分析環(huán)境保護檔案的管理與利用

張麗華(秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)環(huán)境保護監(jiān)測站 河北 秦皇島 066004)

前言：

現(xiàn)階段，受各種因素的影響，自然生態(tài)環(huán)境日益惡化，環(huán)境問題現(xiàn)已成為全球性關(guān)注的主要問題之一。環(huán)保檔案作為環(huán)保工作的組成部分之一，其重要性不言而喻。為了能夠充分發(fā)揮出環(huán)保檔案的作用，除了要做好檔案管理工作之外，還要不斷提高檔案的利用效率。鑒于此，本文就環(huán)境保護檔案的管理與利用進行淺談。

一、提高環(huán)境保護檔案管理水平的有效途徑

想要從根本上提高環(huán)境保護檔案的管理水平，就必須做好以下幾個方面的工作：

1.提高對檔案管理的認(rèn)識

對環(huán)境保護檔案的管理是否到位，很大程度上取決于管理人員對工作重要性的認(rèn)識，尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識。為此，必須不斷提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造一個良好的條件。一方面要積極投入相應(yīng)的經(jīng)費，配置現(xiàn)代化的管理設(shè)備，提高檔案管理效率；另一方面要提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，使他們打破傳統(tǒng)觀念的束縛，加強專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，持續(xù)不斷地對檔案管理工作進行完善，這有助于相關(guān)工作的順利開展。

2.建立健全相關(guān)的管理制度

在當(dāng)前的新形勢下，檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化已成為必然趨勢，這一目標(biāo)的實現(xiàn)，需要相應(yīng)的管理制度予以保障。為此，應(yīng)當(dāng)進一步加快標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的制定，并積極貫徹落實。國家環(huán)?？偩诸C布的《中國環(huán)境保護檔案分類規(guī)范》為環(huán)境保護檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)提供了有利條件，各單位應(yīng)以此為依據(jù)，并結(jié)合本單位的實際情況，制定相關(guān)的檔案管理制度，以此來強化對檔案資料的管理，這樣不但有助于檔案管理順利進行，而且還能有效提高管理成效。

3.完善硬件設(shè)施

隨著時代的進步和科技的發(fā)展，電子類檔案日益增多，這對檔案管理工作提出了新的要求。為此，應(yīng)當(dāng)對檔案管理方面的硬件設(shè)施加以完善。除了要不斷加大相關(guān)方面的經(jīng)費投入之外，還應(yīng)當(dāng)選用較好的檔案管理系統(tǒng)。由于市面上的檔案管理軟件較多，在具體選用上，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際需求，選取質(zhì)優(yōu)價廉的軟件，這樣不但能夠節(jié)省資金，而且還能有效提高使用效率，有利于促進檔案管理水平的提高。為了進一步推動環(huán)保檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，可建立如下系統(tǒng)：其一，計算機檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立不但能夠方便檔案使用者快速查找所需的資料，而且還能在調(diào)整檔案時進行檢索，可以顯著提高工作效率；其二，計算機編目系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以將各種類型的環(huán)保檔案資料以一定的格式存在計算機中，并編成目錄和索引，便于一次輸入；其三，借閱管理系統(tǒng)。其具有快速查找、記錄、注銷數(shù)據(jù)等功能，檔案管理人員借助該系統(tǒng)能夠快速找到借閱者所需的檔案資料。

4.加大人才培養(yǎng)力度

目前，在各個領(lǐng)域當(dāng)中，高素質(zhì)、復(fù)合型的管理人才都過于匱乏，環(huán)保檔案管理也不例外，尤其是在檔案管理日趨現(xiàn)代化的今天，更需要既懂技術(shù)又懂管理的人才。為此，必須不斷加大對環(huán)保檔案管理人才的培養(yǎng)力度。首先，要讓檔案管理人員了解并掌握更多的專業(yè)基礎(chǔ)知識，如環(huán)?？萍贾R、科技檔案管理知識等等，這有助于管理工作的順利開展；其次，要熟悉與環(huán)保檔案管理方面相關(guān)知識，以滿足現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨勢的發(fā)展要求；再次，應(yīng)掌握各類先進的技術(shù)，如計算機、網(wǎng)絡(luò)等等，并了解相關(guān)設(shè)備的操作和使用，這有助于管理水平的提高。

二、提升環(huán)境保護檔案利用效率的方法

1.推行環(huán)保檔案有償服務(wù)

環(huán)境保護檔案屬于一種可利用性價值較高的信息資源，它是環(huán)?；顒拥臍v史記錄，也可將之視作為一種潛在的生產(chǎn)力。為了使環(huán)保檔案的價值得以充分發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)制定合理的收費標(biāo)準(zhǔn)，這對檔案工作的發(fā)展具有積極的促進作用。通過合理的收費不但能夠提高檔案管理人員的工作積極性和服務(wù)質(zhì)量，而且還能緩解部門經(jīng)費緊張的問題。

2.對環(huán)保檔案進行再處理

環(huán)保檔案的再處理也可稱之為二次開發(fā)，這是提高檔案利用效率較為有效的方法之一?？梢圆捎矛F(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，對環(huán)保檔案信息進行開發(fā)，并借助網(wǎng)絡(luò)加快檔案信息的傳遞速度，以此來實現(xiàn)環(huán)保檔案的可共享性。在進行二次開發(fā)的過程中，要以本單位的實際情況為立足點，并積極面向社會開展檔案交流活動，同時建議上級檔案管理部門建立檔案檢索中心，以便實現(xiàn)檔案信息共享。當(dāng)完成檔案的二次開發(fā)后，可對一些重要的信息進行濃縮加工，即將部分能夠說明問題的環(huán)保檔案挑選出來，并將其中重要的內(nèi)容提取出來，形成編述成果，這樣可以將環(huán)保檔案的價值提升到一個全新的高度，其作用也能夠獲得最大程度地發(fā)揮。

3.有效利用環(huán)境監(jiān)測檔案

所謂的環(huán)境監(jiān)測檔案具體是指在環(huán)保監(jiān)測活動中形成的圖文聲像等不同形式的歷史記錄，這些檔案對國家和社會具有非常重要的價值。想要使此類檔案的價值得以最大程度的發(fā)揮，就必須對其進行有效利用。一方面通過對環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測數(shù)據(jù)進行分析以及對其變化趨勢進行預(yù)測、評估，能夠為編制環(huán)保規(guī)劃、環(huán)境治理措施提供可靠的依據(jù)，這有助于改善環(huán)境質(zhì)量；另一方面對環(huán)境監(jiān)測檔案進行合理利用，還能提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并使上級主管部門和地方政府了解、掌握本地區(qū)的環(huán)境質(zhì)量狀況，從而為環(huán)境管理工作的開展提供指導(dǎo)。

結(jié)論：

總而言之，在當(dāng)前環(huán)境問題日益嚴(yán)峻的今天，環(huán)境保護工作的重要性隨之凸顯。環(huán)保檔案作為環(huán)保工作的重要組成部分，其價值也是絕對不容忽視的。為了充分發(fā)揮出環(huán)保的檔案價值優(yōu)勢，除了要做好檔案管理工作之外，還用采取科學(xué)合理、行之有效的方法不斷提升檔案的利用效率。此外，各有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)對環(huán)保檔案予以足夠的重視，通過對各類資料的有效利用，實現(xiàn)改善環(huán)境質(zhì)量的目標(biāo)，這對于社會的可持續(xù)發(fā)展具有積極的促進作用。

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