改進高校人事檔案管理現(xiàn)狀的研究※

吳曉琴 陳 彬 何 喆

(四川旅游學(xué)院，四川 成都 610100)

1 研究的意義

高校人事檔案是人才信息儲存庫，是高校檔案的重要組成部分，是組織人事工作核心內(nèi)容之一，檔案的管理與利用能有效反映高校的綜合管理水平與辦學(xué)實力。人事檔案客觀地記錄教職工參與校園文化活動及德、能、勤、績等方面情況，既是組織人事部門選拔干部的重要依據(jù)，也是維護教職工合法權(quán)益的重要憑證和強化人事管理的重要手段，其職能是提供真實數(shù)據(jù)以促進人力資源優(yōu)化配置來確保學(xué)校正常運轉(zhuǎn)，并服務(wù)教職工及滿足社會需求。但隨著高校加強人才引進、多所學(xué)校合并升級辦學(xué)、社會用人體制改革多元化更加深入具體等新情況的出現(xiàn)，高校人事管理只有不斷創(chuàng)新有效管理辦法和管理措施才能確保學(xué)校正常運轉(zhuǎn)。目前高校人事檔案管理仍采取傳統(tǒng)方式，與現(xiàn)實發(fā)展需求很不適應(yīng)，管理中的弊端嚴(yán)重制約人事檔案發(fā)展與利用。筆者結(jié)合高校人事檔案工作實際，重點在檔案管理模式、管理手段和人員配備、管理措施上進行研究，通過分析管理中存在的具體問題及原因，提出解決問題的有效途徑和方法。實現(xiàn)人事檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然選擇，是管理方式與手段的創(chuàng)新;實現(xiàn)人事檔案信息化不僅能解決管理中存在的具體問題，優(yōu)化工作模式，促進高校人事工作由“服務(wù)型”向“戰(zhàn)略型”轉(zhuǎn)變，還能提高檔案利用率，節(jié)約人力，提高工作效率，保護和延長紙質(zhì)檔案壽命，對增強學(xué)校社會核心競爭力具有積極的促進作用。

2 高校人事檔案管理存在的主要問題及原因

2.1 主要問題

第一，重視不夠，投入不足，管理模式傳統(tǒng)守舊，管理手段落后。檔案管理“三室”未分開現(xiàn)象突出，專用經(jīng)費投入少，硬、軟件配備不足;以人事部門管理為主，檔案集中管理的高校數(shù)量較少;材料收集以人工收集為主，材料殘缺補充更新滯后;材料整理歸檔環(huán)節(jié)復(fù)雜，速度緩慢，工作效率較低;檔案信息化建設(shè)處于起步階段，信息利用仍通過人工查閱完成，管理水平較低;檔案內(nèi)容缺乏個性，反映人才專業(yè)優(yōu)勢、學(xué)術(shù)貢獻、管理才能、發(fā)展?jié)撃?、公開競聘等方面的材料欠缺。

第二，教職工對人事檔案重要性認識不足，材料不完善。各高校對畢業(yè)生學(xué)籍材料入檔執(zhí)行不嚴(yán)，造成重要材料缺失;畢業(yè)生檔案規(guī)范整理不夠，而是所有材料散亂無序混裝在一個紙袋內(nèi)寄走畢業(yè)生檔案。多所學(xué)校合并升級辦學(xué)的高校人事檔案，其管理主要維持合并前狀況，分散在各校區(qū)，嚴(yán)重制約了檔案規(guī)范管理和信息化建設(shè)進程。本、專科學(xué)制并存的高校人事檔案均為混合管理。校級干部入檔材料送交制度不健全，導(dǎo)致材料送交不及時、整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴(yán)重，檔案管理雖然達到了干部管理權(quán)限，但檔案有效利用率極低。此外，高校加強人才引進，“人檔分離、無檔用人”現(xiàn)象突出;流動人員檔案“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。

第三，檔案人員缺乏專業(yè)知識和計算機軟件操作應(yīng)用技術(shù)能力，整體素質(zhì)偏低;人員配備結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大;檔案人員職稱、職務(wù)偏低，人員不穩(wěn)定。同時，高校檔案信息化建設(shè)缺乏主管部門統(tǒng)一規(guī)劃和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各校隨意發(fā)展，導(dǎo)致層次不同的高校人事檔案發(fā)展差距很大，如對檔案室的投入、人員配備、信息化建設(shè)程度、檔案館建設(shè)使用等方面。

2.2 存在問題的主要原因

受傳統(tǒng)思維定式影響，思想觀念傳統(tǒng)守舊缺乏創(chuàng)新意識;投入不足，造成管理手段落后封閉;人員配備不合理，計算機及軟件應(yīng)用技術(shù)人才缺乏，工作量核定不科學(xué)，職務(wù)晉升較難導(dǎo)致人員不穩(wěn)定;缺乏信息化建設(shè)統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及實施辦法，各高校對人事檔案信息化管理積極性不夠等，從總體上制約了人事檔案的發(fā)展進程。

