現(xiàn)代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理

李淑艷

（江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，江蘇南京，211168）

隨著我國高職教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入，高職院校人事管理模式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，由過去傳統(tǒng)的“以事為中心”的人事管理發(fā)展為現(xiàn)代的“以人為中心”的人力資源管理。人力資源管理是高職院校管理的核心，高職院校是高知識(shí)、高技能人才的聚集地，發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、合理使用人才是高職院校人力資源管理的重中之重。而人事檔案作為個(gè)人和社會(huì)的實(shí)踐載體，在人才的選擇、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大作用。為此，高職院校有必要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理，充分挖掘檔案信息資源，為全面促進(jìn)人力資源開發(fā)服務(wù)。

1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的特點(diǎn)。

人力資源管理，是指運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。具有動(dòng)態(tài)性、戰(zhàn)略性、前瞻性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

人事檔案管理是人力資源管理的重要組織部分。兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理的核心是以人為中心，強(qiáng)調(diào)對(duì)人的管理，尊重人，重視人，根本目標(biāo)是知人善任，選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。人力資源的合理配置、人才培養(yǎng)、人事管理、社會(huì)保障等工作都需要真實(shí)、可靠的人員信息為依據(jù)和支撐，而這些信息的獲取和利用，而人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，又會(huì)促進(jìn)人力資源的開發(fā)和管理水平的提升。

2 創(chuàng)新人事檔案管理，提升高職院校人事檔案在人力資源管理中的支撐和服務(wù)功能

2.1 運(yùn)用信息化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支撐

目前，江蘇各高校人事檔案基本上都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理和信息化管理并重的管理模式，并正在逐步推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案原件紙質(zhì)管理和數(shù)字化管理的雙軌制運(yùn)行模式。以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我校2000年開始使用江蘇省委組織部研發(fā)的干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，2008年11月開始使用省委組織部與益康信達(dá)軟件技術(shù)有限公司聯(lián)合研發(fā)的新版系統(tǒng)組織（人事）管理信息系統(tǒng)（高校網(wǎng)絡(luò)版），該系統(tǒng)由四套組件構(gòu)成，即干部信息系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、干部檔案原件管理系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)。并根據(jù)需要在不斷升級(jí)和完善。在組織人事部門內(nèi)部通過局域網(wǎng)連接，可以多個(gè)用戶在多臺(tái)電腦上同時(shí)操作，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。不同工作類別人員按照不同權(quán)限，通過不同的系統(tǒng)在同一數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行工作，滿足不同工作的要求。人事檔案管理已由從前的以手工管理為主轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)管理為主。實(shí)現(xiàn)了干部檔案日常工作計(jì)算機(jī)管理，可方便地完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出；檔案目錄的錄入、打印及零散材料管理；檔案“四統(tǒng)一”管理；各種規(guī)范登記簿生成及人員基本信息分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作。及時(shí)更新和維護(hù)，保證人事檔案信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)與人員數(shù)據(jù)庫及時(shí)聯(lián)動(dòng)，可以方便快捷地提供各種最新數(shù)據(jù)需求，可按性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等多角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；根據(jù)不同需求輸出圓餅圖、柱形圖、折線圖等多種格式統(tǒng)計(jì)圖和二維統(tǒng)計(jì)表，一目了然。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供翔實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)支撐。

2.2 開發(fā)人事檔案信息資源為師資隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)

我國職業(yè)教育的發(fā)展迎來高潮。師資隊(duì)伍是教育發(fā)展的基礎(chǔ)條件，只有盡快培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、技能精良的師資隊(duì)伍，職業(yè)教育的跨越式發(fā)展才有可能實(shí)現(xiàn)。然而，與快速擴(kuò)張的職業(yè)教育規(guī)模相比，師資力量不足問題日益突出。在學(xué)生數(shù)量迅速增長的同時(shí)，師資隊(duì)伍卻相對(duì)發(fā)展緩慢。數(shù)據(jù)顯示，目前我國高職學(xué)校的生師比遠(yuǎn)未達(dá)到教育部規(guī)定的18：1至15：1的標(biāo)準(zhǔn)，而且還存在結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)技能要求不達(dá)標(biāo)等問題。解決高職院校師資人才短缺、結(jié)構(gòu)不合理問題的有效途徑是培養(yǎng)與引進(jìn)相結(jié)合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析各專業(yè)現(xiàn)有教師的類型結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱級(jí)別、年齡結(jié)構(gòu)等，制定出切實(shí)可行的人力資源培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)教師提升學(xué)歷學(xué)位、有計(jì)劃地輪流選派教師參加非學(xué)歷學(xué)位進(jìn)修培訓(xùn)，安排教師到企業(yè)掛職鍛煉，做訪問工程師等，促使教師盡快具備雙師素質(zhì)。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關(guān)信息，根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn)的不同，因事?lián)袢?，用人以治事，充分發(fā)揮人才的相對(duì)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)人才在各部門之間合理有序地流動(dòng)，做到人盡其才，才盡其用，用好人才，用足人才，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

