大型建筑企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略

侯成吉，李魏瀚

（1.中一會計(jì)師事務(wù)所有限責(zé)任公司洛陽分所，河南 洛陽 471000；2.廊坊師范學(xué)院，河北 廊坊 065000）

一、大型建筑企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境問題分析

1.組織機(jī)構(gòu)及崗位權(quán)責(zé)體系不合理。大型建筑企業(yè)大多采用集團(tuán)管理下的三級管理模式，即總公司、分公司、項(xiàng)目部。這種管理環(huán)節(jié)多、管理鏈條長的組織結(jié)構(gòu)主要存在以下幾方面的問題：

（1）集團(tuán)整體資源效應(yīng)得不到很好地發(fā)揮。集團(tuán)一般將項(xiàng)目施工委托給各子公司，子公司根據(jù)自己承擔(dān)的生產(chǎn)任務(wù)組織人力、物力和財(cái)力進(jìn)行施工。這種委托方式勢必造成人力、物力的重復(fù)投入，造成集團(tuán)本應(yīng)享有的整體資源經(jīng)濟(jì)效益缺失。

（2）項(xiàng)目管理責(zé)任無法明確界定，項(xiàng)目部門相互推諉責(zé)任。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大型建筑企業(yè)的各項(xiàng)目施工部門往往相互推諉出具合理票據(jù)的責(zé)任，導(dǎo)致“詢價文件、談判總結(jié)等不符合規(guī)定”等問題。

（3）項(xiàng)目施工部在實(shí)施管理時，不僅要接受集團(tuán)公司的指揮，還要接受子公司的施工指揮，造成項(xiàng)目多層管理、功能重疊等問題。

（4）聯(lián)絡(luò)性差的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)阻礙了各部門間信息的流通。大型建筑公司的組織結(jié)構(gòu)使各部門單獨(dú)存在，聯(lián)系性差，并且風(fēng)險控制點(diǎn)也是單獨(dú)列出在公司流程管理信息系統(tǒng)中，各部門流程為分開設(shè)置，造成各部門之間溝通差，缺乏信息流通，使得已簽訂的合同因無其它相關(guān)部門監(jiān)督而得不到有效實(shí)施，或招標(biāo)采購過程只是招標(biāo)采購部門的工作，而與具體施工部門無關(guān)。

2.缺乏內(nèi)部控制評價機(jī)制。任何制度的完善都需要有反饋的支持，沒有好的監(jiān)督機(jī)制就達(dá)不到良好的實(shí)施效果。一套完整的內(nèi)部控制評價機(jī)制不僅是完善內(nèi)部控制的必要工具，更是為內(nèi)部控制制度有效實(shí)施提供強(qiáng)有力的保障。內(nèi)部控制評價機(jī)制的缺乏導(dǎo)致大型建筑企業(yè)內(nèi)部控制制度不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）內(nèi)部控制實(shí)施問題分析

1.內(nèi)部控制評價人員無法保障。內(nèi)部控制評價小組是臨時成立，非常設(shè)部門。在內(nèi)部控制評價的過程中，評價小組成員是臨時從各部門調(diào)派而來。一方面，由于這些成員并不是專業(yè)的內(nèi)控評價專家，會造成內(nèi)部控制評價程序不標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果不嚴(yán)謹(jǐn)。另一方面，由于沒有一個固定的內(nèi)部控制評價部門的存在，容易導(dǎo)致內(nèi)部控制缺點(diǎn)的惡性循環(huán)，即只有組織進(jìn)行內(nèi)控評價時，企業(yè)的內(nèi)部控制才會做的相對比較好，一旦放松監(jiān)督，則又會犯類似的錯誤。

2.已制定的內(nèi)部控制制度得不到有效實(shí)施。制度好實(shí)施差，實(shí)施不夠準(zhǔn)確是問題的根本原因。大型建筑企業(yè)大多擁有相對比較全面的內(nèi)部控制規(guī)章制度，即每一個流程控制點(diǎn)的控制措施都是具體的，但由于在實(shí)施的過程中不能做到完整實(shí)施，大大降低了內(nèi)控體系的實(shí)施效果。例如，例外事項(xiàng)“招標(biāo)流程不合規(guī)”正是由于在招標(biāo)過程中未按已規(guī)定完整的招標(biāo)流程進(jìn)行。同樣的問題也出現(xiàn)在票據(jù)整理、合同統(tǒng)計(jì)歸納等方面。

