ERP環(huán)境下如何改進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范

喬春鳳　張兆江　王培珍

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展促進(jìn)了傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)的改進(jìn)，ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是該系統(tǒng)的重要組成部分，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)無(wú)紙化操作，但是現(xiàn)在的會(huì)計(jì)工作規(guī)范有些部分難以適應(yīng)ERP的要求，導(dǎo)致ERP的靈活性大大降低。本文將就現(xiàn)在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范中的一些不足進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)的意見。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范；一體化

一、引言

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過(guò)系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)高級(jí)管理層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。但是ERP并不是軟件，只不過(guò)它所包含的管理思想需要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)運(yùn)行。ERP系統(tǒng)包括多個(gè)模塊，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是其重要組成部分，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由應(yīng)收、應(yīng)付模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、工資核算模塊、成本模塊、總賬模塊等構(gòu)成。ERP為會(huì)計(jì)工作提供極大的便利，很多手工操作由計(jì)算機(jī)所替代，簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)工作，提高了會(huì)計(jì)工作的效率。ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有整體優(yōu)化性、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)性、集成協(xié)同性等特點(diǎn)。隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不斷改進(jìn)，會(huì)計(jì)工作將更加高效，但是目前我國(guó)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范有些條款難以適應(yīng)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)無(wú)紙化操作，嚴(yán)重制約了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)揮，甚至影響ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效果。

針對(duì)這一情況。本文從ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求入手，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范存在一些問(wèn)題，如規(guī)范的機(jī)械性、滯后性等進(jìn)行分析。提出有針對(duì)性的改進(jìn)意見，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

二、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問(wèn)題

目前運(yùn)用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范之所以存在很多問(wèn)題，和其工作規(guī)范的滯后性有很大關(guān)系，現(xiàn)在使用的主要條例是在1996年由財(cái)政部頒布并實(shí)施的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》。當(dāng)時(shí)的會(huì)計(jì)工作基本以手工操作為主，該規(guī)范是針對(duì)手工會(huì)計(jì)工作制定的，適用于傳統(tǒng)的手工操作環(huán)境下，但是運(yùn)用在ERP環(huán)境下卻暴露出很多問(wèn)題。

1.崗位設(shè)置與分工不合理

ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)崗位設(shè)置和員工分工與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)環(huán)境下的要求有些區(qū)別，在1996年頒布的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中，要求企業(yè)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、財(cái)產(chǎn)核算、成本核算、資金核算、工資核算、財(cái)務(wù)成果核算、總賬報(bào)表、稽核和檔案管理等崗位。傳統(tǒng)的崗位設(shè)置是基于工作的性質(zhì)，從人工會(huì)計(jì)工作的便利、崗位的監(jiān)督角度出發(fā)設(shè)置的。但是在ERP環(huán)境，會(huì)計(jì)工作思路是先通過(guò)業(yè)務(wù)流程固化，然后進(jìn)行完整的執(zhí)行。在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的確認(rèn)、采集等到進(jìn)行不同科目的統(tǒng)計(jì)歸集與輸出，這是一個(gè)數(shù)據(jù)流程的整體行動(dòng)，因而不能將整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行割裂，然后由不同的員工各自管理一段，這不符合會(huì)計(jì)ERP的規(guī)則，如果進(jìn)行這樣的分工，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無(wú)法進(jìn)行高效的工作。另一方面，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的無(wú)紙化，雖然方便了數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存于傳輸，但是安全隱患也高于傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)，如數(shù)據(jù)易被非法復(fù)制、篡改等，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整、安全，需要允許企業(yè)根據(jù)自身具體情況設(shè)置《規(guī)范》之外的崗位，來(lái)對(duì)無(wú)紙化環(huán)境下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性、可靠性進(jìn)行管理。

2.會(huì)計(jì)分期無(wú)法滿足企業(yè)需要

我國(guó)的會(huì)計(jì)期間劃分是從公歷1月1日開始至12月31日截止，按月劃分為12個(gè)期間，但是在ERP環(huán)境下，企業(yè)出于調(diào)整信息和組織的考慮，有些情況下需要把會(huì)計(jì)期間設(shè)置多于12個(gè)期間，如企業(yè)為了審計(jì)調(diào)整等而預(yù)留4個(gè)會(huì)計(jì)期間，這時(shí)就是16個(gè)會(huì)計(jì)期間。目前市場(chǎng)中份額較大的財(cái)務(wù)軟件如用友、金蝶軟件都允許用戶設(shè)置超過(guò)12個(gè)會(huì)計(jì)期間，用友軟件最多可以設(shè)置20個(gè)會(huì)計(jì)期間?？梢姇?huì)計(jì)期間的要求已經(jīng)難以適應(yīng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的要求。

3.記賬憑證分類難以適應(yīng)ERP環(huán)境

通常情況下，會(huì)計(jì)記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，這適用于過(guò)去的手工會(huì)計(jì)，主要是為了方便會(huì)計(jì)的分類、匯總、查詢。但企業(yè)ERP系統(tǒng)的集成化很高，會(huì)計(jì)系統(tǒng)和企業(yè)其他系統(tǒng)已經(jīng)緊密聯(lián)系在一起，會(huì)計(jì)憑證的源頭甚至延伸到業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)刻，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化。記賬憑證的作用更加廣泛，不再是只限于會(huì)計(jì)工作，還需要為企業(yè)的管理工作服務(wù)，會(huì)計(jì)信息需要轉(zhuǎn)換為不同的格式，用于不同的管理部門。在此情況下，記賬憑證不再只是過(guò)去的三種形式，有時(shí)多大十余種。