2.3 創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)

人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開的范疇，應(yīng)取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機(jī)密性這一特點(diǎn)，為了確保人事檔案的保密和安全，現(xiàn)行的人事檔案管理制度明確規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過程一直是完全保密的，人事檔案對(duì)個(gè)人一直蒙著一層神秘的面紗。其實(shí)人事檔案的很多材料都是由每個(gè)人自己填寫和簽字完成的，可以說每個(gè)人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對(duì)自己的檔案知之甚少，不知道檔案當(dāng)中都有哪些材料?，F(xiàn)今人們對(duì)人事檔案信息的需求不斷增加，對(duì)人事檔案知情權(quán)的訴求欲加強(qiáng)烈。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識(shí)。在開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，適度公開人事檔案信息，允許本人和及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動(dòng)起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率。保障人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。如何在保證人事檔案的機(jī)密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關(guān)部門合理適度公開人事檔案信息，這是每一個(gè)檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內(nèi)容可以開放，把握好這個(gè)度是關(guān)鍵。既要維護(hù)人事檔案的完整與安全，保護(hù)國家組織機(jī)密和個(gè)人的隱私權(quán)，又要盡量滿足個(gè)人和相關(guān)部門的知情權(quán)，保持知情權(quán)和隱私權(quán)的統(tǒng)一?！叭g二歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡歷）是人事檔案的核心內(nèi)容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進(jìn)行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認(rèn)，組織蓋章。筆者認(rèn)為這些基本信息對(duì)本人無密可保，可以向本人和有關(guān)部門適度公開，但是關(guān)于個(gè)人考察評(píng)價(jià)、處分、及有關(guān)身心健康等隱私材料是要絕對(duì)保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權(quán)，又要保護(hù)個(gè)人的隱私權(quán)。同時(shí)，教職工本人了解檔案信息內(nèi)容，一方面可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，及時(shí)補(bǔ)充完善；另一方面以后再填寫檔案材料時(shí)，就會(huì)認(rèn)真仔細(xì)，內(nèi)容規(guī)范準(zhǔn)確，不會(huì)隨意亂填。使人事檔案更加真實(shí)、規(guī)范，既提升了案卷質(zhì)量，又維護(hù)了當(dāng)事人的合法權(quán)益。

2.4 創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

雖然江蘇各高校都使用了組織人事信息管理系統(tǒng)，人事檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統(tǒng)是不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門是無法登錄也不允許訪問的。人事檔案信息管理系統(tǒng)沒有和學(xué)校其他職能部門的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，使人事檔案信息管理系統(tǒng)成為信息“孤島”，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務(wù)方式。為推進(jìn)人事檔案工作向資源建設(shè)型。我校于2013年構(gòu)建了人力資源管理系統(tǒng)與培養(yǎng)平臺(tái)（以下簡稱平臺(tái)），平臺(tái)的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)庫，沒有數(shù)據(jù)，平臺(tái)便成為無米之炊，在平臺(tái)的構(gòu)建過程中，工作量最大、最難的是信息數(shù)據(jù)的采集和錄入，信息的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)系統(tǒng)功能的發(fā)揮具有直接影響。為快速準(zhǔn)確地獲取信息，首先，我們把人事信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再導(dǎo)入到平臺(tái)中加以鎖定，這樣既節(jié)省了大量的人力物力和時(shí)間，又保證人員基本信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)讓教職工用自己的工號(hào)登錄平臺(tái)系統(tǒng)，在一周內(nèi)完成已有信息的核對(duì)，對(duì)其他信息集如本人的教學(xué)、科研、獎(jiǎng)勵(lì)、家庭成員變化等情況進(jìn)行補(bǔ)充錄入，并用掃描儀或高拍儀等上傳相應(yīng)支撐材料原件。對(duì)學(xué)歷學(xué)位、職稱等信息的歷次變化情況進(jìn)行逐條添加并上傳相應(yīng)的證書原件，所有信息錄入完畢提交。對(duì)原有信息有異議的可以提出申請(qǐng)，由人事檔案部門進(jìn)行核查，確實(shí)有誤的予以更正。無誤的告知當(dāng)事人并解釋清楚。平臺(tái)設(shè)置為二級(jí)管理模式，先由各部門（院系）的人事秘書審核本部門（院系）人員提交的信息和支撐材料。再由人事部門匯同組織部、教務(wù)處、科技處等相關(guān)部門，按照業(yè)務(wù)權(quán)限的分配分解任務(wù)，審核教職工提交的相關(guān)信息。如組織部負(fù)責(zé)審核職務(wù)、職級(jí)、政治面貌等信息；教務(wù)處負(fù)責(zé)審核教學(xué)情況；科技處負(fù)責(zé)審核科研情況；人事部門進(jìn)行全面審核，保證了信息全面、真實(shí)、準(zhǔn)確，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)和平臺(tái)有效對(duì)接，平臺(tái)在校園網(wǎng)內(nèi)開通。全校教職工和相關(guān)部門等授權(quán)用戶可通過該平臺(tái)方便快捷地查詢到所需要的人事檔案信息，提高了人事檔案利用服務(wù)效率，借助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

