試析人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

張建君

（撫寧縣人力資源和社會保障局，河北 撫寧 066300）

人事檔案管理是指將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況，在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。

隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理存在著諸多問題，亟待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不足

檔案工作是一項默默無聞的工作，這樣的工作特點就決定了檔案工作者是幕后工作者。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要做到檔案材料不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一部分單位未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。在實際工作中表現(xiàn)為檔案工作沒計劃、檔案管理不正規(guī)、檔案人員不專業(yè)、檔案經(jīng)費沒保障等現(xiàn)象，人事檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付的局面，嚴重制約了人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.人事檔案管理制度不夠健全

盡管國家已出臺一些人事檔案管理的法律、法規(guī)、條例，但由于對人事檔案的規(guī)范化管理尚處于“初級階段”，更缺乏統(tǒng)一考核標準和上級的檢查、驗收標準，使得人事檔案管理的制度不夠完善，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格。檔案工作是一項規(guī)范性、保密性較強的工作，沒有一定的制度約束，就使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從。出現(xiàn)檔案室日常維護不到位，檔案收集歸檔不及時或收集材料不全面，管檔人員安全意識差等現(xiàn)象，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，管理手段落后

由于沒有對人事檔案管理工作引起足夠重視，再加上檔案管理工作枯燥、乏味，使得從事檔案管理的人員變動頻繁。這些兼職管檔人員對檔案工作精力投入不足，很少參加專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，檔案收集意識淡薄，難以適應(yīng)人事檔案管理工作要求，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，往往表現(xiàn)出管理手段較陳舊，在調(diào)閱檔案時依然采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室應(yīng)是管理規(guī)范、設(shè)備先進、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室在設(shè)備配備上，大多采取“因地制宜”的原則，辦公室、閱檔室、檔案室三合一，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他軟硬件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5.人事檔案管理的現(xiàn)代化、信息化程度不高

在科學技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應(yīng)用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位只是把檔案目錄和個人簡單信息輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

6.人事檔案利用工作水平較低

對人事檔案管理者來說，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于人事工作，有效利用才是檔案管理的根本目的。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象。即使是利用，范圍也很有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、完善人事檔案管理的對策

1.提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

加大人事檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳媒體，采用多種宣傳手段，廣泛宣傳人事檔案工作的重要性，在全社會營造一種宣傳檔案、關(guān)心檔案的良好氛圍。積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重視與支持。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，并將其納入到議事日程。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管檔案的副局長任組長，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推動人事檔案工作的規(guī)范化。

2.加強制度建設(shè)，確保檔案管理規(guī)范化

嚴格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《干部檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等相關(guān)檔案法律、法規(guī)、條例，制定適合本單位的各項檔案規(guī)章制度。嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，保證檔案管理工作依法有據(jù)、有章可循；制定下發(fā)《人事檔案收集歸檔辦法》，明確各種檔案材料的歸檔時限和要求，嚴把材料入口關(guān)，對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審查材料是否齊全完整，手續(xù)是否完備，不符合要求的應(yīng)及時補齊、收全，補完手續(xù)后再進行歸檔，從源頭上杜絕不合格材料的產(chǎn)生；建立責任追究制度，對私自涂改檔案的現(xiàn)象，報送虛假材料的，要追究本人及其單位主要負責人的責任，確保檔案工作的真實性和嚴肅性；建立檔案工作獎懲制度，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個人及時給予表彰與獎勵，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化。

3.加強培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

人事檔案管理工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，人事檔案管理需要各種高素質(zhì)、高學歷和復(fù)合型人才。我們必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，培養(yǎng)一批具有較強實際操作能力的檔案技術(shù)能手，培養(yǎng)一批具備創(chuàng)新能力和全面發(fā)展的新型檔案人才。而要做到這些，最基礎(chǔ)的是要定期組織參加業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。單位也可以結(jié)合采取“請進來、走出去”的方法，邀請檔案管理部門人員來單位指導(dǎo)檔案工作，使檔案管理人員時刻掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，更深入了解管理檔案的重要性，增強責任心，全面提升檔案管理水平。

4.加大資金投入，改善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

健全和完善人事檔案管理經(jīng)費保障機制，財政列支檔案管理經(jīng)費，積極籌措資金，增加經(jīng)費投入，配套檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施。堅持新建與改造相結(jié)合，協(xié)調(diào)落實專門的檔案管理用房，購置檔案管理必需的檔案密集架、滅火器、空調(diào)、除濕器等設(shè)備，安裝防盜門、窗，使檔案室達到“六防”要求。努力改善檔案管理條件，配備電腦、復(fù)印機、掃描儀等必備設(shè)備，為早日實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化做好硬件準備。

5.采用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率、延長人事檔案壽命的目的。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，不斷開發(fā)、應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)軟件，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，實現(xiàn)檔案管理的無紙化閱檔。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。在做好檔案信息資源共享的同時，要建設(shè)檔案信息安全保障體系，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。

6.更新服務(wù)理念，拓寬編研范圍，提高檔案利用水平

更新觀念，樹立全方位、多層次、多角度的服務(wù)新理念，變要我服務(wù)為我要服務(wù)、被動服務(wù)為主動服務(wù)、等客上門的“守攤式”服務(wù)為“開放式”的介紹服務(wù)，從過去忽視人事檔案利用，轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暼耸聶n案信息資源的開發(fā)利用，重視研究人事檔案利用的需求。以積極開發(fā)、主動服務(wù)的方式提供信息資源。向檔案利用者主動介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者提供詳細的第一手材料。經(jīng)常了解單位人事工作的實際情況，開展“跟蹤服務(wù)”，把利用服務(wù)工作做到最需要的時刻，力爭最大限度地發(fā)揮出人事檔案工作的職能作用，實現(xiàn)人事檔案的最大價值。人事檔案編研工作是人事檔案信息開發(fā)利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統(tǒng)、廣泛地提供利用的有效形式。在人事檔案的編研過程中，要做到重點突出，點面結(jié)合，不斷拓寬編研范圍，從人事檔案中獲取和挖掘有關(guān)人事信息，編制成一定形式的信息資料。為了方便查找利用，可編制必要的檢索工具。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務(wù)、職稱、學歷、專業(yè)、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。在當前人事制度改革中，圍繞人員結(jié)構(gòu)調(diào)整、配置等中心工作，搞好人員現(xiàn)狀、綜合信息、統(tǒng)計信息等資料的編研工作，提高檔案利用效率。

總之，要做好人事檔案管理工作，就必須立足于現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)人事檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，使人事檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。

［1］褚麗娜.人事檔案管理體會［J］.蘭臺世界，2013，（S5）：8-9.

［2］宋冬艷.淺析人事檔案管理中存在的問題和對策［J］.檔案天地，2012，（4）：52-53.