提高科技論文編輯加工質(zhì)量和效率的幾個(gè)技巧

□ 王 耘 馮金東 劉 飚

科技期刊的編輯工作量大而繁雜，源源不斷、日新月異的稿件和郵件稍不留意就會(huì)出錯(cuò)。對(duì)于初入行的編輯工作者而言，更會(huì)無所適從，畏手畏腳。從概率的角度，數(shù)目極其龐大的工作量中有偶爾的小差錯(cuò)是情理之中的小概率事件，但是對(duì)于稿件作者而言，這種差錯(cuò)卻是100%的必然事件，會(huì)嚴(yán)重影響期刊在作者、讀者中的學(xué)術(shù)地位。事實(shí)上，任何事物都是有規(guī)律的，只要勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手，多聽、多問、多做，必能如“庖丁解?！卑銘?yīng)對(duì)自如、游刃有余，最大限度地將錯(cuò)誤率降到最低。尹萌芽利用人類認(rèn)知的一般特征對(duì)科技論文中的邏輯銜接、術(shù)語規(guī)范性及筆誤差錯(cuò)等常見問題進(jìn)行差錯(cuò)分析；黃鸝從規(guī)范的量名稱及量符號(hào)的使用方面，探討如何提高期刊的編輯加工質(zhì)量；劉巖等從科技文稿內(nèi)容、格式、形式三個(gè)方面論述了如何對(duì)文稿編輯加工以更符合出版規(guī)范和要求；張鳳等針對(duì)科技論文編輯加工中文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整、數(shù)據(jù)及公式的準(zhǔn)確性和正確性、參考文獻(xiàn)的精確性等重難點(diǎn)問題進(jìn)行探討；張東濤等認(rèn)為科技論文編輯加工的重點(diǎn)在于論文論點(diǎn)充分鮮明的表達(dá)及語句、語法等細(xì)節(jié)問題的細(xì)致修改。本文通過稿件動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)更新、作者最終版決定權(quán)的回歸、格式化條款的積累、word技巧的應(yīng)用等處理方式和方法，解決稿件狀態(tài)多變、稿件最終版決定權(quán)的歸屬、專業(yè)性知識(shí)的準(zhǔn)確性、稿件編排中規(guī)律性問題的查漏補(bǔ)缺等四個(gè)方面中相應(yīng)的常見問題，提高科技論文編輯加工質(zhì)量和效率。

一、稿件動(dòng)態(tài)的更新

科技期刊稿件類多、量大，需要處理的事情瑣碎、繁雜，并且針對(duì)不同稿件需要進(jìn)行的工作也有很大的差異性。有的稿件需要多次同作者就某一問題進(jìn)行溝通、修改；有的作者回復(fù)郵件不及時(shí)，需要對(duì)稿件進(jìn)行催修；有的作者一次修改僅完成了編輯部的部分要求……凡此種種，僅憑投稿平臺(tái)中的簡單狀態(tài)不足以記錄稿件的詳盡情況，且每次登錄投稿系統(tǒng)也耗時(shí)費(fèi)力。對(duì)此，不妨養(yǎng)成實(shí)時(shí)記錄稿件更新狀態(tài)的習(xí)慣，使稿件狀態(tài)“動(dòng)起來”：將投稿平臺(tái)中不記錄的細(xì)節(jié)用專門的紙質(zhì)或電子文檔以表格式或條款式做簡明扼要的記錄，并隨時(shí)更新。所記錄的信息主要包括：作者、題目、收稿日期、修改日期、第幾次修改、修改概要、目前狀態(tài)，等等。將所作的記錄按照日期或擬安排的卷、期等方式歸類、排序，則有條不紊，一目了然，使原本混亂的稿件狀態(tài)富有條理性，極便于隨時(shí)查找。另外，與作者就稿件進(jìn)行郵件溝通的郵件形式也能起到記錄修改稿狀態(tài)的作用，可作為輔助手段；但是，前提是在郵件中要求作者直接采用郵件的“回復(fù)”功能，保留每一次郵件記錄，包括郵件主題和郵件內(nèi)容。

二、稿件最終版決定權(quán)的歸屬

稿件的最終版，亦即決定印刷的最終稿件，其所有內(nèi)容都應(yīng)經(jīng)過作者本人的認(rèn)可，編輯部不能剝奪作者對(duì)最終稿的決定權(quán)。如果不經(jīng)過作者認(rèn)可，即將經(jīng)編輯加工的稿件定版印刷，極易出現(xiàn)加工過度的問題，有時(shí)會(huì)造成不可挽回的后果，也會(huì)大大影響期刊在學(xué)術(shù)群體中的聲譽(yù)。例如，筆者在編輯稿件時(shí)遇到以下句子：“探針液：正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），乙二醇（AR）購自國藥集團(tuán)化學(xué)試劑有限公司；”句中的標(biāo)點(diǎn)使得該句話的意思模棱兩可。如果標(biāo)點(diǎn)無誤，則意思應(yīng)為探針液只包括正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），未指明產(chǎn)地；而另一種指明了產(chǎn)地的試劑乙二醇（AR）則不屬于探針液。但是如果句中的逗號(hào)應(yīng)為頓號(hào)，句子的意思則為三種試劑均為探針液且產(chǎn)地相同。以上兩種意思都解釋得通，但是作者的意思只有一種，如果不通過作者的確認(rèn)而妄加定奪，則會(huì)出現(xiàn)科學(xué)性“硬傷”。再如，作者稿件中的基金項(xiàng)目如果有多個(gè)的話，其順序按常理一般是國家級(jí)項(xiàng)目排在最前，然后是省市級(jí)、校級(jí)等，但是也有極個(gè)別的作者會(huì)根據(jù)自己的特殊情況按需排序。當(dāng)編輯部的常規(guī)處理與作者的需求沖突時(shí)，本應(yīng)“錦上添花”的修訂便成了“傷筋動(dòng)骨”的失誤，而這是有悖于編輯工作的初衷的。對(duì)此，作者對(duì)稿件最終版決定權(quán)的回歸是最好的解決方法：將編輯部對(duì)稿件所作的所有修訂以批注的方式呈現(xiàn)給作者并由作者確認(rèn)修訂稿件的最終狀態(tài)，不僅可以避免因缺乏交流而造成不可更改的后果，而且可以使作者了解編輯對(duì)其稿件所做的工作和貢獻(xiàn)，加深彼此的理解和溝通。