二、完善大型建筑企業(yè)內(nèi)部控制的策略

（一）構(gòu)建全員參與的內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制體系應(yīng)該是貫穿企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程的，因此內(nèi)控所涉及到的人員也應(yīng)該是全部員工，而不僅僅是內(nèi)部控制部門員工的責(zé)任。內(nèi)部控制是一個全員參與的過程，內(nèi)部控制得以貫徹的必要前提就是良好的控制環(huán)境。全員參與的內(nèi)部環(huán)境確定了一個企業(yè)的文化基調(diào)，影響著整個企業(yè)內(nèi)部所有人員的控制意識。企業(yè)內(nèi)部的全員參與要做到以下幾點(diǎn)：（1）正確對待所有員工。組織內(nèi)部應(yīng)體現(xiàn)“以人為本”的宗旨，把員工視為企業(yè)最寶貴的財(cái)富，讓員工有歸屬感。（2）明確員工參與的層次。全員參與要體現(xiàn)不同員工參與不同層次，而不是讓員工不分主次不分程度地參與活動，要針對不同崗位設(shè)置不同的參與員工。（3）暢通員工參與渠道。暢通的溝通渠道一方面能夠讓員工將自己的意見或建議及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理人員反映，另一方面也能及時地將上級處理結(jié)果下達(dá)。（4）進(jìn)行針對性培訓(xùn)。首先應(yīng)該提高員工對企業(yè)全員參與的積極性，其次是對不同崗位進(jìn)行不同的培訓(xùn)。（5）積極執(zhí)行激勵計(jì)劃。在企業(yè)內(nèi)部建立和執(zhí)行激勵機(jī)制，對在內(nèi)部控制工作中成績突出的員工進(jìn)行獎勵，以激發(fā)更多的員工參與內(nèi)部控制工作。

（二)完善法人治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)

大型建筑企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)平行式，缺乏層次性。因此，應(yīng)在原有組織人員的基礎(chǔ)上，進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整。組織架構(gòu)應(yīng)劃分為三個主要層次：決策層、職能層和執(zhí)行層，各層次之間實(shí)現(xiàn)權(quán)利職責(zé)的有效配置，溝通的有效進(jìn)行。同時在企業(yè)內(nèi)部建立以價值創(chuàng)造和價值分配為核心的利益分配制度，完善企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步明確股東、董事、監(jiān)事、經(jīng)理的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)重大問題由董事會決定，要求經(jīng)理人建立職業(yè)經(jīng)理人的意識，形成各司其職、科學(xué)規(guī)范的決策機(jī)制、經(jīng)營機(jī)制和運(yùn)營管理機(jī)制。

（三）加強(qiáng)員工程序流程培訓(xùn)

建筑類行業(yè)有大量與下游企業(yè)合作的機(jī)會，在企業(yè)建筑任務(wù)繁重時，往往與合作單位進(jìn)行分包合作，其程序應(yīng)該是：公開招標(biāo)——競標(biāo)——與中標(biāo)單位簽訂分包合同——施工。但在很多企業(yè)中，存在著先施工后補(bǔ)合同的現(xiàn)象，在勞動法中屬于事實(shí)勞動關(guān)系，但這種關(guān)系存在一定的弊端，比如在未形成文字之前，口頭約定并不能作為約束對方的武器，往往會影響合同甲方的利益。因此，大型建筑企業(yè)應(yīng)該在完善程序流程的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對相關(guān)員工的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們對合同簽訂程序的了解。

