信息公開化背景下的高校綜合檔案服務(wù)工作創(chuàng)新研究

陳 文

(江西科技師范大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院，江西 南昌 330038)

社會有獲得信息的需求，檔案服務(wù)工作有推動信息公開化、資源化的責(zé)任與義務(wù)。作為高等教育的主要服務(wù)者，高等檔案服務(wù)工作除了為教學(xué)、科研提供服務(wù)外，提供行政、司法等綜合性檔案信息也是其重要服務(wù)職責(zé)。在信息公開化背景下，如何將檔案轉(zhuǎn)化為信息資源，如何將記述高校發(fā)展的“原始憑證”轉(zhuǎn)變成為社會可以用的歷史文化“財富”是高校綜合檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的要義，也是檔案服務(wù)工作未來發(fā)展的關(guān)注點。

1 高校綜合檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的必要性

作為“世界電信日”的主題，“行動起來，創(chuàng)建公平的信息社會”意味著以信息服務(wù)平臺的建設(shè)，來構(gòu)建公共性、服務(wù)性為標(biāo)志的信息社會。承擔(dān)著管理檔案和開發(fā)檔案信息資源的高校檔案服務(wù)工作，雖不能直接促進(jìn)高校管理、教學(xué)、科研等工作，卻能通過信息的提供服務(wù)實現(xiàn)其價值。在信息社會，檔案工作服務(wù)性的屬性日益凸顯，高校綜合檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新問題也被提上日程。一方面，在信息公開化背景下，創(chuàng)新工作是順應(yīng)變化的表現(xiàn)。來源于工作實踐的檔案信息，其最終要面向社會，為人們的生產(chǎn)生活提供服務(wù)。在2008年實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》曾提出信息以“公開為原則，不公開為例外”為原則、信息公開要“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”［1］。在政府信息公開化推動下，為進(jìn)一步滿足政府、各類組織、普通民眾等對高校一些政策的需求，高校綜合檔案服務(wù)工作的開放化勢在必行。另一方面，高校檔案綜合服務(wù)工作在自身發(fā)展過程中面臨著許多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新工作是發(fā)展出路的探索。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等趨勢，給檔案服務(wù)工作的管理方式、服務(wù)內(nèi)容、管理手段提出了更高要求，使得高校綜合檔案服務(wù)工作不得不以創(chuàng)新為突破點尋找未來檔案服務(wù)工作的發(fā)展之路。

2 信息開放化背景下高校綜合檔案服務(wù)工作存在的問題

毋庸置疑，高校擁有較為豐富的、能為社會提供大量信息的檔案資源。近年來，在信息社會化推動下，高校也開始重視以信息資源利用為中心的綜合檔案服務(wù)工作，并在服務(wù)的內(nèi)容與形式上努力改進(jìn)，但其工作仍存在一些問題亟待解決。

2.1 高校綜合檔案服務(wù)工作的觀念陳舊

一直以來，出于對信息安全的考慮，檔案工作在中國都是一個諱莫如深的“隱私”話題。受這種思想的影響，高校綜合檔案服務(wù)工作還具有較為傳統(tǒng)的”機關(guān)衙門”作風(fēng)和“機要重地”的思想意識［2］。在行政性觀念影響下，高校綜合檔案服務(wù)工作部門是作為學(xué)校的職能部門而存在，而不是扮演信息服務(wù)中心的角色。這種“高姿態(tài)”的檔案服務(wù)工作定位不僅阻隔了高校與社會之間的信息流通，還可能造成教育與公眾之間的信任度隔閡。被動式的服務(wù)忽略了檔案作為一種信息資源的公共性、社會性與服務(wù)性。同時，檔案工作在學(xué)校體系中偏離核心的地位，也影響到檔案服務(wù)工作者的服務(wù)態(tài)度。人員素質(zhì)偏低與工作積極性、主動性不強都是影響高校綜合檔案服務(wù)工作的因素。

2.2 高校綜合檔案服務(wù)工作的內(nèi)容簡單

目前，低層次的服務(wù)水平限制著高校綜合檔案服務(wù)工作的發(fā)展。被動式服務(wù)的背后是檔案服務(wù)工作的自身缺陷，主要有:第一，檔案信息內(nèi)容質(zhì)量不高，大多是行政性文件，對科研、文化、學(xué)歷等檔案資源整合力度不夠;第二，檔案信息開放程度低，高校檔案服務(wù)工作僅僅是為學(xué)校內(nèi)部的管理、教學(xué)、科研等工作，以及上級政府機關(guān)的統(tǒng)計工作服務(wù)，社會公眾的信息需求沒有得到重視;第三，檔案信息的開發(fā)功能欠缺，高校綜合檔案服務(wù)工作主要是對教學(xué)檔案、黨政檔案、戶籍檔案等提供管理、查詢等，但對一些科研檔案、歷史文化、人物檔案等缺少宣傳與利用。

2.3 高校綜合檔案服務(wù)工作的方式滯后

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的浪潮中，高校綜合檔案服務(wù)工作在信息的收集、整理、儲存、運用等方面面臨巨大挑戰(zhàn)。由于資金、技術(shù)、人員等因素的限制，一些檔案工作仍采用文件申請、人工查詢等傳統(tǒng)方式，信息資源的效率性、便捷性、公共性并沒有完全體現(xiàn)。而以前紙質(zhì)檔案的歷史資料還沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)錄入，資源的局限也決定了服務(wù)利用的局限，這也成為了高校綜合檔案服務(wù)工的瓶頸之一［3］。這些檔案不僅耗費了許多精力進(jìn)行整理、分析、歸類、管理，還可能造成檔案信息資源的閉塞、浪費與缺失。

