醫(yī)院檔案規(guī)范管理之我見

劉清云

(內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市醫(yī)院 內(nèi)蒙古巴彥淖爾 015000)

檔案工作屬于基礎(chǔ)工作，往往被人們忽視。由于不熟悉，一些人認(rèn)為檔案管理工作很簡(jiǎn)單，工作人員很輕松。實(shí)際上，檔案工作繁瑣枯燥，一般人難以體會(huì)。醫(yī)院每年形成大量的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等，都需要收集、整理、分類、裝訂、輸入目錄。如果這些檔案不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，就會(huì)影響檔案的利用。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是歷史的見證。醫(yī)學(xué)檔案是不可再生的資源，嚴(yán)格來講是黨和國(guó)家寶貴的文化財(cái)富，也是醫(yī)院不斷成長(zhǎng)壯大的經(jīng)驗(yàn)借鑒和成功基石。聯(lián)合國(guó)教科文組織將檔案列為“人類文化遺產(chǎn)名錄”、“人類記憶工程”等等。同時(shí)檔案也是一種社會(huì)現(xiàn)象，它以一定的物質(zhì)形式存在，其中一部分需要我們永久保存下去，為子孫后代造福，不需要的要及時(shí)銷毀。當(dāng)然，檔案還具有知識(shí)儲(chǔ)備功能，是后人進(jìn)行傳承和借鑒的重要基礎(chǔ)－“今人賴之以知古，后人賴之以知今”。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范管理現(xiàn)狀分析

1.1 規(guī)范管理意識(shí)不強(qiáng) 思想是行動(dòng)的向?qū)?，認(rèn)識(shí)的不足必然帶來行動(dòng)的滯后。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒有被真正重視起來。認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，必然不能充分開發(fā)現(xiàn)有檔案資料的使用價(jià)值，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展所用。醫(yī)學(xué)科技檔案大部分來自于醫(yī)療實(shí)踐中，一些專業(yè)技術(shù)人員的檔案形成和利用意識(shí)非常淡薄，他們不了解檔案究竟有什么利用價(jià)值。多數(shù)人有“自留自方便”的想法，尤其是一些基礎(chǔ)學(xué)科室的科研人員，他們十分珍惜自己的勞動(dòng)成果，舍不得也不愿意把這些科研材料歸檔，更不愿意向檔案部門移交，個(gè)人封檔現(xiàn)象十分普遍。這就造成了本專業(yè)或者個(gè)人在下一次工作中無法利用這些檔案資料，浪費(fèi)了時(shí)間、精力，重新收集原始數(shù)據(jù)不同程度地影響了醫(yī)學(xué)工作的進(jìn)展。

1.2 案規(guī)范管理制度不健全 首先，檔案工作得不到應(yīng)有的重視。有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作可有可無。沒有把檔案基本建設(shè)、檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、檔案工作者待遇等問題納入醫(yī)院議事日程，使得檔案硬件軟件建設(shè)滯后、檔案工作者積極性不高，從而影響了醫(yī)學(xué)檔案社會(huì)功能的發(fā)揮以及社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知程度;其次，管理制度不健全，缺乏責(zé)任追究制度，有的醫(yī)院仍未建立綜合檔案室，醫(yī)學(xué)科技等檔案材料仍散在各科室。有的單位雖然建立了檔案室，但檔案沒有集中統(tǒng)一管理。另一些單位檔案管理人員仍處在“重藏輕用”的被動(dòng)、單一、封閉狀態(tài)，主動(dòng)介入的服務(wù)意識(shí)較差;再次，在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)則較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。制度的不完善必然會(huì)導(dǎo)致檔案規(guī)范管理工作的不到位甚至漏洞百出。

1.3 案管理人員素質(zhì)參差不齊 檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案規(guī)范管理水平有著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，我國(guó)檔案專業(yè)人員在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與新時(shí)期檔案發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專業(yè)出身的人員少、專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏及高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。學(xué)院的管理者對(duì)檔案管理不重視，從事檔案管理工作的人員缺乏學(xué)習(xí)及實(shí)踐。檔案管理工作是枯燥的，面對(duì)著堆積如山的檔案，檔案管理者缺乏足夠的耐心，而年紀(jì)較大的又無更多的精力。