4.記賬憑證附加原始憑證要求不適用

我國(guó)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的第51條規(guī)定除了結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他的記賬憑證必須附帶原始憑證。但是這一規(guī)定難以在大型企業(yè)的ERP系統(tǒng)中適用，大型企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍通常很廣泛，地域跨度也很大，有很多海外業(yè)務(wù)，但是在ERP系統(tǒng)中，所有的核算可能需要?dú)w集到總部進(jìn)行。這給企業(yè)會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了很大的不便，主要原因是原始憑證很難歸集到一個(gè)地方，即使能夠把不同地區(qū)的原始憑證集中到總部，花費(fèi)的成本也很大，還有原始憑證傳送途中遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

例如，中石化在2003年便引入了ERP系統(tǒng)，是我國(guó)引入該系統(tǒng)比較早的公司，在2004年全面運(yùn)行，已經(jīng)運(yùn)行了10年，是我國(guó)ERP技術(shù)比較成熟的企業(yè)。中石化的業(yè)務(wù)分部在全球，范圍特別廣，如果要求把每個(gè)分公司的原始憑證匯總在總部，這在短期幾乎是不可能的。目前和中石化類似的公司還很大，可見在ERP環(huán)境下，原先的《規(guī)范》中關(guān)于原始憑證的要求難以適用。

三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范改進(jìn)建議

1.重新設(shè)置會(huì)計(jì)崗位

對(duì)于信息化程度較高企業(yè)，允許這類公司的會(huì)計(jì)部門按照會(huì)計(jì)信息資源管理的流程設(shè)置崗位和職責(zé)，新增系統(tǒng)安全運(yùn)行崗、流程設(shè)計(jì)維護(hù)崗、數(shù)據(jù)采集崗、數(shù)據(jù)輸出崗、操作日志管理崗、會(huì)計(jì)信息分析崗、系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)崗等新的崗位，并適當(dāng)?shù)娜∠恍┰仁止?huì)計(jì)流程下設(shè)置的崗位。崗位的權(quán)限也隨著新增加的崗位而變動(dòng)，根據(jù)權(quán)責(zé)分離和內(nèi)部牽制的原則重新來(lái)設(shè)置每一個(gè)崗位的權(quán)限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責(zé)協(xié)調(diào)一致。

2.靈活進(jìn)行會(huì)計(jì)期間劃分endprint

在不和稅法等法律法規(guī)沖突的情況下，給予企業(yè)會(huì)計(jì)期間的劃分一定的靈活性，允許企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)置會(huì)計(jì)期間。但是并不意味著企業(yè)可以隨意設(shè)置會(huì)計(jì)期間，如果企業(yè)隨意在ERP系統(tǒng)中設(shè)置會(huì)計(jì)期間，可能會(huì)偷逃一些稅款，因此，相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)不同的企業(yè)類型制定相應(yīng)的指引，引導(dǎo)企業(yè)合理的進(jìn)行會(huì)計(jì)期間劃分。

3.企業(yè)自主設(shè)置會(huì)計(jì)憑證

傳統(tǒng)的“收付轉(zhuǎn)”三大類會(huì)計(jì)憑證無(wú)法適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作，允許企業(yè)靈活的設(shè)置會(huì)計(jì)憑證可以提高企業(yè)的效率。目前ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)檔案管理將會(huì)計(jì)憑證分為單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證、集成會(huì)計(jì)憑證和系統(tǒng)調(diào)整憑證三大類。（1）單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證分為19種類型，分別由總分類賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、電子銀行和項(xiàng)目管理等模塊錄入生成，憑證類型主要有總賬、沖銷、清賬、資產(chǎn)、折舊、項(xiàng)目等。（2）集成會(huì)計(jì)憑證主要是指由銷售和物料模塊自動(dòng)集成的會(huì)計(jì)憑證，目前ERP系統(tǒng)中主要包括銷售、發(fā)票檢驗(yàn)、移庫(kù)、入庫(kù)、成本等5種類型。（3）系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證是指ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成的管理信息憑證。ERP環(huán)境下的這三大類會(huì)計(jì)憑證和傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證存在明顯的區(qū)別，允許企業(yè)自主設(shè)置會(huì)計(jì)憑證，給企業(yè)一定的靈活性是《規(guī)范》需要修改的重要部分。

4.建立會(huì)計(jì)憑證快速溯源機(jī)制

在ERP環(huán)境下對(duì)于會(huì)計(jì)憑證附屬原始憑證不應(yīng)做強(qiáng)制的要求，對(duì)于一些業(yè)務(wù)范圍廣的大型跨國(guó)企業(yè)，引導(dǎo)其建立會(huì)計(jì)憑證快速溯源機(jī)制，在這一機(jī)制下，可以對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證進(jìn)行快速的查找，效果等同于附屬原始憑證。這一機(jī)制在ERP環(huán)境下的實(shí)施，將減少企業(yè)因《指引》對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證的要求而帶來(lái)的不便，更加有效的運(yùn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的分析探究，目前實(shí)行的《規(guī)范》中雖然在表面上發(fā)揮著控制作用，但是存在著多方制約ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的規(guī)范條款，隨著ERP系統(tǒng)的不斷成熟，如果這些規(guī)定不隨之做出修改，將嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率，阻礙會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展。希望財(cái)政部早日對(duì)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》進(jìn)行調(diào)研修改，制定出更加適應(yīng)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的規(guī)范，促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展。

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