3 信息開放化背景下高校綜合檔案服務(wù)工作創(chuàng)新策略

信息的價值在于利用，在于為社會公眾服務(wù)。作為高校工作的重要內(nèi)容之一的高校綜合檔案服務(wù)工作，為促進(jìn)自身檔案資源的建設(shè)與完善，正積極采取有力措施來為社會提供可掌握、可利用的檔案信息。

3.1 促進(jìn)綜合檔案服務(wù)工作理念創(chuàng)新，樹立檔案信息開放意識

信息開放化的本質(zhì)在于與信息利用者之間建立一種良性互動，力求充分發(fā)揮檔案資源的作用，為社會公眾提供資源服務(wù)。促進(jìn)工作理念創(chuàng)新的舉措主要有:一是以社會性、服務(wù)性為檔案服務(wù)工作的目標(biāo)。摒棄“重藏輕用”的理念［4］，將開放化作為檔案服務(wù)工作的重要原則。堅持高校綜合檔案信息可以并且必須為社會政治、經(jīng)濟、文化等決策服務(wù)，為社會公眾了解環(huán)境服務(wù)。二是完善檔案信息開放化的制度及政策保障。通過制定檔案開放制度方面的法律，將以人為本的理念滲入檔案服務(wù)工作，為高校綜合檔案服務(wù)工作改革提供參考。三是增強檔案服務(wù)工作者服務(wù)意識。培養(yǎng)一批具有開放意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識的高素質(zhì)人才，促進(jìn)檔案服務(wù)工作技術(shù)、資源的開發(fā)與利用。

3.2 增進(jìn)綜合檔案服務(wù)工作內(nèi)容創(chuàng)新，拓展檔案信息資源結(jié)構(gòu)

檔案是否能成為信息資源在于其是否滿足公眾的需求。結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案信息是檔案服務(wù)工作的產(chǎn)品與依托。為建設(shè)可開發(fā)、可利用、可選擇的檔案資源庫，一方面要在不危害國家、社會、學(xué)校安全的范圍內(nèi)盡可能擴大資源開放范圍，能滿足學(xué)校、教師、學(xué)生、社會公眾的不同信息需求。并不斷采集、更新整理各種變化中的檔案資料，保持信息的時效性。另一方面要依托現(xiàn)代技術(shù)整合各種形式的檔案資源，通過計算機錄入功能，將資料的收集、查詢等便捷化、全面化、連貫化。通過打造檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的不斷實時補充、修正與完善。此外，要提升檔案信息的質(zhì)量。不僅僅保障高校綜合檔案的真實性、有效性，還應(yīng)該開發(fā)新的服務(wù)項目，如檔案信息的分層與分類、用戶導(dǎo)向的信息調(diào)查與整理、個性化信息收集等。

3.3 推進(jìn)綜合檔案服務(wù)工作機制創(chuàng)新，搭建檔案信息服務(wù)平臺

雖然要使高校綜合檔案服務(wù)工作真正做到開放化、社會化、服務(wù)化并成為信息資源的中心，還有很長的路要走，但這將是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。為打破由于地區(qū)、部門、技術(shù)等壁壘形成的“信息孤島”［5］，信息時代的顯著標(biāo)志之一是信息服務(wù)平臺的建立。信息開放化的蘊意不僅在于個體信息的對外開放，更在于不同信息網(wǎng)絡(luò)的交織與利用。在高校綜合檔案服務(wù)工作創(chuàng)新中，可以采取以下措施:⑴推動高校內(nèi)部各部門檔案服務(wù)一體化系統(tǒng)。通過學(xué)校信息系統(tǒng)的建設(shè)，將教學(xué)、管理、科研、學(xué)生工作等連接到一個體系內(nèi)，減少不必要的重復(fù)檔案管理工作，提高檔案的公開效率。⑵建設(shè)高校間的檔案服務(wù)平臺。在高校之間、高校與其他機關(guān)間實現(xiàn)信息互通，減少由于地域差異帶來的檔案信息的時間損耗，進(jìn)一步整合社會資源與提高檔案服務(wù)工作的效率與質(zhì)量。⑶實現(xiàn)綜合檔案服務(wù)工作的品牌化。為提升檔案的利用率，強化檔案服務(wù)工作的有效性，要將檔案信息平臺通過參觀、培訓(xùn)、廣告等宣傳形式，提升檔案信息的開放度。

作為信息的窗口，高校綜合檔案服務(wù)工作試圖帶領(lǐng)社會公眾走進(jìn)檔案這個略顯神秘的“圈子”，充分發(fā)揮檔案信息資源對個體、學(xué)校、組織、社會的效用。在充滿機遇與挑戰(zhàn)的信息開放化進(jìn)程中，創(chuàng)新成為高校綜合檔案服務(wù)工作的利器與進(jìn)步的動力。以創(chuàng)新為核心來改進(jìn)高校綜合檔案服務(wù)工作的理念、內(nèi)容、方式等，將是高校未來檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是信息社會化與社會信息化對高校檔案工作的基本要求。

［1］中華人民共和國政府信息公開條例［EB/OL］.中華人民共和國國務(wù)院令.第492號.http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/tiaoli.html.

［2］袁繼軍.高等學(xué)校檔案館公共服務(wù)策略研究［D］.上海交通大學(xué)，2012.

［3］王英瑋.知識經(jīng)濟時代檔案部門的生存與發(fā)展策略［M］.中國人民大學(xué)出版社，2011.

［4］俞英.淺議高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新［J］.機電兵船檔案，2005，(02):31-32.

［5］楊莉莉.高校檔案館社會化服務(wù)研究［D］.上海交通大學(xué)，2013.