3 改變高校人事檔案管理現(xiàn)狀的新舉措

3.1 觀念更新是人事檔案發(fā)展的前提

信息時代各行業(yè)競爭已演變成人才競爭，高校也處于激烈競爭之中。人事檔案管理是為人事工作提供數(shù)據(jù)來源和信息支持，為人才培養(yǎng)、選拔利用提供依據(jù)，是人事工作的特殊一角。隨著高校人事體制改革深入實踐，如何有效完善提升檔案管理質(zhì)量發(fā)揮其職能，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念積極思考，應(yīng)從科學(xué)角度和高校生存高度來思考人事檔案管理工作，樹立檔案信息服務(wù)社會和信息檔案服務(wù)育人的管理理念，讓檔案管理順應(yīng)時代發(fā)展。

3.2 優(yōu)化人事檔案管理模式

優(yōu)化人事檔案管理包括材料的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)的改進。優(yōu)化能使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，是人事檔案順應(yīng)社會需要而創(chuàng)新管理的結(jié)果，現(xiàn)有兩種模式:分散管理和集中管理。分散管理是由組織和人事部門管理，優(yōu)點是方便管理利用，缺乏規(guī)范性管理要求。集中管理是人事檔案歸入學(xué)校檔案館，優(yōu)點是精簡機構(gòu)和人員，實現(xiàn)人事檔案信息與其它檔案信息的資源共享，收集材料途徑多、范圍廣，與各部門文書檔案管理制度相統(tǒng)一。集中管理是高校人事檔案的發(fā)展趨勢，利于檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，能從根本上解決當(dāng)前人事檔案管理中的特殊問題，如多校合并升級辦學(xué)的檔案分散管理、本?？茖W(xué)制并存的人事檔案混合管理等問題。

3.3 構(gòu)建人事檔案管理暢通渠道

高校人事檔案材料種類多，涉及部門多，材料收集整理困難。所以高校應(yīng)積極建立檔案館采取集中管理，成立校(院)一級人事檔案工作委員會，建立由學(xué)校到各院(系)、部、處的管理通道脈絡(luò)網(wǎng)，配備各級管理員，形成由一個總點、多個縱橫支點構(gòu)成的管理機制，健全各級管理制度，實行責(zé)任到部門到崗位，直接與部門領(lǐng)導(dǎo)及管理人員職責(zé)掛鉤。其優(yōu)點:一是材料收集得到保障，避免個人送交材料，管理員脫身去規(guī)范管理檔案及提供服務(wù)。二是檔案管理制度化、網(wǎng)絡(luò)化更加容易實現(xiàn)。各部門收集材料時間得到統(tǒng)一，材料完整度、真實度得到監(jiān)控，確保材料及時歸檔。三是實現(xiàn)檔案信息化更有期可盼。部門檔案員計算機及軟件應(yīng)用技術(shù)強，能推動學(xué)校檔案信息智能化建設(shè)與發(fā)展進程。

3.4 以人事檔案為基礎(chǔ)建立人力資源信息化管理系統(tǒng)，逐步推進人事檔案信息化建設(shè)

以人事檔案為人才信息源，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立人才信息庫和人力資源信息化管理系統(tǒng)，主動為學(xué)校及社會人才合理流動提供一條快速服務(wù)通道，加強高校與社會間的溝通聯(lián)系、交流與合作，增強高校社會服務(wù)職能，如將專業(yè)人才類型、人才優(yōu)勢特色、研究成果及生產(chǎn)服務(wù)項目等信息存入計算機，實現(xiàn)檔案信息與人力資源信息完美結(jié)合，為學(xué)校和社會需求提供快速服務(wù)。

3.5 統(tǒng)一規(guī)劃和制定規(guī)范的人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

由上級主管部門統(tǒng)一規(guī)劃和制定規(guī)范的人事檔案信息化建設(shè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并制定相關(guān)管理規(guī)定和要求，積極推動高校人事檔案信息化建設(shè)進程，縮減高校之間發(fā)展不平衡的差距。通過此辦法使高校人事檔案實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理，促進高校之間、高校與社會之間的溝通與聯(lián)系、交流與合作，讓高校人才最大限度為社會服務(wù)。

3.6 重視檔案人員素質(zhì)

第一，具備良好的政策水平和思想素質(zhì)是做好檔案工作的重要保證。人事檔案管理不僅是一項專業(yè)性、政策性、保密性特強的工作，而且繁雜瑣碎，所以檔案員應(yīng)配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、責(zé)任心強、有正確榮辱觀與苦樂觀，工作能高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)要求自己的人員擔(dān)任。

