職業(yè)院校檔案管理信息化改造的思考與對策

史穎杰

(常州旅游商貿高等職業(yè)技術學校，江蘇 常州 213032)

檔案管理的信息化改造，指的是利用現代信息技術，改變現有的檔案管理模式，實現對檔案資源更有效地開發(fā)和利用，并提高檔案收集、儲存、管理和服務等各項工作的水平。

1 職業(yè)院校檔案管理信息化改造的必要性

對職業(yè)院校的檔案管理工作進行信息化的改造，具有多個層面的必要性。

1.1 是應對檔案資源膨脹的需要

傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是針對紙質檔案文件，采用手工處理和服務的方法，對檔案資源進行管理。隨著職業(yè)院校辦學規(guī)模的日益擴大，日常教學管理活動所產生的檔案信息也不斷增多，導致這種管理方法難以應對快速膨脹的檔案資料，更無法對檔案資源進行有效的利用。

1.2 是適應信息化管理方式的需要

近年來，許多職業(yè)院校已經采用了信息化管理系統(tǒng)，并在日常教學和管理過程中產生了大量的電子文件。為了管理好這些電子檔案，就必須要通過檔案管理信息化改造，建立完善的信息檔案庫，使電子檔案能夠以數字化的形式，得到妥善的存儲與保管。

1.3 是提高檔案工作效率的需要

通過檔案管理的信息化改造，實現對檔案信息的網上錄入、網上歸檔和網上查閱，不但可以提高檔案收集、整理、歸檔、檢索等各環(huán)節(jié)的工作效率，還可以為數據統(tǒng)計、研究分析、調查研究等相關工作提供更加高效的檔案資源支持。

1.4 是發(fā)掘檔案資源價值的需要

在檔案管理信息化改造的過程中，檔案管理者可以將各類檔案資源轉化為電子數據，并在此基礎上建立檔案信息網絡系統(tǒng)。檔案使用者則可以通過該系統(tǒng)查找、檢索和獲取所需要的檔案信息，從而實現檔案資源的有效開發(fā)利用。

2 職業(yè)院校檔案管理信息化改造遇到的問題

當前，部分職業(yè)院校已經認識到檔案管理信息化改造的重要性，并投入了相應的人力、物力和財力，取得了一些進展。但是實際工作情況并不太理想。在檔案信息化改造過程中，各職業(yè)院校主要遇到了以下四個方面的問題:

2.1 思想認識不全面

部分院校領導對檔案管理信息化改造工作的認識比較片面，認為信息化改造僅僅是將紙質檔案通過打字、拍照或掃描等手段，制成電子文檔而已。這種觀念不但忽略了電子檔案的整理、編碼和歸檔等一系列環(huán)節(jié)，還導致電子檔案的開發(fā)利用工作得不到應有的重視。在此影響下，檔案信息化管理體系的優(yōu)勢便無法發(fā)揮，而信息化改造的成果也難以顯現。

比如，一些院校領導比較重視電子檔案庫的建設，經常指導和督促檔案管理人員做好電子文檔的生成、錄入和歸檔等事務。但是對如何利用好電子檔案庫里的資源、如何建設電子檔案的查詢和提取系統(tǒng)等問題，卻思考不多，導致檔案管理信息化改造工作缺少系統(tǒng)性的謀劃和推進。

2.2 人員配置不理想

信息化改造需要一批兼具檔案管理專業(yè)知識與計算機技術使用技能的綜合型人才。但是大部分職業(yè)院校的檔案管理人員，在學歷水平、知識結構、工作技能方面都不盡如人意。甚至有部分專職檔案工作者年紀較大，完全不會操作計算機，更無法承擔起信息化改造的重任。另外，職業(yè)院校對檔案工作者的招聘和培訓也并不重視，導致一些檔案工作者缺乏基本的知識和技能，難以理解信息化改造的內容與方法，也無法將這些理念和思路落到實處。

比如，在一些職業(yè)院校內部，檔案管理崗位不受重視，被認為是“二線”崗位，由一些臨近退休的工作人員擔任。甚至還有一部分職業(yè)院校并沒有設置專門的檔案管理崗，只是由其他行政工作人員兼任。這些人員一方面缺少信息化管理的認識和技術，另一方面也沒有足夠的工作積極性和工作精力去推動信息化改造這項工作，造成了檔案管理水平遲遲無法得到提升。

2.3 資源整合不到位

在近幾年來，有部分職業(yè)院校的信息化管理水平取得了較為明顯的進步。有些職業(yè)院校開設了網站;有些職業(yè)院校采用了網絡辦公系統(tǒng)和教學管理系統(tǒng);有的兼而有之。這些信息化管理所形成的成果和經驗，都可以為檔案管理信息化改造的推進提供幫助。但是從大部分職業(yè)院校的現狀來看，這些現有的管理網絡系統(tǒng)，與電子檔案庫之間并沒有形成良好的互動，導致檔案信息化改造游離于整個體系之外，不但造成了資源的重復浪費，也影響了工作效率。

