫為中心，面向用戶的入口方便用戶，也方便日后開發(fā)人員維護及提升系統(tǒng)；

4.模塊設(shè)計方向，整合新系統(tǒng)

新系統(tǒng)以模塊設(shè)計為方向，包括五個子系統(tǒng)，合共超過二百個功能， 見圖2。此設(shè)計可讓不同功能分階段開發(fā)和推出，提高靈活性，而每個模塊只負(fù)責(zé)某特定的工作，減低了開發(fā)時間和功能的復(fù)雜性；

5. 配合大學(xué)組織架構(gòu)的賬戶管理和訪問控制功能，使用已被授權(quán)的功能，和讀寫自己管理的學(xué)生記錄數(shù)據(jù)；

6. 參數(shù)化設(shè)計

參數(shù)化設(shè)計讓開發(fā)人員可以通過調(diào)整參數(shù)來改變系統(tǒng)的操作程序，毋需改動源代碼，既減低系統(tǒng)維護的復(fù)雜性，亦節(jié)省開發(fā)成本和時間。

開發(fā)團隊于項目成立初期專注研發(fā)，選取了以 JAVA 為核心的開發(fā)架構(gòu)，并落實引入以下建構(gòu)和設(shè)計的技術(shù)：

1.對象關(guān)系映射 (ORM - Objectrelational mapping)；

2. MVC (Modal View Controller)模式——Web層采用了 JSF (JavaServer 面)框架與 AJAX (異步 JavaScript 和 XML) 等技術(shù)，在應(yīng)用層采用了 EJB 3.0 技術(shù)；

3.數(shù)據(jù)庫技術(shù)——廣泛應(yīng)用動態(tài)數(shù)據(jù)庫表設(shè)計，并為維持記錄的安全性和存取權(quán)限，采用Oracle虛擬私有數(shù)據(jù)庫(Virtual Private Database)，創(chuàng)建一個安全策略；

4.文檔層技術(shù)——把文檔數(shù)據(jù)化，方便存??；

5. 接口技術(shù)——每組數(shù)據(jù)接口均會與交換數(shù)據(jù)之部門協(xié)商一套數(shù)據(jù)互換協(xié)議，以確立聯(lián)系界面的通訊方式，務(wù)求數(shù)據(jù)互換能夠暢順地妥當(dāng)?shù)膱?zhí)行；

6. 商業(yè)智能 (Business Intelligence) 工具讓用戶不但可以通過界面準(zhǔn)備日常的報表，還能進行實時的數(shù)據(jù)分析，提高工作質(zhì)量。