檔案工作在醫(yī)院管理中的作用

王春靜 郭冀慧

(河北省唐山市人民醫(yī)院 河北唐山 063000)

作為科技事業(yè)檔案重要組成部分的醫(yī)院檔案，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位開展業(yè)務活動的真實記錄，面對現(xiàn)階段社會發(fā)展的新形勢，醫(yī)院的整個工作都面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，這也對醫(yī)院檔案工作提出更高的要求。

1 要領導重視，完善制度，是做好檔案工作的首要條件

醫(yī)院檔案工作涉及方方面面，反映了醫(yī)院整個工作的全過程，為醫(yī)院的職能服務提供了有效途徑?；A工作做的好壞，一方面與檔案管理人員的責任心有關，另一方面領導對檔案的重視程度是檔案工作發(fā)展的關鍵。醫(yī)院領導要充分認識檔案工作在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中的重要位置，應投入大量的精力關心檔案建設，支持檔案工作，要想方設法創(chuàng)造條件，加大資金投入，配備先進設備，培養(yǎng)選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才。加強制度建設，使檔案工作走上制度化、規(guī)范化的路子，并與年終考核相結(jié)合，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理在醫(yī)院工作中的作用。

2 加大檔案收集力度是做好檔案工作的基礎

在檔案規(guī)范管理中，除了相應的硬件條件外，做好其基礎工作是十分重要的，這其中檔案的收集工作又是最重要的，因此一定要牢牢抓住收集這個重要環(huán)節(jié)。只有做到全面地收集資料，才能為檔案的服務奠定基礎。檔案是檔案服務工作的物質(zhì)基礎，做好檔案工作，首先就要擁有檔案資源，沒有檔案，其服務就無從談起，因此要不斷加強檔案的收集的力度，認真做好檔案收集工作。由于有些領導的不重視，檔案資料“為我所用”的現(xiàn)象嚴重，該交存的不交存，散失在個人手中。再加上科室人員崗位的變動，沒有嚴格的工作交接手續(xù)，造成文件資料的丟失和損毀，給醫(yī)院工作造成的損失是無法彌補的。例如:設備維護工作如果沒有資料，保養(yǎng)不及時，遇上故障維修時，找不到資料、圖紙，不僅會給工作造成很大的損失，還延誤了患者的就診時間。另外，基建檔案如果資料保存不完整，工程施工不注重檔案的歸檔，在以后的水電管線維修、建筑等出現(xiàn)問題故障時同樣無法解決。對此，要進一步完善檔案的收集歸檔制度，納入有關人員的崗位責任制中，并作為年終考核的一項重要內(nèi)容。同時檔案人員還要具備強烈的主人公意識、較高的業(yè)務素質(zhì)和極強的協(xié)調(diào)能力。檔案人員要與各業(yè)務科室加強聯(lián)系，溝通信息，了解本單位工作性質(zhì)、職權范圍、機構設置情況，要做到平時收集、集中收集與年終收集相結(jié)合，及時把應該歸檔的資料收集起來，從而做到廣泛收集。

3 提高檔案工作者的整體素質(zhì)是做好檔案工作的保證

檔案管理現(xiàn)代化的實施對檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要具備很強的責任心和良好的職業(yè)道德，以及極高的政治素質(zhì)，還要具有較強的檔案創(chuàng)新意識。檔案人員要不斷加強檔案管理知識的更新，刻苦學習新業(yè)務、新知識、新技術，特別是計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設備在檔案工作中的應用，要求檔案人員要熟悉和掌握復制、縮微、視聽以及電子計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術知識，提高綜合能力，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

4 借助網(wǎng)絡技術，加快檔案信息網(wǎng)絡化的服務步伐

醫(yī)院管理的過程就是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，它是一個綜合性的管理系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理作為一個子系統(tǒng)在運行過程中，將會越來越深入地融入到醫(yī)院整體信息化工作中，為醫(yī)院管理提供越來越多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。它的發(fā)展走向必然要求醫(yī)院建立檔案管理網(wǎng)絡，形成信息、檔案管理一體化模式。

醫(yī)院檔案工作的信息化，單靠醫(yī)院檔案部門是無法勝任的，必須把檔案工作信息化納入醫(yī)院辦公自動化的總格局之中，依靠辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)部門、文件形成部門的協(xié)作，將檔案信息化與辦公自動化融為一體，同步進行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

5 探索醫(yī)院檔案開發(fā)利用的新途徑，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務

醫(yī)院檔案反映了醫(yī)院的基本業(yè)務活動，是醫(yī)院建設和發(fā)展過程中形成的寶貴財富，理應服務于醫(yī)院工作。隨著我國衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，各個醫(yī)院都在不斷地摸索和調(diào)整適合醫(yī)院發(fā)展的策略，積累了一些成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，醫(yī)院檔案室要有針對性地開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院領導的決策提供參考。醫(yī)院檔案室還可以通過醫(yī)院院報和醫(yī)院OA網(wǎng)刊登和公布醫(yī)院檔案管理工作信息，利用實物檔案和照片檔案以舉辦展覽的形式，向醫(yī)院各科室進行院史教育，介紹室藏，推動檔案的利用。