2.5 運(yùn)用人力資源管理與培養(yǎng)平臺(tái)，豐富檔案內(nèi)容，提升人事檔案價(jià)值

人力資源管理系統(tǒng)按照人力資源管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程劃分進(jìn)校管理、聘任管理、培養(yǎng)管理、考核管理、薪資管理、離校管理等若干個(gè)模塊，所有工作全部實(shí)行網(wǎng)上操作。平臺(tái)內(nèi)的信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，由教務(wù)處負(fù)責(zé)定期更新教師的教學(xué)信息，科技處負(fù)責(zé)定期更新教職工的科研信息，組織統(tǒng)戰(zhàn)部負(fù)責(zé)及時(shí)更新職務(wù)職級(jí)和政治面貌信息。人事處負(fù)責(zé)及時(shí)更新職稱及人員變化等信息，教職工個(gè)人學(xué)歷學(xué)位發(fā)生變化、參加培訓(xùn)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)等，可隨時(shí)登錄平臺(tái)在相應(yīng)信息集下增加條目，錄入相應(yīng)信息，上傳學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)證書等原件然后提交，經(jīng)人事部門審核確認(rèn)后，信息相應(yīng)變動(dòng)，學(xué)歷學(xué)位變化的還要由人事檔案部門對(duì)照學(xué)籍材料進(jìn)行審核，學(xué)籍材料沒有或不全的不予通過，直到補(bǔ)齊為止。有些教職工認(rèn)為只要交個(gè)學(xué)歷學(xué)位證書就可以了，有的甚至根本不知道還有學(xué)籍材料，通過這些大大強(qiáng)化了教職工的檔案意識(shí)。人事檔案管理人員通過對(duì)照平臺(tái)上的信息，可以有針對(duì)性地及時(shí)向有關(guān)部門和個(gè)人收集、催要相關(guān)檔案材料，充實(shí)豐富檔案內(nèi)容，根據(jù)工作對(duì)象不同，有選擇地收集不同個(gè)性化的材料。如對(duì)教學(xué)、科研、專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)重點(diǎn)收集反映其教學(xué)質(zhì)量、教育教學(xué)成果、科研能力、技術(shù)專長、專業(yè)培訓(xùn)等方面的材料，對(duì)行政、后勤等管理服務(wù)人員應(yīng)重點(diǎn)收集反映其管理水平、行政能力、服務(wù)水平等方面的材料，保證檔案材料齊全完整，能夠全面地反映個(gè)人的真實(shí)情況，真正做到檔如其人。達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。并及時(shí)補(bǔ)充、更新人事檔案管理系統(tǒng)，做到檔案實(shí)體與檔案信

息相一致。為人才選拔、使用提供全面、完整、鮮活的信息，使人事檔案真正成為人才資源的信息庫。

創(chuàng)新人事檔案服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理改革的新突破，是現(xiàn)代管理理念和實(shí)踐的探索。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，深層次開發(fā)利用人事檔案信息資源，高職院校要加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，盡快將紙質(zhì)檔案全部掃描到人事檔案原件管理系統(tǒng)，建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，使人事檔案利用更加方便快捷，充分發(fā)揮人事檔案價(jià)值，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。

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