三、格式化條款的積累

科技期刊都有其所偏重的專業(yè)性，這就要求編輯不僅要熟練掌握科技期刊的編輯規(guī)范，而且還要熟悉本刊專業(yè)稿件的常用術(shù)語和專業(yè)描述。但是“術(shù)業(yè)有專攻”，編輯畢竟不是相應(yīng)專業(yè)出身的研究人員，在處理專業(yè)性極強(qiáng)的稿件時(shí)，除了多與同行、作者溝通、交流外，一個(gè)事半功倍的應(yīng)對(duì)方法是：積累本刊常見的專業(yè)性較強(qiáng)的條目，將其格式化為條款，保證知識(shí)的準(zhǔn)確性。以《中國粉體技術(shù)》稿件中的常見專業(yè)術(shù)語及描述為例，關(guān)于X射線衍射譜圖所作的格式化如下：X射線衍射分析簡稱XRD，作物相分析；圖中的線稱為譜線；中文圖題一般為“……的X射線衍射譜圖”；英文圖題一般為“XRD pattern（s）of…”；橫軸上的量為2θ/（°）；縱軸上的量如果是衍射強(qiáng)度I，則單位為s-1，如果是相對(duì)強(qiáng)度，則無單位，如果縱軸上無標(biāo)值，則刪標(biāo)目。再如，類似d10、d50、d90等形式，需在第一次出現(xiàn)時(shí)作如下注解：“d10、d50、d90分別是累積體積分?jǐn)?shù)為10%、50%、90%時(shí)對(duì)應(yīng)的顆粒粒徑。”再如，“Fluent軟件”中的軟件名稱可只大寫首字母，表示其為1個(gè)單詞；而與其相對(duì)的，“SIMPLE算法”中的算法名稱“SIMPLE”需全大寫，因?yàn)槠錇樗惴ㄈQ“Semi-Implicit Method for Pressure Linked Equations”的首字母縮寫，而非單詞“simple”。類似的還有“CASTEP軟件”，等等。將此類常見問題格式化為條款形式，不僅可以節(jié)省大量重復(fù)查證、交流、討論的時(shí)間，避免相同問題的無謂重復(fù)，而且還可使整本期刊的稿件在技術(shù)上保持統(tǒng)一體例。

四、word技巧的運(yùn)用

word文檔處理技巧的充分、熟練運(yùn)用可以為稿件的編輯加工提供方便、快捷的工具。word文檔處理技巧諸多，需在實(shí)踐中多加嘗試、潛心研究才能得心應(yīng)手、運(yùn)用自如。僅舉數(shù)例如下：英文摘要及英文圖題、表題中英文單詞的標(biāo)注及更正功能，使輸入錯(cuò)誤的單詞一目了然且極易修改；標(biāo)題序號(hào)及參考文獻(xiàn)序號(hào)的自動(dòng)標(biāo)號(hào)功能，可避免序號(hào)不連貫的低級(jí)錯(cuò)誤；值得一提的是，查找功能在快速、有效地核查參考文獻(xiàn)在正文中是否順序引用時(shí)是不可或缺的，例如應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字場(chǎng)合中的漢字都要改為阿拉伯?dāng)?shù)字，將“兩種”、“五根”改為“2種”、“5根”，再如，將不規(guī)范的簡稱“MH”改為全稱“Mg（OH）2”，等等。對(duì)稿件中的多處作同樣修改時(shí)，查找功能可保證無漏網(wǎng)之魚。

五、結(jié)語

科技期刊的編輯工作中稿件狀態(tài)日新月異，需實(shí)時(shí)有條理地記錄和更新稿件動(dòng)態(tài)，使稿件的歷史狀態(tài)和最新狀態(tài)一目了然；作者對(duì)稿件最終版決定權(quán)的回歸，可以避免專業(yè)術(shù)語的錯(cuò)誤等科學(xué)性硬傷及描述方式違背作者本意等問題的出現(xiàn)；格式化條款的積累，可以以模式化的方式編輯規(guī)范常用的專業(yè)性問題，省時(shí)省力地使稿件在技術(shù)上保持統(tǒng)一體例；應(yīng)用word技巧對(duì)稿件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，保證了規(guī)律性問題徹查的萬無一失?？傊?，只要在編輯加工過程中，潛心學(xué)習(xí)和研究提高科技論文編輯加工質(zhì)量和效率的方法和技巧，定會(huì)事半功倍地加工出優(yōu)質(zhì)稿件。[本文系國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目（61374002）]

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