比如，一些職業(yè)院校通過網絡辦公系統(tǒng)和現代教學管理系統(tǒng)等軟件，生成了許多電子文件及其檔案。但是這些電子文件并不能直接與檔案管理軟件進行數據交換，需要由工作人員手動將電子文件檔案下載，再輸入到檔案管理軟件之中。這種模式反而給工作人員帶來了更大的工作量，難以體現出檔案信息化管理所帶來的便利。

2.4 標準制度不明確

信息化改造工作不但改變了檔案管理的模式和方法，也改變了檔案管理工作各方面的標準制度。只有打造適合信息化管理模式的標準制度體系，才能為各項工作的開展提供明確的指導和依據。但是從目前各職業(yè)院校的情況來看，標準制度的建設仍然比較滯后，許多管理規(guī)章制度仍然是按照傳統(tǒng)的檔案管理流程進行設計，不同程度地存在著不符合實際情況的問題，給具體管理工作的開展帶來了難題。

比如，部分職業(yè)院校的檔案信息化管理體系存在缺陷，特別是在電子檔案生成的標準、電子檔案入檔的規(guī)則、檔案網絡提取的審批流程、檔案網絡查詢的權限設置等關鍵環(huán)節(jié)上，缺少有效的標準指引和制度規(guī)制，導致相關工作出現不嚴謹、不規(guī)范、不合理的問題。其中，還有一些院校甚至出現了檔案信息泄漏的現象，侵害了個人隱私權，并造成了負面的社會影響。

3 推動職業(yè)院校檔案管理信息化改造的對策及建議

針對上述四個方面的問題，結合我國各職業(yè)院校檔案管理的信息化改造工作實際，提出以下四點對策和建議。

3.1 加快轉變思想認識

各級政府的檔案管理部門應當加強與職業(yè)院校的合作，開展專題教育宣傳活動。特別是針對職業(yè)院校的主要負責人及檔案工作分管領導，要開展專門的培訓活動，詳細介紹檔案管理信息化改造的各項內容，以及檔案信息化管理的整體面貌。特別是要幫助院校領導樹立起檔案信息化管理全流程的理念和服務社會的意識，轉變以往“重藏輕用”的思維，從而為檔案管理信息化改造提供更強有力的組織領導保障。

3.2 加強崗位人員配置

職業(yè)院校對檔案管理工作應當予以重視，設立專職的檔案管理崗位，并為其工作提供有力的保障。院校領導應當充分認識信息化改造的發(fā)展趨勢，按照有利于信息化改造的原則和要求，從嚴從優(yōu)篩選并任命檔案管理人員，打造理論知識與操作技能兼?zhèn)涞臋n案信息化管理隊伍。同時，院校領導還應當加強對檔案管理人員的培訓和教育活動，定期組織培訓活動，確保其知識體系能夠跟上時代發(fā)展的步伐。另外，院校應當幫助檔案管理專職人員規(guī)劃好職業(yè)發(fā)展道路，保障其職業(yè)晉升的渠道，增強其工作的積極性和主動性，進而提高檔案管理的工作水平。

3.3 整合現有信息平臺

院校相關領導應當站在“全局一盤棋”的角度，來看待檔案管理工作，并將現有的各類電子信息管理平臺進行科學有效的整合。一方面，要準確定位各類信息平臺的角色和功能，按照因地制宜的原則，梳理檔案管理信息系統(tǒng)與其他信息平臺之間的關系，并采用合適的方法，將檔案管理系統(tǒng)融入到統(tǒng)一的信息平臺之中，提升院校信息化管理體系的完整性。另一方面，要實現各類數據資源的共享，通過搭建和完善數據交換接口，實現各系統(tǒng)之間的信息數據自動傳輸，提高檔案信息化管理的工作水平。

3.4 完善配套工作制度

針對檔案管理信息化改造的工作要求，積極參照國內高等院校的相關工作制度，并結合院校原有的檔案管理制度，出臺新的檔案管理標準制度文本，以適應信息化改造的需要。各級政府檔案管理部門應當加強指導，幫助職業(yè)院校建立檔案信息化管理的業(yè)務方法、技術標準和管理流程等相關的制度體系，為信息化改造工作提供有力的指導和幫助。院校內部應當建立配套的獎懲考核方法，并加以嚴格的管理和督促，來確保這些標準制度能夠在實踐層面得以落實。

綜上所述，職業(yè)院校檔案管理的信息化改造工作，已經成為職業(yè)院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展方向。在信息化改造的過程中，部分職業(yè)院校出現了諸如思想認識不全面、人員配置不理想、資源整合不到位、制度標準不明確等方面的問題，影響了相關工作的推進。對此，我們應當采取相應的措施，包括加快轉變思想認識、加強崗位人員配置、整合現有信息平臺、完善配套工作制度等手段，努力解決所遇到的問題，實現信息化改造的順利推進。

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