1.4 醫(yī)患關(guān)系的變化對(duì)檔案管理的新挑戰(zhàn) 醫(yī)患之間應(yīng)是一種相互信賴、親密合作的關(guān)系。和諧、完美的醫(yī)患關(guān)系是獲得良好醫(yī)療效果的基本保證。隨著我國(guó)法制化建設(shè)進(jìn)程的加快，全社會(huì)法律意識(shí)逐漸增強(qiáng)，人們的思想得到了充分解放，物質(zhì)、精神文化生活水平亦不斷地提高，患者也日益重視自己的權(quán)益，通過法律手段來解決醫(yī)患糾紛的數(shù)量越來越多。因而，傳統(tǒng)的醫(yī)患關(guān)系遇到了前所未有的新問題、新挑戰(zhàn)。這其中，病案檔案往往成為雙方爭(zhēng)奪控制的焦點(diǎn)。提高病案檔案書寫質(zhì)量，完善病案規(guī)范管理也就成了迫切的任務(wù)。

2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業(yè)，其素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí);精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高;能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù);有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。要提高檔案管理人員整體素質(zhì)，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、檔案管理專業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定;其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案局專家或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才授課，傳授檔案專業(yè)知識(shí);定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn);要求掌握計(jì)算機(jī)方面專業(yè)知識(shí)和英語的讀寫聽能力。經(jīng)考核，合格者持證上崗，不合格者自然淘汰。采用公開招聘的形式，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下。

3 醫(yī)院檔案規(guī)范管理的重要性

醫(yī)院檔案是指臨床從事治療管理和醫(yī)院決策發(fā)展等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、病例、電子載體材料等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院的檔案資料對(duì)于整個(gè)醫(yī)院來說，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)院從建院初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過程，它能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映醫(yī)院的全部面貌，直接為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，是醫(yī)院進(jìn)行改革、提高醫(yī)療質(zhì)量的可靠依據(jù)，更是醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)工作評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面來說，醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。大量電子檔案的產(chǎn)生，隨之而來的是其管理方法與傳統(tǒng)檔案不適應(yīng)帶來的問題。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化規(guī)范管理的根本任務(wù)。檔案不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理有著非常重要的意義。

4 醫(yī)院檔案規(guī)范管理新策略

4.1 轉(zhuǎn)變管理理念 我國(guó)檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但隨著信息時(shí)代的到來和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子技術(shù)等的普遍運(yùn)用，一些傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。一方面要樹立創(chuàng)新意識(shí)，積極主動(dòng)采用新技術(shù)、新方法，把計(jì)算機(jī)、多媒體、信息高速公路、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和軟件大量運(yùn)用于檔案管理，把新型載體不斷充實(shí)到檔案管理領(lǐng)域，諸如磁帶、磁盤、磁鼓、磁卡、光盤、膠片、傳真記錄、復(fù)印材料等等，同時(shí)又要把紙質(zhì)載體保管好，作為法律依據(jù);另一方面要在歸檔制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化工作步驟，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要?？傊?，檔案管理人員面對(duì)新形勢(shì)，必須要用新思想、新方法來指導(dǎo)檔案工作，充分認(rèn)識(shí)在新形勢(shì)下檔案管理工作的地位和作用，消除工作中的盲目性，增強(qiáng)預(yù)見性和靈活性，使檔案建設(shè)能在時(shí)代發(fā)展中得到全面和超前發(fā)展。

4.2 強(qiáng)化法律意識(shí) 我國(guó)正逐步進(jìn)入法制社會(huì)，法律和法規(guī)是檔案工作法制化建設(shè)和向正確方向發(fā)展的有力保證，也是檔案管理人員的工作準(zhǔn)繩。因此，醫(yī)院檔案工作者要進(jìn)一步加強(qiáng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，熟練掌握相關(guān)法律知識(shí)，包括黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策和檔案工作法律及工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度等。同時(shí)要加強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作者的法制教育，重點(diǎn)組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)母嬰保健法》、《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》、《病案書寫基本規(guī)范》等法律法規(guī)，強(qiáng)化法制觀念。

4.3 掌握現(xiàn)代技能 隨著新時(shí)期檔案工作的范圍和工作領(lǐng)域不斷拓展和延伸，檔案的種類、內(nèi)容、形成、載體不斷豐富和多樣化，檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和提供服務(wù)手段、檔案利用者對(duì)檔案利用的需求均發(fā)生了很大的變化，保存的檔案信息也不斷擴(kuò)充和膨脹。現(xiàn)代化管理、檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，都已經(jīng)擺上議事日程。醫(yī)院檔案工作者是否具備該類技術(shù)和能力已成為新時(shí)期檔案工作的嚴(yán)峻考驗(yàn)?，F(xiàn)在推行的歸檔文件立卷改革、紙質(zhì)文件與電子文件的一體化管理等等，都需要檔案工作者對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和文化層次進(jìn)行不斷總結(jié)和提高。因此，現(xiàn)階段檔案管理工作者首先要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，包括文書學(xué)、檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、電子文檔管理等。