第二，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高服務(wù)能力。高校人事檔案管理信息化能否實現(xiàn)，關(guān)鍵因素在人。檔案人員應(yīng)學(xué)習(xí)掌握檔案知識和計算機管理技術(shù)，擴大檔案的開發(fā)利用范圍，為最終實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做準(zhǔn)備。檔案工作性質(zhì)是服務(wù)，盡職盡責(zé)高質(zhì)量做好檔案管理，所以檔案人員應(yīng)熱情接待前來查閱材料的每一位同志，無論職位高低、本單位與否、熟悉與否均為查詢者提供滿意服務(wù)。

第三，關(guān)心檔案人員。檔案工作難以出成績，缺乏成就感和被尊重感，自信心不足導(dǎo)致追求理想力量較缺乏，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作生活，尊重其人格和勞動，認真評價肯定其工作成績;為檔案材料收集管理建立順暢聯(lián)系渠道;提供良好的工作環(huán)境，使檔案室、辦公室分開，配備適應(yīng)現(xiàn)代化管理的設(shè)施設(shè)備;為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，如培訓(xùn)、評定職稱、晉升職務(wù)等。［1］

3.7 實施人事檔案管理信息化

人事檔案信息化是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的管理方式。即把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng);把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫;通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析和加工。高校人事檔案信息化建設(shè)，主要包括高校人事檔案信息資源的全面收集、有序整理、信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、信息化人才隊伍的建設(shè)以及促進信息開發(fā)利用的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等內(nèi)容，［2］高校人事檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然選擇。

3.7.1 建立高校人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)模式

人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建成是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理方面，制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化并指導(dǎo)實施的過程，這些規(guī)則是電子檔案信息在計算機網(wǎng)絡(luò)運行中的交通規(guī)則，也是確保檔案信息內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)暢通傳輸?shù)陌踩Ｕ?，具有非常重要的意義和作用。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有三個方面，即管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

3.7.2 做好人事檔案原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換

數(shù)字檔案是實體檔案的數(shù)字化體現(xiàn)，是運用數(shù)字技術(shù)把實體檔案進行有效轉(zhuǎn)變后形成的。檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化要借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù)程序，將現(xiàn)存各種載體檔案如紙質(zhì)載體文字材料、圖形圖像材料、聲像材料等進行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖形圖像文件、影像文件、聲音文件并整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，從而建成人事檔案信息化管理與服務(wù)平臺。系統(tǒng)信息來源還通過電子檔案信息的接收，一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，將電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)饺耸聶n案信息系統(tǒng)規(guī)定地址中存儲;二是介質(zhì)移交接收，將電子檔案存儲在介質(zhì)中移交給檔案管理部門。

3.7.3 人事檔案信息化系統(tǒng)管理功能及要求

第一，管理系統(tǒng)應(yīng)具備密碼設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)更新、信息統(tǒng)計、信息查詢等功能，隨發(fā)展需要增加結(jié)構(gòu)及擴展功能模塊。第二，系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)平臺應(yīng)包含:輔助標(biāo)引、信息接收和處理平臺、圖像處理、數(shù)據(jù)加密、通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、漢字識別等功能，具有實用性和可操作性。［3］第三，使用范圍和服務(wù)對象是教職工及特殊單位的信息查詢。第四，具有建立相關(guān)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化流程管理功能，如信息接收、整理歸檔，實物檔案文件掃描，數(shù)據(jù)的添加、更新、刪除等操作流程管理規(guī)定。第五，具有建立安全保密體系功能，通過用戶注冊獲取登錄資格，實行用戶管理權(quán)限設(shè)置，如權(quán)限控制、數(shù)字簽名、電子印章、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。第六，提供信息服務(wù)功能。信息服務(wù)是對檔案進行開發(fā)利用，方便多種條件下對信息進行查詢和統(tǒng)計，信息查詢?yōu)閮煞N，一是普通用戶本單位的查詢，二是特殊用戶授權(quán)限的查詢。第七，實現(xiàn)其它系統(tǒng)的接口和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能。接收標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，電子文件的自動歸檔，形成永久保管的檔案資源，因此系統(tǒng)平臺的設(shè)計要科學(xué)合理，利于進行系統(tǒng)升級，以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3.7.4 重視系統(tǒng)運行管理與維護

重視檔案信息收集，利用系統(tǒng)提供的目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核等功能，管好每條信息以備查詢統(tǒng)計利用;派專人負責(zé)系統(tǒng)日常管理與維護，及時對信息進行動態(tài)處理，分析和預(yù)測信息動態(tài)需求以備查閱是系統(tǒng)平臺的重要職責(zé)。

［1］胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺世界，2010(24):39-40.

［2］劉冬梅.高校人事檔案管理現(xiàn)狀與體制、機制的創(chuàng)新［J］.文史博覽(理論)，2010(10):72-73.

［3］李思廣.與時俱進全力推進高校干部人事檔案管理創(chuàng)新［J］.長春教育學(xué)院學(xué)報，2011(5):145-146.