（四)強(qiáng)化相關(guān)人員操作的規(guī)范性和合法性

在對規(guī)范性文件進(jìn)行統(tǒng)一審查的基礎(chǔ)上，規(guī)范員工操作合法性。通過對大型建筑企業(yè)例外事項(xiàng)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，諸如“合同臺賬登記不準(zhǔn)確、不及時，合同專用印鑒使用登記簿規(guī)范”、“對出入庫物資核對不及時，未按要求編制核對明細(xì)表，賬實(shí)存在明顯差異”等現(xiàn)象嚴(yán)重。因此，在其以后的工作中，一方面要對規(guī)范性文件進(jìn)行審查，有了高規(guī)范性的執(zhí)行文件以后，在對員工培訓(xùn)中，要重點(diǎn)培訓(xùn)員工對規(guī)范性文件重要性的理解以及如何去執(zhí)行規(guī)范性操作，這樣才能提高員工執(zhí)行能力。

（五）建立有效的內(nèi)部評價及內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

建立有效的內(nèi)部評價及內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制可以從以下幾方面進(jìn)行：（1）強(qiáng)化會計(jì)師事務(wù)所對企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督作用。會計(jì)師事務(wù)所的外部監(jiān)督一方面能夠減少監(jiān)督過程中出現(xiàn)的“不識廬山真面目，只緣身在此山中”的現(xiàn)象，另一方面，財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等部門之間的信息交流更容易形成有效的監(jiān)督合力。注冊會計(jì)師在執(zhí)行獨(dú)立審計(jì)業(yè)務(wù)過程中，要將發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制重大缺陷告知被審計(jì)單位的管理人員。（2）加強(qiáng)與內(nèi)審人員的溝通，深入了解企業(yè)內(nèi)部控制制度。內(nèi)部審計(jì)的主要目的是檢查、評價及監(jiān)督內(nèi)部控制，企業(yè)可以利用內(nèi)部審計(jì)人員對內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況進(jìn)行評價，因此，加強(qiáng)與內(nèi)審人員的溝通可以促進(jìn)注冊會計(jì)師更加深入地了解企業(yè)的內(nèi)部制度。（3）提高注冊會計(jì)師的專業(yè)勝任能力。對于企業(yè)而言，尤其是建筑類企業(yè)，其內(nèi)部控制的多樣性和復(fù)雜性對監(jiān)督者的專業(yè)勝任能力有很高的要求。因此，要注重提高注冊會計(jì)師的專業(yè)勝任能力，同時，也可以聘請專家（如律師、工程師、資產(chǎn)評估師等），獲取專家報(bào)告、意見和評估說明等審計(jì)證據(jù)。

（六）強(qiáng)化信息的流動與溝通

經(jīng)濟(jì)市場化程度的提高要求企業(yè)必須加強(qiáng)信息管理，信息管理包括信息的采集、存儲、加工和運(yùn)用。在企業(yè)內(nèi)部，信息的流通有三種路徑，自上而下的信息傳達(dá)、平行部門間的信息橫向流通以及自下而上的信息反饋。這三個途徑中，任何一步信息的阻塞或失真對企業(yè)來說都是巨大的損失，因此建立一個暢通的信息流通渠道是至關(guān)重要的。大型建筑企業(yè)的例外事項(xiàng)“股權(quán)清算無單位經(jīng)理辦公室的會議紀(jì)要”、“合同臺賬登記不準(zhǔn)確、不及時”等都是由信息溝通的失真或阻塞造成的。因此應(yīng)在組織內(nèi)部強(qiáng)化信息溝通的有效性和及時性，加強(qiáng)反舞弊機(jī)制，通過多種方式鼓勵員工舉報(bào)和投訴企業(yè)內(nèi)部的違法行為。

［1］張兆國，張旺峰，楊清香.目標(biāo)導(dǎo)向下的內(nèi)部控制評價體系構(gòu)建及實(shí)證檢驗(yàn)［J］.南開管理評論，2011，（1）.

［2］池國華，關(guān)建朋，喬躍峰.內(nèi)部控制評價系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.財(cái)經(jīng)問題研究，2011，（5）.

［3］時軍.基于公司治理視角的我國企業(yè)內(nèi)部控制評價體系構(gòu)建研究［J］.中國注冊會計(jì)師，2012，（11）.